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Perguntas frequentes sobre insights avançados

  • Artigo

Neste artigo, abordamos as perguntas mais frequentes sobre as ferramentas de análise na aplicação de informações avançadas do Microsoft Viva Insights. Agrupámos estas perguntas nas seguintes secções:

Veja aqui as perguntas mais frequentes e as respostas sobre as consultas.

Funcionalidade e funcionalidades

Funções

P1. O Viva Insights é uma ferramenta para o planeamento de recursos humanos?

A1. Não. Viva Insights é uma ferramenta de análise de colaboração para analisar padrões de rede e comportamento.

P2. De que forma diferem as informações pessoais, de gestor, de coordenador e avançadas?

A2.

  • As informações pessoais e privadas destinam-se apenas a utilização individual.
  • As informações do gestor destinam-se a gestores de pessoas ou líderes de equipa.
  • As informações dos líderes destinam-se a líderes empresariais.
  • As informações avançadas destinam-se a que os analistas executem uma análise de cima para baixo em informações avançadas com métricas agregadas e não identificadas.

Privacidade e conformidade

P1. Quanta quantidade de dados Viva Insights recolhe?

A1. Inicialmente, são recolhidos e processados dados no valor de 13 meses para Viva Insights. Através de atualizações semanais, o sistema continua a aumentar este histórico até que sejam recolhidos 27 meses de dados. Enquanto cliente Microsoft, pode apresentar um pedido, por exemplo, por motivos de segurança, para fornecer Viva Insights com menos do que este valor predefinido; nesse caso, o valor mínimo que pode ser recolhido é de um mês.

P2. As informações avançadas suportam um ambiente de dados separado que cumpre os requisitos regulamentares e de conformidade, como os exigidos pelo governo?

A2. As informações avançadas não estão atualmente disponíveis em ambientes de cloud de dados que a Microsoft mantém para agências governamentais.

P3. Como é que Viva Insights cumpre os requisitos regionais de armazenamento e processamento de dados (como os exigidos pelo RGPD)?

A3. Viva Insights armazena e processa os dados dos clientes numa localização conforme exigido pelos regulamentos regionais e estaduais. Para obter mais informações sobre o compromisso da Microsoft com a residência dos dados, visite Descrição Geral dos Limites de Dados da Microsoft UE. Para obter mais informações sobre onde os dados são armazenados e processados para a sua localização, consulte as seguintes ligações:

Suporte a idiomas

P1. Posso utilizar a aplicação de informações avançadas num idioma diferente do inglês?

A1. Sim, pode utilizar a aplicação Web em idiomas que não o inglês. No entanto, existem algumas funcionalidades que estão disponíveis apenas em inglês: nomes reservados pelo sistema para atributos de funcionários e atributos de reunião. Planeamos traduzir estas funcionalidades no futuro.

P2. Posso carregar um ficheiro de dados organizacional que tenha palavras ou letras não inglesas?

A2. Sim. O ficheiro de dados organizacional pode ter palavras ou letras não inglesas. No entanto, tenha em atenção o seguinte:

  • Os nomes de ficheiro e as linhas individuais podem ter palavras ou letras não inglesas.
  • Cada cabeçalho de coluna tem de ser mapeado para um atributo com um nome em inglês.

P3. Posso criar uma consulta com filtros ou linhas de assunto que contenham palavras ou letras não inglesas?

A3. Sim. Pode utilizar filtros em consultas que incluem:

  • Atributos ou valores dos dados organizacionais que incluem palavras ou carateres não ingleses.
  • Cumprir linhas de assunto (que podem incluir palavras ou carateres não ingleses) como critérios de filtro específicos.

Instalação e configuração

P1. O que preciso de fazer para ativar informações avançadas?

A1. Para ativar informações avançadas para a sua organização, terá de:

  • Atribuir licenças.
  • Atribuir funções.

Opcionalmente, depois de iniciar sessão, pode:

  • Configurar definições.
  • Carregar dados organizacionais.

Para obter detalhes sobre a configuração, consulte a lista de verificação Configuração.

Importante

Para que a aplicação de informações avançadas seja executada, pelo menos 10 pessoas na sua organização precisam de licenças Viva Insights. A aplicação requer este número porque as análises credíveis precisam de, pelo menos, 10 funcionários. Para obter mais informações, veja Descrição geral de Atribuir licenças.

P2. O número de atribuições de funções de analista é limitado?

