Principais tarefas: cobranças
Se aplica a: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012
Gerenciar e coletar transações atrasadas são funções necessárias em muitas organizações. A maioria da funcionalidade de cobrança é centralizada no formulário de Cobranças e nestas páginas de listagem relacionadas: Cobranças, Atividades de coleções e Casos de cobranças.
Às vezes, uma pessoa cuida das cobranças de uma empresa para todos os clientes. Em outras situações, uma equipe de agentes de cobranças trabalham em conjunto para gerenciar as cobranças. Se suas necessidades comerciais exigirem, você pode configurar os agentes de cobranças. Cada agente de cobranças pode ser atribuído a um ou mais grupos de clientes, que é uma consulta que conterá um conjunto de clientes. Por exemplo, um agente de cobranças pode ser responsável por volta de 4.000 a 4.500 clientes.
O que você deseja fazer?
Saiba mais sobre…
Exibir informações sobre cobranças
Gerenciar e organizar informações sobre cobrança para um cliente
Enviar uma mensagem de email
Dar baixa em uma transação
Processar um pagamento de insuficiência de fundos (NSF)
Liquidar transações
Reembolsar um cliente
Reimprimir um documento
Localizar ajuda do formulário
Localizar tarefas relacionadas
Saiba mais sobre…
Clique nesses links para encontrar mais informações sobre os conceitos que são abordados neste tópico.
Cobranças e crédito em contas a receber
Exibir informações sobre cobranças
Por padrão, os usuários do Microsoft Dynamics AX têm acesso a todos os registros mostrados nas páginas de listagem de cobranças. Se foram criados grupos de clientes, eles podem ser usados para filtrar os registros. Você também pode configurar os agentes de cobranças, que são trabalhadores configurados como usuários no formulário de Relações de usuário. Os agentes de cobranças podem filtrar as informações usando os grupos de clientes atribuídos a eles ou limpar o campo de filtro para exibir todos os registros.
Exibir informações do cliente na página de listagem de cobranças
Clique em Contas a receber > Comum > Cobranças > Cobranças.
As colunas na página de listagem exibem saldos do cliente e valores antigos no período de classificação por vencimento. Essas informações ficam armazenadas em um instantâneo de classificação por vencimento. Os períodos de classificação por vencimento são determinados pela definição do período de classificação por vencimento usada. A definição do período de classificação por vencimento é tirada do grupo de clientes, se tiver sido especificada para a consulta de grupo. Se o grupo não tiver uma definição do período de classificação por vencimento, será usada a definição do período de classificação por vencimento padrão que é especificada no formulário de Parâmetros de contas a receber.
Selecione um cliente.
Na guia Cobrar, clique nos botões dos grupos Diários ou Exibir para exibir transações, atividades ou caso associados à conta de cliente selecionada.
Na guia Comunicar, clique nos botões do grupo Documentos para exibir documentos ou notas anexadas à conta de cliente selecionada.
Na guia Geral, clique nos botões dos grupos Contatos, Configuração ou Estatísticas para exibir informações adicionais. Por exemplo, para exibir os dias médios a pagar, clique em Estatísticas de cliente e será exibido o campo Dias, pagamentos.
Exibir atividades das cobranças na página de listagem de atividades de cobranças
Clique em Contas a receber > Comum > Cobranças > Atividades de coleções.
As colunas na página de listagem exibem as atividades associadas aos clientes para os quais um instantâneo de classificação por vencimento foi criado. Use atividades para rastrear o trabalho que você relacionou às cobranças.
Para exibir somente as atividades abertas, no Painel de Ação, clique em Mostrar atividades > Mostrar abertos. Para exibir as atividades abertas e fechadas, clique em Mostrar atividades > Mostrar tudo.
Exibir os casos de cobranças na página de listagem de casos de cobranças
Clique em Contas a receber > Comum > Cobranças > Casos de cobranças.
As colunas na página de listagem exibem informações para os casos de cobranças. Um caso de cobrança tem um tipo de categoria de caso de Cobranças.
Para exibir somente os casos abertos, no Painel de Ação, clique em Exemplo de apresentação > Aberta. Para exibir os casos abertos e fechados, clique em Exemplo de apresentação > Abertos e fechados.
