Planning voor Power BI-implementatie: inhoud buiten gebruik stellen en archiveren

Notitie

Dit artikel maakt deel uit van de reeks artikelen over de implementatieplanning van Power BI. Deze reeks richt zich voornamelijk op de Power BI-ervaring in Microsoft Fabric. Zie de planning van de Power BI-implementatie voor een inleiding tot de reeks.

Dit artikel helpt u bij het buiten gebruik stellen en archiveren van inhoud aan het einde van de levenscyclus. Dit artikel is voornamelijk gericht op:

• Infrastructuurbeheerders: de beheerders die verantwoordelijk zijn voor het toezicht op Fabric in de organisatie. Fabric-beheerders moeten mogelijk samenwerken met andere beheerders, zoals beheerders die toezicht houden op Microsoft 365 of Azure DevOps.
• Coe- en BI-teams (Center of Excellence): de teams die verantwoordelijk zijn voor het toezicht op Power BI in de organisatie. Deze teams omvatten besluitvormers die bepalen hoe de levenscyclus van Power BI-inhoud moet worden beheerd.
• Teams voor gegevensbewerkingen: de teams die verantwoordelijk zijn voor het toezicht op het levenscyclusbeheer van zakelijke gegevensoplossingen. Deze teams kunnen releasebeheerders omvatten, die de levenscyclus van inhoudsreleases verwerken en technici die de onderdelen maken en beheren die nodig zijn om het levenscyclusbeheer effectief te gebruiken en te ondersteunen.
• Makers van inhoud en eigenaren van inhoud: gebruikers die inhoud maken die ze willen publiceren naar de Fabric-portal om met anderen te delen. Deze personen zijn verantwoordelijk voor het beheren van de levenscyclus van de Power BI-inhoud die ze maken.

Levenscyclusbeheer bestaat uit de processen en procedures die u gebruikt om inhoud van het maken ervan tot de uiteindelijke buitengebruikstelling af te handelen. In de vijfde fase van levenscyclusbeheer ondersteunt en bewaakt u inhoud, waarbij gebruikers en gepubliceerde inhoud worden ondersteund om acceptatie te vergemakkelijken en problemen op te lossen. Uiteindelijk komt u naar de zesde en laatste fase van de levenscyclus van inhoud, waar u mogelijk inhoud identificeert die niet meer wordt gebruikt of nodig is. In deze laatste fase gaat u de inhoud buiten gebruik stellen en archiveren.

Het buiten gebruik stellen en archiveren van inhoud is belangrijk zodra de inhoud het doel heeft bereikt. Het zorgt ervoor dat resources geen ondersteunende inhoud verspild die niet nodig is, en het maakt het eenvoudiger voor makers en beheerders van inhoud om toezicht te houden op de inhoud die nodig is. Wanneer u inhoud buiten gebruik stelt en archiveert aan het einde van de levenscyclus, kunt u de governance en efficiëntie verbeteren, omdat u zich richt op relevante inhoud en actieve gebieden van uw tenant.

In de volgende afbeelding ziet u de levenscyclus van Power BI-inhoud, waarbij fase zes wordt gemarkeerd, waarin u inhoud buiten gebruik stelt en archiveert.

Notitie

Zie het eerste artikel in deze reeks voor een overzicht van het beheer van de levenscyclus van inhoud.

Uiteindelijk hebben consumenten mogelijk geen inhoud meer nodig of gebruiken. Er kunnen veel redenen zijn, zoals het implementeren van vervangende inhoud, verschillende bedrijfsdoelstellingen of het wijzigen van prioriteiten.

Als u inhoud buiten gebruik stelt, kunt u Power BI op verschillende manieren beheren.

• Minder items verminderen onbelangrijke e-mail en houden uw omgeving beter beheersbaar. Minder items helpen gebruikers ook om door actieve inhoud te navigeren en het is gemakkelijker te onderhouden.
• Het verwijderen van ongebruikte items vermindert verwarring voor consumenten over welke inhoud ze moeten gebruiken.
• Controle wordt eenvoudiger wanneer deze is gericht op actieve inhoud. Dat geldt vooral wanneer u beveiligingsrollen en -machtigingen controleert.
• Als u minder items hebt, kan het capaciteitsgebruik mogelijk worden geoptimaliseerd, omdat resources niet per ongeluk worden gebruikt.