A2. Não é imposto nenhum limite para as funções de Analista de Informações .

P3. Viva Insights ignora as pessoas que não têm uma licença atribuída?

A3. Viva Insights não ignora pessoas sem licenças, mas não as mede nem processa os seus dados. No entanto, como estas pessoas são colaboradores internos de colaboradores medidos, Viva Insights utiliza os dados de colaboração para análise quando os funcionários medidos colaboram com eles através de reuniões, e-mail, chamadas não agendadas ou chats.

P4. O nosso administrador atribuiu as licenças necessárias. Porque é que os Analistas de Informações não conseguem aceder à aplicação de informações avançadas?

A4. Poderá demorar alguns dias até Viva Insights processar dados de colaboração do Microsoft 365 e para que os utilizadores atribuídos obtenham as permissões certas. A maioria dos clientes consegue aceder à aplicação quatro a cinco dias após o administrador do Insights atribuir licenças.

Se estiver a receber um erro, poderá querer fazer as seguintes perguntas:

  • Tenho a função certa atribuída? Antes de poder aceder à aplicação de informações avançadas, precisará de uma função específica de Viva Insights atribuída no Centro de administração do Microsoft 365. Os analistas precisam da função Analista de Informações . Poderá ter de pedir ao administrador do Microsoft 365 da sua organização para marcar se a função lhe foi atribuída no centro de administração. Saiba mais sobre a atribuição de funções em Atribuir funções de utilizador para Viva Insights.

    Observação

    Antes de poderem utilizar a aplicação, os clientes com Privileged Identity Management poderão ter de concluir alguns passos adicionais para ativar a respetiva função. Veja Atribuir funções de Microsoft Entra no Privileged Identity Management para obter mais informações.

  • Com a minha função, posso aceder a esta funcionalidade? Apenas determinadas funções podem aceder a algumas partes da aplicação. Para saber que funcionalidades estão disponíveis para que função, consulte Funções de utilizador.

  • As pessoas têm licenças suficientes atribuídas? Para que os analistas acedam à aplicação de informações avançadas, a sua equipa de administrador tem de atribuir um determinado número de licenças a pessoas na sua organização. Este número tem de ser igual ou superior ao tamanho mínimo do grupo. O tamanho mínimo predefinido do grupo é 10, pelo que, pelo menos, 10 pessoas na sua organização precisam de uma licença para que os analistas possam iniciar sessão e começar a utilizar informações avançadas.

Dados organizacionais

P1. O que causa uma falha ou um carregamento inválido?

A1. Um carregamento pode falhar se os dados tiverem valores inválidos, se faltarem dados necessários ou por outros motivos. Veja estes artigos para obter detalhes:

P2. Para os campos necessários, que percentagem é necessária para o limiar de validade?

A2. Os campos PersonId e EffectiveDate têm de cumprir 100% do limiar de validade, porque cada linha de dados tem de ter um PersonId para cada pessoa na sua organização. Os outros campos necessários (como ManagerId) têm de exceder 95% do limiar de validade. Os cálculos para o limiar de validade consideram apenas dois tipos de valores de dados: valores válidos e valores em branco. Para o limiar de validade de 95%, a coluna passará a validação se menos de 5% dos valores na coluna estiverem em branco e os restantes forem válidos. No entanto, se mesmo uma célula contiver dados com formato incorreto, todo o carregamento do ficheiro falhará.

P3. O que acontece se um funcionário (representado por um PersonId) tiver mais do que um gestor (representado por ManagerIds)?

A3. Viva Insights não falhar um carregamento se uma pessoa não tiver um único gestor primário. No entanto, recomenda-se um gestor por colaborador. Este gestor é representado pelo ManagerId para esse PersonId num determinado EffectiveDate. Tenha em atenção que o insights Administração ("administrador" neste artigo) pode utilizar o campo EffectiveDate nos dados organizacionais para indicar que o gestor principal de um funcionário mudou de um mês para o seguinte.

P4. Quem obtém os dados organizacionais a carregar?

A4. Embora Microsoft Entra ID seja a origem de dados predefinida, é preferível um carregamento manual de ficheiros. Normalmente, os RH dão estes dados ao administrador, que depois os prepara e carrega.

P5. Quem pode aceder aos dados organizacionais depois de serem carregados?

A5. Por motivos de privacidade, ninguém pode transferir os dados não processados que foram carregados. Viva Insights administradores e analistas podem ver metadados sobre os dados organizacionais na página Qualidade dos dados, mas não conseguem ver como os valores de atributo são mapeados para pessoas individuais.

