Listas de endereços no Exchange Online
Uma lista de endereços é uma coleção de objetos de destinatários habilitados por email no Exchange Online. As listas de endereços são baseadas em filtros de destinatário. Pode filtrar por tipo de destinatário (por exemplo, caixas de correio e contactos de correio), propriedades do destinatário (por exemplo, Empresa, Estado ou Província) ou ambos. As listas de endereços não são estáticas; são atualizados dinamicamente. Quando cria ou modifica destinatários na sua organização, estes são automaticamente adicionados às listas de endereços adequadas. Estes são os diferentes tipos de listas de endereços que estão disponíveis:
Listas de endereços globais (GALs): a GAL incorporada criada automaticamente pelo Exchange Online inclui todos os objetos com capacidade de correio na organização. Pode criar GALs adicionais para separar utilizadores por organização ou localização, mas um utilizador só pode ver e utilizar uma GAL.
Listas de endereços: as listas de endereços são subconjunto de destinatários agrupados numa lista, o que os torna mais fáceis de encontrar pelos utilizadores. O Exchange Online inclui várias listas de endereços incorporadas e pode criar mais com base nas necessidades da sua organização.
Livros de endereços offline (OABs): os OABs contêm listas de endereços e GALs. Os OABs são utilizados pelos clientes do Outlook no modo Exchange em cache para fornecer acesso local a listas de endereços e GALs para pesquisa de destinatários. Para obter mais informações, consulte [Livros de endereços offline no Exchange Online].
Os utilizadores na sua organização utilizam listas de endereços e a GAL para localizar destinatários para mensagens de e-mail. Eis um exemplo do aspeto das listas de endereços no Outlook 2016:
Para obter procedimentos relacionados com listas de endereços, consulte Procedimentos de lista de endereços no Exchange Online.
Observações:
Por padrão, a função Lista de Endereços não é atribuída a nenhum grupo de funções no Exchange Online. Para utilizar cmdlets ou funcionalidades que necessitem da função Lista de Endereços, tem de adicionar a função a um grupo de funções. Para obter mais informações, veja Modificar grupos de funções.
Filtros de destinatários pré-selecionados ou filtros de destinatários personalizados identificam os destinatários incluídos em listas de endereços e GALs. Para obter mais informações, consulte Filtros de destinatários para listas de endereços no PowerShell do Exchange Online.
Pode ocultar destinatários de todas as listas de endereços e GALs. Para obter mais informações, consulte Ocultar destinatários de listas de endereços.
Listas de endereços globais
Por predefinição, uma nova organização do Exchange Online tem uma GAL denominada Lista de Endereços Global Predefinida que é o repositório principal de todos os destinatários na organização. Normalmente, a maioria das organizações tem apenas uma GAL, porque os utilizadores só podem ver e utilizar uma GAL no Outlook e no Outlook na Web (anteriormente conhecido como Outlook Web App). Poderá ter de criar várias GALs se quiser impedir que grupos de destinatários se vejam (por exemplo, a sua organização contém duas empresas separadas). Se planear criar GALs adicionais, considere os seguintes problemas:
Só pode utilizar o PowerShell do Exchange Online para criar, modificar, remover e atualizar GALs.
Se um utilizador pertencer a várias GALs, continuará a ver apenas uma GAL com base nas seguintes condições:
- O utilizador precisa de permissões para ver a GAL. Pode atribuir permissões de utilizador a GALs através de políticas de livro de endereços (ABPs). Para obter mais informações, consulte Políticas de catálogo de endereços no Exchange Online.
- Se um utilizador ainda for elegível para ver várias GALs, só é utilizada a gal maior (a GAL que contém mais destinatários).
- Cada GAL precisa de um livro de endereços offline (OAB) correspondente que inclua a GAL. Para criar OABs, consulte Criar um livro de endereços offline no Exchange Online.
A GAL incorporada é denominada Lista de Endereços Global Predefinida e quaisquer GALs adicionais que criar requerem nomes exclusivos. Dependendo do cliente de e-mail, os utilizadores podem não ver o nome real da GAL que estão a utilizar:
- No Outlook na Web, os utilizadores veem o nome real da GAL que estão a utilizar (por exemplo, Lista de Endereços Global Predefinida).
