Ustawianie przepływów pracy budżetowania

Artykuł
08/03/2018

Dotyczy: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

Niektóre organizacje wymagają, aby dokumenty dotyczące budżetowania, takie jak wpisy do rejestru budżetu i rezerwacje środków w budżecie, były zatwierdzane przez innego użytkownika niż osoba, która je wprowadziła. Aby skonfigurować proces zatwierdzania, można utworzyć przepływ pracy budżetowania. Można również utworzyć inne procesy dla aktualizowania sald budżetu bez udziału użytkownika lub z wymaganym przeglądem przez użytkownika informacji w dokumencie budżetowania.

Przepływ pracy reprezentuje proces biznesowy. Określa sposób przepływu dokumentu przez system i wskazuje osoby, które muszą zakończyć zadanie lub zatwierdzić dokument. Używanie systemu przepływu pracy w organizacji ma kilka zalet:

Spójność procesów — Możesz zdefiniować proces zatwierdzania określonych dokumentów, takich jak zapotrzebowania zakupu i raporty z wydatków. Używanie systemu przepływu pracy pomaga zapewnić, że dokumenty będą przetwarzane i zatwierdzane w spójny i wydajny sposób.
Widoczność procesu — Możesz śledzić stan, historię i miary wydajności określonego wystąpienia przepływu pracy. Pozwala to na określanie, czy zmiany powinny zostać wprowadzone do przepływu pracy w celu poprawienia wydajności.
Scentralizowana lista prac — Użytkownicy mogą wyświetlić scentralizowaną listę prac, aby przeglądać przypisane do nich zadania i zatwierdzenia przepływu pracy. Ta lista prac jest dostępna na stronach widoków głównych użytkownika w kliencie systemu Microsoft Dynamics AX i module Enterprise Portal.

Przepływy pracy budżetowania

Informacje te umożliwiają skonfigurowanie i włączenie przepływów pracy dla dokumentów dotyczących budżetowania. Na podstawie typu dokumentu można wprowadzić wymóg zatwierdzania samodzielnie lub zatwierdzania w ramach przepływu pracy albo nie wprowadzać wymogu zatwierdzania.

Jeśli tworzysz przepływ pracy dla zapisów na koncie budżetu, przepływ pracy musi być zawarty w innym przepływie pracy dla wpisów do rejestru budżetu. Jeśli wszystkie zapisy na koncie budżetu we wpisie do rejestru budżetu można zatwierdzić jako grupę, można użyć Przepływ pracy wpisu do rejestru budżetu. Jeśli poszczególne wiersze zapisów na koncie budżetu wymagają różnych zatwierdzeń w ramach przepływu pracy, należy użyć opcji Przepływ pracy zapisu na koncie budżetu, aby utworzyć różne konfiguracje przepływu pracy. Można na przykład użyć jednej konfiguracji Przepływ pracy zapisu na koncie budżetu, aby przeglądać i zatwierdzać duże kwoty, a innej konfiguracji Przepływ pracy zapisu na koncie budżetu do przeglądania i zatwierdzania niskich kwot.

Można skojarzyć przepływy pracy wpisu do rejestru budżetu z dowolnymi kodami budżetu, które zostały skonfigurowane do identyfikowania typów budżetu. Po przypisaniu przepływu pracy do kodu budżetu dla wszystkich wpisów do rejestru budżetu, które używają tego kodu budżetu, przed zaktualizowaniem salda budżetu wymagane jest zatwierdzenie przepływu pracy. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Do definiowania kodów budżetu.

Po utworzeniu konfiguracji przepływu pracy dla dokumentu dotyczącego budżetowania, dodatkowe formanty są wyświetlane w górnej części formularza, gdy dokument zostanie zapisany. Formanty te obejmują żółty pasek informacyjny oraz przycisk Prześlij w menu Akcje. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Przesyłanie dokumentu i Akcje przepływu pracy.

Uwaga

Po przesłaniu wpisu do rejestru budżetu w celu zatwierdzenia przepływu pracy niektóre przyciski formularza Wpis do rejestru budżetu są niedostępne. Podczas zatwierdzania wpisu do rejestru budżetu lub zapisu na koncie budżetu opcje w menu Aktualizacja i Przeniesienie są dostępne. Inne formanty i pola w formularzu mogą być niedostępne. W przypadku zmodyfikowania zatwierdzonego wpisu do rejestru budżetu, wpis ten należy ponownie przesłać do przepływu pracy. Nie można modyfikować wpisu do rejestru budżetu po zaktualizowaniu sald budżetu.