Usar insights avançados

Exclusões de reunião

P1. Como é que as definições de privacidade e as regras de métricas são diferentes?

A1. Os administradores configuram as definições de privacidade para a forma como os dados são extraídos, como impedir que os dados sejam incluídos em qualquer cálculo. Tenha em atenção que as alterações às definições de privacidade se aplicam a extrações de dados futuras e não são retroativas para dados passados. Para saber mais sobre a privacidade das Informações, consulte Privacidade.

Validação, verificação e utilização de dados

P1. Porque é que a minha população medida é inferior ao número de funcionários com licenças atribuídas?

A1. Este cenário pode ocorrer se:

  • Selecionou apenas um subconjunto da população para a análise.
  • O administrador excluiu um subconjunto da população dos dados organizacionais carregados.

Para obter mais informações, veja Atribuir licenças.

P2. Por que motivo a linha de tendência de e-mail ou reunião não se prolonga por todo o período histórico de 13 meses (ou para o período de tempo personalizado selecionado)?

A2. As políticas empresariais podem afetar os dados históricos processados para Viva Insights. À medida que vê dados históricos, se vir um declínio constante ou uma queda para um ponto anterior no tempo no e-mail e/ou atividade da reunião, poderá ser porque:

  • Foi arquivado um e-mail.
  • As reuniões periódicas foram eliminadas antes de os dados serem extraídos.

No entanto, estas ações afetam apenas os dados de linha de base iniciais. As eliminações futuras não afetam os dados semanais que foram recolhidos anteriormente.

P3. Como é que Viva Insights processa dados para reuniões e e-mails enviados para listas de distribuição?

A3. Viva Insights processa os dados de e-mail e reuniões de uma lista de distribuição como uma única entidade ou pessoa. Não expande a lista de distribuição e atribui horas de reunião e de e-mail aos membros da lista. Para obter dados mais precisos, carregue os atributos de dados organizacionais para estas listas ao adicionar atributos dos membros da lista de distribuição ou o que melhor descrever a população da lista.

P4. Que informações de colaboração são processadas a partir do Microsoft Teams?

A4. O Teams fornece informações sobre atividades de colaboração, nomeadamente mensagens diretas (chats) e chamadas. Não fornece informações sobre canais do Teams.

P5. Quando uma pessoa envia uma mensagem ou convite de reunião para a caixa de correio partilhada de um grupo ou em nome de outra pessoa, quem recebe crédito por enviá-la?

A5. Depende do tipo de caixa de correio e das permissões definidas para a caixa de correio Exchange Online. Para obter detalhes, consulte Permissões da caixa de correio.

  • Normalmente, uma caixa de correio partilhada (caixa de correio de grupo do Microsoft 365) tem vários membros do grupo que partilham acesso e permissões para a caixa de correio do grupo. Um exemplo de uma caixa de correio partilhada é LeadershipTeam@Contoso.com. Para obter detalhes, consulte Que permissões deve utilizar em caixas de correio partilhadas.
    • Permissão Enviar Como - quando um membro do grupo com permissão Enviar Como para uma caixa de correio partilhada envia uma mensagem ou convite de reunião da caixa de correio do grupo, o Exchange dá crédito à caixa de correio partilhada, que resolve a uma única entidade (mapeada para o ID de objeto Microsoft Entra da caixa de correio). Viva Insights atribuirá as informações ao ID de objeto Microsoft Entra da caixa de correio.
    • Permissão Enviar em Nome – esta permissão não está disponível para caixas de correio partilhadas no Exchange Administração Center. No entanto, se estiver definido com o PowerShell (parâmetro GrantSendonBehalf), a pessoa que envia a mensagem recebe crédito por ela em Viva Insights cálculos.
  • Uma caixa de correio individual (ou uma caixa de correio ligada) com um proprietário de caixa de correio principal pode ligar ou conceder acesso delegado e uma das seguintes permissões a outra pessoa para enviar mensagens ou convites de reunião para o proprietário principal da caixa de correio. Por exemplo, uma assistente com acesso delegado pode enviar uma mensagem ou convite de reunião a partir da caixa de correio do respetivo gestor. Um delegado pode ter uma das seguintes permissões. Para obter detalhes, consulte Conceder permissões de caixa de correio a outro utilizador.
    • Permissão Enviar Como – o proprietário principal da caixa de correio recebe crédito por enviar a mensagem ou convidar em Viva Insights cálculos.
    • Permissão Enviar em Nome – a pessoa que envia a mensagem em nome do proprietário da caixa de correio obtém o crédito nos cálculos Viva Insights.
    • Permissões Enviar Como e Enviar em Nome – se a pessoa delegada tiver ambas as permissões definidas, as permissões Enviar Como são utilizadas e essa pessoa não recebe crédito por enviar a mensagem ou convidar no Exchange e, por conseguinte, Viva Insights credita o proprietário da caixa de correio nos cálculos.
P6. Por que motivo uma determinada reunião é contada para as métricas de reunião de um utilizador, mas não para outra?