Exibir informações detalhadas do cliente
Clique em Contas a receber > Comum > Cobranças > Cobranças.
Clique duas vezes em uma conta de cliente.
O formulário de Cobranças exibe transações e atividades do cliente, valores antigos no período de classificação por vencimento e informações sobre limite de crédito.
Para exibir informações detalhadas da transação, no Painel de Ação, no grupo Exibir, clique em Transações > Transações.
Para exibir ou liquidar transações abertas, no Painel de Ação, no grupo Exibir, clique em Transações > Liquidar Transações Abertas.
Para exibir ou reverter transações fechadas, no Painel de Ação, no grupo Exibir, clique em Transações > Edição de Transação Fechada.
Para exibir informações da conta do cliente, no Painel de Ação, no grupo Exibir, clique em Cliente.
Para o demonstrativo de cliente em Excel, no Painel de Ação, no grupo Exibir, clique em Demonstrativo.
Para exibir dias para pagamento e outras informações estatísticas, no Painel de Ação, no grupo Exibir, clique em Estatísticas.
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Gerenciar e organizar informações sobre cobrança para um cliente
É possível gerenciar e organizar as informações sobre cobrança para um cliente no formulário de Cobranças.
Criar ação, tarefa, compromisso ou evento
Clique em Contas a receber > Comum > Cobranças > Cobranças.
Clique duas vezes em uma conta de cliente.
Você pode criar ações, tarefas, compromissos e eventos para representar o trabalho feito como um agente de cobranças.
Para criar uma ação, que é uma unidade de trabalho concluída, no Painel de Ação, no grupo Novo, clique em Ação.
Para criar uma tarefa, que é uma unidade de trabalho que deve ser feita no futuro, no Painel de Ação, no grupo Novo, clique em Tarefa.
Para criar um compromisso, que é uma reunião agendada, no Painel de Ação, no grupo Novo, clique em Compromisso.
Para criar um evento, que é algo que já ocorreu, no Painel de Ação, no grupo Novo, clique em Evento.
Insira a finalidade da atividade. Isso é como a atividade será identificada nas listas e na linha de assunto, caso a atividade seja sincronizada com o Microsoft Outlook. Somente tarefas e compromissos podem ser sincronizadas com o Outlook.
Insira informações adicionais e clique no botão Criar.
A atividade é criada e exibida na guia Atividades do formulário.
Adicionar transações e atividades a um caso
Clique em Contas a receber > Comum > Cobranças > Cobranças.
Clique duas vezes em uma conta de cliente.
Use os casos para organizar atividades e transações de cobranças. Por exemplo, se for necessário coletar três transações, você pode adicioná-las a um caso e gerencie as atividades relacionadas ao trabalho de cobranças das três transações em conjunto.
Para adicionar transações a um caso, selecione as transações na guia Transações abertas ou Todas as transações e clique em Atribuir ao caso, no painel superior.
Selecione se deseja atribuir as transações a um caso novo ou existente.
Se for um caso novo, Novo caso selecione e insira uma descrição e selecione uma categoria de caso.
Se for um caso existente, selecione Caso existente e uma ID do caso.
Clique em Atribuir ao caso.
Para adicionar atividades a um caso, selecione as atividades na guia Atividades e clique em Atribuir ao caso no painel inferior.
Selecione se deseja atribuir as atividades a um caso novo ou existente.
Se for um novo caso, selecione Novo caso. Insira uma descrição, selecione uma categoria de caso e escolha se deseja criar uma atividade.
Se for um caso existente, selecione Caso existente e uma ID do caso.
Clique em Atribuir ao caso.
Atualizar um instantâneo de classificação por vencimento
Clique em Contas a receber > Comum > Cobranças > Cobranças.
Clique duas vezes em uma conta de cliente.
Para atualizar os saldos antigos para o cliente, no Painel de Ação, no grupo Gerenciar, clique em Atualizar classificação por vencimento.
O instantâneo de classificação por vencimento é recalculado. Os valores são considerados antigos a partir da data atual, com base na data de vencimento das transações.
Observação
Para obter informações sobre como atualizar um instantâneo de classificação por vencimento para todos os clientes, consulte Criar um instantâneo de classificação por vencimento.