Aby wyświetlić przegląd przepływu pracy w systemie Microsoft Dynamics AX, zobacz Omówienie systemu przepływu pracy i Pojęcia dotyczące przepływu pracy.

Zatwierdzenia przepływu pracy można użyć dla następujących typów dokumentów dotyczących budżetowania.

Element menu budżetowania	Typ dokumentu
Plany budżetu Uwaga Ten formant jest dostępny tylko wtedy, gdy zainstalowano Microsoft Dynamics AX 2012 R2 lub AX 2012 R3.	Plan budżetu
Wpis do rejestru budżetu	Wpis do rejestru budżetu
Zapisy na koncie budżetu	Zapis na koncie budżetu
Commitments	Zobowiązanie
General budget reservations	Rezerwacja środków w budżecie

Nowe lub zmienione funkcje w Microsoft Dynamics AX 2012 R2 i Microsoft Dynamics AX 2012 R3 oraz poprawka KB3047235 rezerwacji środków w budżecie

Należy utworzyć przepływy pracy budżetowania dla planów budżetu przed utworzeniem procesu planowania budżetu. Utworzona konfiguracja przepływu pracy planu budżetu jest używana do przesyłania planów budżetu, ich arkuszy i uzasadnień, oraz do przeglądania i zatwierdzania na każdym etapie procesu planowania budżetu. Proces planowania budżetu definiuje kolejność etapów planowania budżetu i kojarzy ten proces z hierarchią organizacyjną budżetu. Podczas konfigurowania przepływu pracy można przypisywać użytkowników do zadania przepływu pracy na podstawie organizacji budżetu, roli zabezpieczeń lub grupy użytkowników.

Podczas konfigurowania procesu planowania budżetu, kojarzysz identyfikator przepływu pracy budżetowania z każdym przepływem pracy planowania budżetu. Po przesłaniu planu budżetu do przepływu pracy i zakończeniu przypisywania przez użytkownika, plan budżetu przechodzi do następnego etapu planowania budżetu przy użyciu elementu przejścia do etapu w konfiguracji przepływu pracy budżetowania.

Dostępne typy przepływów pracy

W poniższej tabeli wymieniono typy przepływów pracy, które można tworzyć w budżetowaniu.

