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Sincronização lógica de compromissos, contatos e tarefas

  • Artigo

Este artigo explora como compromissos, contatos e tarefas são sincronizados entre o Dynamics 365 e o Exchange. O e-mail é sincronizado separadamente.

Os compromissos, contatos e tarefas são sincronizados nos dois sentidos por padrão entre o Dynamics 365 e o Exchange. A sincronização do lado do servidor, também conhecida como sincronização do Exchange, é o método preferido. A sincronização acontece de forma distinta, dependendo do item sendo sincronizado e do sentido da sincronização.

Requisitos de configuração da sincronização

Antes que os compromissos, os contatos e as tarefas possam ser sincronizados, o registro da caixa de correio correspondente no Dynamics 365 deve atender aos seguintes requisitos: Observe que as caixas de correio da fila não oferecem suporte à sincronização de compromissos, contatos e tarefas.

  • O endereço de email do usuário ser aprovado.
  • A caixa de correio ser testada e estar habilitada.
  • Os compromissos, contatos e tarefas estarem definidos para usar a sincronização no servidor.

Para obter mais informações, consulte Conectar-se ao Exchange Online e Sincronização no servidor.

Os filtros de sincronização determinam os registros que são sincronizados entre o Dynamics 365 e o Exchange usando a sincronização no servidor. Para obter mais informações, consulte Escolher os registros a serem sincronizados entre os aplicativos de participação do cliente e o Exchange.

Sincronização do Dynamics 365 com o Exchange

Depois que um item for sincronizado com o Exchange, um link é estabelecido. A sincronização é sempre bidirecional. Qualquer alteração em um lado será refletida no outro.

Sincronização do Exchange com o Dynamics 365

Os compromissos, os contatos e as tarefas são sincronizados do Exchange com o Dynamics 365 somente quando os seguintes requisitos são atendidos:

  • O item foi criado no aplicativo Dynamics 365 for Outlook.
  • O item é rastreado ao Dynamics 365 no Dynamics 365 for Outlook.
  • A categoria Rastreado ao Dynamics 365 é aplicada no Outlook ou em outro cliente de email, e não no Dynamics 365 for Outlook.

Nota

A sincronização no servidor dos compromissos é feita com a categoria Rastreado ao Dynamics 365 se o compromisso estiver na pasta principal Calendário ou em suas subpastas. Os itens em outras pastas de calendário não são sincronizados.

Captura de tela de uma caixa de correio no Outlook, mostrando os compromissos que podem ser sincronizados da pasta principal Calendário.

Quando esses requisitos forem atendidos, a sincronização no servidor cria um item no Dynamics 365 e estabelece um link. A sincronização é sempre bidirecional. Qualquer alteração em um lado será refletida no outro.

Para obter mais informações, consulte:

Sincronizando compromissos

Como compromissos, contatos e tarefas são sincronizados entre o Dynamics 365 e o Exchange depende da direção da sincronização e das propriedades do compromisso.

Organizador de compromissos

O organizador de compromissos é um campo importante para a sincronização de compromissos. Ele gera comportamentos de sincronização diferentes. Por exemplo, apenas o organizador de compromissos do Dynamics 365 pode sincronizar e distribuir compromissos do Dynamics 365 para participantes do Exchange. Ao criar compromissos usando personalizações como Power Automate ou código personalizado, verifique se o organizador foi especificado corretamente. O campo organizador não fica exposto no formulário de compromisso por padrão. Você pode adicioná-lo a formulários, exibições ou consultas de localização avançada, conforme necessário, para confirmar se o valor está presente e se está correto.

Se um organizador de compromissos for alterado no Dynamics 365 depois de ter sido sincronizado com o Exchange, isso pode fazer com que o organizador original emita um cancelamento. Isso pode acontecer porque o compromisso não atende mais às condições dos filtros de sincronização do usuário. Além disso, o novo organizador pode sincronizar o compromisso como uma nova reunião no Exchange. O comportamento de envio de cancelamento do organizador anterior pode ser modificado usando o OrgDBOrgSetting nomeado DistinctPhysicalAndLogicalDeletesForExchangeSync.

Observação

Um compromisso criado no Dynamics 365 aparecerá como criado pelo SISTEMA se as seguintes condições forem verdadeiras:

  • O usuário que rastreou o compromisso não é o organizador
  • A OrgDBOrgSetting denominada DisableImplicitSharingOfCommunicationActivities é definida como o valor padrão False.