Calcular juros
Clique em Contas a receber > Comum > Cobranças > Cobranças.
Clique duas vezes em uma conta de cliente.
No Painel de Ação, no grupo Gerenciar, clique em Calcular juros.
Selecione os parâmetros e clique em OK. Para obter mais informações, consulte Calcular juros e criar uma notas de juros.
Alterar o status de cobrança de uma transação
Clique em Contas a receber > Comum > Cobranças > Cobranças.
Clique duas vezes em uma conta de cliente.
Na guia Transações abertas ou Todas as transações, selecione uma ou mais transações.
Clique em Alterar status.
Selecione o status de cobrança da transação.
Não contestado – não ocorreu nenhuma ação de cobranças para a transação.
Contestado – o cliente notificou que há um problema na transação. Se a caixa de seleção Excluir transações contestadas de cálculos de taxa estiver marcada no formulário de Parâmetros de contas a receber, não serão geradas cartas de cobrança para as transações com esse status.
Promissória – o cliente concordou em pagar a transação.
Resolvido – todos os problemas com a transação foram solucionados e não será necessária nenhuma ação de cobranças adicional.
Opcional: marque a caixa de seleção Criar ação.
Opcional: marque a caixa de seleção Enviar mensagem de email para vendedor. Essa opção só fica disponível se o vendedor tiver um endereço de email configurado no catálogo de endereços.
Clique em Alterar status.
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Enviar uma mensagem de email
No formulário de Cobranças, é possível enviar um email através do Outlook. Também é possível anexar automaticamente as informações sobre as transações selecionadas ou demonstrativos de cliente como um anexo do Microsoft Excel. Para obter informações sobre como definir as configurações de email, consulte Configurar cobranças.
Enviar uma mensagem de email a um contato ou vendedor
Clique em Contas a receber > Comum > Cobranças > Cobranças.
Clique duas vezes em uma conta de cliente.
Para enviar uma mensagem de email ao contato do cliente, clique no ícone ao lado do campo Email no Quadro de Fatos Contato. Se nenhum ícone for exibido, o registro de contato não tem um endereço de email configurado no catálogo de endereços.
Para enviar uma mensagem de email ao vendedor para o grupo de vendas associado ao cliente, clique no ícone ao lado do campo Vendedor, no Quadro de Fatos Contato. Se nenhum ícone for exibido, o registro de contato do vendedor não tem um endereço de email configurado no catálogo de endereços.
Uma mensagem de email é criada no Outlook.
Redija a mensagem e clique em Enviar.
Enviar uma mensagem de email com transações selecionadas a um contato de cliente ou vendedor
Clique em Contas a receber > Comum > Cobranças > Cobranças.
Clique duas vezes em uma conta de cliente.
Na guia Transações abertas ou Todas as transações, selecione uma ou mais transações.
No Painel de Ação, clique na guia Comunicar.
Para enviar uma mensagem de email ao contato do cliente, clique em Transações para o contato.
Para enviar uma mensagem de email ao vendedor associado ao grupo de vendas para o cliente, clique em Transações para vendedor.
Uma mensagem de email é criada no Outlook. São incluídas informações sobre as transações em um anexo no formato Excel.
Redija a mensagem e clique em Enviar.
Enviar uma mensagem de email com um demonstrativo associado a um contato
Clique em Contas a receber > Comum > Cobranças > Cobranças.
Clique duas vezes em uma conta de cliente.
No Painel de Ação, clique na guia Comunicar.
Clique em Instrução para o contato.
Selecione critérios e insira a data da classificação por vencimento do intervalo de transações a serem incluídas no demonstrativo.
Opcional: marque a caixa de seleção Incluir transações liquidadas para incluir transações abertas e liquidadas e insira uma data inicial para as transações liquidadas.
Clique em Abrir.
Uma mensagem de email é criada no Outlook. São incluídas informações sobre as transações em um anexo no formato Excel. O demonstrativo inclui transações para o mesmo conjunto de empresas exibidas no formulário de Cobranças. O endereço do demonstrativo será usado se algum estiver especificado para o cliente.
Redija a mensagem e clique em Enviar.
