Descrição geral da Requisição de compra
Este artigo descreve o fluxo de trabalho da requisição de compra e os diferentes estados que uma requisição de compra pode ter.
Consoante a configuração da sua organização, pode criar requisições de compra para produtos que a sua organização utiliza. Uma requisição de compra é um documento interno que autoriza o departamento de Compras a comprar itens ou serviços.
Após a aprovação de uma requisição de compra, pode ser usada para gerar uma nota de encomenda. As notas de encomenda são os documentos externos que o departamento Compras submete aos fornecedores.
Criar requisições de compra
Pode criar uma requisição de compra na página As minhas requisições de compra e selecionar os itens e serviços de que necessita. Pode selecionar itens a partir de um catálogo de aprovisionamentos que a sua organização criou ou pode solicitar itens que não se encontram num catálogo ao selecionar uma categoria de aprovisionamento e ao introduzir os detalhes do produto.
Antes de poder submeter uma requisição de compra para revisão, os fluxos de trabalho têm de ser configurados. Utilize um fluxo de trabalho para mover uma requisição de compra ao longo do processo de revisão, de um estado inicial de Rascunho para um estado final de Aprovado.
Estados da requisição de compra
Quando cria uma requisição de compra, é-lhe atribuído um estado. Um estado também é atribuído a cada linha que adiciona a uma requisição de compra. Quando submete uma requisição de compra para um fluxo de trabalho para revisão, o estado da requisição de compra e o estado de cada linha são atualizados à medida que as linhas se movem ao longo do processo do fluxo de trabalho.
Pode configurar o processo de fluxo de trabalho de requisição de compra para encaminhar uma requisição de compra ao longo do processo de revisão como um documento individual. Em alternativa, as linhas de uma requisição de compra podem ser encaminhadas individualmente para os revisores apropriados. Se as linhas de requisição de compra forem revistas individualmente, o estado de cada linha de requisição de compra pode ser atualizado à medida que a linha progride ao longo do processo de revisão. Quando todas as linhas tiverem concluído o processo de revisão e não restarem passos de revisão para a requisição de compra, o estado de toda a requisição de compra é atualizado.
Fluxo de trabalho de requisição de compra
O diagrama seguinte mostra os estados que são atribuídos a uma requisição de compra e a uma linha de requisição de compra à medida que avançam ao longo do processo de fluxo de trabalho.
Relações de estados do cabeçalho e da linha da requisição de compra
O estado global de uma requisição de compra é determinado pelo estado das linhas da requisição de compra. Assim, o processo de revisão tem de ser concluído para todas as linhas da requisição de compra antes que o processo de revisão para toda a requisição de compra poder ser concluído. A tabela seguinte descreve os estados que são atribuídos a um cabeçalho e às linhas da requisição de compra à medida que a requisição de compra avança ao longo do processo de fluxo de trabalho.
| Estado da requisição de compra | Estado da linha de requisição de compra | Descrição |
|---|---|---|
| Rascunho | Rascunho | A requisição de compra e a linha de requisição de compra foram criadas, mas não foram enviadas para revisão. As requisições de compra e as linhas de requisição de compra com o estado Rascunho podem ser modificadas. Uma requisição de compra ou linha de requisição de compra também tem o estado Rascunho se tiver sido recuperado, mas não tiver sido novamente submetido para revisão. Nota: Pode submeter ou recuperar uma requisição de compra a nível do documento. No entanto, não é possível submeter ou recuperar uma linha de requisição de compra individual. |
| Em revisão |
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Se o fluxo de trabalho tiver sido configurado para encaminhar linhas de requisição de compra para revisores individuais, cada linha pode ter o estado Em revisão ou Rejeitado. O estado da requisição de compra é atualizado quando o processo de revisão é concluído para todas as linhas de requisição de compra e não restarem passos de revisão para a requisição de compra.
Nota: Pode recuperar uma requisição de compra que já foi submetida. Quando revoca uma requisição de compra, todas as outras linhas da requisição de compra também são revocadas. As linhas de requisição de compra que tenham sido revocadas podem ser eliminadas. |
| Rejeitado | Rejeitado | A requisição de compra e todas as linhas de requisição de compra foram rejeitadas. As requisições de compra e as linhas de requisição de compra que foram rejeitadas podem ser novamente submetidas. |
| Aprovado |
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Todas as linhas de requisição de compra concluíram o processo de revisão e não existem mais passos de revisão para a requisição de compra.
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| Cancelado | Cancelado | A requisição de compra e todas as linhas de requisição de compra foram canceladas. Nota: se já não necessitar de um item que esteja numa linha de requisição de compra, tem de cancelar a linha de requisição de compra se já tiver sido aprovada. Só as linhas de requisição de compra que tenham sido aprovadas podem ser canceladas. Se alguma linha de requisição de compra estiver em revisão, a requisição de compra terá o estado Em revisão. Neste caso, pode revocar a requisição de compra e eliminar a linha de requisição de compra adequada. |
| Fechado |
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A requisição de compra está fechada e foi gerado um ou mais documentos de cumprimento.
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Distribuir custos para várias contas financeiras
Pode distribuir o custo de um produto que está incluído numa requisição de compra para várias contas financeiras. Se a sua organização utilizar dimensões, tais como centros de custos e departamentos, pode distribuir o custo de um produto para dimensões por contas financeiras.
Finalidades da requisição
Os objetivos da requisição tornam o processo de cumprimento da procura de requisição mais flexível. Quando cria uma requisição, pode atribuir-lhe uma de duas finalidades: consumo ou reaprovisionamento. Consoante a finalidade da requisição e a configuração da sua organização, a procura da requisição pode ser cumprida por uma nota de encomenda, ordem de transferência, ordem de produção ou kanban.