Bepalen wanneer en hoe u inhoud buiten gebruik gaat stellen

U moet regelmatig gebruikspatronen in uw organisatie evalueren wanneer u controle- en bewakingsactiviteiten uitvoert om kandidaat-inhoud te identificeren die u buiten gebruik kunt stellen. De stappen worden activiteiten voor het opschonen van inhoud genoemd. Activiteiten voor het opschonen van inhoud zijn de regelmatig geplande acties die u uitvoert om inhoud te onderzoeken, terwijl inhoud buiten gebruik wordt gesteld wanneer u besluit inhoud buiten gebruik te stellen aan het einde van de levenscyclus. Afhankelijk van het aantal items dat in uw tenant is gepubliceerd, kunt u deze activiteiten regelmatiger uitvoeren, zoals elk kwartaal of maandelijks.

Tip

Controle op tenantniveau en bewaking op tenantniveau zijn belangrijke activiteiten om u te helpen bepalen wanneer inhoud buiten gebruik moet worden gesteld.

Activiteiten voor het opschonen van inhoud plannen

De volgende belangrijke overwegingen en beslissingen moeten worden genomen wanneer u uw inhoud wilt analyseren om te bepalen wat buiten gebruik kan worden gesteld en gearchiveerd.

• Selecteer het analysebereik: Op tenantniveau kunnen activiteiten voor het opschonen van inhoud worden uitgevoerd. Het is echter ook gebruikelijk om een analyse uit te voeren op het niveau van de werkruimte, capaciteit of het domein. Op die manier kunt u beslissingen nemen en actie ondernemen op basis van specifieke behoeften of gebruikerspopulaties. Werkruimtebeheerders kunnen bijvoorbeeld verantwoordelijk zijn voor normale inhoudsopschoonactiviteiten van de werkruimten die ze beheren.
• Bepaal een tijdvenster voor de specifieke inhoud: Bedenk welke tijdsperiode relevant is voor de inhoud die u analyseert. Hoewel u mogelijk een standaardtijdvenster hebt (zoals geen gebruik binnen drie maanden), kan het lastig zijn om in elke situatie dezelfde richtlijnen te gebruiken. Bekijk de volgende voorbeelden.
  • Standaard tijdvenster van 3 maanden: Er bestaat een werkruimte voor het verkoopteam om driemaandelijkse bonussen bij te houden. Als er de afgelopen drie maanden geen gebruik is geweest, is de hele werkruimte een kandidaat voor buitengebruikstelling.
  • Kortere periode van 1 maand: Een operationeel rapport met dagelijkse verkoopcijfers is bedoeld voor frequent dagelijks of wekelijks gebruik. Als deze niet in de afgelopen maand is gebruikt, is het rapport een kandidaat voor pensioen.
  • Langer tijdvenster van 1 jaar: Een semantisch model wordt eenmaal per jaar geproduceerd door IT om rapporten voor externe auditors te verstrekken. Hoewel het de laatste maanden geen gebruik heeft, is het essentieel om het semantische model te behouden. In deze situatie is een tijdvenster van meer dan één jaar gerechtvaardigd voordat het een kandidaat voor pensioen wordt.
  • Uitzondering zonder tijdvenster: een scorecard met belangrijke KPI's (Key Performance Indicators) van de organisatie wordt af en toe door leidinggevenden gebruikt. Hoewel het gebruik niet consistent is en er een paar kijkers zijn, wordt deze specifieke inhoud niet in aanmerking genomen voor buitengebruikstelling op basis van laag gebruik.
• Classificaties maken: bepaal welke terminologie u consistent gebruikt. Maak algemene definities voor het classificeren van termen zoals veelgebruikte, actief gebruikte, af en toe gebruikte en ongebruikte termen. Overweeg hoe u deze voorwaarden toepast voor het analyseren van inhoudsgebruik en gebruikersactiviteitsniveaus. Zie Classificaties maken voor meer informatie.
• Selecteer relevante metrische gegevens over gebruik: in de meeste gevallen moet u rekening houden met meerdere metrische gegevens, waaronder het totale aantal werkelijke weergaven voor inhoud en het totale aantal werkelijke gebruikers (kijkers) van inhoud. Bekijk de volgende voorbeelden.
  • Hoog aantal weergaven: Een rapport kan consistent een groot aantal weergaven van een klein aantal gebruikers hebben. Deze activiteit kan persoonlijke BI- en team BI-gebruiksscenario's weerspiegelen.
  • Groot aantal gebruikers: een rapport kan veel kijkers van verschillende gebieden in de hele organisatie hebben. Hoewel de inhoud breed wordt gebruikt, kunnen de werkelijke weergaven sporadisch en inconsistent zijn. Deze activiteit kan een bedrijfs-BI-gebruiksscenario weerspiegelen.
  • Potentieel versus werkelijke kijkers: aan een Power BI-app of een rapport zijn mogelijk machtigingen toegewezen, zodat er veel potentiële kijkers zijn. Mogelijk ziet u echter alleen het werkelijke gebruik van slechts een klein percentage potentiële kijkers.
• Bepaal wie gebruiksanalyses en -opschoning uitvoert: Op basis van de manier waarop inhoudseigendom en -beheer in uw organisatie worden afgehandeld, moet u overwegen wie verantwoordelijk moet zijn voor het opschonen van inhoud.

