Criar um fluxo de processo de negócio

 

Aplica-se A: Dynamics 365 (online), Dynamics 365 (on-premises), Dynamics CRM 2013, Dynamics CRM 2015, Dynamics CRM Online, Dynamics CRM 2016

Este tópico mostra como criar um fluxo do processo de negócio com o Dynamics 365 ou Dynamics CRM. Tem de ter o Atualização para Dynamics 365 (online e local) de dezembro de 2016 para utilizar o Dynamics 365. Para mais informações sobre como utilizar fluxos de processo de negócio, consulte Descrição geral dos fluxos do processo de negócio. Para obter informações sobre como criar um fluxo de tarefas móvel, consulte Criar um fluxo de tarefas móveis.

Quando um utilizador inicia um fluxo do processo de negócio, as fases e os passos do processo são apresentados na barra de processos na parte superior de um formulário:

O Dynamics 365 e o Dynamics CRM incluem vários fluxos do processo de negócio prontos a utilizar para cenários de negócio comuns. Adicione-os ao seu sistema e utilize-os tal como estão ou modifique-os para os adaptar às necessidades do seu negócio. Para obter informações sobre como adicionar os fluxos do processo de negócio prontos a utilizar, consulte Adicionar processos de negócio prontos a utilizar.

Neste Tópico

Criar um fluxo do processo de negócio no Dynamics 365

Editar um fluxo do processo de negócio no Dynamics 365

Criar um fluxo do processo de negócio no Dynamics CRM

Editar fluxos do processo de negócio no Dynamics CRM

Criar um fluxo do processo de negócio no Dynamics 365

1. Certifique-se de que tem direitos de acesso Administrador de Sistema ou Personalizador de Sistemas ou permissões equivalentes.

   Dica

   No Dynamics 365, depois de criar uma definição de fluxo do processo de negócio, pode fornecer controlo sobre quem pode criar, ler, atualizar ou eliminar a instância de fluxo do processo de negócio. Por exemplo, nos processos relacionados com o suporte, poderá fornecer acesso total aos representantes de suporte ao cliente para alterarem a instância de fluxo do processo de negócio, mas fornecer acesso só de leitura para a instância para representantes de vendas, para que possam monitorizar atividades de pós-vendas para os clientes. Para definir a segurança de uma definição de fluxo do processo de negócio que criou, clique em Ativar Direitos de Acesso na barra de ação.

   Verifique os direitos de acesso

   1. Siga os passos em Ver o seu perfil de utilizador.

   2. Não tem as permissões corretas? Contacte o administrador de sistema.

2. Aceda a Definições > Processos.

3. Na barra de ferramentas Ações, clique em Novo.

4. Na caixa de diálogo Criar Processo, preencha os campos obrigatórios:

   • Introduza um nome de processo. O nome do processo não tem de ser exclusivo, mas tem de ser significativo para os utilizadores que necessitam de selecionar um processo. Pode alterar isto mais tarde.

   • Na lista Categoria, selecione Fluxo do Processo de Negócio.

     Não é possível alterar a categoria depois de criar o processo.

   • Na lista Entidade, selecione a entidade em que pretende basear o processo.

     A entidade que selecionar afeta os campos disponíveis para os passos que podem ser adicionados à primeira fase do fluxo do processo. Se não encontrar a entidade pretendida, certifique-se de que a tem o conjunto de opções Fluxos de processo de negócio (os campos serão criados) na definição da entidade. Não pode alterar isto depois de guardar o processo.

5. Escolha OK.

   O novo processo é criado e, em seguida, o estruturador de fluxos do processo de negócio é aberto com uma única fase já criada para si.

   

6. Adicione fases. Se os utilizadores avançarem de uma base de negócio para outra no processo:

   1. Arraste o componente Fase do separador Componentes e largue-o sobre um sinal de + no estruturador.

      

   2. Para definir as propriedades para uma fase, clique na fase e, em seguida, defina as propriedades no separador Propriedades no lado direito do ecrã:

      • Introduza um nome a apresentar.

