Criando um site para gerenciar registros
Atualizado em: 2008-08-28
Para gerenciar registros no Microsoft Office SharePoint Server 2007, planeje e implemente um site da Central de Registros. Esse site é muito semelhante a qualquer outro do SharePoint. No entanto, baseia-se no modelo de site da Central de Registros e contém recursos que podem ser usados para implementar seu plano de arquivo e gerenciar seus registros enquanto são retidos. Você pode configurar um site da Central de Registros, por exemplo, para controlar informações financeiras da sua organização em conformidade com a Lei Sarbanes-Oxley. Para obter uma descrição das etapas para ajudar no planejamento de um site da Central de Registros, consulte Criar o site da Central de Registros (Office SharePoint Server).
Dica
Se você precisar executar seu sistema de gerenciamento de registros em um estado certificado pela norma DoD 5015.2, Capítulo 2, há um Kit de Recursos para DoD 5015.2 (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=126649&clcid=0x416) disponível para download.
Tarefas para criar um site para gerenciar registros
Para criar um site para gerenciar registros, execute estas tarefas:
Criar um site da Central de Registros. Crie um site de Centro de Registros como o site de nível superior em um aplicativo Web dedicado.
Configurar fluxos de trabalho para gerenciar registros. Os fluxos de trabalho são úteis para gerenciar registros no site de Centro de Registros. Por exemplo, é possível implementar um fluxo de trabalho personalizado que notifique o gerente de registros relevante quando os registros precisarem de revisão.
Criar diretivas de gerenciamento de informações para registros. Ao definir políticas de gerenciamento de informações, você pode ajudar a assegurar que cada tipo de registro no plano de arquivo seja auditado e mantido consistentemente durante o período correto. Outras políticas de gerenciamento de informações, como códigos de barras, também podem ser relevantes para alguns tipos de registros.
Criar tipos de conteúdo para registros. Um tipo de conteúdo define os atributos dos itens que pertencem a esse tipo, como seus metadados, políticas de gerenciamento de informações, fluxos de trabalho e outros recursos. Ao atribuir tipos de conteúdos a registros, você pode definir os seguintes atributos do registro de uma forma reutilizável:
Os metadados do registro a serem mantidos.
Os fluxos de trabalho que devem ser tornados disponíveis para registros desse tipo.
As políticas de gerenciamento de informações que se aplicam aos registros desse tipo. Essas políticas devem ser definidas diretamente no tipo de conteúdo, em vez do conjunto de sites.
Criar bibliotecas de documentos para reter registros. As bibliotecas de documentos fornecem o armazenamento para registros no site de Centro de Registros. Ao usar o roteamento de registros, o método recomendado para planejar bibliotecas de documentos para a retenção de registros é criar uma biblioteca de documentos para cada tipo de registros no plano de arquivos.
Gerenciar permissões da Central de Registros. Use permissões de Centro de Registros para controlar o acesso aos itens no cite de Centro de Registros, bem como às listas padrão.
Configurar a lista de Roteamento de Registros. A lista de roteamento de registro é uma tabela no site de Centro de Registros que lista cada tipo de registro que pode ser enviado ao site de Centro de Registros e especifica a biblioteca na qual armazená-lo. Você pode configurar a lista Roteamento de Registros para controlar a distribuição de cada tipo de registro no Centro de Registros para a biblioteca de documentos apropriada.