Planear o armazenamento de versões em bibliotecas de documentos

Os limites do Histórico de versões que configura têm de cumprir os objetivos de recuperação da sua organização. Nas secções seguintes, chamamos a atenção para as opções e decisões que deve considerar enquanto administrador ao configurar limites de versões para a sua organização.

À medida que planeia a sua estratégia de armazenamento de versões, considere estas áreas de decisão principais:

• Determine o limite predefinido do histórico de versões da nova biblioteca de documentos para a sua organização.
• Identifique as exceções necessárias dos limites predefinidos da organização.
• Determine se o conteúdo atual deve ser atualizado para se alinhar com os limites predefinidos do histórico de versões da organização.

Determinar limites de versões predefinidos para novas bibliotecas de documentos na sua organização

Para definir limites predefinidos adequados para a sua organização, avalie as opções de restauro e o consumo de armazenamento associados aos três modos de armazenamento de versões oferecidos pelo SharePoint. Isto ajuda-o a avaliar como os limites predefinidos podem afetar o acesso dos utilizadores às respetivas versões de documentos e o espaço de armazenamento geral utilizado por essas versões.

Selecione esta opção:	Se quiser:	Benefícios
Automático (Recomendado)	Otimize automaticamente o armazenamento ao armazenar versões com base na respetiva data de criação. Com esta definição, os utilizadores têm acesso à maioria das versões criadas recentemente. À medida que as versões envelhecem, são armazenadas menos versões mais antigas. Não são necessárias outras entradas por parte dos administradores.	Utilização do armazenamento: A definição Automática é a definição recomendada que oferece aos seus utilizadores acesso a versões de valor elevado ao otimizar a utilização do armazenamento de versões. Opções de restauro: Esta definição garante que o histórico de versões nos carimbos de data/hora das chaves está sempre disponível para restauro mesmo no ficheiro sem novas edições de ficheiros.
Manual com Limite de Versões Principais e Período de Expiração definido	Armazene versões apenas até ao período de expiração configurado e dentro dos limites de contagem de versões principais configurados. Com esta definição, os utilizadores têm acesso a todas as versões dentro do período de contagem e expiração.	Utilização do armazenamento: Esta definição é a melhor opção para garantir o menor impacto na quota do armazenamento de versões, uma vez que reduz as versões mais antigas do que a expiração configurada. Opções de restauro: Quando é definido um limite de expiração, é possível que os ficheiros sem edições recentes tenham todas as respetivas versões cortadas se a política de versões atualizada ditar isso. Por exemplo, se um ficheiro não for editado em seis meses e uma política de expiração de versão de seis meses estiver implementada, todas as versões desse ficheiro serão eliminadas.
Manual com Limites de Versões Principais e Sem Tempo definido	Armazene sempre a contagem configurada de versões, independentemente da idade da versão. Os utilizadores têm acesso a todas as versões dentro do limite de contagem.	Utilização do armazenamento: Esta definição pode levar a um elevado consumo de quota a partir de versões se tiver uma proporção elevada de ficheiros fortemente editados ou se definir os limites demasiado elevados. Opções de restauro: Esta definição é a melhor opção para armazenar um número definido de versões que lhe oferece um comportamento previsível de armazenamento de versões.

Dica

• Antes de atualizar os limites predefinidos, considere executar um relatório de análise "What-if" num site ou biblioteca para compreender o impacto no armazenamento de versões de limites automáticos ou manuais.
• Forneça informações sobre os limites predefinidos do histórico de versões da organização aos seus utilizadores. Informe os proprietários do site se tiver um processo e uma política para pedir mais.

A imagem seguinte ilustra as opções de restauro e a utilização do armazenamento para cada definição:

Cenário de Exemplo

Veja um exemplo de um ficheiro onde foram criadas 500 versões em maio, junho e julho. Vamos comparar as versões disponíveis nos limites de cada versão:

• Limites manuais: 500 versões principais com expiração de 60 dias: Não são armazenadas mais de 500 versões e todas as versões com mais de 60 dias também são eliminadas. Neste ficheiro, todas as versões são eventualmente eliminadas à medida que as versões envelhecem.

• Limites manuais: 500 versões principais sem limites: Todas as versões dentro do limite de contagem de 500 continuam a ser armazenadas.

• Limites automáticos: nas definições automáticas, as versões anteriores intermitentes são reduzidas ao longo do tempo, o que resulta numa redução de armazenamento de versões de 96% em seis meses em comparação com os limites de contagem. Os utilizadores têm sempre acesso a um conjunto de versões mesmo quando não existe uma nova atividade de edição de ficheiros.