- No Outlook, a GAL aparece sempre como Lista de Endereços Global, o que provavelmente não corresponde ao nome real.
Listas de endereços padrão
Por predefinição, o Exchange Online inclui cinco listas de endereços incorporadas e uma GAL. Estas listas de endereços estão descritas na seguinte tabela. Tenha em atenção que, por predefinição, as caixas de correio relacionadas com o sistema, como caixas de correio de arbitragem e caixas de correio de pastas públicas, estão ocultas das listas de endereços.
| Nome | Tipo | Descrição | Filtro de destinatário utilizado |
|---|---|---|---|
| Todos os Contactos | Lista de endereços | Inclui todos os contactos de correio na organização. Para saber mais sobre os contactos de correio, consulte Destinatários no Exchange Online. | "Alias -ne $null -and (ObjectCategory -like 'person' -and ObjectClass -eq 'contact')" |
| Todas as Listas de Distribuição | Lista de endereços | Inclui todos os grupos de distribuição e grupos de segurança com capacidade de correio na organização. Para saber mais sobre grupos com capacidade de correio, consulte Destinatários no Exchange Online. | "Alias -ne $null -and ObjectCategory -like 'group'" |
| Todas as Salas | Lista de endereços | Inclui todas as caixas de correio da sala. As caixas de correio de equipamento não estão incluídas. Para saber mais sobre caixas de correio de sala e equipamento (recursos), consulte Destinatários no Exchange Online. | "Alias -ne $null -and (RecipientDisplayType -eq 'ConferenceRoomMailbox' -or RecipientDisplayType -eq 'SyncedConferenceRoomMailbox')" |
| Todos os Usuários | Lista de endereços | Inclui todas as caixas de correio de utilizador, caixas de correio ligadas, caixas de correio remotas (caixas de correio do Microsoft 365 ou office 365), caixas de correio partilhadas, caixas de correio de sala, caixas de correio de equipamento e utilizadores de correio na organização. Para saber mais sobre estes tipos de destinatários, consulte Destinatários no Exchange Online. | "((Alias -ne $null) -and (((((((ObjectCategory -like 'person') -and (ObjectClass -eq 'user') -and (-not(Database -ne $null)) -and (-not(ServerLegacyDN -ne $null)))) -or (((ObjectCategory -like 'person') -and (ObjectClass -eq 'user') -and (((Database -ne $null) -or (ServerLegacyDN -ne $null))))))) -and (-not(RecipientTypeDetailsValue -eq 'GroupMailbox')))))" |
| Lista de Endereços Global Predefinida | GAL | Inclui todos os objetos de destinatários com capacidade de correio na organização (utilizadores, contactos, grupos, grupos de distribuição dinâmicos e pastas públicas. | "((Alias -ne $null) -and (((ObjectClass -eq 'user') -or (ObjectClass -eq 'contact') -or (ObjectClass -eq 'msExchSystemMailbox') -or (ObjectClass -eq 'msExchDynamicDistributionList') -or (ObjectClass -eq 'group') -or (ObjectClass -eq 'publicFolder'))))" |
| Pastas Públicas | Lista de endereços | Inclui todas as pastas públicas com capacidade de correio na sua organização. As permissões de acesso determinam quem pode ver e utilizar pastas públicas. Para obter mais informações sobre pastas públicas, consulte Pastas públicas no Microsoft 365 ou Office 365 e Exchange Online. | "Alias -ne $null -and ObjectCategory -like 'publicFolder'" |
Listas de Endereços Personalizada
Uma organização do Exchange Online pode conter milhares de destinatários, pelo que as listas de endereços incorporadas podem tornar-se bastante grandes. Para evitar esta situação, pode criar listas de endereços personalizadas para ajudar os utilizadores a encontrar o que procuram.
Por exemplo, considere uma empresa que tem duas grandes divisões numa organização do Exchange Online:
- Quarto Café, que importa e vende grãos de café.
- Contoso, Ltd, que subscreve as apólices de seguro.
Para a maioria das atividades diárias, os colaboradores da Fourth Coffee não comunicam com funcionários da Contoso, Ltd. Por conseguinte, para facilitar a localização dos destinatários que existem apenas na respetiva divisão, pode criar duas novas listas de endereços personalizadas: uma para o Quarto Café e outra para a Contoso, Ltd. No entanto, se um funcionário não tiver a certeza sobre onde o destinatário existe, pode procurar na GAL, que contém todos os destinatários de ambas as divisões.
