Fecho de fim de ano da nota de encomenda
Este artigo descreve os passos e a configuração necessários para executar o processo de fim de ano da nota de encomenda.
O processo de fim de ano da nota de encomenda permite que as organizações que utilizam o módulo Orçamento transfiram notas de encomenda abertas durante o fecho de fim de ano. Durante esta transferência, o orçamento do ano a ser fechado é libertado (ou revertido) nos registos orçamentais e são criadas novas linhas no período aberto seguinte. As datas contabilísticas e as datas de distribuição financeira na nota de encomenda são atualizadas.
Se registar ónus para notas de encomenda no razão geral, incluindo notas de encomenda para projetos, pode gerar entradas de fecho no razão geral e contra reservas orçamentais no final de cada ano fiscal. No início do novo ano fiscal, pode criar entradas de abertura para registar corretamente os ónus e as reservas orçamentais. Estas entradas garantem que as reservas para ónus de notas de encomenda são corretamente registadas no controlo orçamental e nas demonstrações financeiras de fim de ano. Obtenha mais informações em Sobre ónus de notas de encomenda.
Para projetos, a conta à qual as distribuições são atribuídas no novo ano fiscal é a conta definida na página Processo de fim de ano de notas de encomenda no módulo Razão geral. Não é a conta definida na página Configuração de lançamento do livro razão no módulo Gestão de projetos e contabilística.
Para organizações do setor público que usam reservas orçamentais gerais, aceda a Finalizar uma reserva orçamental geral (Setor público) e Transportar informações de reserva orçamental geral para um novo ano fiscal (Setor público).
Nota
As reservas orçamentais gerais só estarão disponíveis se a chave de configuração do Setor Público estiver ativada.
No caso de uma nota de encomenda parcialmente faturada, apenas o valor que não foi faturado é fechado e, em seguida, reaberto no ano fiscal seguinte.
O fecho de ónus de notas de encomenda e o fecho de um ano fiscal são processos separados. Os ónus de notas de encomenda são, geralmente, fechados antes do fecho de um ano fiscal. Obtenha mais informações sobre como fechar um ano fiscal no Fecho de final de ano.
Nota
(FRA) As entidades do setor público francês também podem criar ou atualizar alocações no novo ano fiscal. Obtenha mais informações em (FRA) Sobre alocações (Setor público) e (FRA) Processar ónus de notas de encomenda e alocações no final do ano (Setor público).
Pré-requisitos
Antes de iniciar o processo de fim de ano de notas de encomenda, é necessário configurar os pré-requisitos a seguir.
Ativar o controlo orçamental
O controlo orçamental é frequentemente ativado quando são criados ónus para notas de encomenda. Não tem de ativar o controlo orçamental para utilizar este processo. No entanto, as entradas do registo orçamental são criadas apenas se o controlo orçamental estiver ativado.
A opção de fim de ano Processar e transportar o orçamento só pode ser utilizada se o controlo orçamental estiver ativado. Obtenha mais informações em Descrição geral do controlo orçamental.
Ativar o processo de ónus
O processo de ónus tem de ser ativado antes de os ónus para notas de encomenda puderem ser registados no razão geral e antes de poder executar com êxito o processo de fim de ano de notas de encomenda. Para mais informações, consulte Notas de encomenda com ónus.
Configurar definições de lançamento
Na página Definições de publicação, configure as definições de lançamento que se seguem no módulo Compras, conforme necessário:
- Fim de ano de notas de encomenda — Esta definição de lançamento é utilizada para reverter ónus e reservas orçamentais pendentes para notas de encomenda no ano fiscal que está a terminar e para gerar entradas de fecho de fim de ano no razão geral.
- Ónus de notas de encomenda — Esta definição de lançamento define como os valores onerados são registados no razão geral. Também é utilizada no novo ano fiscal para reverter entradas de fecho de fim de ano e restabelecer ónus no razão geral.
Obtenha mais informações em Definições de lançamento.
Atribuir definições de lançamento para tipos de lançamento de transações
Utilize a página Definições de lançamento de transações para atribuir definições de lançamento às definições de lançamento que lhes correspondem. Também pode definir os critérios que as transações originárias têm de satisfazer antes que uma definição de lançamento específica possa ser usada.
Selecione os seguintes tipos de lançamento de transações no módulo Compras e siga os passos na página Definições de lançamento:
- Fecho de fim de ano de notas de encomenda — Selecione a definição de lançamento que foi criada para o fim de ano das notas de encomenda.
- Nota de encomenda — Selecione a definição de lançamento utilizada para ónus de notas de encomenda.
Opções de processamento de fim de ano
Selecione uma das seguintes opção de processamento de fim de ano para fechar os ónus de notas de encomenda no ano fiscal que está a terminar e para colocar o ónus no novo ano fiscal.
Nota
A opção de processamento de fim de ano que seleciona é utilizada para ónus em todas as notas de encomenda selecionadas. Se a chave de configuração do Setor Público estiver ativada, pode substituir a sua seleção e substituir uma opção de processamento de final de ano diferente por fundos específicos que seleciona na página Fundos.
| Opção | Passos de fecho e de abertura que ocorrem para ónus de notas de encomenda |
|---|---|
| Processar e não transportar orçamento | Passos de fecho:
Passos de abertura:
|
| Processar e transportar orçamento | Nota: Esta opção só está disponível se o controlo orçamental estiver ativado. Passos de fecho:
Passos de abertura:
|
Preparar-se para um processo de fim de ano de notas de encomenda
Nota
Antes de poder executar o processo de fim de ano de notas de encomenda, o parâmetro Incluir valor transportado tem de ser ativado no separador Fundos orçamentais disponíveis na configuração do controlo orçamental.
