Saiba mais sobre caixas de correio inativas
Diretrizes de licenciamento do Microsoft 365 para segurança e conformidade.
Sua organização, talvez seja necessário reter email antigos empregados depois que deixam a organização. Dependendo dos requisitos de retenção da sua organização, você pode precisar manter o conteúdo de caixa de correio para alguns meses ou anos após o término de emprego ou você pode precisar manter o conteúdo de caixa de correio indefinidamente. Independentemente de quanto tempo você precisa para reter email, você pode criar caixas de correio inativas para reter a caixa de correio de ex-funcionários.
Dica
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Cite caixas de correio inativas.
Quando um funcionário sai da sua organização (ou fica em licença prolongada), pode remover a respetiva conta do Microsoft 365. Os dados da caixa de correio do funcionário são retidos durante 30 dias após a remoção da conta. Durante este período, ainda pode recuperar os dados da caixa de correio ao anular a eliminação da conta. Após 30 dias, os dados são removidos permanentemente.
No entanto, se for aplicada uma suspensão à caixa de correio antes de eliminar a conta do Microsoft 365, a caixa de correio será convertida numa caixa de correio inativa. As secções seguintes contêm informações sobre suspensões que podem ser aplicadas com retenção do Microsoft 365 e retenções de Deteção de Dados Eletrónicos.
As caixas de correio inativas são úteis quando a sua organização precisa de reter o conteúdo da caixa de correio de antigos funcionários por motivos regulamentares ou outros. Embora qualquer tipo de suspensão listada neste documento force uma caixa de correio a ficar inativa quando um objeto de utilizador é eliminado, recomendamos que o faça ao aplicar uma política de retenção ou etiquetas de retenção do Microsoft 365, confirmar que a suspensão é aplicada e, em seguida, remover a conta correspondente do Microsoft 365. Nessa altura, os conteúdos da caixa de correio inativa são mantidos durante o período de retenção especificado antes de a conta de utilizador ser eliminada. Ainda pode recuperar a conta de utilizador correspondente durante um período de 30 dias. No entanto, após 30 dias, a caixa de correio é mantida no Microsoft 365 como uma caixa de correio inativa até que a política de retenção ou as etiquetas de retenção sejam removidas.
Importante
Como mencionámos anteriormente, recomendamos que utilize a retenção do Microsoft 365 para criar uma caixa de correio inativa:
In-Place As suspensões no centro de administração do Exchange foram descontinuadas. A partir de 1 de julho de 2020, não foi possível criar novos In-Place Holds no Exchange Online. A partir de 1 de outubro de 2020, a duração da suspensão no local já não podia ser alterada. Qualquer caixa de correio inativa que tenha uma suspensão de In-Place aplicada só pode ser eliminada removendo o In-Place Hold. As caixas de correio inativas existentes In-Place Suspensão continuarão a ser preservadas até que a suspensão seja removida. Para obter mais informações sobre a descontinuação de In-Place Holds, veja Retirement of legacy eDiscovery tools (Descontinuação das ferramentas de Deteção de Dados Eletrónicos legadas).
A suspensão de litígios permanece suportada como um método alternativo para reter conteúdo numa caixa de correio e torná-lo inativo após a eliminação de uma conta de utilizador. No entanto, como uma tecnologia mais antiga, recomendamos que utilize antes a retenção do Microsoft 365.
Quando existem várias suspensões no mesmo conteúdo, o princípio de retenção aplica-se e o conteúdo é mantido durante o período mais longo.
Confirmar que uma suspensão é aplicada a uma caixa de correio
Quer aplique uma política de retenção do Microsoft 365, etiquetas de retenção, retenção de Deteção de Dados Eletrónicos, Suspensão de litígios ou tenha um In-Place Hold existente, pode confirmar que a suspensão foi aplicada com êxito à caixa de correio com o PowerShell. Se tiver configurado recentemente a suspensão, poderá ter de aguardar até que seja aplicada à caixa de correio.
Para evitar a eliminação acidental ou não intencional, recomendamos que confirme a suspensão antes de eliminar a conta de utilizador. Se a suspensão não for aplicada, a caixa de correio não será convertida numa caixa de correio inativa.
Para obter instruções, consulte Como identificar o tipo de suspensão colocado numa caixa de correio Exchange Online.
Caixas de correio inativas e retenção do Microsoft 365
Se uma política de retenção do Microsoft 365 for aplicada a uma caixa de correio ou se um ou mais itens de e-mail numa caixa de correio tiverem uma etiqueta de retenção aplicada e, em seguida, a conta de utilizador do Microsoft 365 for eliminada, a caixa de correio será convertida numa caixa de correio inativa. Para que a caixa de correio inativa seja criada:
As definições de retenção têm de ser configuradas para reter conteúdo ou reter e, em seguida, eliminar conteúdo. Se a ação de retenção estiver configurada para eliminar apenas conteúdo, a caixa de correio não ficará inativa quando a conta de utilizador for eliminada. Para caixas de correio inativas, recomendamos que utilize a opção reter e, em seguida, eliminar.