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Dar baixa em uma transação
Se não for possível coletar de um cliente, será possível dar baixa da dívida perdida. A transação de baixa é criada em um diário geral e pode conter até três tipos de linhas de diário. Para obter mais informações, consulte Cobranças e crédito em contas a receber e Sobre as entradas padrão para transações de baixa. Para obter informações sobre como configurar um nome de diário para transações de baixa e uma conta de baixa, consulte Configurar cobranças.
Clique em Contas a receber > Comum > Cobranças > Cobranças.
Clique duas vezes em uma conta de cliente.
Na guia Transações abertas ou Todas as transações, selecione uma ou mais transações e clique em Dar baixa.
Insira uma data de baixa.
Opcional: insira um código de motivo e um comentário.
Clique em OK.
Um usuário autorizado a lançar as transações, pode lançar o diário.
Depois que a transação de baixa é lançada, será possível liquidar a transação. Para obter mais informações, consulte “Liquidar transações”, posteriormente neste tópico.
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Processar um pagamento de insuficiência de fundos (NSF)
Se um pagamento for devolvido do banco devido a insuficiência de fundos, será possível cancelar o pagamento inserido no Microsoft Dynamics AX. Dependendo da configuração no formulário de Contas bancárias para a conta bancária afetada, será possível criar uma transação de encargos para o cliente.
Clique em Contas a receber > Comum > Cobranças > Cobranças.
Clique duas vezes em uma conta de cliente.
Na guia Transações abertas ou Todas as transações, selecione uma transação de pagamento e clique em Pagamento NSF.
O pagamento é cancelado. Se uma taxa de NSF for aplica ao cliente, uma transação de encargos será criada em um diário de pagamento. O valor da taxa é baseado nas configurações de encargos automáticos. Os encargos automáticas que se aplicam aos pagamentos NSF são especificados pelo grupo de encargos selecionado no formulário de Contas bancárias para a conta bancária afetada.
Observação
Se o pagamento for criado em uma entidade legal diferente daquela que você fez logon, as transações serão criadas na entidade legal do pagamento.
Um usuário autorizado a lançar as transações, pode lançar a transação de encargos.
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Liquidar transações
Em alguns casos, um pagamento ou uma nota de crédito é inserida para um cliente e não liquidada imediatamente com a fatura correspondente. Para associar pagamentos com faturas, você pode marcar as transações para liquidação.
Clique em Contas a receber > Comum > Cobranças > Cobranças.
Clique duas vezes em uma conta de cliente.
Na guia Transações abertas ou Todas as transações, selecione as transações para liquidação entre si e clique em Liquidar.
As transações são marcadas para liquidação no formulário Liquidar transações abertas.
Clique em Atualizar. O saldo do cliente é atualizado.
Feche o formulário Liquidar transações abertas.
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Reembolsar um cliente
Se o saldo de um cliente for igual ou superior ao valor no campo Reembolso mínimo no formulário de Parâmetros de contas a receber, você pode reembolsar o cliente para o saldo.
Clique em Contas a receber > Comum > Cobranças > Cobranças.
Clique duas vezes em uma conta de cliente.
Na guia Transações abertas ou Todas as transações, selecione uma ou mais transações.
No Painel de Ação, no grupo Diários, clique em Reembolso.
No formulário Reembolso, clique em OK.
O valor de crédito é transferido para a conta de fornecedor do cliente e processado como pagamento normal. Se o cliente não tiver uma conta de fornecedor, o será criada automaticamente uma conta de fornecedor ocasional para o cliente.
Para exibir a transação de reembolso, use o formulário de Reembolso. (Clique em Contas a receber > Relatórios > Transações > Pagamentos > Reembolso.)
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Reimprimir um documento
Se você estiver trabalhando em um problema com um cliente, terá que reimprimir um documento original.
Clique em Contas a receber > Comum > Cobranças > Cobranças.
Clique duas vezes em uma conta de cliente.
Na guia Transações abertas ou Todas as transações, selecione uma transação e clique em Reimprimir.
No formulário de Documento original, clique em Visualizar impressão e em OK.
No formulário Diário, clique em OK.
No formulário do relatório, clique no ícone da impressora para imprimir o documento.
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Localizar ajuda do formulário
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Criar um instantâneo de classificação por vencimento