Fluxo de trabalho de requisição de compra
O processo de fluxo de trabalho move as requisições de compra ao longo do processo de revisão, de um estado inicial de Rascunho para um estado final de Aprovado. Quando uma requisição de compra é submetida para revisão, o processo de fluxo de trabalho é iniciado. Após a aprovação de uma requisição de compra, pode ser gerada uma nota de encomenda para as linhas de requisição de compra e submetida para o fornecedor para cumprimento da encomenda.
Antes de poder submeter uma requisição de compra para revisão, tem configurar um fluxo de trabalho. O processo de fluxo de trabalho pode incluir um ou mais passos de revisão, em qualquer ordem. O processo de fluxo de trabalho também pode ser configurado para ignorar as tarefas de revisão e aprovar automaticamente a requisição de compra. Pode configurar o fluxo de trabalho para encaminhar a requisição de compra como um documento individual ou pode encaminhar linhas de requisição de compra individuais para os revisores apropriados. Também pode criar um cenário em que a requisição de compra é encaminhada como um documento individual para alguns revisores e as linhas de requisição de compras selecionadas são encaminhadas para outros revisores.
Se as linhas de requisição de compra forem revistas individualmente, o processo de revisão tem de ser concluído para todas as linhas de requisição de compra antes que o processo de fluxo de trabalho possa avançar para o passo seguinte e antes que o processo de revisão para a requisição de compra como um todo possa ser concluído. Quando o processo de revisão tiver sido concluído para a requisição de compra e todas as suas linhas, o estado global da requisição de compra é atualizado para Aprovado..
Pode configurar o seu fluxo de trabalho para representar o processo de negócio para requisições de compra na sua organização. Ao configurar o seu processo de fluxo de trabalho de requisição de compra, considere as seguintes questões:
- Que despesas têm de ser revistas?
- Que despesas podem ser aprovadas automaticamente?
- Quem tem de rever e aprovar os pedidos de despesas? A que função estão estes utilizadores atribuídos?
- Que processo tem de ser seguido se um revisor não estiver disponível?
Os exemplos a seguir ilustram duas formas de configurar um fluxo de trabalho para requisições de compra.
Exemplo 1: Encaminhar uma requisição de compra como um documento individual para revisão
A seguinte ilustração mostra como uma requisição de compra pode fluir ao longo do processo de revisão do fluxo de trabalho como um documento individual. As linhas da requisição de compra não são encaminhadas individualmente. As seguintes funções estão incluídas no processo de fluxo de trabalho para este exemplo:
- Requerente – O utilizador que solicita os itens ou serviços. O requerente pode preparar a requisição de compra ou outro trabalhador pode preparar a requisição de compra em nome do requerente. Este trabalhador é o preparador. O preparador é responsável pela gestão da requisição de compra ao longo de todo o processo de revisão. Só o preparador da requisição de compra pode modificá-la.
Nota: um trabalhador tem de ter as permissões adequadas para criar uma requisição de compra em nome de outra pessoa. Utilize a página Permissão de requisição de compra para configurar estas permissões.
- Agente de compras – O utilizador que executa uma revisão de aprovisionamento e pode aprovar o documento.
- O gestor do requerente – O utilizador que executa uma revisão de gestão e pode aprovar o documento.
Neste exemplo, o processo do fluxo de trabalho para a requisição de compra inclui os seguintes passos:
- O preparador submete uma requisição de compra para revisão.
- O agente de compras recebe uma notificação. A notificação solicita que o agente de compras verifique as informações na requisição de compra. Se faltarem as informações necessárias, o agente de compras pode adicioná-las ou devolver a requisição de compra para o preparador para adicioná-la. Depois de preenchidas todas as informações necessárias, a requisição de compra pode avançar para o passo seguinte no processo de revisão.
- O gestor do requerente revê a requisição de compra. A requisição de compra pode ser encaminhada para o gestor do requerente se, por exemplo, o montante da requisição de compra exceder o limite de gastos do requerente para requisições de compra. O gestor do requerente pode aprovar ou rejeitar a requisição de compra, ou devolvê-la ao preparador para alterações.
Exemplo 2: Encaminhar as linhas de requisição de compra individuais para revisão
A seguinte ilustração mostra como as linhas de requisição de compra individuais podem ser encaminhadas ao longo de um fluxo de trabalho. Regra geral, o processo para cada linha é o mesmo que o processo para uma requisição de compra que é revista como um documento individual. No entanto, cada linha tem de concluir o processo de fluxo de trabalho individualmente antes de o fluxo de trabalho poder ser concluído para toda a requisição de compra.
Neste exemplo, um trabalhador introduz num pedido de cartazes e T-shirts para uma campanha de marketing. O custo dos cartazes é dividido entre o departamento de Marketing e o Departamento de Vendas. Se o custo dos cartazes ou T-shirts exceder a autoridade de limite de assinatura para os gestores dos departamentos, a requisição de compra também tem de ser revista pelo gestor do grupo.
As seguintes funções estão incluídas no processo de fluxo de trabalho para este exemplo:
- Requerente – O utilizador que solicita os itens ou serviços. O requerente pode preparar a requisição de compra ou outro trabalhador pode preparar a requisição de compra em nome do requerente. Este trabalhador é o preparador. O preparador é responsável pela gestão da requisição de compra ao longo de todo o processo de revisão. Só o preparador da requisição de compra pode modificá-la.
Nota: um trabalhador tem de ter as permissões adequadas para criar uma requisição de compra em nome de outra pessoa. Utilize a página Permissão de requisição de compra para configurar estas permissões.
- Agente de compras – O utilizador que executa uma revisão de aprovisionamento e pode aprovar o documento.
