Fecho de fim de ano

Este artigo descreve a configuração e os passos necessários para executar o processo de encerramento do exercício do livro-razão geral.

No final de um ano fiscal, é necessário executar o processo de encerramento do exercício para transferir saldos de abertura para o novo ano. A maioria das organizações irá executar o processo de encerramento do exercício várias vezes. A primeira execução move os saldos para o novo ano fiscal. O processo pode então ser repetido tantas vezes quantas as necessárias para mover os saldos das entradas de ajuste para o novo ano fiscal.

Durante o processo de encerramento do exercício, são criados dois tipos de transações possíveis. Uma Transação de abertura é sempre gerada e utilizada para criar os saldos de abertura no novo ano fiscal. A Transação de abertura mostra os saldos da conta de razão do balanço no novo ano fiscal e os saldos da conta de razão de lucros e perdas na conta de razão de lucros acumulados no novo ano fiscal. A Transação de encerramento é opcionalmente criada para reduzir os saldos das contas de lucros e perdas para zero no ano fiscal a ser encerrado.

Preparar a execução do encerramento do exercício

Antes de executar o processo de encerramento do exercício, valide as seguintes definições:

Na página Conta principal:

• Verifique se o campo Tipo de conta principal está corretamente configurado para cada conta principal. O tipo de conta principal determina se o saldo da conta principal será antecipado como saldo de abertura ou fechado em lucros acumulados na transação de abertura.
• O saldo da conta principal pode ser transferido para uma nova conta principal durante o encerramento do exercício. Introduza a nova conta principal no campo Conta de abertura. Normalmente, este campo é utilizado para contas principais de balanço quando a conta principal está inativada e uma nova conta principal é utilizada para o novo ano fiscal.
• Na versão 10.0.41 do Microsoft Dynamics 365 Finance, a caraterística Validar fecho de fim de ano realiza verificações de validação antes do fecho de fim de ano para detetar problemas e sugerir uma resolução. Garante saldos precisos do livro razão nas moedas contabilística e de relatório, aconselha sobre as melhores práticas para gerir grandes conjuntos de dimensões e melhora a experiência de fecho de fim de ano. Tem de selecionar a entidade legal de destino e o ano de destino.

Na página Parâmetros do razão geral em Encerramento do ano fiscal:

• A opção Eliminar entradas do exercício existentes ao encerrar novamente o exercício é utilizada para especificar se a transação de abertura gerada pelo sistema de um encerramento de exercício anterior deve ser eliminada quando o encerramento do exercício é novamente executado. Se esta opção for definida para Sim, as transações de abertura e de encerramento opcional anteriores são eliminadas, e uma nova transação de abertura ou de encerramento é criada com base nos saldos atuais. Se esta opção for definida para Não, as transações de abertura e de encerramento opcional anteriores permanecem, e é criada uma transação de abertura ou de encerramento adicional para avançar os saldos das transações de ajuste publicadas após o encerramento do exercício anterior.
• A opção Criar transações de encerramento durante a transferência é utilizada para criar transações de encerramento no ano fiscal a ser encerrado, para reduzir os saldos de todas as contas principais para 0 (zero). Se esta opção for definida para Sim, tanto a transação de abertura como a transação de encerramento são criadas. Se esta opção for definida para Não, apenas a transação de abertura é criada no ano fiscal seguinte para transferir os saldos. Os saldos das contas principais mantêm-se no fim do ano fiscal.
• A opção Definir o estado do ano fiscal para encerrado permanentemente é utilizada para definir o ano fiscal para o estado Encerrado permanentemente. Utilize esta opção cuidadosamente, porque não é possível reabrir os períodos com o estado de permanentemente encerrado. Portanto, os ajustes não podem ser publicados no ano fiscal. Como melhor prática, esta opção deve ser definida para Não.
• A opção O número do comprovativo tem de ser preenchido foi removida. Um comprovativo é agora necessário quando é executado o processo de encerramento do exercício. Nessa altura, o número de comprovativo é introduzido manualmente.

Na página Calendário do livro-razão:

• Opcional: Cada período fiscal para o ano fiscal que está a ser encerrado pode ser definido como Em espera para impedir a introdução de novas transações. Quando são identificadas entradas de ajuste, os períodos em espera podem ser reabertos para que as entradas de ajuste possam ser publicadas, mesmo que o processo de encerramento do exercício já tenha sido executado.
• Opcional: Se o Controlo orçamental estiver a ser utilizado, o processo de fim de ano da nota de encomenda deve ser concluído antes de fechar o período ou de colocá-lo Em espera. Todos os documentos controlados pelo orçamento não fechados têm de ser fechados ou movidos para um novo ano antes que o fim de ano possa ser concluído. Para informações sobre como as notas de encomenda são processadas no fim do ano, consulte Processo de fim de ano das notas de encomenda.

