Sobre limites de assinatura
Se aplica a: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012
Um dos principais elementos de um gerenciamento de riscos financeiros é o gerenciamento de despesas. O gerenciamento de despesas inclui reforçar os controles internos e garantir que os trabalhadores estejam de acordo com esses controles. Os limites de assinatura são uma parte importante dos controles de gastos e da conformidade.
Um limite de assinatura define o maior compromisso financeiro que um trabalhador está autorizado a fazer em nome de um empregador. Como um resultado direto da atividade de despesa do trabalhador, e da aprovação subsequente da atividade pelo gerente dele, a organização poderá iniciar uma relação contratual com um terceiro. Por exemplo, uma ordem de compra pode ser emitida para um fornecedor.
Há dois tipos de limites de assinatura: limites de gastos e de aprovação. Um limite de gastos é o valor que um trabalhador pode gastar em compras relacionadas à empresa. Um limite de aprovação é o valor máximo que um trabalhador está autorizado a aprovar para um documento comercial específico. Os limites de assinatura podem ser diferentes por tipo de transação, como requisições de compra, relatórios de despesas, ordens de compra ou faturas.
As organizações atribuem os limites de assinatura padrão com base no nível de trabalho ou de remuneração do trabalhador. Dependendo de como os limites de assinatura são configurados, o trabalhador receberá um limite de assinatura padrão de uma destas maneiras:
O trabalhador recebe automaticamente o limite de assinatura padrão para seu nível de trabalho ou de remuneração.
O trabalhador deve enviar uma solicitação de limite de assinatura no portal de autoatendimento de funcionários.
Os contratos do limite de assinatura são limitados por tempo. Antes que um contrato expire, o trabalhador deverá renová-lo para confirmar que está de acordo com a política. Depois que um limite de assinatura expirar, o trabalhador não poderá fazer compras até que ele seja renovado.
Visão geral do processo: limites de despesas e de aprovação
O processo de configuração e de ativação dos limites de assinatura envolve as seguintes etapas:
Um administrador seleciona a base do limite de assinatura.
Se necessário, o administrador restringe os limites de assinatura para os usuários que possuem um registro de funcionário no Microsoft Dynamics AX.
Se necessário, o administrador configura limites de assinatura para exigir que os trabalhadores solicitem o valor do limite de assinatura padrão para seu nível de trabalho ou de remuneração. As solicitações são enviadas no portal de autoatendimento de funcionários no Portal Empresarial.
O administrador define os limites de gastos padrão e os limites de aprovação, por tipo de transação, para cada nível de trabalho ou de remuneração.
Observação
Os limites de assinatura padrão para um nível de trabalho ou de remuneração podem ser definidos de maneira diferente para entidades legais diferentes em uma organização. Em uma entidade legal, eles também podem ser definidos de maneira diferente em áreas diferentes, como departamento ou centro de custos. Os funcionários com uma posição em mais de uma entidade legal em uma organização podem ter limites de assinatura padrão diferentes em cada entidade legal.
Quando um trabalhador é contratado, recebe um nível específico de trabalho ou de remuneração no Microsoft Dynamics AX.
Se os limites de assinatura forem configurados para concederem automaticamente limites aos trabalhadores com base no nível de trabalho ou de remuneração, o trabalhador receberá de forma automática um limite de assinatura com essa base.
Se os limites de assinatura forem configurados para exibir que os trabalhadores solicitem limites de assinatura para o seu nível de trabalho ou remuneração, o trabalhador deverá enviar uma solicitação no portal de autoatendimento de funcionários.
O gerente do trabalhador examina a solicitação de limite, e aprova ou rejeita a solicitação. Um gerente também pode revogar um limite de assinatura a qualquer ponto.
Após um limite de gastos ser configurado para um trabalhador, o trabalhador pode fazer compras até seu valor limite. Os limites de gastos são invocados no momento da compra. Os limites de aprovação são invocados como parte do ciclo de aprovação do documento, quando o gerente do trabalhador aprova a compra.
Exemplo: limite de gastos
Prakash é um gerente de projeto. Como a pessoa responsável pela entrega do projeto no prazo, Prakash deve ser capaz de efetuar compras de catálogo para o software e o hardware empresarial. O limite de gastos padrão definido para o trabalho é de R$ 500. Entretanto, para fazer as compras necessárias para atender ao prazo final do projeto, Prakash precisa de um limite de gastos mais alto. Ele envia uma solicitação para aumentar o limite de gastos para R$2.500. Um limite com esse valor permite que compre itens e serviços que custem até R$2.500.
A solicitação de limite de gastos de Prakash segue o fluxo até Reina, gerente de recurso do projeto, que aprova a solicitação. Prakash agora poderá fazer compras de catálogo de até R$ 2.500,00, que é R$ 2.000,00 acima do limite de assinatura padrão definido para seu trabalho.
Se Prakash precisar de um limite de gastos mais alto para uma compra específica acima de R$ 2.500, poderá enviar uma solicitação de aumento ocasional do limite de gastos.
Exemplo: limite de aprovação
Reina é um gerente de recursos de projeto na Fabrikam Inc. Para os gerentes no nível de Reina, um limite de aprovação padrão de R$ 2.000 é definido para as requisições de compra.
A Fabrikam configurou os limites de assinatura para exigir que os trabalhadores precisem enviar solicitações de limite de assinatura. Os limites não são concedidos automaticamente. Se Reina precisasse solicitar o limite de aprovação padrão de R$ 2.000 reais, a solicitação seria concedida sem precisar passar pelo fluxo de trabalho de aprovação. No entanto, os trabalhadores de Reina exigem limites de gastos acima de R$ 2.000 para requisições de compra. Ela envia uma solicitação de limite de aprovação para R$ 2.500. June, gerente de divisão do produto, aprova a solicitação. Agora, Reina pode aprovar as compras de até R$ 2.500 feitas pelos trabalhadores.
Exemplo: renovação de contratos de limite de assinatura
Os contratos do limite de assinatura são limitados por tempo. Os trabalhadores devem renová-los periodicamente para confirmar que estão de acordo com a política. Por exemplo, Prakash tem um limite de gastos para requisições de compra. Quando ele solicitou o limite de assinatura, leu o contrato "Condições de Compra" e concordou com as condições em 1º de junho de 2011. A duração do contrato foi definida como 12 meses. Portanto, sua confirmação expira em 1º de junho de 2012. Antes dessa data, ele deverá reconfirmar que aceita cumprir com o contrato "Condições de Compra".
O período Contrato em aberto definido para o limite de gastos de Prakash é de dois meses. Iniciando o 1º de abril de 2012, a página Confirmação do limite de assinatura estará disponível para que Prakash renove seu limite de assinatura. Entre 1º de abril de 2012 e 31 de maio de 2012, Prakash poderá entrar nessa página e renovar seu limite de assinatura. Se não renovar seu limite de assinatura durante esse período, seu limite de assinatura será expirado e ele não poderá fazer compras até que a tarefa seja concluída.
Consulte também
Criar e manter solicitações de limite de assinatura
Manter solicitações de limite de assinatura de seus trabalhadores