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Cortar versões existentes do site, biblioteca ou OneDrive

  • Artigo

Cuidado

As versões eliminadas através de tarefas de corte são eliminadas permanentemente. Este fluxo de trabalho de eliminação ignora a retenção normal da reciclagem e as versões eliminadas não podem ser recuperadas. Para evitar perdas de dados indesejadas, é altamente recomendado executar uma análise de impacto antes de cortar a atividade.

Enquanto administrador do SharePoint no Microsoft 365, pode colocar uma tarefa em fila para cortar versões existentes num site, biblioteca ou conta de utilizador do OneDrive para reduzir o espaço de armazenamento da versão do seu site. Também pode alinhar o armazenamento de versões existente com os limites do histórico de versões atualizados ao agendar uma tarefa para cortar versões existentes ou alinhar o armazenamento de versões existente com os limites atualizados do Histórico de versões.
Existem vários aspetos que tem de considerar antes de decidir cortar o Histórico de versões existente num site ou biblioteca. A disponibilidade da versão é fundamental para cenários de recuperação, como anular alterações indesejadas. As versões eliminadas com tarefas de corte são eliminadas permanentemente e não podem ser recuperadas da reciclagem.

Fase Ações Recomendadas
Preparar Avalie os objetivos de recuperação e a utilização do armazenamento de versões de destino: Determine o modo de corte correto e o âmbito de corte necessários para cumprir os objetivos de recuperação da sua organização.

Rever Impacto: Antes de se comprometer a cortar versões existentes, tem a opção de rever o impacto da ação de remoção ao executar uma operação de análise "What-if" do modo de corte selecionado no âmbito especificado.
Tarefa de Fila Assim que estiver pronto para se comprometer com uma tarefa de corte, pode colocar em fila uma tarefa de limitação de versões para eliminar assíncronamente versões que correspondam aos critérios especificados no modo de corte numa conta de utilizador do site, biblioteca ou OneDrive.
Controlar o Progresso Pode controlar o progresso de todas as tarefas em fila para rever o progresso feito nas versões de corte.

Diagrama de fluxos de trabalho de corte.

Observação

As tarefas de corte são tarefas em segundo plano que são influenciadas por fatores como o volume de versões de ficheiro a avaliar, o estado de funcionamento do serviço e outras tarefas que estão a ser processadas no farm. Também estão sujeitos à lógica de processamento fora das horas de ponta. O progresso de uma tarefa de corte pode sempre ser controlado.

Reveja o impacto ao executar a análise "What-if"

Antes de se comprometer a cortar versões existentes, pode rever o impacto da ação de remoção ao executar uma operação de análise "What-if". A execução de uma operação "What-if" seguirá estes passos:

  • Gerar um relatório de utilização do Armazenamento de Versões para um site ou biblioteca: este relatório pode suportar várias utilizações, incluindo análises de utilização do armazenamento de versões ou para obter informações importantes sobre o impacto da aplicação de diferentes definições de corte.

  • Execute a análise "What-If" ao definir diferentes modos de corte para pré-visualizar as alterações e analisar o impacto de poupança de armazenamento e do utilizador da aplicação de um dos modos de corte ao ficheiro csv do relatório de armazenamento de versões.

Importante

Consoante o tamanho do site ou biblioteca, a tarefa pode demorar alguns dias a concluir. Verifique o progresso da tarefa até que o status seja devolvido como "concluído".

Modos de corte de versões

Os fluxos de trabalho de limitação de versões permitem-lhe selecionar e aplicar um dos modos de corte para a colocação em fila de trabalhos de corte num site, biblioteca de documentos ou conta do OneDrive.

Modo de corte de expiração manual: Avalia a idade das versões e elimina versões que correspondem aos critérios de expiração.

Exemplo: No exemplo seguinte, uma tarefa de corte é colocada em fila para cortar versões com mais de 60 dias. No dia 31 de agosto, o trabalho é recolhido e começa a eliminar permanentemente versões com mais de 60 dias a partir de 31 de agosto.

Diagrama de expiração manual.

Importante

Limitações conhecidas do modo de expiração manual

  1. O modo de corte de expiração não elimina as versões criadas nos últimos 30 dias. Isto significa que a sua entrada não pode ter menos de 30 dias.
  2. O modo de corte de expiração elimina sempre todas as versões criadas antes de 1 de janeiro de 2023. Se quiser cortar versões, não pode manter versões mais antigas. Isto significa que o valor que utiliza para o DeleteBeforeDays parâmetro deve resultar em data após 1 de janeiro de 2023.

Modo de corte de limite de contagem manual: Elimina as versões mais antigas que excedem o limite de contagem especificado.

