Projectfactuurvoorstellen beheren
Van toepassing op: Project Operations voor scenario's op basis van resources/niet-voorradige artikelen
Projectfactuurvoorstellen kunnen door uw factureringsafdeling worden verwerkt als aan de volgende twee voorwaarden is voldaan:
- De projectmanager bevestigt de pro-formafactuur in Microsoft Dataverse.
- Alle niet-gefactureerde verkooptransacties op tijd en materiaal die zijn opgenomen in de pro-formafactuur, worden geboekt met behulp van het Project Operations integratie journaal van Dynamics 365.
Gebruik de volgende stappen om een projectfactuurvoorstel in Dynamics 365 Finance te voltooien.
- Bekijk factureringsgegevens voor tijd- en materiaaltransacties en boek het Project Operations integratie journaal.
- Bekijk factureringsgegevens voor mijlpalen voor facturering met een vaste prijs.
- Bekijk een projectfactuurvoorstel en maak dit op.
- Projectfacturen boeken en afdrukken.
Beheer factuurgegevens in het Project Operations integratiejournaal
Werkelijke projectwaarden gemaakt in Dataverse worden beoordeeld en in Finance geplaatst door de projectaccountant. Zie voor meer informatie over het werken met het integratiejournaal Integratiejournaal in Project Operations.
Werkelijke kosten en niet-gefactureerde werkelijke verkopen worden als afzonderlijke regels aan het integratiejournaal toegevoegd:
- De kostprijs per eenheid en het kostenbedrag op de standaard werkelijke kosten van de transactie werkelijke kostprijs van het project in Dataverse.
- De verkoopprijs per eenheid en het verkoopbedrag voor de niet-gefactureerde verkooptransactie komen standaard uit de werkelijke niet-gefactureerde verkooptransactie van het project in Dataverse.
Facturering omzetbelasting
De BTW-berekening voor facturering wordt bepaald door de veldcombinatie van BTW-groep voor facturering en BTW-groep voor factuuritem op een niet-gefactureerde verkooprecord op de Project Operations integratie journaalregel. Het systeem stelt deze veldwaarden standaard in op basis van instellingen in het tabblad Financiën op de pagina Projectbeheer en boekhoudkundige parameters.
Methode BTW-groep bepaalt de standaardlogica van de BTW-groep voor facturering:
- Project: zal altijd standaard de BTW-groep voor facturering van het project zijn. U kunt de standaard BTW-groep voor facturering voor een project bekijken of wijzigen door Standaard financiële administratie weergeven op de pagina Alle projecten te selecteren.
- Projectcontract: zal altijd standaard de BTW-groep voor facturering van het projectcontract zijn. U kunt de standaard BTW-groep voor facturering voor een projectcontract beoordelen of wijzigen door Standaard financiële administratie weergeven op de pagina Projectcontracten te selecteren.
- Klant: zal altijd standaard de BTW-groep voor facturering van de klant zijn.
- Zoeken: hiermee doorzoekt u alle bovenstaande entiteiten en selecteert u de eerste beschikbare waarde. Zoeken begint met de entiteit Project, dan de entiteit Projectcontract en tenslotte de entiteit Klant.
Methode BTW-groep item bepaalt de standaardlogica van de BTW-groep van het factureringsitem:
- Voor transactietypen voor tijd, onkosten en toeslagen wordt de BTW-groep van het factureringsitem altijd standaard ingesteld op de entiteit Projectcategorie.
- Voor materiaaltransactietypen wordt de BTW-groep van het factureringsitem standaard ingesteld op basis van de instelling Methode BTW-groep item in Parameters voor Projectbeheer en financiële administratie. Het itemnummer is standaard de BTW-groep van het item uit de entiteit Vrijgegeven product. De categorie is standaard de BTW-groep van het item uit de entiteit Projectcategorie.
Financiële dimensies
De financiële dimensies voor niet-gefactureerde verkooprecords in het Project Operations integratie journaal zijn standaard afkomstig van de entiteit Project. Financiële dimensies kunnen worden beoordeeld en aangepast door het selecteren van Bedragen verdelen. Als u de financiële dimensies van de niet-gefactureerde verkooprecord moet wijzigen nadat het integratiejournaal is geboekt maar voordat de pro-formafactuur is bevestigd, gaat u naar Alle projecten>Beheren>Geboekte transacties, selecteer de transactie en selecteer vervolgens Verwerken>De financiële administratie aanpassen.
Wisselkoersen
De niet-gefactureerde transactievaluta in Dataverse wordt gebruikt als de transactievaluta in Finance en geconverteerd naar de valuta voor boekhouding van het bedrijf met behulp van wisselkoersen die zijn gedefinieerd in Finance.
In een projectcontract kan worden vereist dat gedurende de looptijd van de overeenkomst een constante (vaste) wisselkoers wordt gebruikt. In sommige gevallen kan een overeenkomst voor een vaste wisselkoers vereist zijn om te voldoen aan contractuele of wettelijke vereisten. De vaste wisselkoers wordt vervolgens toegepast wanneer verkoopbedragen in de geconfigureerde valuta worden omgezet naar de opbrengstenposten voor de boekhoudvaluta van het bedrijf.
