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Orientar os colaboradores em tarefas comuns com processos

  • Artigo

 

Publicado: novembro de 2017

Aplica-se A: Dynamics 365 (online), Dynamics 365 (on-premises), Dynamics CRM 2013, Dynamics CRM 2015, Dynamics CRM Online, Dynamics CRM 2016

Definir e impor processos de negócio são consistentes utilização de um Microsoft Dynamics 365pessoas as razões principais. Os processos consistentes ajudam a garantir que as pessoas que utilizam o sistema podem concentrar-se no trabalho e não a recordar-se de que têm de efetuar um conjunto de passos manuais. Os processos podem ser simples ou complexos e podem alterar ao longo do tempo.

O Microsoft Dynamics 365 inclui cinco tipos de processos, cada um concebido para uma finalidade diferente:

  • Fluxos do processo de negócio

  • Fluxos de tarefas móveis

  • Fluxos de Trabalho

  • Diálogos

  • Ações

Nota

Para obter informações sobre a criação de regras de negócio e recomendações, consulte Criar regras de negócio e recomendações para aplicar a lógica num formulário

Neste tópico:

Quando utilizar fluxos do processo de negócio

Quando utilizar fluxos de tarefas móveis

Quando utilizar fluxos de trabalho

Quando utilizar os Diálogos

Quando utilizar as Ações

Onde devo ir para criar processos?

Quem pode criar processos?

Mais informações sobre fluxos de trabalho, Diálogos e Ações

Quando utilizar fluxos do processo de negócio

Utilize um fluxo do processo de negócio quando pretender que o pessoal passe pelas mesmas fases e siga os mesmos passos para interagir com um cliente. Por exemplo, utilize um fluxo do processo de negócio se pretende que todos processem os pedidos do suporte ao cliente da mesma forma, ou para solicitar ao pessoal a aprovação de uma factura antes de submeter uma encomenda.

Microsoft Dynamics 365 inclui vários fluxos de processo de negócio prontos a utilizar para vendas, serviços e tarefas de marketing comuns que pode utilizar com poucas ou nenhumas alterações necessárias. Também pode criar os seus fluxos. Para mais informações, consulte os tópicos seguintes sobre fluxos do processo de negócio:

Dica

Se tiver o Atualização para Dynamics 365 (online e local) de dezembro de 2016, pode utilizar um estruturador de arrastar e largar para criar os seus fluxos do processo de negócio.

Quando utilizar fluxos de tarefas móveis

Também pode conceber um tipo de fluxo de processos de negócio denominado um fluxo de tarefas no Dynamics 365 para telemóveis ou no Dynamics 365 para tablets com base em tarefas comuns que os utilizadores efetuem. Por exemplo, se os utilizadores precisarem de efetuar regularmente uma série de passos de seguimento após reuniões com clientes, crie um fluxo de tarefas. Quando os utilizadores tocarem na nova tarefa na aplicação móvel, serão orientados do início ao fim para que não se esqueçam de nenhum passo importante. Para mais informações sobre fluxos de tarefas, consulte os tópicos seguintes:

Dica

Se tiver o Atualização para Dynamics 365 (online e local) de dezembro de 2016, pode utilizar um estruturador de arrastar e largar para criar os seus fluxos de tarefas.

Quando utilizar fluxos de trabalho

Utilize fluxos de trabalho para automatizar processos de negócio em segundo plano. Os fluxos de trabalho são normalmente iniciados por eventos de sistema para que o utilizador não tenha de estar consciente de que estão ser a executados. Os fluxos de trabalho que funcionam em segundo plano são “assíncronos”. Os fluxos de trabalho também podem ser configurados para serem iniciados manualmente pelas pessoas. quando pretende automatizar tarefas comuns, tais como o envio automático de uma mensagem de e-mail de confirmação ao cliente quando a encomenda é expedida. Os fluxos de trabalho que funcionam em tempo real são “síncronos”. Para mais informações sobre fluxos de trabalho, consulte Technet: Processos de fluxo de trabalho.

Quando utilizar os Diálogos

Utilize um Diálogo quando tiver um script passo-a-passo que quer que o pessoal leia ao falar com clientes. Por exemplo, crie um diálogo para orientar o suporte ao cliente através de uma chamada com um cliente para resolver um incidente. Para mais informações sobre Diálogos, consulte TechNet: Diálogos.