Typ	Użyj tego typu, aby to zrobić
Przepływy pracy planu budżetu Uwaga Ten formant jest dostępny tylko wtedy, gdy zainstalowano Microsoft Dynamics AX 2012 R2 lub AX 2012 R3.	Służy do tworzenia przepływów pracy przeglądania i zatwierdzania dla planów budżetu. Przepływy pracy planu budżetu muszą zawierać element przejścia do etapu dla każdego przejścia, które powoduje przeniesienie planu budżetu do następnego etapu planowania. Na przykład przepływ pracy dla procesu planowania budżetu, który ma trzy etapy, wymaga dwóch elementów przejścia do etapu, aby połączyć trzy elementy zatwierdzenia, które są powiązane z trzema etapami planowania budżetu. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz sekcję „Przepływy pracy” w temacie O konfiguracji i ustawianiu planowania budżetu. Zatwierdzanie planu budżetu— tworzy element zatwierdzania dla planów budżetu. Uaktywnienie skojarzonego planu budżetu — tworzy zadanie wykonywane automatycznie, aby aktywować plan budżetu, który jest skojarzony z nadrzędnym planem budżetu. Przejście do etapu planu budżetu — tworzy zadanie wykonywane automatycznie, aby przejść do etapu planu budżetu. Alokacja etapu planowania budżetu — tworzy zadanie wykonywane automatycznie w celu alokacji etapu planowania budżetu, który używa harmonogramu alokacji dla scenariusza szacowania planu budżetu. Kontrole przepływu — tworzy standardowe elementy przepływu pracy, aby rozdzielić decyzje i działania. Przejrzyj skojarzone plany budżetu, które zostały ukończone — tworzy zadanie dla użytkownika dotyczące przeglądu zakończonych planów budżetu skojarzonych z nadrzędnym planem budżetu. Przeglądanie planu budżetu — tworzy zadanie dla użytkownika dotyczące przeglądu planów budżetu.
Przepływ pracy zapisu na koncie budżetu	— tworzy przepływy pracy dla przeglądu i zatwierdzania zapisów na koncie budżetu. Element Przepływ pracy zapisu na koncie budżetu umożliwia uwzględnienie przepływów pracy zapisu na koncie budżetu w przepływie pracy wpisu do rejestru budżetu. Ten typ przepływu pracy zawiera standardowe elementy przepływu pracy i elementy, których można użyć dla zapisów na koncie budżetu: Zatwierdź zapis na koncie budżetu — tworzy element zatwierdzania dla zapisów na koncie budżetu. Kontrole przepływu — tworzy standardowe elementy przepływu pracy, aby rozdzielić decyzje i działania. Sprawdź poprawność zapisu na koncie budżetu — tworzy zadanie dla użytkownika dotyczące sprawdzenia poprawności zapisu na koncie budżetu.
Przepływ pracy wpisu do rejestru budżetu	— tworzy przepływy pracy dla przeglądu i zatwierdzania wpisów do rejestru budżetu. Ten typ przepływu pracy zawiera standardowe elementy przepływu pracy i elementy, których można użyć dla przepływów pracy wpisów do rejestru budżetu: Zatwierdź wpis do rejestru budżetu — tworzy element zatwierdzania dla wpisów do rejestru budżetu. Aktualizuj salda budżetu rejestru budżetu— tworzy zadanie wykonywane automatycznie do aktualizowania sald budżetu. Kontrole przepływu — tworzy standardowe elementy przepływu pracy, aby rozdzielić decyzje i działania. Przepływ pracy zapisu na koncie budżetu — obejmuje typ Przepływ pracy zapisu na koncie budżetu. Sprawdź poprawność wpisu do rejestru budżetu — tworzy zadanie dla użytkownika dotyczące sprawdzenia poprawności wpisu do rejestru budżetu.
Commitments approval	— tworzy przepływy pracy dla zobowiązań. Po skonfigurowaniu i aktywowaniu przepływu pracy dla zobowiązania musi on być używany dla wszystkich zobowiązań. Ten typ przepływu pracy zawiera standardowe elementy przepływu pracy i elementy, których można użyć dla przepływów pracy przy zatwierdzaniu zobowiązań: Commitment approval — tworzy element zatwierdzenia dla zobowiązań. Kontrole przepływu — tworzy standardowe elementy przepływu pracy, aby rozdzielić decyzje i działania. Commitment task — tworzy zadanie dla użytkownika dotyczące sprawdzenia poprawności zobowiązania.
General budget reservations	Tworzenie przepływów pracy zatwierdzania rezerwacji środków w budżecie. Aby można było używać skonfigurowanego przepływu pracy, należy go przypisać do typu rezerwacji. Wszystkie rezerwacje środków w budżecie tego samego typu korzystają z tego samego przepływu pracy. Ten typ przepływu pracy zawiera standardowe elementy przepływu pracy i elementy, których można ożyć dla przepływów pracy przy zatwierdzaniu rezerwacji środków w budżecie: Commitment approval — tworzenie elementu zatwierdzania dla rezerwacji środków w budżecie. Kontrole przepływu — tworzy standardowe elementy przepływu pracy, aby rozdzielić decyzje i działania. Commitment task — tworzenie zadania dla użytkownika w celu sprawdzenia dokładności rezerwacji środków w budżecie.

Przepływy pracy planu budżetu

Uwaga

Ten formant jest dostępny tylko wtedy, gdy zainstalowano Microsoft Dynamics AX 2012 R2 lub AX 2012 R3.

Służy do tworzenia przepływów pracy przeglądania i zatwierdzania dla planów budżetu. Przepływy pracy planu budżetu muszą zawierać element przejścia do etapu dla każdego przejścia, które powoduje przeniesienie planu budżetu do następnego etapu planowania. Na przykład przepływ pracy dla procesu planowania budżetu, który ma trzy etapy, wymaga dwóch elementów przejścia do etapu, aby połączyć trzy elementy zatwierdzenia, które są powiązane z trzema etapami planowania budżetu. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz sekcję „Przepływy pracy” w temacie O konfiguracji i ustawianiu planowania budżetu.

Zatwierdzanie planu budżetu— tworzy element zatwierdzania dla planów budżetu.
Uaktywnienie skojarzonego planu budżetu — tworzy zadanie wykonywane automatycznie, aby aktywować plan budżetu, który jest skojarzony z nadrzędnym planem budżetu.
Przejście do etapu planu budżetu — tworzy zadanie wykonywane automatycznie, aby przejść do etapu planu budżetu.
Alokacja etapu planowania budżetu — tworzy zadanie wykonywane automatycznie w celu alokacji etapu planowania budżetu, który używa harmonogramu alokacji dla scenariusza szacowania planu budżetu.
Kontrole przepływu — tworzy standardowe elementy przepływu pracy, aby rozdzielić decyzje i działania.
Przejrzyj skojarzone plany budżetu, które zostały ukończone — tworzy zadanie dla użytkownika dotyczące przeglądu zakończonych planów budżetu skojarzonych z nadrzędnym planem budżetu.
Przeglądanie planu budżetu — tworzy zadanie dla użytkownika dotyczące przeglądu planów budżetu.