Overzicht van de vaste wisselkoersfunctie
Vanaf release 10.0.41 is de functie Het gebruik van projectovereenkomsten voor vaste wisselkoersen inschakelen voor op voorraad en resources gebaseerde of niet-voorraadimplementaties beschikbaar om aan de vereiste te voldoen. Als deze functie is ingeschakeld, bevat het Actievenster op de pagina Projectcontracten in de architectuur voor financiën en bedrijfsactiviteiten een knop waarmee u een overeenkomst voor een vaste wisselkoers kunt instellen. Daarnaast kunt u een verkoopvaluta, een wisselkoers en optioneel een referentieovereenkomstnummer invoeren om een overeenkomst voor een vaste wisselkoers mogelijk te maken.
Als er voor een bepaald projectcontract geen overeenkomst voor een vaste wisselkoers is geconfigureerd, gebruikt het systeem standaard de wisselkoers die voor de rechtspersoon is geconfigureerd.
De volgende documenten kunnen worden gebruikt met overeenkomsten voor vaste wisselkoersen:
- Journalen
- Tijdsvermeldingen
- Logboeken voor materiaalgebruik
- Mijlpalen en voorschotten
- Onkosten
- Onkostendeclaraties
- Leveranciersfacturen
- Schattingen zoals uren, tijd en materialen
Notitie
Als een vaste wisselkoers wordt ingeschakeld in een project met bestaande transacties, wordt de nieuwe koers gebruikt voor bestaande integratiejournaalregels van concepten of openstaande projectfacturen.
Voorbeeldscenario
Contoso is gevestigd in de Verenigde Staten en gebruikt de Amerikaanse dollar (USD) als boekhoudvaluta. Het bedrijf voert een project uit voor Coho Winery, gevestigd in het Verenigd Koninkrijk. Het Britse pond (GBP) wordt gebruikt als valuta voor de contractverkoop. Wisselkoersen van GBP naar USD schommelen regelmatig tussen 1,2 en 1,4. Daarom zijn de bedrijven overeengekomen om voor de looptijd van het contract en project een vaste koers van 1,25 te hanteren voor hun zakelijke transacties.
In Project Operations wordt een projectcontract opgesteld. Voor dit projectcontract wordt een overeenkomst voor een vaste wisselkoers met de GBP-valuta en een wisselkoers van 1,25 geconfigureerd. Contoso heeft een tijd- en materiaalproject opgezet met tijd en onkosten die inkomsten genereren om financiële boekingen voor onderhanden werk (OHW) te genereren.
Binnen het project worden taken gecreëerd om de verschillende projectfasen te plannen. Julia Funderburk zal de eerste taak, het verzamelen van vereisten, voltooien. Deze taak heeft een geschatte duur van zeven uur. U kunt de pagina Alle projecten openen in de infrastructuur voor financiën en bedrijfsactiviteiten, het project selecteren en vervolgens Uurprognoses selecteren op het tabblad Plannen van het actievenster. Op de pagina ziet u de invoer voor de prognose voor zeven uur. Selecteer Preview grootboek. Op het tabblad Overzicht worden de geschatte kosten en een regel voor 2187,50 GBP aan omzet voor het boekingstype Project - gefactureerde omzet weergegeven. Selecteer het tabblad Algemeen om een overzicht van de verkopen te bekijken. Deze uitsplitsing toont zeven uur werk en de verkoopprijs is 250. Het totale verkoopbedrag van 1.750 wordt berekend met behulp van een wisselkoers van 125.
De omzet van Contoso in de boekhoudvaluta wordt als volgt berekend:
7 uur × 250 GBP × 1,25 wisselkoers = 2.187,50 USD
Zodra het project is gestart, registreert Julia haar tijd voor de eerste vier werkuren op de eerste projectfactuur. Op 27 augustus maakt ze een tijdsregistratie van vier uur voor de taak van het verzamelen van vereisten. Nadat de invoer is goedgekeurd, wordt deze tijdens de volgende verwerking van de import uit de stagingtabel aangemaakt als integratiejournaal. Het integratiejournaal toont twee regels: één voor de kosten en één voor de omzet. De onderstaande tabel laat zien hoe deze lijnen eruit zien.
| Document type | Resourcenaam | Uur | Kosten | Verkoopbedrag | Verkoopvaluta | Wisselkoers van prijs |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Gebruik | Julia Funderburk | 4 | 480 | 0 | USD | 100 |
| Gebruik | Julia Funderburk | 4 | 0 | 1,000 | GBP | 125 |
Voor de kostenregel blijven de kosten in de bedrijfsvaluta (USD). Er wordt daarom geen wisselkoers toegepast. Voor de verkoopregel weerspiegelt de wisselkoers voor de prijs de vaste wisselkoers.
