Fechamento do exercício da ordem de compra
Este artigo descreve as etapas necessárias e a configuração para executar o processamento do exercício da ordem de compra.
O processamento do exercício da ordem de compra permite que as organizações que usam o módulo Orçamento transfiram ordens de compra abertas durante o fechamento do exercício. Durante essa transferência, o orçamento do ano de fechamento é liberado (ou revertido) nos registros de orçamento e novas linhas são criadas no próximo período aberto. As datas contábeis e de distribuição financeira na ordem de compra são atualizadas.
Se registrar os ônus para ordens de compra na contabilidade, incluindo ordens de compra para projetos, você poderá gerar as entradas de fechamento na contabilidade e em relação às reservas de orçamento no final de cada ano fiscal. No início do novo ano fiscal, você poderá criar entradas de abertura para registrar corretamente os ônus e as reservas de orçamento. Essas entradas garantem que as reservas para ônus da ordem de compra sejam registrados corretamente nos demonstrativos financeiros do exercício e no controle de orçamento. Saiba mais em Sobre ônus de ordens de compra.
Para projetos, a conta à qual as distribuições são atribuídas no novo ano fiscal é a conta definida na página Processamento do exercício da ordem de compra no módulo Contabilidade. Não é a conta definida na página Configuração de lançamento contábil no módulo Gerenciamento e contabilidade do projeto.
Para organizações do setor público que usam reservas de orçamento geral, acesse Finalizar uma reserva de orçamento geral (setor público) e Postergar informações de reserva de orçamento geral para um novo ano fiscal (Setor público).
Anotação
As reservas de orçamento geral só estarão disponíveis se a chave de configuração Setor Público estiver habilitada.
No caso de uma ordem de compra faturada parcialmente, somente o valor que não foi faturado será fechado e então reaberto no próximo ano fiscal.
O fechamento de ônus de ordem de compra e o fechamento de um ano fiscal são processos separados. Os ônus da ordem de compra geralmente são fechados antes do fechamento de um ano fiscal. Saiba mais sobre como fechar um ano fiscal em Fechamento do exercício.
Anotação
(FRA) as entidades francesas do setor público também podem criar ou atualizar compromissos no novo ano fiscal. Saiba mais em (FRA) Sobre compromissos (Setor público) e (FRA) Processar ônus de ordem de compra e compromissos no final do ano (Setor público).
Pré-requisitos
Antes de iniciar o processamento do exercício da ordem de compra, os pré-requisitos a seguir devem ser configurados.
Habilitar o controle do orçamento
O controle de orçamento geralmente é habilitado quando ônus são criados para ordens de compra. Não é necessário habilitar o controle de orçamento para usar esse processo. No entanto, as entradas de registro de orçamento serão criadas somente se o controle de orçamento estiver habilitado.
A opção de exercício Processar e postergar orçamento poderá ser usada somente se o controle de orçamento estiver habilitado. Saiba mais em Visão geral do controle de orçamento.
Habilitar o processo de ônus
O processo de ônus deve ser habilitado para que os ônus para ordens de compra possam ser registrados na contabilidade e para que você possa executar o processamento do exercício da ordem de compra com êxito. Para obter mais informações, consulte Onerar ordens de compra.
Configurar definições de lançamento
Na página Definições de lançamento, configure as seguintes definições de lançamento no módulo Compras, conforme necessário:
- Exercício da ordem de compra – essa definição de lançamento é usada para reverter ônus e reservas de orçamento pendentes para ordens de compra no ano fiscal que estiver sendo encerrado e para gerar entradas de fechamento do exercício na contabilidade.
- Ônus da ordem de compra – essa definição de lançamento define como os valores onerados são registrados na contabilidade. Ela também é usada no novo ano fiscal para reverter as entradas de fechamento do exercício e para restabelecer ônus na contabilidade.
Saiba mais em Definições de lançamento.
Atribuir definições de lançamento para os tipos de lançamento de transação
Use a página Definições de lançamento de transação para atribuir as definições de lançamento às definições de lançamento de transação que correspondam a elas. Você também pode definir os critérios que as transações originárias devem atender antes que uma definição de lançamento específica possa ser usada.
Selecione os seguintes tipos de lançamento de transação no módulo Compras e, em seguida, siga as etapas na página Definições de lançamento:
- Fechamento do exercício da ordem de compra – selecione a definição de lançamento criada para o final do exercício da ordem de compra.
- Ordem de compra – selecione a definição de lançamento usada para ônus da ordem de compra.
Opções de processamento de exercício
Selecione uma das seguintes opções de processamento do exercício para fechar ônus da ordem de compra no ano fiscal que esteja encerrando e gerar novo ônus no novo ano fiscal.
Anotação
A opção de processamento do exercício selecionada é usada para ônus em todas as ordens de compra selecionadas. Se a chave de configuração Setor Público estiver habilitada, você poderá substituir essa seleção e substituir uma opção de processamento do fechamento do exercício diferente para fundos específicos selecionados na página Fundos.
| Opção | Etapas de fechamento e de abertura que ocorrem para ônus da ordem de compra |
|---|---|
| Processar e não manter orçamento para uso futuro | Etapas de fechamento:
Etapas de abertura:
|
| Processar e manter orçamento para uso futuro | Observação: essa opção só estará disponível se o controle de orçamento estiver habilitado. Etapas de fechamento:
Etapas de abertura:
|
Preparar para um processamento do exercício da ordem de compra
Anotação
Para que você possa executar o processamento do exercício da ordem de compra, o parâmetro Incluir valor postergado deve estar habilitado na guia Fundos de orçamento disponíveis na configuração do controle de orçamento.