Przepływ pracy zapisu na koncie budżetu

— tworzy przepływy pracy dla przeglądu i zatwierdzania zapisów na koncie budżetu. Element Przepływ pracy zapisu na koncie budżetu umożliwia uwzględnienie przepływów pracy zapisu na koncie budżetu w przepływie pracy wpisu do rejestru budżetu.

Ten typ przepływu pracy zawiera standardowe elementy przepływu pracy i elementy, których można użyć dla zapisów na koncie budżetu:

Zatwierdź zapis na koncie budżetu — tworzy element zatwierdzania dla zapisów na koncie budżetu.
Kontrole przepływu — tworzy standardowe elementy przepływu pracy, aby rozdzielić decyzje i działania.
Sprawdź poprawność zapisu na koncie budżetu — tworzy zadanie dla użytkownika dotyczące sprawdzenia poprawności zapisu na koncie budżetu.

Przepływ pracy wpisu do rejestru budżetu

— tworzy przepływy pracy dla przeglądu i zatwierdzania wpisów do rejestru budżetu.

Ten typ przepływu pracy zawiera standardowe elementy przepływu pracy i elementy, których można użyć dla przepływów pracy wpisów do rejestru budżetu:

Zatwierdź wpis do rejestru budżetu — tworzy element zatwierdzania dla wpisów do rejestru budżetu.
Aktualizuj salda budżetu rejestru budżetu— tworzy zadanie wykonywane automatycznie do aktualizowania sald budżetu.
Kontrole przepływu — tworzy standardowe elementy przepływu pracy, aby rozdzielić decyzje i działania.
Przepływ pracy zapisu na koncie budżetu — obejmuje typ Przepływ pracy zapisu na koncie budżetu.
Sprawdź poprawność wpisu do rejestru budżetu — tworzy zadanie dla użytkownika dotyczące sprawdzenia poprawności wpisu do rejestru budżetu.

Commitments approval

— tworzy przepływy pracy dla zobowiązań. Po skonfigurowaniu i aktywowaniu przepływu pracy dla zobowiązania musi on być używany dla wszystkich zobowiązań.

Ten typ przepływu pracy zawiera standardowe elementy przepływu pracy i elementy, których można użyć dla przepływów pracy przy zatwierdzaniu zobowiązań:

Commitment approval — tworzy element zatwierdzenia dla zobowiązań.
Kontrole przepływu — tworzy standardowe elementy przepływu pracy, aby rozdzielić decyzje i działania.
Commitment task — tworzy zadanie dla użytkownika dotyczące sprawdzenia poprawności zobowiązania.

General budget reservations

Tworzenie przepływów pracy zatwierdzania rezerwacji środków w budżecie. Aby można było używać skonfigurowanego przepływu pracy, należy go przypisać do typu rezerwacji. Wszystkie rezerwacje środków w budżecie tego samego typu korzystają z tego samego przepływu pracy.

Ten typ przepływu pracy zawiera standardowe elementy przepływu pracy i elementy, których można ożyć dla przepływów pracy przy zatwierdzaniu rezerwacji środków w budżecie:

Commitment approval — tworzenie elementu zatwierdzania dla rezerwacji środków w budżecie.
Kontrole przepływu — tworzy standardowe elementy przepływu pracy, aby rozdzielić decyzje i działania.
Commitment task — tworzenie zadania dla użytkownika w celu sprawdzenia dokładności rezerwacji środków w budżecie.

Utwórz przepływ pracy

Aby utworzyć przepływ pracy, należy wykonać poniższe kroki.

Kliknij przycisk Budżetowanie > Ustawienia > Przepływy pracy budżetowania.
W okienku akcji należy kliknąć opcję Nowy.
Wybierz typ przepływu pracy, który chcesz utworzyć.
Należy kliknąć pozycję Tworzenie przepływu pracy. Wyświetli się edytor przepływu pracy. Zaprojektuj przepływ pracy, przeciągając elementy przepływu pracy na kanwie.
Skonfiguruj każdy element przepływu pracy. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Skonfiguruj elementy przepływu pracy.
Powtórz kroki od 2 do 5, aby utworzyć dodatkowe przepływy pracy dla budżetowania.

Pola obliczeniowe i wyrażenia

Przedstawione poniżej pola obliczeniowe i wyrażenia są używane z zatwierdzeniami przepływu pracy dla budżetowania. W przypadku każdego przepływu pracy można skonfigurować warunki, które obejmują pola obliczeniowe i wyrażenia.