Na página Configuração do modelo de encerramento do exercício:

• Quando a funcionalidade Melhorias de exercício do razão geral está ativada, o processo de configuração do modelo de encerramento do exercício é separado do processo de execução de encerramento do exercício. O modelo pode ser definido na página Configuração do modelo de encerramento do exercício (Livro-razão geral > Configuração do livro-razão > Configuração do modelo de encerramento do exercício) ou pode ser acedido a partir do processo de encerramento do exercício.

Definir modelos de encerramento do exercício

Depois de a configuração ser concluída, o processo de fecho de fim de ano pode ser executado. Na página Configuração do modelo de encerramento do exercício, pode ser definido um modelo para o grupo de entidades legais para o qual o processo de encerramento do exercício será executado. O modelo será reutilizado em cada encerramento de exercício, mas pode ser modificado se a sua organização mudar.

Primeiro, defina o campo Nome do grupo para o modelo e selecione o calendário fiscal. O nome do grupo deve identificar o grupo de entidades legais que está incluído. Ao determinar os grupos de entidades legais, tenha em atenção que as entidades legais só podem ser incluídas no mesmo grupo se for selecionado para estas o mesmo calendário fiscal. Por exemplo, os modelos podem ser configurados com base na geografia, e podem ser criados grupos separados para entidades legais da América do Norte, entidades legais da Europa, Médio Oriente e África (EMEA), e entidades legais da Ásia-Pacífico (APAC).

Em seguida, as entidades legais podem ser adicionadas ao modelo. As entidades legais podem ser adicionadas através da seleção de uma hierarquia organizacional ou da selecção das entidades legais. Se for selecionada uma hierarquia organizacional, apenas as entidades legais dentro da hierarquia que utilizam o calendário fiscal selecionado serão adicionadas ao modelo. Se utilizar entidades legais para adicionar ao modelo, apenas as entidades legais com o mesmo calendário fiscal podem ser adicionadas. O mesmo calendário fiscal é necessário porque o encerramento do exercício é executado ao selecionar um ano fiscal, que pode variar de calendário para calendário.

Após as entidades legais serem adicionadas, defina as contas principais de lucros acumulados para cada entidade legal.

O separador Dimensão financeira é utilizado para definir quais as dimensões financeiras que serão utilizadas na transação de abertura. Tenha em atenção que a configuração neste separador aplica-se apenas à entidade legal selecionada na grelha Entidades legais. Tem de repetir a configuração para cada entidade legal na grelha.

A opção Transferir dimensões do balanço é utilizada para especificar se as dimensões financeiras nas transações publicadas nas contas de balanço devem ser mantidas na transação de abertura. Como melhor prática, esta opção deve ser definida para Sim. A definição das dimensões do balanço não afeta os saldos existentes nas contas de razão de lucros acumulados. Esses saldos são determinados pelas dimensões de lucros e perdas definidas na secção seguinte. Por exemplo, o ano fiscal de 2019 foi o primeiro ano que foi encerrado, e a opção Fechar tudo foi utilizada para selecionar as dimensões Departamento e Centro de custos para encerramento. Neste caso, foi criada uma conta separada de lucros acumulados para cada combinação de um departamento e um centro de custos. Quando o fecho de fim de ano é executado para o ano fiscal de 2020, os lucros acumulados do ano anterior permanecem exatamente como foram publicados, mesmo que a opção Transferir dimensões do balanço esteja definidas como Não. Os saldos publicados nos lucros acumulados dos encerramentos de exercícios anteriores nunca são alterados.

A secção Transferir dimensões de lucros e perdas é utilizada para especificar que dimensões financeiras nas transações publicadas nas contas de lucros e perdas serão transferidas para a conta principal de lucros acumulados. Primeiro, identifique as dimensões financeiras relevantes para a entidade legal selecionada. Estas dimensões financeiras incluem qualquer dimensão financeira que tenha sido publicada durante o ano, mesmo que a dimensão financeira não faça parte de uma estrutura de conta ativa. Em seguida, defina cada dimensão como Fechar único ou Fechar tudo. A opção predefinida é Fechar tudo. Esta opção mantém os valores de dimensões financeiras originais das transações publicadas e utiliza-os para criar os saldos de abertura para a conta de lucros acumulados. Serão criados saldos de abertura de lucros acumulados separados para cada combinação única de valores de dimensão financeira. Se a opção Fechar único for selecionada, todas as transações lançadas que tiverem essa dimensão financeira serão resumidas num saldo de abertura de lucros acumulados para o valor de dimensão introduzido no campo apresentado a seguir a Fechar único. Por exemplo, todas as transações para o ano fiscal foram publicadas com a estrutura de conta Conta principal - Departamento. Para a dimensão financeira Departamento no modelo, a opção Fechar único está selecionada e 100 é introduzido como o valor de dimensão. Se o rendimento total de todas as transações publicadas nos departamentos 200, 300 e 400 for 100.000 $, será criado um saldo de abertura para Lucros acumulados - 100. Se selecionar a opção Fechar único, mas deixar o valor de dimensão financeira em branco, todas as transações serão publicadas nos lucros acumulados, e o valor de dimensão ficará em branco.