No Exchange Online, só pode utilizar o PowerShell para criar listas de endereços personalizadas.
Práticas recomendadas para criação de listas de endereços
Embora as listas de endereços sejam ferramentas úteis para usuários, listas de endereços mal planejadas podem ser frustrantes. Para garantir que suas listas de endereços sejam práticas para os usuários, considere as práticas recomendadas a seguir:
- As listas de endereços devem facilitar a localização de destinatários pelos usuários.
- Evite criar tantas listas de endereços que os utilizadores não conseguem saber que lista utilizar.
- Utilize uma convenção de nomenclatura e uma hierarquia de localização para as suas listas de endereços para que os utilizadores possam saber imediatamente para que serve a lista (para que destinatários estão incluídos na lista). Se você tiver dificuldades para nomear as listas de endereços, crie menos listas e lembre os usuários de que eles podem encontrar qualquer pessoa da organização usando a GAL.
Para obter instruções detalhadas sobre como criar listas de endereços no Exchange Online, consulte Procedimentos de lista de endereços no Exchange Online.
Ver Listas de Endereços no Outlook e outlook na Web
As listas de endereços no Exchange incluem utilizadores e outros objetos, como salas de reuniões. Historicamente, tanto o Outlook como o Outlook na Web (anteriormente conhecido como Outlook Web App) permitiam-lhe navegar na lista de endereços completa, independentemente do seu tamanho. Um utilizador numa organização com milhares ou até centenas de milhares de entradas pode deslocar-se por toda a lista numa única caixa de diálogo para encontrar um utilizador ou objeto. No entanto, esta abordagem é ineficiente em termos de esforço humano e recursos informáticos. Uma pesquisa simples pode reduzir rapidamente os resultados, tornando mais fácil e rápido encontrar uma entrada.
A Microsoft fez uma alteração para incentivar os utilizadores a utilizar a pesquisa em vez da navegação infinita e também para melhorar o desempenho. Esta alteração afeta a navegação em qualquer lista de endereços online com mais de 500 objetos. Esta alteração aplica-se à GAL, listas de endereços incorporadas e listas de endereços personalizadas. A alteração não afeta a navegação em Livros de Endereços Offline.
No Outlook, abrir um livro de endereços online está limitado a mostrar os primeiros 500 utilizadores se o conjunto de resultados exceder os 500 objetos. Para localizar um utilizador específico ou um conjunto de utilizadores com nomes semelhantes, pode utilizar a funcionalidade de pesquisa existente no Outlook. O comportamento ao procurar com base em Todas as colunas não é alterado. A pesquisa continua a devolver resultados se os critérios produzirem um conjunto de resultados correspondente com menos de 5000 objetos (ao verificar a existência de correspondências parciais em DisplayName, FirstName, LastName, Alias e CommonName). Se o conjunto de resultados exceder os 5000 objetos, não são apresentados resultados e uma mensagem encoraja-o a restringir os critérios de pesquisa. As pesquisas baseadas em Apenas Nome comportam-se agora de forma consistente com pesquisas baseadas em Todas as colunas. A única diferença com Nome Apenas é que os critérios são naturalmente baseados apenas no valor do nome. As pesquisas baseadas em Nome já não permitem a navegação ilimitada de toda a lista de endereços, como fizeram anteriormente.
Dica
Conforme mencionado anteriormente, os utilizadores ainda podem procurar um Livro de Endereços Offline na sua totalidade.
No Outlook na Web, os utilizadores já são direcionados para utilizar a pesquisa e sugestões fornecidas pelo motor de busca. No entanto, se um utilizador selecionar o botão Para: num rascunho de e-mail, poderá ver uma lista de endereços online. Se a lista de endereços online contiver mais de 450 utilizadores, não serão apresentados resultados. Uma mensagem direciona o utilizador para localizar o destinatário pretendido através da pesquisa. Além disso, o Hub de Pessoas no Outlook na Web requer agora um critério de pesquisa para apresentar os utilizadores. Os utilizadores recebem automaticamente uma mensagem correspondente quando navegam para ver uma lista de endereços.