Aperfeiçoar os fluxos de processos de negócio com ramificação

 

Publicado: julho de 2016

Aplicável a: Dynamics CRM 2015

Os fluxos de processo empresarial orienta você pelos vários estágios de vendas, marketing ou processos de serviços até a sua conclusão. Em ocorrências simples, um fluxo de processo de negócio linear é uma boa opção. Entretanto, nos cenários mais complexos, é possível aprimorar um fluxo de processo de negócio com ramificação. Se você tiver as permissões de criação nos fluxos de processos de negócios, você poderá criar o fluxo de processo de negócio com várias ramificações usando a lógica do If-Else. A condição de ramificação pode ser formada de várias expressões lógicas que usam uma combinação de operadores AND ou OR. A seleção de ramificação é feita automaticamente, em tempo real, com base em funções definidas durante a definição de processo. Por exemplo, na venda de carros, é possível configurar um único fluxo de processos de negócio, que após um estágio de qualificação comum ser dividido em duas ramificações separadas com base em uma função (o cliente prefer um carro novo ou seminovo; o orçamento do comprador é acima ou abaixo de US$20.000? ), uma ramificação, para a venda de carros novos e outra ramificação, para a venda de carros seminovos.

O diagrama a seguir mostra um fluxo de processo de negócio com ramificações.

Neste tópico

O que você precisa conhecer ao criar fluxos de processo de negócio com ramificações

O processo de venda de carro com dois exemplos de ramificações

Evitar a divulgação de informações

O que você precisa conhecer ao criar fluxos de processo de negócio com ramificações

Esteja ciente das informações a seguir ao criar o fluxo dos processos de negócios com as ramificações:

• Um processo pode dividir-se em, no máximo, cinco entidades exclusivas.

• É possível usar, no máximo, 30 etapas por processo e, no máximo, 30 etapas por estágio.

• Cada ramificação não pode conter mais de cinco níveis de profundidade.

• A função de ramificação deve ter como base as etapas no estágio que a precede imediatamente.

• É possível combinar várias condições em uma função usando o operador do AND ou no operador do OR, mas não ambos os operadores.

• Uma entidade usada no processo pode ser revisitada várias vezes (vários loops de entidade fechados).

• Você pode voltar para o estágio anterior independentemente do tipo de entidade. Por exemplo, se o estágio ativo for Entregar cotação em um registro de cotação, você poderá mover o estágio ativo de volta para o estágio Proposta em um registro de oportunidade. Em outro exemplo, suponha que atualmente você esteja no estágio Apresentar Proposta em seu fluxo do processo: Qualificar Cliente Potencial > Identificar Necessidades > Criar Proposta > Apresentar Proposta > Fechar. Se a proposta apresentada ao cliente exigir mais pesquisa para identificar as necessidades do cliente, você poderá simplesmente selecionar o estágio Identificar Necessidades do seu processo e escolher Definir Ativo.

• Ao definir o fluxo de processo, é possível, opcionalmente, selecionar um relacionamento de entidades. Este relacionamento deve conter um relacionamento de entidade 1:N (um-para-muitos).

• Somente um processo ativo por um registro é possível.

• Um nome de processo não é exposto às condições de fluxo de trabalho.

• Os estágios podem ser reorganizados usando as setas de MOVER PARA CIMA ou MOVER PARA BAIXO na ramificação. Os estágios não podem ser movidos de uma ramificação para outras ramificações.

• Ao mesclar as ramificações, todas os pares de ramificações devem fundir-se em um único estágio.

• Todos os pares de ramificações devem fundir-se em um único estágio ou cada par de ramificação deve finalizar o processo. Um par de ramificação não pode fundir-se com outras ramificações e, ao mesmo tempo, finalizar o projeto.

O processo de venda de carro com dois exemplos de ramificações

Vejamos o exemplo de fluxo de processo de negócio com duas ramificações, para a venda de carros novos e seminovos.

Primeiro, nós criaremos um novo processo chamado Processo de Venda de Carros.

1. Vá para Configurações > Processos.

2. Especifique a Categoria como Fluxo de processos de negócios e, para a Entidade principal, escolha Lead.

3. Adicione o primeiro estágio ao processo chamado Qualificar e adicione as etapas Período de Compra e Preferência de Carro.

Após o estágio comum Qualificar, separaremos o processo em duas ramificações separadas, usando a cláusula Se-Também.

Dica

• Para adicionar a primeira ramificação para um estágio, escolha Adicionar ramificação, abaixo do estágio, e especifique a condição Se. Para adicionar a segunda ramificação para o mesmo estágio, escolha Adicionar ramificação novamente, abaixo do mesmo estágio. A cláusula Também será exibida. É possível escolher Também, convertê-lo em Também-Se, se houver mais de duas ramificações do mesmo estágio ou se desejar inserir uma ramificação somente quando determinadas circunstâncias são satisfeitas.

• Escolha o botão quadrado + (mais) na função de ramificação para adicionar outra condição à função.

• Escolha o botão estágio + Inserir para inserir um estágio no início da ramificação.

Se a Preferência de carro = Nova, o processo ramifica fora do estágio Venda de carros novos; caso contrário, pula para o estágio Venda de carros seminovos, na segunda ramificação, como mostrado abaixo.

Após concluir todas as etapas no estágio Venda de carros novos ou no estágio Venda de carros seminovos, o processo retorna para o fluxo principal, com o estágio Entregar cotação.

Evitar a divulgação de informações

Considere um fluxo de processo de negócio com ramificações para o processamento de uma requisição de empréstimo em um banco, como mostrado abaixo. As entidades personalizadas usadas nos estágios são mostradas entre parêntese.

Neste cenário, o funcionário de empréstimo bancário precisa do acesso ao Registro da requisição, mas não deve ter visibilidade na investigação da requisição. À primeira vista, parece que nós podemos fazer isso facilmente ao designar o funcionário de empréstimo bancário uma função segura que especifica bloqueio de acesso à entidade de investigação. Porém, vejamos o exemplo mais detalhadamente e ver se isso é verdadeiro. Digamos que um cliente faça um requisição de empréstimo de mais de US$60.000 ao banco. O funcionário de empréstimo examina a requisição no primeiro estágio. Se a função de ramificação que verifica se a quantia devida ao banco excederá US$50.000 é satisfeita, o próximo estágio no processo é investigar se a requisição é fraudulenta. Se for determinado que esta é, de fato, um ocorrência fraudulenta, o processo passará a tomar medidas legais contra o requerente. O funcionário de empréstimo não deve ter visibilidade aos dois estágios investigativos, já que ele não possui acesso à entidade Investigação. Entretanto, se o funcionário de empréstimo abrir o registro Requisição, ele poderá ver todo o processo, de ponta a ponta. Não só poderá ver o estágio de investigação de fraude, como também poderá identificar o resultado da investigação, já que tem acesso ao estágio Ação legal no processo. Além disso, poderá visualizar as etapas nos estágios de investigação ao escolher o estágio. Quando não poderá ver dados ou o status de conclusão da etapa, poderá identificar as ações potenciais que foram tomadas contra o remetente da requisição durante os estágios de investigação e ação legal. Neste fluxo de processo, o funcionário de empréstimo poderá ver os estágios Investigação de fraude e Ação legal, que constitui uma divulgação de informações inapropriada. Nós recomendamos uma atenção especial às informações que podem ser divulgadas devido à ramificação. No nosso exemplo, divida o processo em dois processos separados: um para o processamento de requisição e outro para a investigação de fraude, para evitar a divulgação de informações. O processo do funcionário de empréstimo será assim:

O processo para a investigação será independente e inclui os estágios a seguir:

Será necessário fornecer um fluxo de trabalho para sincronizar a decisão Aprovar/Negar do registro de investigação para o registro Requisição.

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