Se o organizador da reunião do Outlook for um usuário do Dynamics 365, o proprietário será o organizador. Se o organizador não for um usuário do Dynamics 365, o proprietário será o usuário que o encaminhou.

Sincronizando compromissos do Dynamics 365 com o Exchange

  • mapeamento: Os compromissos em Dynamics 365 são sincronizados com o Exchange como reuniões.

  • Status do compromisso: Se o status do compromisso em Dynamics 365 for Concluído, Cancelado ou Livre (Aberto), o status do compromisso será sincronizado com o Exchange como Livre.

  • Lembrete: Nenhum lembrete será definido se o compromisso tiver ocorrido há mais de sete dias ou se o status do compromisso for Grátis (Aberto).

  • Convites: Nenhum convite é enviado se:

    • O compromisso estiver no passado.
    • Nenhum participante for convidado.
    • O usuário sincronizando o compromisso não for o organizador.
    • Nenhuma das seguintes propriedades foi alterada: Assunto,Localização, IsAllDayEvent, ScheduledStart, ScheduledEnd, RequiredAttendees, OptionalAttendees, Organizador, AppointmentStatus, PriorityCode, RecurrencePattern.

Sincronização do Dynamics 365 com o Exchange cancelada e compromissos excluídos

O Exchange envia um cancelamento de compromisso aos participantes quando o compromisso é excluído na caixa de correio do organizador.

Se o compromisso for excluído no Dynamics 365, nenhum cancelamento será enviado se:

  • O compromisso estiver no passado.
  • O usuário sincronizando o compromisso não for o organizador do compromisso.
  • O compromisso não tiver participantes.

Por padrão, os compromissos que são cancelados no Dynamics 365 não são sincronizados com o Exchange como Cancelados. Para alterar esse comportamento, ative SSSPropagateAppointmentCancellationsToExchange em OrgDbOrgSettings. Quando essa configuração é habilitada, o cancelamento de um compromisso no Dynamics 365 cancela a reunião no Exchange, que envia o cancelamento para os participantes.

Quando um compromisso é excluído no Dynamics 365 e sincronizado com o Exchange, ele será excluído no Exchange somente se todas as seguintes condições forem atendidas:

  • O compromisso estiver vinculado.
  • O usuário fazendo a sincronização é o organizador.
  • O compromisso não está no futuro.
  • O ambiente não foi logicamente excluído.

Se todas essas condições forem atendidas, o compromisso ainda existirá no Exchange, mas não estará vinculado.

Ao fazer o rastreamento de uma reunião recorrente, o Dynamics 365 não enviará novos convites aos participantes se:

  • Todas as ocorrências da série ainda existirem no Outlook e no Exchange.
  • Nenhum participante for adicionado ou excluído.

Se o organizador tiver excluído instâncias anteriores da série, o Dynamics 365 entenderá que elas estão ausentes no Exchange. Ele as recriará e enviará um novo convite aos participantes.

Sincronizando compromissos do Exchange com o Dynamics 365

  • mapeamento: As reuniões no Exchange são sincronizadas com Dynamics 365 como compromissos. Reuniões recorrentes sincronizadas com o Dynamics 365 como um compromisso principal e suas instâncias. Se as instâncias individuais de uma reunião recorrente forem modificadas no Exchange, elas serão sincronizadas com o Dynamics 365 como registros de compromissos de exceção.

  • Status do compromisso e estado Livre/Ocupado: Se o estado do compromisso no Exchange for Livre, o estado do compromisso será sincronizado com Dynamics 365 como Livre. Se o estado for Concluído ou Cancelado no Dynamics 365, o estado do compromisso no Dynamics 365 será definido como Concluído. Se o estado for Aberto no Dynamics 365, o estado do compromisso será definido como Livre. Se o status Livre/Ocupado do compromisso do Exchange estiver definido como Trabalhando em outro lugar o compromisso do Dynamics 365 é definido como o estado Aberto e o status será Livre.

  • Compromissos com estado Concluído ou Cancelado em Dynamics 365: Se o estado do compromisso em Dynamics 365 for Concluído ou Cancelado, quaisquer alterações na reunião no Exchange não serão sincronizadas com Dynamics 365.