Para permitir que as ordens de compra sejam recuperadas durante o processamento do exercício da ordem de compra, as seguintes condições devem ser atendidas:
- As ordens de compra terem um estado Confirmado ou terem valores de orçamento reservados (ônus).
- A ordem de compra estar aberta ou parcialmente faturada.
- O fluxo de trabalho de aprovação da ordem de compra estar concluído.
- Nenhuma fatura de rascunho existir para a ordem de compra. Se existir uma fatura de rascunho, ela deverá ser excluída ou lançada antes do início do processamento do exercício.
- O status de compra ser Ordem pendente ou Recebido.
- O último evento contábil para a ordem de compra ser no ano fiscal selecionado durante o exercício da ordem de compra. Por exemplo, se 2023 for selecionado, a data contábil do último evento contábil deverá ser em 2023. Caso contrário, a ordem de compra será excluída.
- O período atual do ano fiscal e o próximo período do ano fiscal estarem abertos.
Selecionar as ordens de compra e executar o processamento do exercício da ordem de compra
Acesse Contabilidade>Periódico>Fechamento do ano fiscal>Processamento do exercício da ordem de compra.
No painel inferior, selecione Recuperar ordens de compra.
Na caixa de diálogo de consulta exibida, defina critérios para as ordens de compra que você deseja incluir no processamento do exercício. Os critérios incluem a data, o intervalo de datas, a conta do fornecedor, o tipo de ordem de compra, o saldo da ordem de compra e as dimensões financeiras. Quando terminar, selecione OK.
Na página Processamento do exercício da ordem de compra, o painel inferior mostrará os resultados da consulta. Para incluir somente ordens de compra específicas dos resultados da consulta no processamento do exercício, marque a caixa de seleção Incluir para cada uma. Para incluir todas as ordens de compra dos resultados da consulta, selecione Incluir tudo. Para limpar a seleção de todas as ordens de compra, selecione Excluir tudo. Os ônus das ordens de compra selecionadas são revertidos no ano fiscal que está se encerrando. Os valores onerados ficarão disponíveis no novo ano fiscal.
Dica
Você pode exibir os detalhes da ordem de compra selecionando Exibir ordem de compra. Você também pode selecionar Exibir diário-razão auxiliar para exibir as entradas de fechamento e de abertura do ano que serão geradas para as ordens de compra individuais.
No campo Opção de exercício, selecione como os ônus da ordem de compra devem ser processados.
Se tiver selecionado a opção de exercício Processar e postergar orçamento, você deverá selecionar um código de orçamento que tenha um código de orçamento. Esse código é usado para ajustes de orçamento feitos no ano fiscal de fechamento. Nenhum fluxo de trabalho deverá ser selecionado para o código selecionado. Caso contrário, o processamento do exercício será interrompido para aprovações de fluxo de trabalho.
Se tiver selecionado a opção de exercício Processar e postergar orçamento, selecione um código de orçamento mantido para uso futuro. Esse código é usado para ajustes de orçamento feitos no novo ano fiscal. Nenhum fluxo de trabalho deverá ser selecionado para o código selecionado. Caso contrário, o processamento do exercício será interrompido para aprovações de fluxo de trabalho.
Revise os valores padrão nos campos Calendário e Ano fiscal. Você pode alterar o ano fiscal selecionado diretamente nessa página. No entanto, para alterar o calendário fiscal selecionado, você deverá usar a página Razão.
Você pode selecionar o nome do calendário para abrir a página Calendários fiscais. Nela, você poderá exibir uma descrição do calendário fiscal. Você também pode exibir os anos fiscais que estão incluídos no calendário fiscal.
Revise os valores padrão dos campos Parâmetros de fechamento e faça as alterações necessárias.
- O campo Data contábil especifica o último dia do ano fiscal selecionado. Não é possível alterar o valor.
- O campo Tipo normalmente é definido como Operacional por um período que pode ser usado para registrar transações de contabilidade. Se você estiver usando um período de fechamento para separar as entradas de fechamento, você poderá selecionar Fechamento.
- Se você selecionou Fechamento como o tipo, selecione o período de fechamento a ser usado.
Revise os valores dos campos Parâmetros de abertura. Não será possível alterar esses valores.
- O campo Data contábil especifica o primeiro dia do ano fiscal de abertura.
- O campo Período especifica o primeiro período que tem um tipo Operacional no ano fiscal de abertura. Esse tipo de período é usado para registrar transações de contabilidade.
Quando você estiver pronto para executar o processamento do exercício da ordem de compra, selecione Processar.
Se você receber alguma mensagem, faça as correções necessárias. Em seguida, execute o processo novamente para as ordens de compra afetadas.
Importante
Revise as entradas de registro de orçamento criadas nos anos fiscais anterior e atual para ajudar a garantir a precisão do processo de fechamento de ônus do exercício. Você pode exibir as entradas de registro de orçamento na página Entradas de registro de orçamento.