De invloed van veldbeveiliging op synchronisatie tussen CRM en CRM voor Outlook

 

Gepubliceerd: november 2016

Is van toepassing op: Dynamics CRM 2015

Het beveiligen van een veld in Microsoft Dynamics 365 met beveiliging op veldniveau kan van invloed zijn op de synchronisatie tussen Dynamics 365 en Microsoft Dynamics CRM voor Outlook. Bekijk het volgende scenario.

Notitie

We adviseren geen veld te beveiligen in Dynamics 365 als het veld is ingesteld op synchroniseren. De aanbevolen procedure is GEEN synchronisatievelden te beveiligen. Als u toch besluit synchronisatievelden te beveiligen, moet u het volgende doen:

1. Beveilig het veld met de beveiliging op veldniveau.Meer informatie: zie “Beveiliging op veldniveau instellen” hieronder.

2. Wijzig de synchronisatierichting zodat de synchronisatie niet probeert het veld bij te werken of weg te schrijven tijdens de synchronisatie.Meer informatie:Veldsynchronisatie regelen tussen CRM en Outlook of Exchange

Scenario: Voorkomen dat gebruikers functietitels wijzigen

Het bedrijf Contoso wil consistente gegevensinvoer bevorderen. Terwijl het verkooppersoneel actief in het veld is, kan het gemakkelijk gebeuren dat zij hetzelfde op verschillende manieren beschrijven. Zo zou bijvoorbeeld dezelfde functie kunnen worden ingevoerd als "Bouwmanager", "Voorman" of "Locatiemanager". Om dit te voorkomen, is het veld Functie beveiligd. Dit heeft gevolgen voor de synchronisatie.

Beveiliging op veldniveau instellen

John, de Dynamics 365-beheerder voor Contoso, stelt beveiliging in voor verschillende velden.

Hij heeft de volgende stappen uitgevoerd:

1. Ga naar Instellingen > Aanpassingen.

2. Kies Het systeem aanpassen.

3. Vouw Entiteiten > Contactpersoon uit.

4. Kies Velden en selecteer Functie. Er zijn veel velden Contactpersoon, dus moet u verschillende pagina's doorlopen.

5. Kies Bewerken.

6. Kies bij Veldbeveiliging de optie Inschakelen > Opslaan en sluiten.

7. Kies Alle aanpassingen publiceren.

John heeft tevens de volgende velden Contactpersoon beveiligd zodat deze niet worden weergegeven in Dynamics 365: ftpsiteurl, governmentid

Een veldbeveiligingsprofiel maken en configureren

John maakt een veldbeveiligingsprofiel en wijst verkoopteamleden toe aan het profiel.

Hij heeft het volgende gedaan om het veldbeveiligingsprofiel te maken:

1. Ga naar Instellingen > Beveiliging.

2. Kies Veldbeveiligingsprofielen.

3. Maak een profiel. Kies Nieuw en voer een naam in.

4. Kies Opslaan en sluiten.

5. Kies het nieuwe profiel > Gebruikers > Toevoegen

6. Selecteer gebruikers en kies vervolgens Selecteren > Toevoegen.

Veldbevoegdheden instellen

Nadat een veldbeveiligingsprofiel is gemaakt en gebruikers aan het profiel zijn toegevoegd, kan John nu machtigingen gaan instellen voor de velden om te voldoen aan de vereisten van de organisatie.

1. Ga naar Instellingen > Beveiliging.

2. Kies Veldbeveiligingsprofielen > uw profiel.

3. Kies Veldmachtigingen > het te beveiligen veld > Bewerken

4. Wijzig de beveiligingsinstellingen op basis van de vereisten van uw bedrijf en kies vervolgens OK > Opslaan en sluiten.

Wat de gebruiker ziet

Nancy, een verkoper bij Contoso, gebruikt Dynamics CRM voor Outlook om een nieuwe contactpersoon te maken en bij te houden in Dynamics 365.

Wanneer Nancy synchroniseert met Dynamics 365, valt haar op dat het veld Functie verdwenen is voor de contactpersoon. Dit komt doordat Nancy geen rechten heeft om het veld Functie bij te werken.

De manager van Nancy, die wel over rechten beschikt om het veld Functie bij te werken, vult de juiste functie in het veld in: Bouwmanager.

Nancy synchroniseert opnieuw met Dynamics 365 en in het veld Functie voor de contactpersoon is nu de juiste titel ingevoerd.

Zie ook

CRM voor Outlook instellen
Beveiliging op veldniveau

© 2016 Microsoft Corporation. Alle rechten voorbehouden. Auteursrecht