Definir uma opção para monitorizar automaticamente o e-mail a receber do Outlook no Dynamics 365 for Outlook
Quando utiliza o Microsoft Dynamics 365 for Outlook para monitorizar uma mensagem de e-mail, é guardada uma cópia do registo da e-mail como uma atividade no Dynamics 365 for Customer Engagement e sincronizada com o registo do Outlook. Mais informações: Descrição geral da monitorização de registos no Dynamics 365 for Outlook
Por predefinição, a monitorização do e-mail é um processo manual. Tem de escolher o botão Monitorizar ou o botão Definir Relativo a para cada mensagem de e-mail que pretende monitorizar. A monitorização manual oferece uma forma de manter o e-mail pessoal separado do e-mail dos clientes. Como alternativa, pode predefinir uma opção para monitorizar automaticamente as mensagens de correio eletrónico.
Gorjeta
Pode utilizar a monitorização de pastas do Exchange como método alternativo para monitorizar as mensagens automaticamente. A monitorização de pastas permite-lhe monitorizar mensagens diretamente a partir de praticamente qualquer dispositivo. Mais informações: Monitorizar o e-mail do Outlook movendo-o para uma pasta monitorizada do Exchange
Monitorizar automaticamente mensagens de correio eletrónico
No Dynamics 365 for Outlook, no separador Ficheiro, escolha Customer Engagement e, em seguida, escolha Opções.
Na caixa de diálogo Definir Opções Pessoais, no separador E-mail, na secção Selecionar como o Dynamics 365 for Outlook deverá integrar o e-mail com o Dynamics 365 for Customer Engagement, selecione a opção Verificar o e-mail de entrada no Outlook e determinar se um e-mail deve ser associado e guardado como um registo do Dynamics 365 for Customer Engagement.
Para especificar se pretende monitorizar todas as mensagens de e-mail ou apenas tipos específicos, na secção Selecionar as mensagens de e-mail a monitorizar no Dynamics 365 for Customer Engagement, na lista Monitorizar, selecione uma das seguintes opções:
Todas as mensagens de correio eletrónico. Monitoriza todas as mensagens de e-mail (recebidas e enviadas) relacionadas com mensagens de e-mail do Customer Engagement. Se selecionar esta opção, as aplicações Dynamics 365 irão monitorizar o correio indesejado e as conversas de negócio, pelo que esta opção deve ser escolhida criteriosamente.
Mensagens de e-mail em resposta ao e-mail do Customer Engagement. Apenas responde ou reencaminha mensagens de correio eletrónico que já tenham sido guardadas como atividades de correio eletrónico. Esta é a opção mais comuns.
Mensagens de e-mail de Oportunidades Potenciais, Contactos e Contas das aplicações Dynamics 365. Monitoriza as mensagens de e-mail apenas se forem provenientes de uma pessoa que tenham um registo de oportunidade potencial, contacto ou conta no Dynamics 365 for Customer Engagement.
Mensagens de e-mail de registos do Dynamics 365 for Customer Engagement com capacidade para e-mail. Monitoriza as mensagens de correio eletrónico de todos os tipos de registo (incluindo tipos de registo personalizados) que contenham um campo endereço de correio eletrónico.
Nota
Por predefinição, o e-mail na pasta Itens Enviados dentro do Outlook não aparecerá automaticamente como monitorizada no Dynamics 365. Está disponível uma definição opcional para monitorizar automaticamente os itens da pasta Itens Enviados. Se um administrador ativar esta definição, as opções pessoais acima mencionadas serão usadas para determinar que e-mails enviados são automaticamente monitorizados. Para obter mais informações, consulte Monitorizar automaticamente os itens da pasta Enviados com sincronização do lado do servidor
Nota
Tenha em atenção que quanto mais utilizar o mesmo endereço de correio eletrónico para monitorização, menos útil este se torna porque será mapeado para muitos registos.
Se pretender criar automaticamente o contacto ou oportunidade potencial para registos para mensagens de e-mail monitorizadas, na secção Criar registos automaticamente no Dynamics 365 for Customer Engagement, selecione a caixa de verificação Criar selecione e, em seguida, escolha Contactos ou Oportunidades potenciais da lista. Quando esta caixa de verificação estiver selecionada, o Dynamics 365 for Outlook tentará fazer corresponder o endereço de e-mail dos destinatários a um endereço de e-mail no Customer Engagement. Se não conseguir encontrar o de um registo correspondente, vai criar automaticamente um registo de contacto ou oportunidade potencial.
Nota
Os registos de contacto e oportunidade potencial não serão criados se não tiver as permissões adequadas de segurança. Mais informações: TechNet: Como a segurança afeta a sincronização entre as aplicações Dynamics 365 e o Outlook
Nota
É possível que um tipo de registo personalizado contenha o mesmo endereço de correio eletrónico. Quando isso acontece, o Dynamics 365 for Customer Engagement liga as mensagens de e-mail recebidas deste endereço de e-mail a um dos tipos de registo personalizado. Por exemplo, se existirem dois tipos de registo (Paciente e Médico) com o mesmo endereço de e-mail someone@example.com, o Dynamics 365 for Customer Engagement liga as mensagens de e-mail recebidas de someone@example.com ao tipo de registo de Paciente ou Médico. No entanto enviar uma mensagem de e-mail a someone@example.com associa a mensagem de e-mail ao tipo de registo Paciente e ao tipo de registo Médico.
Consulte também
Descrição geral da monitorização de registos no Dynamics 365 for Outlook
Perguntas mais frequentes sobre a sincronização de registos entre as aplicações do Microsoft Dynamics 365 e o Microsoft Outlook