- O gestor do requerente – O utilizador que executa uma revisão de gestão e pode aprovar o documento.
- Gestor do departamento – O utilizador que executa uma revisão de despesas e pode aprovar o documento.
- Gestor do grupo – O utilizador que executa uma revisão da autoridade de assinatura e pode aprovar o documento.
Neste exemplo, o processo do fluxo de trabalho para as linhas de requisição de compra inclui os seguintes passos:
- O preparador submete uma requisição de compra para revisão. Cada linha é encaminhada para o revisor que está configurado para recebê-la no processo de fluxo de trabalho.
- O agente de compras recebe uma notificação. A notificação solicita que o agente de compras verifique as informações na requisição de compra e nas linhas de requisição de compra. Quando a requisição de compra é aberta pelo agente de compras, todas as linhas são visíveis, mas um indicador visual mostra quais as linhas enviadas para o agente de compras para revisão. Se faltarem as informações necessárias, o agente de compras pode adicioná-las ou devolver uma linha de requisição de compra para o preparador para adicioná-la. Depois de preenchidas todas as informações necessárias, a linha de requisição de compra pode avançar para o passo seguinte no processo de revisão. As linhas de requisição de compra podem continuar ao longo do processo de revisão, de forma independente.
- O gestor da linha do requerente revê e aprova as linhas de requisição de compra. A aprovação pode ser encaminhada para o gestor do requerente se, por exemplo, o montante numa linha de requisição de compra exceder o limite de gastos do requerente para as linhas de requisição de compra. O gestor pode aprovar ou rejeitar uma ou ambas as linhas de requisição de compra.
- O gestor do departamento de Marketing revê as linhas de requisição de compra tanto para os cartazes como para as T-shirts. O gestor do departamento de Vendas revê a linha de requisição de compra apenas para os cartazes, porque esse é o único custo que está a ser cobrado ao departamento de Vendas.
- O gestor do grupo analisa e aprova a linha de requisição de compra para as T-shirts apenas se for necessária a aprovação do gestor do grupo porque, por exemplo, o valor da linha de requisição de compra excede o limite de aprovação do gestor do departamento. O gestor do grupo não tem de aprovar a linha de requisição de compra para os cartazes.
Nota
A moeda do sistema tem de ser definida se o fluxo de trabalho do cabeçalho para uma requisição de compra exigir aprovações relacionadas com os limites de assinatura.
Configurar um fluxo de trabalho para requisições de compra
Para encaminhar uma requisição de compra para revisão, tem de configurar os processos do fluxo de trabalho de requisição de compra. O processo de fluxo de trabalho que definir controla a interação entre o utilizador que solicitou os itens (o requerente), o revisor e aprovador no fluxo de trabalho. O encaminhamento da requisição de compra depende das condições especificadas na configuração do fluxo de trabalho. Por exemplo, estas condições determinam quando a requisição de compra deve ser encaminhada, o utilizador ou função para a qual deve ser encaminhada, e as ações que os utilizadores efetuar.
Os exemplos neste artigo mostram como uma requisição de compra pode ser encaminhada ao longo de um fluxo de trabalho como um documento individual ou como linhas de requisição de compra individuais. Também pode configurar um fluxo de trabalho para requisições de compra que reflita a revisão de controlo interno das requisições de compra que é definida para a sua organização.
Os participantes ou revisores a que uma tarefa é atribuída num fluxo de trabalho podem ser membros de um determinado grupo de utilizadores, utilizadores que tenham uma função de segurança particular, utilizadores que estejam associados ao remetente numa hierarquia de gestão, utilizadores nomeados ou utilizadores que tenham responsabilidades específicas em despesas.
Revisores de despesas de requisições de compra
As configurações do revisor de despesas permitem encaminhar dinamicamente as despesas para revisão, com base no utilizador que é atribuído a uma função de projeto ou na dimensão financeira em que as despesas estão a ser cobradas. O processo de fluxo de trabalho utiliza a função do projeto especificado ou o proprietário da dimensão financeira para determinar para quem as despesas devem ser encaminhadas.
Pode definir uma ou mais configurações de revisores de despesas e, em seguida, selecionar uma configuração quando criar um fluxo de trabalho. Pode configurar os valores dos revisores de despesas para todas as entidades legais da sua organização. Depois de definir as configurações dos revisores de despesas, atribui uma configuração à sua tarefa de fluxo de trabalho.
Não tem de definir as configurações dos revisores de despesas. Em vez disso, pode atribuir utilizadores ou grupos de utilizadores específicos como revisores quando define o seu fluxo de trabalho. No entanto, se tiver uma organização complexa, os revisores de despesas podem aumentar a eficiência do seu processo de aprovação. Além disso, se configurar revisores de despesas, não precisa de atualizar as atribuições de revisores de fluxo de trabalho sempre que um revisor muda de cargo.
Pode configurar os revisores de despesas na página Revisores de despesas de requisições de compra. Crie uma configuração do revisor de despesas e introduza valor para cada entidade legal da sua organização. Para as requisições que sejam atribuídas a um projeto, pode especificar a função responsável pela revisão das requisições: Gestor de Projetos, Controlador de Projeto ou Gestor de Vendas do Projeto. As despesas serão encaminhadas para o utilizador que for atribuído à função especificada. Também pode encaminhar as despesas para o proprietário da dimensão financeira ao selecionar a opção de dimensão financeira adequada no separador Distribuições da organização.
Para utilizar um dos revisores de despesas que configura num fluxo de trabalho, tem de definir a opção Tipo de participante para os Participantes da despesa nas propriedades de Atribuição para o elemento de fluxo de trabalho relevante.
Recursos adicionais
Criar uma requisição de consumo
Definir fluxos de trabalho do processo de negócio para requisições de compra