A6. Esta discrepância nas métricas da reunião, como as horas de reunião e as contagens de reuniões, ocorre quando os participantes não respondem com "Enviar resposta" ao aceitar um convite para reunião.

Quando é enviado um convite para reunião, os participantes têm a opção de responder com "Enviar resposta". Se um participante aceitar a reunião, mas não enviar uma resposta, esta aceitação não será registada na caixa de correio do organizador. Como resultado, a reunião pode não ser contada nas métricas da reunião para todos os participantes, levando a discrepâncias.

As regras de métricas definem as reuniões incluídas ou excluídas das métricas. Por exemplo, a regra predefinida "Exclusões de colaboração" exclui reuniões em que o número de pessoas que aceitaram a reunião, incluindo o organizador da reunião, é inferior a dois. Se um participante não enviar uma resposta, uma reunião poderá ser excluída das métricas do organizador, causando discrepâncias nas horas de reunião comunicadas.

Por exemplo, se um gestor organizar uma reunião 1:1 com um dos respetivos relatórios diretos e o relatório direto aceitar a reunião, mas não responder com "Enviar resposta", a reunião poderá ser contabilizada para "Horas de reunião com o gestor 1:1" para o relatório direto, mas pode não ser contabilizada como uma reunião "Horário de treinador 1:1" para o gestor. Do ponto de vista da caixa de correio do relatório direto, o número de pessoas que aceitaram a reunião, incluindo o organizador, é dois. No entanto, do ponto de vista da caixa de correio do gestor, o número de pessoas que aceitaram a reunião, incluindo o organizador, é um deles.

Para garantir um controlo preciso das horas de reunião, é importante que os participantes respondam com "Enviar resposta" ao aceitar convites de reunião. Isto garante que a aceitação é registada e refletida nos resultados da análise da reunião para todos os utilizadores.

P7. Por que motivo não vejo dados desta semana nas minhas análises?

A7. Os dados de colaboração do Microsoft 365 são atualizados semanalmente para informações avançadas e outras análises aplicáveis. Durante a primeira parte de cada semana, Viva Insights processa os dados de colaboração da sua organização da semana anterior, que inclui o domingo anterior até sábado.

P8. Por que não vejo os dados da semana passada nas minhas análises?

A8. Se espera que a sua análise inclua os dados de colaboração da semana passada e apenas veja dados até ao domingo anterior, isto acontece porque todos os períodos de vários dias (semanas e meses) incluídos na análise refletem o primeiro dia do período de tempo especificado. Por exemplo, para uma consulta agregada por semana, verá que começa com domingo. Se vir uma linha "7 de novembro" numa consulta agregada semanal, significa que as métricas incluem dados até sábado, 13 de novembro.

Ecrãs de erro

P1. Estou a receber um ecrã de erro quando tento aceder a informações avançadas. Por quê?

Compilámos alguns ecrãs de erro que poderá obter no nosso documento de referência de erros, juntamente com o que os pode estar a causar.

Comunidade e aprendizagem

P1. Como posso manter-me atualizado com as funcionalidades de Viva Insights mais recentes e aprender com os colegas que estão a utilizar a ferramenta para as suas necessidades organizacionais?

A1. Encorajamos todos os utilizadores Viva insights a visitarem e registarem-se na comunidade Viva Insights. A comunidade tem:

  • Fóruns para se ligar a colegas e debater experiências partilhadas.
  • Fóruns para contribuir e receber suporte sobre problemas comuns que são revistos rotineiramente pela nossa equipa de especialistas.
  • Publicações mensais no blogue para saber mais sobre novas funcionalidades e ferramentas.
  • Espaços para partilhar ideias e interagir com a equipa de desenvolvimento de produtos.