      • Se pretender, selecione uma categoria para a fase. A categoria (como Qualificar ou Desenvolver) aparece como divisas na barra de processo.

        

      • Quando tiver terminado de alterar as propriedades, clique no botão Aplicar.

7. Adicione passos a uma fase. Para ver os passos de uma fase, clique em Detalhes no canto inferior direito da fase. Para adicionar mais passos:

   1. Arraste o componente Passo para a fase a partir do separador Componentes.

      

   2. Clique no passo e, em seguida, defina as propriedades no separador Propriedades:

      1. Introduza um nome a apresentar para o passo.

      2. Se pretender que os utilizadores introduzam dados para concluir um passo, selecione o campo apropriado na lista pendente.

      3. Selecione Obrigatório se os utilizadores tiverem de preencher o campo para concluir o passo antes de avançar para a fase seguinte do processo.

      4. Clique em Aplicar quando terminar.

8. Adicione um ramo (condição) para o processo. Para adicionar uma condição de ramificação:

   1. Arraste o componente Condição do separador componentes para um sinal de + entre duas fases.

      

   2. Clique na condição e, em seguida, defina as propriedades no separador Propriedades. Para mais informações sobre as propriedades de ramificação, consulte TechNet: Melhorar fluxos de processos de negócio com ramificação. Quando tiver terminado de definir as propriedades para a condição, clique em Aplicar.

9. Adicione um fluxo de trabalho. Para invocar um fluxo de trabalho:

   1. Arraste um componente Fluxo de Trabalho do separador Componentes para uma base ou para o item Fluxo de Trabalho Global no estruturador. O item que adicionar a este depende do seguinte:

      • Arraste-o para uma fase quando pretender acionar o fluxo de trabalho à entrada ou saída da fase. O componente de fluxo de trabalho tem de ser baseado na mesma entidade primária que a fase.

      • Arraste-o para o item de Fluxo de Trabalho Global quando pretende acionar o fluxo de trabalho quando o processo é ativado ou quando o processo é arquivado (quando o estado é alterado para Concluído ou Abandonado). O componente de fluxo de trabalho tem de ser baseado na mesma entidade primária que o processo.

   2. Clique no fluxo de trabalho e, em seguida, defina as propriedades no separador Propriedades:

      1. Introduza um nome a apresentar.

      2. Selecione quando o fluxo de trabalho deve ser acionado.

      3. Procure um fluxo de trabalho ativo a pedido existente que corresponda à entidade fase ou crie um novo fluxo de trabalho clicando em Novo.

      4. Clique em Aplicar quando terminar.

         Para mais informações sobre fluxos de trabalho, consulte Technet: Processos de fluxo de trabalho.

10. Para validar o fluxo do processo de negócio, clique em Validar na barra de ação.

11. Para guardar o processo como rascunho enquanto continuar a trabalhar no mesmo, clique em Guardar na barra de ação.

    Importante

    Como um processo é um rascunho, os utilizadores não vão conseguir utilizá-lo.

12. Para ativar o processo e disponibilizá-lo a sua equipa, clique em Ativar na barra de ação.

Dica

Eis algumas sugestões para ter em consideração enquanto trabalha no seu fluxo de tarefas na janela do estruturador:

• Para criar um instantâneo de tudo na janela do fluxo do processo de negócio, clique em Instantâneo na barra de ação. Isto é útil, por exemplo, se pretender partilhar e obter comentários sobre o processo de um membro da equipa.

• Utilize o minimapa para navegar rapidamente para várias partes do processo. Isto é útil quando tiver um processo complicado que ocupa uma área superior à disponibilizada pelo ecrã.

• Para adicionar uma descrição para o processo de negócio, clique em Detalhes sob o nome de processo no canto superior esquerdo da janela de fluxo do processo de negócio. Pode utilizar até 2000 caracteres.

Editar um fluxo do processo de negócio no Dynamics 365

Para editar fluxos de processos de negócio no Dynamics 365, Aceda a Definições > Processos. e, em seguida, selecione a vista Fluxos do Processo de Negócio.