As definições de retenção têm de ser aplicadas a uma localização de retenção associada a uma caixa de correio do Exchange:
- Email do Exchange
- Grupos do Microsoft 365
- Skype for Business
- Pastas públicas do Exchange
- Mensagens do canal do Teams
- Conversas do Teams e interações do Copilot
- Mensagens do canal privado do Teams
- Viva Engage mensagens da comunidade
- Viva Engage mensagens de utilizador
Para obter mais informações sobre a retenção da Microsoft, veja Saiba mais sobre políticas de retenção e etiquetas de retenção.
Se a retenção do Microsoft 365 for utilizada para criar uma caixa de correio inativa, as definições de retenção da política de retenção ou das etiquetas de retenção continuam a aplicar-se à caixa de correio inativa. Isto significa que, se as definições de retenção estiverem configuradas para reter e, em seguida, eliminar conteúdo, os itens serão movidos para a pasta Itens Recuperáveis quando a duração da retenção expirar e, em seguida, eventualmente removidos da caixa de correio inativa. Se as definições de retenção não estiverem configuradas para itens eliminados, os itens que não tenham sido eliminados permanentemente pelo utilizador (antes de a caixa de correio ficar inativa) não serão movidos para a pasta Itens Recuperáveis e serão mantidos indefinidamente após a caixa de correio ficar inativa.
Dica
Pode utilizar a propriedade ComplianceTagHoldApplied para identificar se uma caixa de correio tem itens que têm uma ou mais etiquetas de retenção aplicadas para reter ou reter e, em seguida, eliminar conteúdo. Para obter mais informações, consulte Identificar caixas de correio em espera porque foi aplicada uma etiqueta de retenção a uma pasta ou item.
Utilizar âmbitos de política adaptáveis para gerir a retenção de caixas de correio inativas
Com âmbitos de política adaptáveis, pode aplicar definições de retenção especificamente a caixas de correio inativas. As vantagens desta configuração incluem:
Pode cumprir os regulamentos ou políticas da sua organização que exigem períodos de retenção diferentes para funcionários ativos e antigos funcionários.
Pode configurar as definições de retenção para manter o conteúdo da caixa de correio apenas durante o tempo necessário para cumprir os requisitos da sua organização para antigos funcionários.
Pode identificar rapidamente a política de retenção atribuída a caixas de correio inativas na sua organização, o que facilita a alteração das definições de retenção, se necessário.
É mais fácil eliminar permanentemente uma caixa de correio inativa porque pode removê-la da política ao configurar o âmbito adaptável para a excluir, com base em atributos ou propriedades da caixa de correio inativa. Caso contrário, tem de utilizar Exchange Online PowerShell antes de eliminar a caixa de correio.
Observação
Dependendo da configuração do âmbito de política adaptável, as caixas de correio inativas podem ou não ser incluídas. Para direcionar ou excluir especificamente caixas de correio inativas de um âmbito de política adaptável, veja informações de configuração para o e-mail do Exchange e pastas públicas do Exchange.
Utilizar âmbitos de política estática e caixas de correio inativas
Se não utilizar âmbitos de política adaptáveis e, em vez disso, utilizar um âmbito estático com a retenção do Microsoft 365, considere o seguinte:
Os âmbitos da política estática incluem caixas de correio inativas quando utiliza a configuração predefinida Todas as caixas de correio , mas não são suportados para inclusãos ou exclusões específicas. No entanto, se você incluir ou excluir um destinatário que tenha uma caixa de correio ativa no momento em que a política for aplicada e a caixa de correio ficar inativa posteriormente, as configurações de retenção continuarão a ser aplicadas ou excluídas. Neste cenário, continuam a aplicar-se limites específicos de inclusão e exclusão .
Observação
Isto também significa que todas as novas definições de retenção do Microsoft 365 que utilizem um âmbito estático aplicado à seleção predefinida de Todas as caixas de correio incluirão automaticamente todas as caixas de correio inativas existentes.
Se alterar a seleção predefinida de Todas as caixas de correio para incluir destinatários específicos, as definições de retenção da política deixarão de se aplicar a caixas de correio inativas, que agora se tornam elegíveis para eliminação automática.
Se quiser lançar uma política de retenção aplicada a uma caixa de correio inativa, consulte Libertar uma política para retenção.