Exemplo: No exemplo abaixo, uma tarefa de corte é colocada em fila para eliminar versões que excedam 50 contagens de versões principais. No dia 31 de agosto, a tarefa começa a eliminar permanentemente versões mais antigas que excedem o limite de 50 versões principais a partir de 31 de agosto.

Diagrama do limite de contagem manual.

Modo de corte automático: Aplica o algoritmo Automático para eliminar versões existentes. Dependendo da idade da versão, a tarefa eliminará permanentemente as versões ou definirá o tempo de expiração de acordo com o algoritmo de armazenamento de versões automática.

Dica

Pode executar a análise de impacto da aplicação do modo contagem manual, Expiração ou Corte automático para compreender o impacto da eliminação da versão em cada modo.

Tarefa de corte de fila e controlar o progresso

O fluxo de trabalho de limitação de versões utiliza uma tarefa para eliminar assíncronamente versões que correspondem aos critérios especificados no modo de corte.

Para colocar em fila a tarefa de corte, tem de determinar o âmbito da eliminação de versões e o modo de corte para definir os critérios para a eliminação de versões existente. Pode eliminar versões de ficheiro antigas com base na idade da versão, limites de contagem ou algoritmo automático para todas as bibliotecas de documentos num site ou para uma biblioteca de documentos específica.  

Assim que estiver pronto para se comprometer com o corte, pode colocar a tarefa em fila para eliminar assíncronamente versões que correspondam aos critérios do modo de corte. Poderá monitorizar o progresso das tarefas de corte consolidadas para controlar o progresso da eliminação.

Cortar versões existentes com o PowerShell

Siga estes passos para cortar versões existentes com o PowerShell.

  1. Baixe o Shell de Gerenciamento do SharePoint Online mais recente.

    Observação

    Se instalou uma versão anterior da Shell de Gestão do SharePoint Online, aceda a Adicionar ou Remover programas e desinstale a Shell de Gestão do SharePoint Online.

  2. Ligue-se ao SharePoint como Administrador ou Administrador do SharePoint no Microsoft 365. Para saber como, consulte Introdução ao Shell de Gerenciamento do SharePoint Online.

  3. Execute um dos seguintes comandos para cortar as versões existentes:

    Action Comando do PowerShell
    Colocar em fila uma tarefa de corte para expirar versões Expirar versões num site:

    New-SPOSiteFileVersionBatchDeleteJob -Identity $siteUrl -DeleteBeforeDays <days>

    Expirar versões numa biblioteca:

    New-SPOListFileVersionBatchDeleteJob -Site $siteUrl -list $libName -DeleteBeforeDays <days>
    Colocar em fila uma tarefa de corte para eliminar versões que excedam o limite de contagem especificado Eliminar versões que excedam os limites de contagem de um site:

    New-SPOSiteFileVersionBatchDeleteJob -Identity $siteUrl -MajorVersionLimit <delete major versions exceeding limit> -MajorWithMinorVersionsLimit <number of major versions for which all minor versions will be kept>

    Eliminar versões que excedam os limites de contagem de uma biblioteca:

    New-SPOListFileVersionBatchDeleteJob -Site $siteUrl -list $libName -MajorVersionLimit <delete major versions exceeding limit> -MajorWithMinorVersionsLimit <number of major versions for which all minor versions will be kept>
    Tarefa de corte de fila para eliminar versões com o algoritmo de corte automático estimado Aplicar lógica automática para cortar versões existentes de um Site:

    New-SPOSiteFileVersionBatchDeleteJob -Identity $siteUrl -Automatic

    Aplique lógica automática para cortar versões existentes de uma biblioteca:

    New-SPOListFileVersionBatchDeleteJob -Site $siteUrl -List $libName -Automatic
    Parar o processamento adicional de uma tarefa de corte em curso

    Nota: Assim que o cmdlet for executado com êxito, todas as novas eliminações de versões assíncronas são paradas. Parar uma tarefa de corte não afeta as versões que são eliminadas permanentemente quando a tarefa estava em curso.    		 Para parar o processamento de uma tarefa de corte ao nível do site em curso:

    Remove-SPOSiteFileVersionBatchDeleteJob -Identity $siteUrl

    Para parar o processamento de uma tarefa de corte ao nível da biblioteca em curso:

    Remove-SPOListFileVersionBatchDeleteJob -Site $siteUrl -List $libName
    Obter o status para uma tarefa de limitação da versão do ficheiro Para obter status de uma tarefa de corte ao nível do site:

    Get-SPOSiteFileVersionBatchDeleteJobProgress -Identity $siteUrl

    Para obter status de uma tarefa de limitação ao nível da biblioteca:

    Get-SPOListFileVersionBatchDeleteJobProgress -Site $siteUrl -List $libName

Saiba Mais

Para obter mais informações, marcar os seguintes recursos: