Sobre a conciliação de faturas de Contas a pagar

Artigo
08/03/2018

Se aplica a: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

A conciliação de faturas de contas a pagar é o processo de conciliar as informações da fatura do fornecedor e do recebimento do produto. As diferenças entre esses documentos são chamadas discrepâncias de conciliação. As discrepâncias de conciliação são comparadas com as tolerâncias especificadas. Se uma discrepância de conciliação exceder a porcentagem ou valor de tolerância, os ícones de variação na correspondência são exibidos no formulário de Fatura de fornecedor e no formulário Detalhes da conciliação da fatura.

Por exemplo, você insere uma ordem de compra com um item de linha para mil baterias pelo preço de 1,00 cada. A ordem de compra é aprovada e enviada para o fornecedor, que envia mil baterias. O fornecedor remete 1.000 baterias e você insere um recebimento de produtos para 1.000 baterias pelo preço de 1,00 cada. O custo de estoque das baterias é atualizado com esse preço.

Uma fatura é recebida para 1.000 baterias pelo preço de 1,10 cada. A política da entidade legal permite uma tolerância de preço unitário líquido de 5 por cento para essa categoria de item. Um preço de 1,05 seria aceitável, mas 1,10 não. Quando você inserir as informações da fatura, uma discrepância na conciliação é identificada e você pode salvar a fatura até que a discrepância seja resolvida.

Você pode usar os seguintes tipos de conciliação de faturas de contas a pagar:

Conciliação de totais de fatura – Concilia os valores totais na fatura com valores totais da ordem de compra. Esse tipo de conciliação de faturas inclui o menor valor de detalhe, de forma que você possa usar esta opção para configurar os controles que minimizam o tempo da equipe que são necessários para rever as informações na conciliação de faturas.
Conciliação dupla – Concilia as informações sobre preços na fatura com as informações sobre preço na ordem de compra.
Conciliação tripla – Concilia as informações sobre preços na fatura com as informações sobre preço na ordem de compra. Também concilia as informações de quantidade na fatura com as informações de quantidade nos recebimentos de produtos que estão selecionados na fatura.
Conciliação de encargos – Concilia as informações de encargos (valores) na fatura com as informações de encargo (valores) na ordem de compra.

Observação

A validação de outros formulários de fatura pode ser feita usando as políticas de fatura do fornecedor.

A conciliação dupla e a conciliação tripla conciliam as informações de preço pelo preço da unidade. Você também pode configurar essas políticas de conciliação para informações de preço de conciliação pelo preço total.

Conciliação de preço líquido unitário - Concilia as informações de preço para conciliações duplas ou triplas comparando o preço líquido unitário para cada linha na fatura com o preço líquido unitário na ordem de compra. O preço líquido unitário é determinado pela seguinte fórmula: Valor líquido da linha / Quantidade da linha
Conciliação dos totais de preço - Concilia as informações de preço para conciliações duplas ou triplas comparando o valor líquido (total do preço) para cada linha na fatura com o valor líquido na ordem de compra. O valor líquido é determinado pela seguinte fórmula: (Preço unitário * Quantidade da linha) + Encargos da linha - Descontos da linha

Normalmente, os cálculos de conciliação de fatura são executados automaticamente quando você editar faturas de fornecedor no formulário Fatura de fornecedor. A conciliação de faturas também pode ser executada como parte de um processo de revisão da fatura. Você pode exibir os resultados da conciliação de faturas automática no formulário de Fatura de fornecedor e nos formulários de conciliação de faturas relacionados.

Conciliação de totais de nota fiscal

Você pode usar a conciliação de totais de fatura para ajudar a garantir que os valores totais da fatura não desviem dos valores esperados em um valor maior do que a variação aceitável. Seis totais são comparados no formulário Detalhes de conciliação de totais de fatura, como mostrado na tabela a seguir. Se a tolerância permitida para conciliação de totais da fatura for 20%, a porcentagem de variação de 100% para o valor do desconto total é considerada uma discrepância na conciliação.

Campo Total	Total da fatura real	Total da fatura esperado	Porcentagem de variação
Saldo	495.00	495.00	0%
Desconto total	0,00	9.90	100%
Encargos	64.90	64.90	0%
Imposto	139.98	137.50	2%
Arredondamento	0,00	0,00	0%
Valor da fatura	699.88	687.50	2%

A conciliação de totais da fatura é controlada da entidade legal pela caixa de seleção Conciliar totais de fatura no formulário Parâmetros de contas a pagar. A conciliação é realizada nos totais da fatura esperada e nos totais da fatura real. Os totais de fatura esperados são calculados com base nos preços, encargos e informações de imposto da ordem de compra e das quantidades da fatura.

Conciliação de totais de preço dupla

Use a conciliação dupla para ajudar a garantir que a variação entre as informações de preço na ordem de compra e a invoice está dentro das tolerâncias aceitáveis. Você pode comparar as informações de preço para o valor líquido de cada linha da fatura e todas as linhas na fatura pendentes e lançadas anteriormente, com o valor líquido da linha da ordem de compra correspondente. Isso é chamado de conciliação de totais de preço.

A conciliação de totais de preço podem ser baseada em uma porcentagem, um valor ou uma porcentagem e valor.

Se uma porcentagem de tolerância do total de preço de compra for especificada, cinco campos são comparados, como mostra a tabela a seguir. Como a porcentagem de tolerância do total de preço de compra é 10%, a porcentagem de variação total do preço de 50% representa uma discrepância na conciliação.

Variação de conciliação ícone	Valor líquido da fatura	Valor líquido esperado	Total de preço de compra não conciliado (valor da variação)	Porcentagem total de preço de compra não conciliado (porcentagem da variação)	Porcentagem de tolerância do total de preço de compra
	R$ 105,00	100,00	5,00	5%	10%
	150.00	100,00	50,00	50%	10%

Se um valor de tolerância do total de preço de compra for especificado, cinco campos são comparados, como mostra a tabela a seguir. Como o valor de tolerância do total de preço de compra é 100,00%, o valor de variação do total do preço de 105,00 representa uma discrepância na conciliação.

Variação de conciliação ícone	Valor líquido da fatura	Valor líquido esperado	Total de preço de compra não conciliado (valor da variação)	Total de preço de compra não conciliado na moeda contábil (valor da variação)	Tolerância do total de preço de compra
	150.00	100,00	50,00	50,00	100,00
	205.00	100,00	R$ 105,00	R$ 105,00	100,00

Se a conciliação dos totais do preço estiver definida com uma tolerância de porcentagem e uma tolerância de valor, algumas vezes considerado um valor que não deve ser excedido, ambas tolerâncias são consideradas ao avaliar uma linha como discrepância de conciliação. Se a porcentagem ou o valor excederem a tolerância, como mostrado nas linhas 150,00 e 205,00 na tabela a seguir, a linha tem uma discrepância de conciliação.

Valor líquido da fatura	Valor líquido esperado	Porcentagem total de preço de compra não conciliado (porcentagem da variação)	Porcentagem de tolerância do total de preço de compra	Total de preço de compra não conciliado na moeda contábil (valor da variação)	Tolerância do total de preço de compra
R$ 105,00	100,00	5%	10%	5,00	100,00
150.00	100,00	50%	10%	50,00	100,00
205.00	100,00	105%	10%	R$ 105,00	100,00

A conciliação dupla é controlada da entidade legal pelo campo Política de conciliação de linha no formulário Parâmetros de contas a pagar. Dependendo da seleção no campo Permitir a substituição da política de conciliação, você pode selecionar a conciliação dupla para um fornecedor, um item ou uma combinação específica de itens e fornecedor no formulário Política de conciliação e para uma ordem de compra específica no formulário Ordem de compra.

A conciliação de total de preço é controlada para a entidade legal pelo campo Conciliar totais de preço no formulário Parâmetros de contas a pagar. A porcentagem e o valor de tolerância (valor que não deve ser excedido) do total do preço da compra também são especificados no formulário.

Conciliação de preço líquido unitário

Use a conciliação dupla para ajudar a garantir que a variação entre as informações de preço na ordem de compra e a invoice está dentro das tolerâncias aceitáveis. Você pode comparar as informações de preço unitário para o preço unitário de cada item na fatura. Isso é chamado de conciliação do preço líquido.

Nove valores de linha são comparados no formulário Detalhes da conciliação da fatura, conforma mostrado na tabela a seguir. Se a tolerância de preço permitida para conciliação de preço é 10%, a variação 22,61% do preço unitário líquido será considerada uma discrepância na conciliação.

Campo Linha	Fatura valor	Ordem de compra valor	Porcentagem de variação
Preço unitário	55.40	55.38	0%
Unidade de preço	1.00	1.00	0%
Encargos de compras	50,00	0,00	100%
Desconto	0,00	0,00	0%
Percentual de desconto	0,00	0,00	0%
Desconto combinado	0,00	0,00	0%
Porcentagem de desconto combinado	0,00	0,00	0%
Valor líquido	271.60	221.52	22,61%
Preço líquido unitário	67.9000	55.3800	22,61%

A conciliação de preço líquido unitário é controlado para a entidade legal pelo campo Habilitar validação da conciliação de faturas no formulário Parâmetros de contas a pagar. As porcentagens de tolerância de preços líquidos unitários podem ser configuradas para itens, grupos de itens, fornecedores, grupos de fornecedores, combinações de item e fornecedor ou entidade legal usando o formulário Tolerâncias de preço.

Conciliação de totais de preço dupla e conciliação de preços unitários líquidos

Você pode usar a conciliação de totais de preço e a conciliação de preços unitários juntas. Este exemplo supõe a seguinte configuração:

A tolerância de preço líquido unitário do item da unidade de USB é 10%.
A tolerância de conciliação para os preços totais são de 15% ou 500,00.

A ordem de compra contém a seguinte linha.

Número do item	Quantidade	Preço unitário	Valor líquido
Unidade USB	1.000	10.00	10,000.00

Três faturas são lançadas, como mostra a tabela a seguir. Há uma discrepância na conciliação de faturas para a fatura 3 porque a variação de 1.880,00 excede o valor de tolerância do total de preço de compra de 500,00. Para a conciliação de totais de preço, o valor líquido da fatura inclui todas as faturas lançadas anteriormente para a fatura na qual você está trabalhando no momento.

Número do item	Quantidade	Preço unitário	Valor líquido
fatura 1: unidade de USB	800	10.80	8,640.00
fatura 2: unidade de USB	100	10.80	1,080.00
fatura 3: unidade de USB	200	10.80	2,160.00
Total			11,880.00

Conciliação tripla

Use a conciliação tripla para ajudar a garantir que a variação entre os informações de preço na ordem de compra e na fatura estejam dentro de tolerâncias aceitáveis e a garantir que a quantidade na fatura corresponda à quantidade nos recebimentos de produtos correspondentes.

Os mesmos valores de linha são comparados no formulário Detalhes da conciliação da fatura para a conciliação dupla. Além de isso, a quantidade na fatura é conciliada com os recebimentos de produtos que você incluiu. Se a quantidade da fatura for diferente da quantidade recebimento de produtos conciliada, ocorrerá um erro de conciliação.

Campo Linha	Fatura valor	Ordem de compra valor	Porcentagem de variação
Preço unitário	55.40	55.38	0%
Unidade de preço	1.00	1.00	0%
Encargos de compras	50,00	0,00	100%
Desconto	0,00	0,00	0%
Percentual de desconto	0,00	0,00	0%
Desconto combinado	0,00	0,00	0%
Porcentagem de desconto combinado	0,00	0,00	0%
Valor líquido	271.60	221.52	22,61%
Preço líquido unitário	67.9000	55.3800	22,61%

Campo Linha	Fatura valor	Ícone de conciliação
Faturar quantidade	4,00
Total de recebimentos de produtos conciliados	0,00

A conciliação tripla é controlada da entidade legal pelo campo Política de conciliação de linha no formulário Parâmetros de contas a pagar. Dependendo da seleção no campo Permitir a substituição da política de conciliação, você pode selecionar a conciliação tripla para um fornecedor, um item ou uma combinação específica de itens e fornecedor no formulário Política de conciliação e para uma ordem de compra específica no formulário Ordem de compra.