Nas políticas de aprovisionamento, pode controlar as finalidades da requisição que estão disponíveis quando é criada uma requisição para a sua organização.
Requisições que têm uma finalidade de consumo
Uma requisição que tenha uma finalidade de consumo representa a procura para os itens ou serviços que serão utilizados internamente pela sua organização. A procura que foi criada por este tipo de requisição é sempre cumprida por uma nota de encomenda. Se o Supply Chain Management for configurada para gerar automaticamente notas de encomenda, as notas de encomenda são criadas após a aprovação da requisição de compra.
Requisições que têm uma finalidade de reaprovisionamento
Uma requisição que tem a finalidade de reaprovisionamento representa a procura de reaprovisionar o inventário. Por exemplo, crie uma requisição para reaprovisionar itens para poderem ser vendidos numa localização de retalho específica a uma hora específica. A procura que é criada por este tipo de requisição pode ser cumprida por uma nota de encomenda, ordem de transferência, ordem de produção ou kanban.
Quando a finalidade da requisição é o reaprovisionamento, a procura é expressa como uma quantidade em vez de um valor monetário. Assim, a contabilidade de ónus, o controlo orçamental, as regras de negócio para a determinação de ativos fixos (BRAD), a contabilidade do projeto e quaisquer regras relacionadas não são aplicáveis. Apenas os produtos que estão em stock e são lançados para a entidade legal especificada podem cumprir a procura da requisição de reaprovisionamento. Para definir os produtos que estão disponíveis quando a finalidade da requisição for o reaprovisionamento, utilize a página Regra da política de acesso à categoria de reaprovisionamento.
Para utilizar requisições de compra que tenham a finalidade de reaprovisionamento, tem de configurar o agendamento principal para incluir a procura da requisição. O método de cumprimento para a procura criada por este tipo de requisição é então determinado automaticamente, com base nas políticas de oferta que foram configuradas para os itens na sua organização e planeadas através do agendamento principal.
Requisições de compra e pedidos de cotação
Em alguns casos, tem de iniciar um processo de pedido de cotação (RFQ) para identificar o fornecedor e o preço dos produtos que são pedidos numa requisição de compra. Um RFQ pode ser gerado quando a requisição de compra está em revisão. Quando aceita uma oferta, a informação sobre o fornecedor, preço, etc., é transferida para a requisição.
Pode colocar uma requisição de compra em espera ao selecionar da caixa de verificação Em espera na página Detalhes da requisição de compra. O processamento da requisição de compra só pode continuar depois de retirar a suspensão ao desmarcar a caixa de verificação.
Nota
Na aquisição electrónica, o RFQ para a sua requisição de compra pode permitir aos fornecedores adicionar linhas alternativas. Neste caso, a sua requisição de compra refletirá a alternativas aprovadas.
Consolidação da procura
Ao consolidar as linhas de requisição de compra a partir de múltiplas requisições de compra, pode aumentar o seu poder de negociação com os seus fornecedores para obter melhores preços, reduzir os custos de envio e manuseamento e reduzir os custos gerais.
As linhas de requisição de compra só são elegíveis para consolidação da procura se as seguintes afirmações forem verdadeiras:
- A requisição de compra foi aprovada.
- A requisição de compra cumpre os critérios da regra da política de compra para o processamento manual e a consolidação da procura.
As linhas de requisição de compra aprovadas que cumprem os critérios para o processamento manual são listadas na página Lançar requisições de compra aprovadas. Se uma linha de requisição de compra também cumprir os critérios de consolidação da procura, a linha pode ser adicionada a uma oportunidade de consolidação.
Uma oportunidade de consolidação é um conjunto de linhas de requisição de compra que estão agrupadas para o profissional de compras poder negociar o melhor negócio com os fornecedores. As linhas de requisição de compras que seleciona para uma oportunidade de consolidação aparecem na página Consolidação de requisição de compra. Pode modificar as linhas nesta página, se forem necessárias alterações. Também pode adicionar novas linhas à oportunidade de consolidação ou remover as linhas existentes.
Depois de adicionar as linhas de requisição a uma oportunidade de consolidação e fazer quaisquer alterações que necessite, pode criar uma nota de encomenda para as linhas de requisição de compra consolidadas.
Nota
As alterações que fizer a uma linha de requisição de compra na página Consolidação de requisição de compra são refletidas na nota de encomenda que criar. No entanto, a linha permanece inalterada na requisição de compra para a sua história ser preservada.
Para criar uma nota de encomenda para linhas de requisição de compra que não sejam elegíveis para consolidação da procura ou não estejam selecionadas para uma oportunidade de consolidação, tem de processar as linhas manualmente.
Consolidação das linhas de requisição de compra
O processo para a consolidação da procura começa quando uma requisição de compra é aprovada num fluxo de trabalho e, se o controlo orçamental for configurado para a sua organização, quando as reservas orçamentais e o ónus prévio tiverem sido registadas. O diagrama seguinte mostra o fluxo do processo para a consolidação da procura.
Para consolidar as linhas de requisição de compra aprovadas, siga estes passos:
- Reveja as linhas de requisição aprovadas que tenham sido retidas para processamento manual e que sejam elegíveis para consolidação da procura.
- Selecione as linhas a adicionar a uma oportunidade de consolidação.
- Crie uma nova oportunidade de consolidação ou adicione linhas de requisição a uma oportunidade de consolidação existente.
- Faça quaisquer alterações necessárias às linhas de requisição e remova os itens da linha de requisição que já não pretende incluir na oportunidade de consolidação.
- Crie notas de encomenda para linhas de requisição consolidadas ou para linhas de requisição de compra numa oportunidade de consolidação.