Quando utilizar as Ações

Utilize as Ações quando pretender automatizar uma série de comandos no sistema. As Ações expandem o vocabulário disponível para os programadores para expressar processos de negócio. Com verbos principal como criar, atualizar, eliminar, atribuir e fornecido pelo sistema, de uma ação sua verbos os principais criar um verbos mais expressivos como aprovar, escalam, encaminhar, ou programam. Se a definição de um processo de negócio sofrer alterações, uma pessoa que não seja um programador pode editar a ação para que o código não tem de ser alterado. Para mais informações sobre Ações, consulte TechNet: Ações.

Onde devo ir para criar processos?

Existem dois caminhos para navegar em Microsoft Dynamics 365processos:

  • Definições>Processos Este caminho é mais fácil para aceder e permite-lhe utilizar as vistas definidas para a entidade Processo, incluindo todas as vistas personalizadas.

  • Definições > Personalizações > Personalizar o Sistema > Componentes > Processos. Este caminho fornece acesso fácil quando está a fazer outras tarefas de personalização nas ferramentas de personalização.

Fluxos de processo de negócio individuais também podem ser editados utilizando Editar processo do botão na barra de comandos para o formulário onde o fluxo de processos de negócio está ativo.

Quem pode criar processos?

Só as pessoas com o direito de acesso Administrador de Sistema, Personalizador de Sistema ou CEO-Gestor Empresarial podem criar processos aplicáveis a toda a organização. As pessoas com outros direitos de acesso podem criar processos com nível de acesso limitado. Por exemplo, utilizadores com o nível de acesso de utilizador podem criar fluxos de trabalho para utilização com os registos que possui.

A tabela seguinte mostra o nível de acesso de processos com base no direito de acesso.

Direito de acesso

Nível de acesso

CEO - Gestor Empresarial

Organização

Administrador de Sistema

Organização

Personalizador de Sistemas

Organização

Vice-presidente de Marketing

Nível Principal: Unidades de Negócio Subordinadas

Vice-Presidente de Vendas

Nível Principal: Unidades de Negócio Subordinadas

Gestor de Serviços do

Unidade de Negócio

Gestor de Marketing

Unidade de Negócio

Gestor de Vendas

Unidade de Negócio

Gestor da Agenda

Unidade de Negócio

Representante de Suporte ao Cliente

Utilizador

Profissional de Marketing

Utilizador

Representante de Vendas

Utilizador

Agendador

Utilizador

Nota

Quando os utilizadores possam ter a criar o fluxo de processos empresariais, o fluxo de trabalho em tempo real, ou os processos de ação, necessitarão de ter privilégios de Ativar fluxos de processos de negócio ou de Ativar processos de tempo real utilizar.

Mais informações sobre fluxos de trabalho, Diálogos e Ações

Os processos podem condições de verificação, para aplicar a lógica de ramificação, e para executar ações. Com estas ações numa série de passos. A tabela seguinte descreve os passos no fluxo de trabalho, na caixa de diálogo e, nos processos de ação. Para mais detalhes consulte os tópicos para cada tipo de processo.

Passo

Tipo de processo

Descrição

Fase

Fluxo de Trabalho, Diálogo, Ação

As fases de trabalho facilitam a leitura da lógica de fluxo de trabalho e explicam a lógica de fluxo de trabalho. No entanto, as fases não afectam a lógica nem o comportamento dos fluxos de trabalho. Se um processo tiver fases, quaisquer passos do processo têm de estar contidos numa fase.

Condição de Verificação

Fluxo de Trabalho, Diálogo, Ação

Uma declaração "if-<condição> then" lógica.

Poderá verificar os valores do registo no qual fluxo de trabalho está em execução, quaisquer registos associados a esse registo numa relação N:1 ou quaisquer registos criado por passos anteriores. Com base nestes valores pode definir passos adicionais quando a condição é true.

Ramo Condicional

Fluxo de Trabalho, Diálogo, Ação

Uma declaração “else-if-then " lógica, o editor utiliza o texto “Otherwise, if <condição> then:”

Selecione uma condição de verificação definida anteriormente e poderá adicionar um ramo condicional para definir passos adicionais quando a condição de verificação devolve false.