Para permitir que as notas de encomenda sejam obtidas durante o processo de fim de ano de notas de encomenda, devem ser cumpridas as seguintes condições:
- As notas de encomenda têm um estado Confirmado ou têm valores orçamentais reservados (ónus).
- Uma nota de encomenda está aberta ou parcialmente faturada.
- O fluxo de trabalho de aprovação de notas de encomenda está concluído.
- Não existem faturas de rascunho para a nota de encomenda. Se existir uma fatura de rascunho, esta terá de ser eliminada ou lançada antes de iniciar o processo de fecho de fim de ano.
- O estado da compra é Pendente ou Recebida.
- O último evento contabilístico da nota de encomenda está no ano fiscal selecionado durante o fim de ano da nota de encomenda. Por exemplo, se 2023 for selecionado, a data contabilística do último evento contabilístico terá ser 2023. Caso contrário, a nota de encomenda é excluída.
- Tanto o período do ano fiscal atual quanto o período do ano fiscal seguinte estão abertos.
Selecione notas de encomenda e execute o processo de fim de ano de notas de encomenda
Aceda a Razão geral>Periódico>Fecho de fim de ano>Processo de fim de ano de notas de encomenda.
No painel inferior, selecione Obter notas de encomenda.
Na caixa de diálogo da consulta apresentada, defina os critérios das notas de encomenda que pretende incluir no processamento de fim de ano. Os critérios incluem a data, o intervalo de datas, a conta de fornecedor, o tipo de nota de encomenda, o saldo da nota de encomenda e as dimensões financeiras. Quando terminar, selecione OK.
Na página Processo de fim de ano de notas de encomenda, o painel inferior mostra os resultados da consulta. Para incluir apenas notas de encomenda específicas dos resultados da consulta no processamento de fim de ano, selecione a caixa de seleção Incluir para cada uma delas. Para incluir todas as notas de encomenda dos resultados da consulta, selecione Incluir tudo. Para desmarcar a seleção de todas as notas de encomenda, selecione Excluir todas. Os ónus das notas de encomenda selecionadas são revertidos no ano fiscal que está a terminar. Os valores onerados estarão então disponíveis no novo ano fiscal.
Sugestão
Pode ver os detalhes de uma nota de encomenda selecionando Ver nota de encomenda. Também pode selecionar Ver diário do sub-razão para ver as entradas de fecho e de abertura de fim de ano que serão geradas para notas de encomenda individuais.
No campo Opção de fim de ano, selecione como os ônus de notas de encomenda devem ser processados.
Se selecionou a opção de fim de ano Processar e transportar orçamento, selecione um código orçamental original. Este código é utilizado para ajustamentos orçamentais que são efetuados no ano fiscal a encerrar. Não pode ser selecionado qualquer fluxo de trabalho para o código selecionado. Caso contrário, o processamento de fim de ano será interrompido para aprovações de fluxo de trabalho.
Se selecionou a opção de fim de ano Processar e transportar orçamento, selecione um código de orçamento transportado. Este código é utilizado para ajustamentos orçamentais que são efetuados no novo ano fiscal. Não pode ser selecionado qualquer fluxo de trabalho para o código selecionado. Caso contrário, o processamento de fim de ano será interrompido para aprovações de fluxo de trabalho.
Reveja os valores predefinidos nos campos Calendário e Ano fiscal. Pode alterar o ano fiscal selecionado diretamente nesta página. No entanto, para alterar o calendário fiscal selecionado, tem de utilizar a página Livro razão.
Pode selecionar o nome do calendário para abrir a página Calendários fiscais. Lá, pode ver uma descrição do calendário fiscal. Também pode ver os anos fiscais incluídos no calendário fiscal.
Reveja os valores predefinidos dos campos Parâmetros de fecho e faça as alterações necessárias.
- O campo Data contabilística especifica o último dia do ano fiscal selecionado. Não pode alterar o valor.
- O campo Tipo normalmente é definido como Operacional por um período que pode ser utilizado para registar transações contabilísticas. Se estiver a utilizar um período de fecho para separar as entradas de fecho, pode selecionar Fecho.
- Se selecionou De fecho como o tipo, selecione o período de fecho a ser utilizado.
Reveja os valores dos campos Parâmetros de abertura. Não é possível alterar estes valores.
- O campo Data contabilística especifica o primeiro dia do ano fiscal de abertura.
- O campo Período especifica o primeiro período que tem um tipo de Operacional no ano fiscal de abertura. Este tipo de período é utilizado para registar transações contabilísticas.
Quando estiver pronto para executar o processo de fim de ano de notas de encomenda, selecione Processar.
Se receber alguma mensagem, faça as correções necessárias. Em seguida, execute o processo novamente para as notas de encomenda afetadas.
Importante
Reveja as entradas do registo orçamental que foram criadas nos anos fiscais anteriores e atuais para garantir a precisão do processo de fecho de ónus de fim de ano. Pode ver as entradas do registo orçamental na página Entradas do registo orçamental.