Compreender o Armazenamento de versões em Limites automáticos

O algoritmo subjacente aos limites automáticos do histórico de versões baseia-se no princípio de estrutura que restaura o valor de uma versão degrada à medida que a versão envelhece. Quando o Limite automático é selecionado, o SharePoint elimina (diminui) versões anteriores intermitentes que são menos prováveis de serem utilizadas, preservando versões de alto valor suficientes. Caso sejam necessários restauros, garante que os utilizadores têm acesso a mais versões no passado recente e menos no tempo.

O armazenamento de versões em Definição automática é determinado pelo seguinte algoritmo:

À medida que as versões são criadas, os utilizadores têm acesso às seguintes versões:

• Todas as versões criadas dentro do limite de contagem de 500 nos primeiros 30 dias.
• Versões por hora (versões criadas na parte superior da hora) entre 30 e 60 dias.
• Versões diárias (versões criadas no início de cada dia) entre 60 e 180 dias.
• As versões semanais (versões criadas no início da semana) para além dos 180 dias ou mais estão disponíveis indefinidamente até atingir o limite máximo de 500 contagem.

O serviço corta as versões intermédias à medida que os marcos acima são atingidos.

Veja um exemplo de ficheiro com um padrão de criação de versões consistente entre os meses de junho e janeiro. Em Definição automática, as versões intermitentes são removidas à medida que a idade das versões resulta numa redução de ~94% no armazenamento de versões utilizado em comparação com a aplicação de limites de contagem apenas.

Determinar limites de versão de Contagem ou Expiração corretos

Ao considerar os limites a definir, recomendamos uma abordagem equilibrada:

• Definir limites de contagem demasiado elevados ou definir limites de expiração para uma duração mais longa ou nunca expirar, armazena a maioria das versões criadas, oferecendo aos utilizadores a maioria das versões a partir das qual restaurar. No entanto, uma elevada proporção de ficheiros editados ativamente pode resultar em versões que utilizam um armazenamento elevado.

• Definir limites de contagem ou expiração demasiado baixos pode resultar na perda de dados devido a alterações irrecuperáveis que afetam a capacidade do utilizador de anular alterações indesejadas e outros cenários de recuperação.

Identificar quaisquer exceções necessárias das predefinições da organização

Uma vez que as predefinições da organização são aplicadas a todas as novas bibliotecas de documentos criadas na sua organização, poderá ter de definir limites distintos do histórico de versões em Sites sharePoint individuais, contas de utilizador do OneDrive ou bibliotecas de documentos individuais para cumprir os requisitos empresariais.

Ao divergir dos limites predefinidos, recomendamos limitar as exceções para manter a consistência com as práticas de armazenamento de versões da sua organização e manter as políticas de armazenamento de versões sincronizadas. Por exemplo, avalie se os seus requisitos empresariais podem ser cumpridos ao interromper a herança em algumas bibliotecas de documentos em vez de aplicar alterações amplamente em todo o site.

Decidir se as atualizações aos limites do histórico de versões da organização serão aplicadas ao conteúdo existente

Ao atualizar os limites de versões da sua organização, considere a forma como as definições de biblioteca e as versões de ficheiros existentes devem ser atualizadas. Evite afetar o conteúdo existente ao aplicar os limites da organização apenas a novas bibliotecas ou alinhe o conteúdo existente com os limites de versões da organização ao atualizar as definições de biblioteca atuais e ao cortar versões de ficheiros.

Se você desejar	Passos a seguir
Aplicar as predefinições da organização apenas a novas bibliotecas:	Atualizar a versão predefinida da organização limita as novas bibliotecas para aplicar os novos limites a todas as novas bibliotecas criadas na sua organização sem afetar o conteúdo existente, incluindo os limites atuais definidos nas bibliotecas existentes ou nas versões de ficheiro existentes.
Aplique as predefinições da organização a novas bibliotecas, atualize as definições nas bibliotecas existentes, mas não corte as versões existentes:	Siga estes passos para gerir novas versões de ficheiro criadas em bibliotecas novas e existentes sem afetar as versões de ficheiro existentes: 1. Atualize o limite de versões predefinido da organização para aplicar os novos limites a todas as novas bibliotecas criadas na sua organização. 2. Atualize os limites das bibliotecas de documentos existentes em cada site sem interromper a herança para permitir que novas bibliotecas de documentos criadas no site herdem os limites do histórico de versões ao nível da organização.
Aplique as predefinições da organização a novas bibliotecas, atualize as definições em bibliotecas existentes e corte as versões de ficheiro existentes:	Siga estes passos para alinhar totalmente as bibliotecas novas e existentes e as versões de ficheiros com os limites da organização: 1. Atualize o limite de versões predefinido da organização para aplicar os novos limites a todas as novas bibliotecas criadas na sua organização. 2. Atualize os limites das bibliotecas de documentos existentes em cada site sem interromper a herança para permitir que novas bibliotecas de documentos criadas no site herdem os limites do histórico de versões ao nível da organização. 3. Corte as versões existentes em cada site , colocando uma tarefa em fila para eliminar permanentemente as versões existentes.