Conciliação de encargos

Você pode usar a conciliação de encargos para ajudar a garantir que os valores de encargos não desviem dos valores esperados em um valor maior do que a porcentagem aceitável. Os valores totais para cada código de encargos que se aplicam à fatura e ordem de compra são comparados no formulário Comparar valores de encargos - Fatura: %1, como mostra a tabela a seguir. Se a tolerância permitida para o código de encargos é 25%, a porcentagem de variação de 99.999.999.999,99% para o código de encargos de licença é considerada uma discrepância na conciliação.

Observação

Uma porcentagem de variação de 99.999.999.999,99% significa que o valor esperado com base na ordem de compra é zero e o valor real na fatura é um valor positivo.

Código de encargos de fatura	Valor calculado de total real	Valor calculado de total esperado	Valor de variação	Porcentagem de variação	Porcentagem de tolerância
Licença	25	0	25	99.999.999.999,99%	25%
Frete	200	200	0	0%	25%
Acelerar	4	2	2	100%	25%

A conciliação de encargos é controlada para a entidade legal pela caixa de seleção Conciliar encargos no formulário Parâmetros de contas a pagar. Você pode configurar as porcentagens de tolerância de variação para encargos no formulário Tolerâncias de encargos.

Observação

A conciliação de encargos é realizada somente em códigos de encargos diversos para os quais a caixa de seleção de Comparar ordem de compra com valores da fatura estiver marcada no formulário Código de encargos.

Funcionalidade relacionada

Geralmente, as faturas de fornecedores se baseiam nos recebimentos de produtos, que representam os envios reais, em vez das ordens de compra. Às vezes, os valores faturados não coincidem com os valores da ordem de compra e, ocasionalmente, as quantidades enviadas não correspondem às quantidades faturadas. Você pode ajudar a gerenciar essas informações das seguintes maneiras:

Crie uma fatura do fornecedor com base em recebimentos de produtos. Os recebimentos de produtos são sugeridas automaticamente para faturas e você pode selecionar quais os recebimentos de produto a serem usados. Você também pode selecionar linhas de recebimento de produtos específicas para diversas ordens de compra, se precisar. Para obter mais informações, consulte Tarefas principais: faturas de fornecedores.
Exiba e aprove diferenças de quantidade entre a quantidade faturada na fatura e a quantidade recebida no recebimento de produtos. Se houver discrepâncias, você poderá salvar a fatura e depois, conciliá-la com o recebimento de produtos ou alterar a quantidade faturada para conciliar com a quantidade recebida. Para obter mais informações, consulte Tarefas principais: faturas de fornecedores.
Insira os valores da fatura que não foram incluídos na ordem de compra original, para que as informações da fatura sejam conciliadas com a fatura que você recebeu do fornecedor. Você pode comparar os encargos de ordens de compra com os encargos de faturas. Se necessário, é possível adicionar encargos às faturas e alocá-los nas linhas de fatura. Para obter mais informações, consulte Considerar a variação de fatura de fornecedor devido a encargos.
Exiba e aprove discrepâncias na conciliação de preços entre o preço unitário líquido da nota fiscal e o preço unitário líquido da ordem de compra. Você pode configurar percentuais de tolerância de preços para entidades legais, fornecedores e itens. Se o preço da linha da fatura do fornecedor não estiver dentro da tolerância de preço aceitável, você poderá salvar a fatura até que seja aprovada para lançamento ou até receber uma correção do fornecedor. Para obter mais informações, consulte Registrar o recebimento de notas fiscais do fornecedor e corresponder com as quantidades recebidas e Resolver discrepâncias de preço unitário líquido de conciliação de fatura.