Zodra u van plan bent hoe u een opschoonanalyse voor inhoud uitvoert, moet u vervolgens bepalen welke inhoud u buiten gebruik stelt.

De inhoud identificeren die u buiten gebruik gaat stellen

Op dit moment hebt u regelmatig activiteiten voor het opschonen van inhoud gepland en enkele belangrijke keuzes en beslissingen genomen over het analyseren van de inhoud in uw tenant. Het is nu tijd om gebruikspatronen te analyseren en kandidaat-inhoud te identificeren om buiten gebruik te stellen. Normaal gesproken wilt u inhoud zoeken met weinig gebruik en onderhoud om te onderzoeken.

Houd rekening met de volgende acties voor het vinden van inhoud die parserend wordt gebruikt en niet meer wordt onderhouden.

• Weergaven analyseren: U moet zich richten op het aantal weergaven voor visuele items, zoals rapporten en apps.
  • Sorteer de items op de totale weergaven in uw tijdvenster (beschreven in de vorige sectie). Richt u op het zoeken naar items die niet worden gebruikt of slechts af en toe worden gebruikt.
  • Analyseer het recente gebruik op basis van uw tijdvenster.
  • Controleer op een neerwaartse trend ten opzichte van eerdere perioden.
• Query's analyseren: u moet zich richten op query's die zijn verzonden voor gegevensitems, zoals semantische modellen.
  • Sorteer de items op de totale query's in uw tijdvenster. Richt u op het zoeken naar inhoud die niet wordt gebruikt of slechts af en toe wordt gebruikt.
  • Analyseer het recente gebruik op basis van uw tijdvenster.
  • Controleer op een neerwaartse trend ten opzichte van eerdere perioden.
• Analyseer de kijkers: Soms kan het totale aantal kijkers van de inhoud in uw tijdvenster relevant zijn wanneer deze ook wordt vergeleken met de weergaven en query's.
  • Sorteer de items op het totale aantal kijkers in uw tijdvenster.
  • Filter kijkers die inhoudsmakers, eigenaren of ondersteuningsteamleden zijn, zodat u zich kunt richten op consumenten met activiteiten met alleen-weergeven.
  • Filter kijkers die het rapport slechts eenmaal of twee keer hebben gebruikt om het effect op de gebruikstrend te zien. Het is mogelijk dat deze gebruikers per ongeluk een rapport hebben geopend.
• Vernieuwingsdatums analyseren: Voor gegevensitems (zoals semantische modellen of gegevensstromen) controleert u de laatste keer dat de inhoud is vernieuwd. Als het onlangs niet is vernieuwd, wordt waarschijnlijk de conclusie ondersteund dat de gegevensitems niet meer worden gebruikt.
• Controleer datums van inhoudsupdates: het kan handig zijn om te controleren wanneer de inhoud de laatste keer is bijgewerkt of opnieuw is gepubliceerd. Inhoud die niet onlangs is bijgewerkt, ondersteunt de mogelijkheid dat deze mogelijk gereed is voor buitengebruikstelling.
• Controleren op documentatie: Voordat u uitsluitend vertrouwt op de gebruiksstatistiekengegevens, raadpleegt u alle documentatie of metagegevens die beschikbaar zijn.
  • Zoek documentatie die bestaat voor de inhoud. In het ideale instantie bevat een rapport een introductiepagina voor het documenteren van het doelgebruik en de doelgroep. Dit type informatie helpt kijkers en het is vooral handig wanneer de inhoud onregelmatig wordt gebruikt.
  • Bekijk de beschikbare metagegevens. Een beschrijving van een werkruimte kan relevante informatie bevatten over de beoogde gebruikspatronen. Een werkruimtenaam kan [Dev] of [Test] achtervoegsels bevatten die duidelijk maken waarom het gebruik aanzienlijk varieert.
• Communiceer met de eigenaar van de inhoud: Wanneer u een kandidaat-item vindt dat buiten gebruik moet worden gesteld, vraagt u naar de inhoud met de contactpersoon of de eigenaar ervan. Ze hebben mogelijk ander inzicht in verwachte gebruikspatronen die niet gemakkelijk te zien zijn in de gebruiksstatistiekengegevens. Soms moet u ook spreken met deskundigen of consumenten van de inhoud om inzicht te hebben in hun toekomstige behoeften.