  • Reserva de compromissos e geranciamento de conflitos: Quando um compromisso é rastreado para Dynamics 365, a sincronização do lado do servidor usa a API de reserva para garantir que os participantes estejam disponíveis no horário especificado. Por exemplo, se o calendário do organizador no Dynamics 365 tiver outro compromisso no mesmo horários, haverá falha na reserva e o compromisso não será sincronizado. O usuário pode resolver o conflito de agendamento, optar por ignorá-lo e permitir que o compromisso seja sincronizado mesmo assim. Reservar a partir do Dynamics 365 no Outlook suprime automaticamente o conflito de agendamento. Para obter mais informações, consulte Conflito de agendamento encontrado ao salvar o compromisso [assunto do compromisso] do Exchange no Microsoft Dynamics 365.

Sincronização do Exchange com o Dynamics 365 cancelada e compromissos excluídos

Quando um compromisso rastreado ou um compromisso de exceção é excluído no Exchange, ele não será excluído no Dynamics 365 durante a sincronização se:

  • O estado for Concluído ou Cancelado.
  • O compromisso estiver no passado.
  • O usuário sincronizando o compromisso não for o organizador do compromisso.

(Um compromisso de exceção é uma instância específica de uma reunião recorrente que foi modificada individualmente.)

Sincronizando compromissos de serviço

  • mapeamento: Os compromissos de serviço em Dynamics 365 são sincronizados com o Exchange como reuniões.

  • Convites e cancelamentos: Convites e cancelamentos nunca são enviados para compromissos de serviço.

  • Cópias: Durante a sincronização, os usuários recebem sua própria cópia do agendamento de serviço em suas caixas de correio. Não há nenhum organizador central para os compromissos de serviço.

Sincronizando contatos

  • mapeamento: Os contatos em Dynamics 365 são sincronizados com o Exchange como contatos.

  • Sincronização de endereços: Consulte Sincronização de endereços para contatos.

  • Contatos excluídos:

    • Contatos excluídos no Dynamics 365 serão excluídos no Exchange somente se o usuário fazendo a sincronização não for o proprietário do contato.
    • Contatos excluídos no Exchange serão excluídos no Dynamics 365 somente se o usuário fazendo a sincronização for o proprietário do contato.

Sincronizar tarefas

Como as tarefas são sincronizadas entre o Dynamics 365 e o Exchange depende da direção da sincronização e das propriedades da tarefa.

Sincronizando tarefas do Dynamics 365 com o Exchange

  • mapeamento: Faxes, cartas, chamadas telefônicas e tarefas no Dynamics 365 são sincronizados com o Exchange como tarefas.

  • Lembrete: Se a data de vencimento do tarefa for há mais de um dia e o estado do tarefa no Dynamics 365 for Aberto ou Agendado, um lembrete será definido durante a sincronização.

  • Data de vencimento: A data de término agendada de tarefa em Dynamics 365 é sincronizada com o Exchange como a data de vencimento de tarefa.

  • tarefa status: Quando a porcentagem concluída não é especificada:

    • uma tarefa Aberta é sincronizada no Exchange como Não iniciada.
    • uma tarefa Concluída ou Cancelada é sincronizada com o Exchange como Concluída.

  • Data de conclusão: A data de término real do tarefa é sincronizada com o Exchange como a data de conclusão do tarefa.

  • Tarefas excluídas: Tarefas excluídas em Dynamics 365 são excluídas no Exchange somente se seu status no Exchange não for Concluído.

  • tarefa auto-completion: Tarefas marcadas como Concluídas em Dynamics 365 têm um valor no campo actualEnd . Se o campo actualEnd uma tarefa estiver preenchido e a data estiver no passado, a tarefa será sincronizada com o Exchange como Concluída automaticamente. Se você usa personalizações para reativar uma tarefa, certifique-se de limpar a data de actualEnd para evitar que a sincronização no servidor conclua a tarefa automaticamente.

Sincronizando tarefas do Exchange com o Dynamics 365

  • mapeamento: As tarefas no Exchange são sincronizadas com Dynamics 365 como tarefas.

  • tarefa status: Tarefas que não foram iniciadas no Exchange são sincronizadas com Dynamics 365 como Não Iniciadas.

  • Início real de tarefa: Quando um tarefa criado no Exchange é sincronizado com Dynamics 365, seu campo actualStart é definido como o registro de data e hora atual.

  • Tarefas excluídas: Por padrão, faxes, cartas, chamadas telefônicas e tarefas excluídas no Exchange também são excluídas em Dynamics 365. Esse comportamento pode ser alterado alternando o OrgDbOrgSetting SSSTaskDeletionSyncBehaviorFromExchange.

  • Porcentagem concluída: Tarefas definidas como 100% concluídas são sincronizadas com Dynamics 365 como Concluídas.