Ação Predefinida

Fluxo de Trabalho, Diálogo, Ação

Uma declaração "else" lógica. o editor utiliza texto “Caso contrário:”

Selecione uma condição de verificação, ramo condicional, condição de espera ou ramo de espera paralelo definido anteriormente e pode utilizar uma ação predefinida para definir passos para todos os casos que não correspondem aos critérios definidos nos elementos de condição ou de ramo.

Condição de Espera

Fluxo de trabalho só em segundo plano

Permite que um fluxo de trabalho de segundo plano seja interrompido até os critérios definidos pela condição serem correspondidos. O fluxo de trabalho recomeça automaticamente quando os critérios especificados na condição de espera tiverem sido cumpridos.

Ramo de Espera Paralelo

Fluxo de trabalho só em segundo plano

Define uma condição de espera alternativa para um fluxo de trabalho de segundo plano com um conjunto correspondente de passos adicionais que só são executados quando o critério inicial é satisfeito. Pode utilizar ramos de espera paralelos para criar limites de tempo na lógica de fluxo de trabalho. Estes ajudam a impedir que o fluxo de trabalho aguarde indefinidamente até que os critérios definidos numa condição de espera tenham sido cumpridos.

Atribuir Valor

Diálogo, Ação

Predefinir um valor para um parâmetro de saída variável ou do processo.

Criar Registo

Fluxo de Trabalho, Diálogo, Ação

Cria um novo registo para uma entidade e atribui valores a atributos.

Atualizar Registo

Fluxo de Trabalho, Diálogo, Ação

Poderá atualizar o registo no qual fluxo de trabalho está em execução, quaisquer registos associados a esse registo numa relação N:1 ou quaisquer registos criado por passos anteriores.

Atribuir Registo

Fluxo de Trabalho, Diálogo, Ação

Poderá atribuir o registo no qual fluxo de trabalho está em execução, quaisquer registos associados a esse registo numa relação N:1 ou quaisquer registos criado por passos anteriores.

Enviar Correio Eletrónico

Fluxo de Trabalho, Diálogo, Ação

Envia uma mensagem de correio eletrónico. Pode optar por criar uma mensagem de correio eletrónico nova ou utilizar um modelo de correio eletrónico configurado para a entidade do registo em que o fluxo de trabalho está em executar, quaisquer entidades que tenham uma relação N:1 relação com a entidade ou a entidade para quaisquer registos criados por passos anteriores.

Iniciar Fluxo de Trabalho Subordinado

Fluxo de Trabalho, Diálogo, Ação

Inicia um processo de fluxo de trabalho configurado como um fluxo de trabalho subordinado.

Alterar Estado

Fluxo de Trabalho, Diálogo, Ação

Altera o estado do registo no qual processo está em execução, quaisquer registos associados a esse registo numa relação N:1 ou quaisquer registos criado por passos anteriores.

Parar fluxo de trabalho/Parar diálogo

Fluxo de Trabalho, Diálogo, Ação

Para o fluxo de trabalho, o diálogo, ou a ação atual. Pode definir o estado de Com êxito ou de Cancelado e especificar uma mensagem de estado.

Página

Diálogo

Um contentor para o pedido e resposta num diálogo passo.

Pedido e Resposta

Diálogo

Apresenta uma linha numa página do diálogo e pode fornecer um campo para capturar dados de uma resposta.

Consultar os Dados do Dynamics 365

Diálogo

Define uma consulta que devolva dados para opções para fornecer uma resposta num passo de pedido e resposta de um diálogo.

Associar Diálogo Subordinado

Diálogo

Inicia um processo de diálogo configurado como um diálogo subordinado.

Passo Personalizado

Fluxo de Trabalho, Diálogo, Ação

Fornece extensões aos elementos lógicos disponíveis por predefinição no Dynamics 365. Os passos podem incluir condições, acções, outros passos ou uma combinação destes elementos. Os programadores podem criar passos de fluxo de trabalho personalizados. Por predefinição, não existem passos personalizados disponíveis no Dynamics 365. Para mais informações para programadores, consulte o tópico Microsoft Dynamics 365 SDKMSDN: Atividades de fluxo de trabalho personalizado (assemblagem de fluxo de trabalho).

Consulte Também

Descrição geral dos fluxos do processo de negócio
Criar um fluxo de processo de negócio
Criar um fluxo de tarefas móveis
TechNet: Processos de fluxo de trabalho
TechNet: Diálogos
TechNet: Ações