Tip

De Get Unused Artifacts as Beheer REST API is een manier om ongebruikte items te vinden. Houd er echter rekening mee dat de API de afgelopen 30 dagen geschiedenis doorzoekt. In de meeste situaties wilt u een groter tijdvenster, zodat u trends in de loop van de tijd kunt analyseren. Zie Activiteitengegevens van gebruikers en Tenantinventaris voor meer informatie.

Voorbereiden op buiten gebruik stellen van ongebruikte inhoud

Op dit moment hebt u inhoud geïdentificeerd die een goede kandidaat is om buiten gebruik te stellen. Vervolgens moet u enkele voorbereidende stappen uitvoeren voordat u deze gaat archiveren en verwijderen.

• Bevestig het bereik van items dat moet worden verwijderd: voordat u doorgaat, controleert u of u precies weet wat u moet verwijderen. Meestal is het een hele werkruimte of specifieke afzonderlijke items (zoals een semantisch model en de rapporten die deze gebruiken).
• Controleer afhankelijkheden: analyseer de gegevensherkomst en voer een impactanalyse uit om te bevestigen dat u rekening hebt gehouden met alle afhankelijkheden. Als een semantisch model bijvoorbeeld buiten gebruik wordt gesteld, worden alle rapporten die ervan afhankelijk zijn ook buiten gebruik gesteld.
• Bepaal waar inhoud wordt gearchiveerd: het is essentieel dat u een back-up of een archief van inhoud hebt voordat deze wordt verwijderd. Op die manier kunt u het later herstellen als de behoefte zich voordoet. Het archiefarchief moet een veilige locatie zijn met het minimale machtigingsniveau om ervoor te zorgen dat gebruikers de gearchiveerde inhoud niet per ongeluk vinden en gebruiken. Er zijn verschillende opties voor het maken van een archief. Mogelijk hebt u broncodebeheer (zoals Git-integratie). Of u kunt ervoor kiezen om het meest recente bestand te downloaden uit de Power BI-service voordat u het verwijdert. Mogelijk hebt u ook een semantische back-up van het model. Over het algemeen moet u overwegen om inhoud te archiveren in de centrale opslagplaats waar deze is opgeslagen tijdens de levenscyclus (zoals een OneDrive- of SharePoint-documentbibliotheek of een Git-opslagplaats).
• Bevestig het herstelplan: Nadat u hebt vastgesteld waar de inhoud wordt gearchiveerd (zoals beschreven in het vorige punt), kunt u overwegen wat uw proces is als u ontdekt dat u inhoud moet herstellen of terug wilt draaien. U kunt bijvoorbeeld uw Fabric-beheerder vragen om een verwijderde werkruimte te herstellen, mits deze is uitgevoerd tijdens de bewaarperiode. Of u kunt ervoor kiezen om een specifiek item opnieuw te publiceren uit het archief dat u hebt gemaakt. Voer een test uit van uw herstelplan, zodat u zeker weet dat u op het proces kunt vertrouwen.
• Geef aan of goedkeuring is vereist: afhankelijk van de inhoud en uw processen, moet u mogelijk goedkeuring krijgen voordat u inhoud verwijdert.
• Een wijzigingslogboek maken: als er later vragen worden gesteld, is het handig om documentatie te hebben om te verwijzen naar de informatie die is verwijderd, wanneer, waarom en door wie.
• Controleer wie de verwijderingen afhandelt: soms is de persoon die heeft besloten de inhoud buiten gebruik te stellen niet dezelfde persoon die de verwijderingen gaat uitvoeren. Controleer of alle vereiste machtigingen zijn verleend.
  • Een werkruimte verwijderen: er zijn twee manieren om een hele werkruimte te verwijderen. Voor elke manier zijn verschillende machtigingen vereist.
    • De rol van werkruimtebeheerder is geschikt wanneer de gebruiker die de verwijdering verwerkt, toegang heeft tot alle inhoud in de werkruimte.
    • De rol Fabric-beheerder is geschikt voor tenantbeheerders die geen directe toegang tot de inhoud nodig hebben. In dit geval voeren ze de verwijdering uit vanuit de beheerportal.
  • Eén item verwijderen: een werkruimterol van inzender of hoger is vereist om een afzonderlijk item uit een werkruimte te verwijderen.
• Controleer wanneer de verwijderingen moeten worden uitgevoerd: omdat de inhoud niet actief wordt gebruikt, is de datum en tijd waarop de inhoud moet worden verwijderd niet van belang. Om het risico te minimaliseren, hebben sommige organisaties echter een goedgekeurd wijzigingsvenster.
• Communiceer met de eigenaar van de inhoud: laat de contactpersonen of de eigenaar weten dat de inhoud wordt gearchiveerd en verwijderd. Normaal gesproken hoeven de consumenten van de inhoud geen melding te ontvangen over inactieve inhoud. Hoewel gebruikerscommunicatie af en toe geschikt kan zijn, let dan op situaties waarin gebruikers zeer bestand zijn tegen het verliezen van ongebruikte inhoud, omdat ze niet zeker weten of ze deze in de toekomst nodig hebben.