Configurações avançadas de sincronização

Ignorar itens logicamente excluídos durante a sincronização

Quando um item não tem mais correspondência nos filtros de sincronização, normalmente é por um dos seguintes motivos:

  • Seu registro não existe mais no Dynamics 365 porque ele foi excluído fisicamente.
  • Seu registro ainda existe mais no Dynamics 365, mas não é mais possível acessá-lo. O usuário associado à caixa de correio perdeu acesso ao item ou as propriedades do item foram alteradas e ele não tem mais correspondência nos filtros de sincronização. Essa condição é chamada de exclusão lógica.

Por padrão, a sincronização no servidor envia uma operação de exclusão para o Exchange em ambos os casos. Para alterar esse comportamento e ignorar as exclusões lógicas, ative DistinctPhysicalAndLogicalDeletesForExchangeSync em OrgDbOrgSettings.

Para obter mais informações sobre os filtros de sincronização, consulte:

Permitir itens copiados

Quando um item vinculado é copiado no Exchange, a sincronização no servidor ignora a ação de cópia por padrão. Esse comportamento evita a criação de informações duplicadas no Dynamics 365. Para alterar esse comportamento e trazer itens duplicados do Exchange, desative IgnoreCopiedItemsInSSSForMailbox em OrgDbOrgSettings.

Sincronizando anexos de compromissos, endereços de contatos e tarefas no Outlook

As seções a seguir aplicam-se à sincronização que é feita por meio do Dynamics 365 for Outlook ou à sincronização no servidor. Para obter mais informações, consulte Integrar seu sistema de email.

Uma captura de tela da guia Sincronização das Configurações do Sistema no Dynamics 365 for Outlook.

Sincronizando anexos de compromissos

Os usuários podem anexar documentos, imagens, gravações e outros arquivos aos compromissos que eles criam no Dynamics 365 ou no aplicativo Dynamics 365 for Outlook. Por padrão, os anexos não são incluídos quando os compromissos são sincronizados. Para incluí-los:

  1. No Dynamics 365 for Outlook, acesse Configurações>Administração>Configurações do Sistema.
  2. Na guia Sincronização, selecione Sincronizar anexos de compromisso com o Outlook ou Exchange.
Considerações ao sincronizar anexos
  • Se você desativar a sincronização de anexos, eles não aparecerão nos compromissos no Dynamics 365. Eles ainda aparecerão nos compromissos no Dynamics 365 for Outlook.
  • Não é possível sincronizar os anexos nos compromissos recorrentes ou nos compromissos de serviço.
  • Os anexos podem aumentar os tempos de sincronização. Talvez você queira usar anexos com moderação se estiver usando uma rede com pouca largura de banda.

Sincronizando endereços de contato

Na guia Sincronização no Dynamics 365 for Outlook, selecione umas da seguintes opções para escolher como os endereços dos contatos serão sincronizados:

  • Sincronizar endereço de correspondência somente no contato do Outlook: Um endereço de correspondência é sincronizado entre Dynamics 365 e o Outlook. Isso é o suficiente para a maioria das organizações e é o padrão.

  • Sincronizar todos os três endereços (comercial, residencial, outro) no contato do Outlook: Todos os três endereços de correspondência do Outlook (comercial, residencial e outro) são sincronizados entre Dynamics 365 e o Outlook.

Aviso

Se você tiver dados existentes, alterar a configuração para sincronizar todos os três endereços pode causar a perda de dados. Os atributos de contatos rastreados existentes são mapeados novamente quando essa configuração é habilitada. Recomendamos que você teste essa opção antes da implantação para entender como o remapeamento afeta seu ambiente e seus dados. Na maioria dos casos, você deve ter os dados completos em um lado (normalmente no Dynamics 365) e sincronizar como outro lado (normalmente o Outlook ou o Exchange).

Para obter mais informações, consulte Quais campos podem ser sincronizados entre os aplicativos do Dynamics 365 e o Outlook?

Sincronizando tarefas atribuídas no Outlook

Por padrão, as tarefas que são criadas no Dynamics 365 for Outlook não são sincronizadas com o Dynamics 365. Para sincronizá-las, na guia Sincronização no Dynamics 365 for Outlook, selecione Sincronizar tarefas atribuídas no Outlook.

Considerações ao sincronizar tarefas
  • Não é possível sincronizar as tarefas recorrentes.
  • A pessoa atribuindo a tarefa e a pessoa para a qual a tarefa é atribuída devem estar na mesma organização.
  • Não é possível sincronizar tarefas com vários endereços de email.

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