Pole obliczeniowe	opis
Wyniki sprawdzania budżetu	Wyniki kontroli Budżetu. Możliwe wyniki to Sprawdzenie budżetu zakończyło się pomyślnie., Sprawdzenie budżetu zakończyło się pomyślnie, ale wystąpiły ostrzeżenia., Sprawdzenie budżetu zakończyło się niepomyślnie. i Nie sprawdzono budżetu. To pole jest dostępne dla konfiguracji Przepływ pracy zapisu na koncie budżetu i Przepływ pracy wpisu do rejestru budżetu.
Naruszenie reguły przeniesienia	Oceń naruszenie reguły przeniesienia budżetu. Możliwe wartości to Tak lub Nie. Jeśli reguła przeniesienia budżetu jest naruszona i ustawiono wartość Tak, przepływ pracy może być przypisany do użytkownika, który może zatwierdzać przeniesienia budżetu w przypadku naruszenia odpowiednich reguł. To pole jest dostępne dla konfiguracji Przepływ pracy zapisu na koncie budżetu i Przepływ pracy wpisu do rejestru budżetu.
Kwota w walucie transakcji	Kwota transakcji w walucie rozliczeniowej. To pole jest dostępne dla konfiguracji Przepływ pracy zapisu na koncie budżetu i Przepływ pracy wpisu do rejestru budżetu. Uwaga Gdy Kwota w walucie transakcji jest używany przy przenoszeniu, należy uwzględnić drugi warunek, aby zignorować wszelkie kwoty ujemne. Na przykład: Gdy Zapisy na koncie budżetu.Kwota w walucie transakcji wynosi mniej niż 100 000 i Zapisy na koncie budżetu.Kwota w walucie transakcji są większe niż 0

Wyniki sprawdzania budżetu

Wyniki kontroli Budżetu. Możliwe wyniki to Sprawdzenie budżetu zakończyło się pomyślnie., Sprawdzenie budżetu zakończyło się pomyślnie, ale wystąpiły ostrzeżenia., Sprawdzenie budżetu zakończyło się niepomyślnie. i Nie sprawdzono budżetu.

To pole jest dostępne dla konfiguracji Przepływ pracy zapisu na koncie budżetu i Przepływ pracy wpisu do rejestru budżetu.

Naruszenie reguły przeniesienia

Oceń naruszenie reguły przeniesienia budżetu. Możliwe wartości to Tak lub Nie. Jeśli reguła przeniesienia budżetu jest naruszona i ustawiono wartość Tak, przepływ pracy może być przypisany do użytkownika, który może zatwierdzać przeniesienia budżetu w przypadku naruszenia odpowiednich reguł.

To pole jest dostępne dla konfiguracji Przepływ pracy zapisu na koncie budżetu i Przepływ pracy wpisu do rejestru budżetu.

Kwota w walucie transakcji

Kwota transakcji w walucie rozliczeniowej.

To pole jest dostępne dla konfiguracji Przepływ pracy zapisu na koncie budżetu i Przepływ pracy wpisu do rejestru budżetu.

Uwaga

Gdy Kwota w walucie transakcji jest używany przy przenoszeniu, należy uwzględnić drugi warunek, aby zignorować wszelkie kwoty ujemne. Na przykład:

Gdy Zapisy na koncie budżetu.Kwota w walucie transakcji wynosi mniej niż 100 000
i Zapisy na koncie budżetu.Kwota w walucie transakcji są większe niż 0

Typy uczestników

Element przepływu pracy można przypisać do następujących grup uczestników.

Grupa użytkowników	opis
Uczestnicy menedżera budżetu	Przypisz element przepływu pracy do użytkownika, który został zdefiniowany jako menedżer budżetu w konfiguracji kontroli budżetu. Menedżer budżetu może zatwierdzać wpisy do rejestru budżetu. Dodatkowi menedżerowie budżetu dla wartości wymiaru finansowego mogą być zdefiniowani przy użyciu reguł kontroli budżetu. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Konfiguracja kontroli budżetu (formularz).
Uczestnicy organizacji budżetu Uwaga Ten formant jest dostępny tylko wtedy, gdy zainstalowano Microsoft Dynamics AX 2012 R2 lub AX 2012 R3.	Przypisz element przepływu pracy do uczestnika organizacji budżetu. Uczestnicy organizacji budżetu są dostępni tylko dla przepływów pracy planowania budżetu.
Uczestnicy roli zabezpieczeń	Przypisz element przepływu pracy do roli zabezpieczeń systemu Microsoft Dynamics AX.
Uczestnicy grupy użytkowników	Przypisz element przepływu pracy do grupy użytkowników systemu Microsoft Dynamics AX.