Notitie

De bewaarperiode voor het herstellen van een samenwerkingswerkruimte kan afwijken van een persoonlijke werkruimte. Met de instelling Bewaarperiode werkruimte definiëren bepaalt u hoe lang inhoud kan worden hersteld nadat deze is verwijderd. Zie Retentie van werkruimten voor meer informatie.

Ongebruikte inhoud archiveren en verwijderen

Op dit moment hebt u inhoud geïdentificeerd die buiten gebruik kan worden gesteld en de juiste voorbereidende stappen ondernomen om deze te verwijderen en te archiveren. In deze laatste stap verwijdert u de inhoud. Dit omvat het volgen van de beslissingen en plannen die in de vorige sectie zijn beschreven.

• De inhoud archiveren op een veilige locatie: er zijn verschillende manieren waarop u een back-up van de inhoud kunt maken en deze indien nodig kunt herstellen (verder beschreven in de vorige sectie).
• De inhoud verwijderen: de laatste stap is het verwijderen van de hele werkruimte of afzonderlijke items, indien van toepassing (verder beschreven in de vorige sectie).

Controlelijst : wanneer u inhoud buiten gebruik wilt stellen en archiveren, zijn belangrijke beslissingen en acties:

• Plannen voor het opschonen van inhoud: Bepaal of het bereik van de analyse zich op tenantniveau, domeinniveau of werkruimteniveau bevindt. Overweeg ook wie de gebruiksanalyse uitvoert.
• Beslis over een tijdvenster: bepaal op basis van de kenmerken van de specifieke inhoud het beste tijdvenster voor het identificeren van kandidaten voor pensioen.
• Selecteer metrische gegevens over gebruik: Houd rekening met de metrische gegevens over gebruik die betrekking hebben op inhoudsweergaven en kijkers die het belangrijkst zijn voor de inhoud.
• Classificaties maken: bepaal welke classificaties u gebruikt om inhoud consistent te labelen wanneer u gebruikspatronen analyseert.
• Gebruiksstatistieken analyseren: bekijk weergaven, query's, kijkers, vernieuwings- en updateactiviteiten. Sorteer, filter en analyseer de gegevens om items te detecteren die kandidaten zijn voor buitengebruikstelling.
• Communiceer met de eigenaar: neem contact op met de eigenaar van de inhoud om uw bevindingen te bevestigen of om meer inzicht te krijgen in verwachte gebruikspatronen. Zorg ervoor dat u archiverings- en verwijderingsactiviteiten met hen coördineert.
• Gegevensherkomst analyseren en impactanalyse uitvoeren: Afhankelijkheden onderzoeken. Bevestig het bereik van inhoud dat moet worden verwijderd.
• Bepaal hoe en waar inhoud moet worden gearchiveerd: bepaal welke methode wordt gebruikt voor het maken van back-ups van inhoud.
• Controleer de bewaarperiode voor de werkruimte: bekijk de tenantinstelling Werkruimteretentieperiode definiëren om te begrijpen waarop de bewaarperiode voor verwijderde werkruimten is ingesteld in uw organisatie.
• Bevestig en test het herstelplan: plan hoe u inhoud uit het archief herstelt, indien nodig. Test uw herstelplan om ervoor te zorgen dat het betrouwbaar is.
• Controleer de machtigingen: controleer of de benodigde machtigingen zijn toegewezen aan de gebruiker of beheerder die de verwijderingen uitvoert.
• De inhoud archiveren: Bewaar een back-up van de inhoud op een veilige locatie die niet toegankelijk is voor consumenten.
• Verwijder de inhoud: verwijder de hele werkruimte of afzonderlijke items, indien van toepassing.

Gerelateerde inhoud

Zie de planning van de Power BI-implementatie voor meer overwegingen, acties, besluitvormingscriteria en aanbevelingen om u te helpen bij uw Power BI-implementatie.