Quando clica no nome do fluxo do processo de negócio que pretende editar, este é aberto no estruturador, onde pode efetuar as atualizações que pretende. Expanda Detalhes no nome do processo para lhe mudar o nome ou adicionar uma descrição e ver informações adicionais.

Criar um fluxo do processo de negócio no Dynamics CRM

1. Certifique-se de que tem os direitos de acesso Gestor, Vice-Presidente, CEO - Gestor Empresarial, Administrador de Sistema ou Personalizador de Sistemas, ou permissões equivalentes.

   Verifique os direitos de acesso

   1. Siga os passos em Ver o seu perfil de utilizador.

   2. Não tem as permissões corretas? Contacte o administrador de sistema.

2. Aceda a Definições > Processos.

3. Na barra de ferramentas Ações, clique em Novo.

4. Preencha os campos obrigatórios.

   Para Categoria, selecione Fluxo do Processo de Negócio na lista pendente.

   Para Entidade, selecione o tipo de registo na lista pendente.

5. Selecione Novo processo em branco.

6. Escolha OK.

7. Introduza uma descrição para o processo. Pode utilizar até 2000 caracteres.

8. Se os utilizadores progredirem de um tipo de registo para outro por ordem, clique no botão Adição/Subtração e, em seguida, selecione o tipo de registo seguinte no processo. Selecione mais tipos de registo para utilizar no processo, se pretendido.

9. Introduza um nome para a fase no processo.

10. Se quiser, selecione uma categoria da fase, Qualificar, Desenvolver, Proposto, Fechar, Identificar, Pesquisar, ou Resolver.

11. Escreva um nome para o primeiro passo na fase. Para adicionar mais passos, clique no botão Adicionar e, em seguida, introduza um nome.

12. Se pretender que os utilizadores introduzam dados para concluir um passo, selecione o campo na lista pendente. Selecione Necessário se os utilizadores tiverem de preencher o campo para concluir o passo e avançar para a fase seguinte do processo.

13. Se pretender, clique no botão Adicionar para adicionar outra fase. Repita os passos 9 a 12 até adicionar todas as fases e passos do processo.

14. Para guardar o processo como rascunho, clique em Guardar na parte superior do ecrã. (Como um processo é um rascunho, os utilizadores não vão conseguir utilizá-lo.) Se quiser ativá-lo para que os utilizadores possam utilizá-lo, clique em Ativar.

Nota

Os fluxos de processos de negócio têm uma forma de fluxos reutilizar simplificado do processo de negócio existentes como ponto de partida avançada para fluxos de novos processos de negócio. Quando seleciona Fluxo de processos de negócio como Categoria, não existe nenhuma opção disponível para definir o valor de Tipo como pode para outros tipos de processos. Em vez deste, quando abre um fluxo de processos de negócio existente, ocorrerá um botão na barra de Guardar como de comandos. Isto irá criar um novo fluxo de processos de negócio que é o mesmo que existente, com a exceção de que o texto Copiar () será adicionada ao nome.

Editar fluxos do processo de negócio no Dynamics CRM

Para editar um fluxo de processo de negócio, aceda a Definições > Processos > Fluxos de Processo de Negócio e selecione o fluxo do processo de negócio que pretende editar.

Expanda Detalhes no nome do processo para lhe mudar o nome ou adicionar uma descrição e ver informações adicionais.

Quando configura um fluxo de processo de negócio, pode editá-lo e adicionar fases e passos. Para obter o procedimento completo para editar um fluxo de processo de negócio, consulte o eBook: TechNet: Personalizar um processo de negócio no Dynamics CRM.

• Editar fases
  Fluxos de processos empresariais podem ter 30} fases.

  • Para adicionar uma fase, selecione Inserir fase abaixo de uma fase e introduza um Nome da Fase.

  • Para remover uma fase, selecione-a e escolha o X no canto superior direito.

  Pode adicionar ou alterar as propriedades seguintes de uma fase:

  • Nome da Fase

  • Entidade. Pode alterar a entidade para qualquer fase exceto a primeira.