Executar o processo de encerramento do exercício

Após a criação dos modelos de encerramento do exercício, pode iniciar o processo de encerramento do exercício na página Encerramento do exercício (Razão geral > Encerramento do período > Encerramento do exercício). Antes de executar o encerramento do exercício, pode adicionar novos modelos de encerramento do exercício ou modificar os modelos existentes ao selecionar a opção Configuração do modelo de encerramento do exercício para abrir a página de configuração dos modelos.

Selecione o modelo de encerramento do exercício e, em seguida, no Painel de ações, selecione Executar encerramento do exercício. Selecione todas as entidades legais ou um subconjunto de entidades legais a partir do modelo para o qual vai executar o encerramento do exercício. Se vai executar o encerramento do exercício pela primeira vez num ano fiscal, irá provavelmente selecionar todas as entidades legais, de modo a criar saldos de abertura para todas. Se já tiver executado anteriormente o encerramento do exercício, poderá querer executá-lo novamente apenas para as entidades legais para as quais foram publicadas entradas de ajuste.

A seguir, selecione o ano fiscal contra o qual executar o processo de encerramento do exercício. Se existir mais do que um período de encerramento para o último período do ano fiscal, o campo Nome do período torna-se disponível. Pode então selecionar o período de encerramento a utilizar para publicar a transação de encerramento, se a configuração for definida para criar a transação de encerramento.

A seguir, introduza um número de comprovativo. O mesmo número de comprovativo será utilizado para todas as entidades legais que selecionou para o processo de encerramento do exercício. O número de comprovativo não é gerado através da utilização de uma sequência de números.

Por predefinição, o processo de encerramento do exercício é executado em modo de lote. Portanto, depois de o iniciar, pode regressar a outras atividades.

Como as estruturas de conta podem mudar ao longo de um ano fiscal, a estrutura de conta relevante nem sempre pode ser identificada. Portanto, o processo de encerramento do exercício não adere às estruturas de conta. Quando são criadas transações de abertura, os saldos são antecipados com dimensões financeiras, tal como definido no modelo de encerramento do exercício. As entradas de saldos de abertura podem incluir dimensões financeiras que já não se encontram na estrutura de conta atual e combinações de segmentos que já não são válidas na estrutura de conta atual. Se a sua organização quiser excluir uma dimensão financeira para o saldo de abertura de lucros acumulados, defina a dimensão financeira como Fechar único e deixe o valor de dimensão em branco.

Após a conclusão do processo, é criado um registo para cada combinação de uma entidade legal e um ano fiscal. Apenas verá registos para as entidades legais a que tem acesso. Cada registo inclui a data e hora do sistema em que o processo foi executado, e uma ligação direta para os comprovativos criados para o encerramento do exercício.

Se executar novamente o encerramento do exercício, verá um ou múltiplos registos para cada combinação de uma entidade legal e um ano fiscal, dependendo da definição da opção Eliminar entradas do exercício existentes ao encerrar novamente o exercício na página Parâmetros do razão geral:

• Se a opção for definida para Sim, o comprovativo do encerramento do exercício anterior é eliminado. O registo é marcado como Revertido e carimbado com a data e hora em que a reversão foi efetuada. Adicionalmente, a ligação para o número do comprovativo é removida. Quando o encerramento do exercício estiver concluído, será criado um novo registo para o novo comprovativo criado.
• Se a opção for definida para Não, o registo para o encerramento do exercício anterior permanece, juntamente com a ligação para o comprovativo. Cada vez que o encerramento do exercício for novamente executado, será criado um novo registo, juntamente com uma ligação para os novos comprovativos.

Reverter o processo de encerramento do exercício

Na página Encerramento do exercício, pode reverter um encerramento de exercício. Selecione o registo para a combinação de uma entidade legal e um ano fiscal que tem de ser revertida e, em seguida, selecione Reverter encerramento de exercício. O processo de reversão elimina todos os comprovativos de abertura e de fecho que foram criados para o ano fiscal. O registo é marcado como Revertido e carimbado com a data e hora em que a reversão foi efetuada. Adicionalmente, a ligação para o número do comprovativo é removida. Tal como o processo de encerramento do exercício, a reversão é executada em modo de lote.

A caixa de verificação Mostrar revertidos, disponível acima da grelha, permite ocultar ou mostrar os registos para processos de encerramento do exercício revertidos. Depois de executar o processo Reverter encerramento do exercício, poderá ter de selecione a caixa de verificação Mostrar revertidos para ver o registo. Pode definir filtros adicionais para ver outras informações.

Para obter mais informações, consulte as secções Fechar o livro-razão geral no fim do período e Fechar o ano fiscal.