Cuidado
Quando utiliza a retenção do Microsoft 365 para tornar uma caixa de correio inativa, não altere nem remova o nome principal de utilizador (UPN) da caixa de correio antes de eliminar a conta de utilizador correspondente. Além disso, não altere o endereço SMTP principal (derivado do UPN) nem remova este endereço de e-mail da lista de endereços SMTP secundários associados à caixa de correio antes de tornar a caixa de correio inativa.
Se alterar o UPN ou os endereços de e-mail (que foram atribuídos à caixa de correio no momento em que as definições de retenção foram aplicadas) e, em seguida, eliminar a conta de utilizador para tornar a caixa de correio inativa, não poderá eliminar a caixa de correio inativa se já não precisar de a reter. Isto deve-se ao facto de não poder remover a caixa de correio inativa da política utilizando um UPN ou endereço de e-mail (para identificar a caixa de correio inativa) diferente daquelas que existiam quando as definições de retenção foram inicialmente aplicadas à caixa de correio. Para obter mais informações sobre como eliminar caixas de correio inativas, consulte Eliminar uma caixa de correio inativa no Office 365.
Caixas de correio inativas e isenções casos de eDiscovery
Se uma suspensão associada a um caso de Deteção de Dados Eletrónicos no portal de conformidade do Microsoft Purview for colocada numa caixa de correio e, em seguida, a caixa de correio ou a conta do utilizador for eliminada, a caixa de correio torna-se uma caixa de correio inativa. However, we don't recommend using eDiscovery case holds to make a mailbox inactive. That's because eDiscovery cases are intended for specific, time-bound cases related to a legal issue. At some point, a legal case will probably end and the holds associated with the case will be removed and the eDiscovery case will be closed. In fact, if a hold that's placed on an inactive mailbox is associated with an eDiscovery case, and then the hold is released or the eDiscovery case is closed (or deleted), the inactive mailbox will be permanently deleted. Além disso, não pode criar uma suspensão de Deteção de Dados Eletrónicos baseada no tempo. Isto significa que os conteúdos numa caixa de correio inativa são mantidos para sempre ou até que a suspensão seja removida e a caixa de correio inativa seja eliminada. Por conseguinte, recomendamos que utilize a retenção do Microsoft 365 para caixas de correio inativas.
Para obter mais informações sobre as diferenças entre as retenções da Deteção de Dados Eletrónicos e a retenção do Microsoft 365, consulte Quando utilizar políticas de retenção e etiquetas de retenção ou retenções de Deteção de Dados Eletrónicos.
Caixas de correio inativas e arquivos de expansão automática
Não é possível recuperar ou restaurar uma caixa de correio inativa configurada com um arquivo de expansão automática. Se, por motivos de conformidade, precisar de recuperar dados de uma caixa de correio inativa com um arquivo de expansão automática, utilize a pesquisa de conteúdos para exportar os dados da caixa de correio. Esta ação é suportada apenas para fins de Deteção de Dados Eletrónicos e não pode ser utilizada como uma solução de cópia de segurança. Para obter instruções para utilizar a pesquisa de conteúdos para a recuperação de dados para Deteção de Dados Eletrónicos, veja os seguintes artigos:
Caixas de correio inativas e políticas de retenção de MRM do Exchange
Aplicar uma política de retenção do Exchange (a funcionalidade gestão de registos de mensagens ou MRM no Exchange Online) não cria uma caixa de correio inativa quando a conta de utilizador é eliminada.
No entanto, se esta política de retenção mrm tiver sido aplicada a uma caixa de correio antes de ficar inativa, todas as políticas de eliminação (etiquetas de retenção MRM configuradas com uma ação Eliminar ) continuarão a ser processadas na caixa de correio inativa. Isto significa que os itens etiquetados com uma política de eliminação de MRM serão movidos para a pasta Itens Recuperáveis quando o período de retenção expirar. Os itens são removidos da caixa de correio inativa quando a duração da retenção expira. Se um período de retenção não for especificado para a caixa de correio inativa, itens na pasta recuperar itens serão mantidos indefinidamente.
Por outro lado, todas as políticas de arquivo (etiquetas de retenção MRM configuradas com uma ação MoveToArchive ) incluídas na política de retenção do MRM atribuída a uma caixa de correio inativa são ignoradas. Isto significa que os itens numa caixa de correio inativa que estão etiquetados com uma política de arquivo permanecem na caixa de correio principal quando o período de retenção expira. Elas não serão movidas para a caixa de correio de arquivo morto ou para a pasta itens recuperáveis na caixa de correio de arquivo morto. Eles serão mantidos indefinidamente.
Próximas etapas
Para tornar uma caixa de correio inativa e geri-la, como recuperá-la, restaurar e eliminá-la, consulte Criar e gerir caixas de correio inativas.