  • Categoria da Fase. Uma categoria permite agrupar fases por um tipo de ação. É útil para relatórios que agruparão registos pela fase em que se encontram. As opções para a categoria da fase provêm do conjunto de opções global Categoria da Fase. Pode adicionar opções adicionais para este conjunto de opções global e altere as etiquetas de opções existentes se pretender. Também pode eliminar estas opções se quiser, mas recomendamos que mantém as opções existentes. Não poderá adicionar a correspondência da mesma anterior a opção se eliminar. Se não pretender utilizar, altere a etiqueta “não utilizam”.

  • Relação. Introduza uma relação quando a fase anterior no processo é baseada noutra entidade. Para a fase atualmente a ser definida, selecione Selecionar relações para identificar uma relação a utilizar quando mover entre as duas fases. Recomendamos que selecione uma relação para desfrutar das vantagens seguintes:

    • As relações têm frequentemente mapas de atributos definidos que transportam automaticamente os dados entre registos, minimizando a introdução de dados.

    • Quando seleciona Fase Seguinte na barra de processo de um registo, todos os registos que utilizem a relação são listados no fluxo do processo, fomentando consequentemente a reutilização de registos do processo. Além disso, pode utilizar fluxos de trabalho para automatizar a criação de registos de modo a que o utilizador só tenha de selecionar em vez de criar, para otimizar o processo.

• Passos de Edição
  Cada fase pode ter até 30 passos.

  • Para criar um novo passo, selecione uma fase e selecione o sinal de adição (+) em Nome do Passo. Introduza um nome.

  • Na coluna Valor, selecione um campo a utilizar para a introdução de dados.

  • Opcionalmente, por selecionar a caixa de verificação Obrigatório para qualquer campo obrigatório.

  • Para remover um passo, selecione-o e escolha o X à direita do passo.

• Adicionar ramo
  Para obter informações sobre como adicionar um ramo a uma fase, consulte Melhorar fluxos do processo de negócio com ramificação.

Para criar um fluxo de processos de negócio disponível para pessoas com a utilização, terá de pedir ao fluxo de processo, permite direitos de acesso e, ativa-os.

• Definir Ordem do Fluxo do Processo
  Se tiver mais de um fluxo de processo de negócio para uma entidade (tipo de registo), terá de definir o processo que é atribuído automaticamente aos novos registos. Na barra de comandos, selecione Ordenar Fluxo do Processo. Para registos novos ou registos que já não tiver um processo de fluxo associado a ele próprio, o fluxo de processos de negócio que um utilizador tem acesso a é o que será utilizado.

• Ativar Direitos de Acesso
  As pessoas só poderão utilizar fluxos de processo de negócio associados aos direitos de acesso que estejam atribuídos à respetiva conta de utilizador. Por predefinição, os direitos de acesso só de Administrador de sistema e de Personalizador de sistema podem ver um novo fluxo de processos de negócio.

  • Para definir estas funções, na barra de comandos, selecione Ativar direitos de acesso. Pode selecionar as opções de Para todos os idiomas ou de Ativar apenas nos direitos de acesso selecionados.

  • Se optar por Ativar apenas nos direitos de acesso selecionados, pode selecionar os direitos de acesso permitirão acesso ao fluxo de processos de negócio.

• Ativar
  Antes do poder utilizar o fluxo de processos de negócio, tem de ativar. Na barra de comandos, selecione Ativar. Depois de confirmar ativação, o fluxo de processos de negócio está pronto a utilizar. Se um fluxo de processos de negócio tem erros, não poderá ativar até que os erros estão corrigidos.

Consulte Também

Descrição geral dos fluxos do processo de negócio
Criar um fluxo de tarefas móveis
Adicionar processos de negócio prontos a utilizar
Criar regras de negócio e recomendações para aplicar a lógica num formulário
Orientar os colaboradores em tarefas comuns com processos
TechNet: Melhorar fluxos de processos de negócio com ramificação (Dynamics CRM)
TechNet: Processos de fluxo de trabalho
eBook: Introdução aos processos de negócio no Dynamics CRM
Ebook: Personalizar um processo de negócio no Dynamics CRM