Het boeken van het integratiejournaal resulteert in de volgende items:
- Boeking van de projectkosten
- Boeking voor Project – OHW – Verkoopwaarde
- Boeking voor Toegerekende projectomzet voor OHW met de vaste wisselkoers
| Rekening | Meting | Bedrag in transactievaluta | Bedrag in valuta voor boekhouding | Wisselkoers | Boekingstype |
|---|---|---|---|---|---|
| 600300 | Salaristoewijzing | -480 | -480 | 0 | Project - salaristoewijzing |
| 540100 | Kosten van het project - Arbeid | 480 | 480 | 0 | Project - kosten |
| 161300 | OHW - Verkoopwaarde | 1,000 | 1,250 | 1.25 | Project - OHW - verkoopwaarde |
| 420200 | Toegerekende omzet | -1000 | -1250 | 1.25 | Project - toegerekende omzet |
Wanneer het factuurvoorstel wordt gegenereerd, bevat het één regel voor de vier uur met een verkoopprijs van 250, wat neerkomt op een totaal verkoopbedrag van 1.000 GBP. De factuur van de klant is in GBP.
Het boeken van het factuurvoorstel resulteert in een klantfactuur met de volgende items:
- Terugboeking voor Project – OHW – Verkoopwaarde
- Terugboeking voor Toegerekende projectomzet voor OHW met de vaste wisselkoers
- Boeking voor gefactureerde omzet met de vaste wisselkoers
- Boeking voor Klantsaldo met de vaste wisselkoers
4 uur × 250 GBP × 1,25 wisselkoers = 1250 GBP
| Rekening | Meting | Bedrag in transactievaluta | Bedrag in valuta voor boekhouding | Wisselkoers | Boekingstype |
|---|---|---|---|---|---|
| 161300 | OHW - Verkoopwaarde | -1000 | -1250 | 1.25 | Project - OHW - verkoopwaarde |
| 420200 | Toegerekende omzet | 1,000 | 1,250 | 1.25 | Project - toegerekende omzet |
| 411100 | Omzet - Arbeid | -1000 | -1250 | 1.25 | Project - gefactureerde omzet |
| 130100 | Klanten | 1,000 | 1,250 | 1.25 | Klantensaldo |
Beheer de financiële kenmerken van factureringsmijlpalen
Projectcontractregels die de factureringsmethode tegen een vaste prijs gebruiken, worden gefactureerd via Mijlpalen met een vaste prijs. De projectaccountant kan factureringsmijlpalen in Finance bekijken door naar Projectbeheer en financiële administratie>Alle projecten>Beheren>Transacties op rekening te gaan.
Facturering omzetbelasting
De waarden voor BTW-groep en BTW-groep voor item worden standaard overgenomen uit de instellingen wanneer een nieuwe factureringsmijlpaal wordt gemaakt in Dataverse. Het systeem stelt deze veldwaarden standaard in op basis van instellingen in het tabblad Financieel op de pagina Parameters voor projectbeheer en financiële administratie.
Methode BTW-groep bepaalt de standaardlogica van de BTW-groep voor facturering:
- Project zal altijd standaard de BTW-groep voor facturering van het project zijn. U kunt de standaard BTW-groep voor een project bekijken of wijzigen door Standaard financiële administratie weergeven op de pagina Alle projecten te selecteren.
- Projectcontract zal altijd standaard de BTW-groep voor facturering van het projectcontract zijn. U kunt de standaard BTW-groep voor facturering voor een projectcontract beoordelen of wijzigen door Standaard financiële administratie weergeven op de pagina Projectcontracten te selecteren.
- Klant zal altijd standaard de BTW-groep voor facturering van de klant zijn.
- Met Zoeken doorzoekt u alle entiteiten in deze lijst en selecteert u de eerste beschikbare waarde. Zoeken begint met de entiteit Project, dan de entiteit Projectcontract en vervolgens de entiteit Klant.
Btw-groep voor mijlpaalartikel met vaste prijs wordt gebruikt als de standaardwaarde in het veld Artikel btw-groep voor de factureringsmijlpaal. De accountant kan deze waarde bekijken en wijzigen op de pagina Transacties op rekening. Het systeem gebruikt de waarde van de transactie op rekening bij het maken van een voorstelregel voor een projectfactuur.
Financiële dimensies
Standaard financiële dimensies voor de mijlpaal voor facturering met een vaste prijs worden ingesteld op projectcontractregels. Ga naar Projectcontracten>Standaard financiële administratie weergeven en selecteer op het tabblad Contractregels prijs contractregel en stel vervolgens de financiële dimensiewaarden in die u als standaard wilt gebruiken.
De projectaccountant kan de informatie over omzetbelasting en financiële dimensies op factuurmijlpalen bewerken totdat het projectfactuurvoorstel is gemaakt.
Projectfactuurvoorstellen maken
Projectfactuurvoorstellen kunnen worden bekeken in de module Projectbeheer en financiële administratie door naar Projectfacturen>Projectfactuurvoorstellen te gaan.
De header van het projectfactuurvoorstel wordt gemaakt in Finance wanneer de pro-formafactuur wordt bevestigd in Dataverse. Voor een gemakkelijkere afstemming stelt het systeem het nummer van het projectfactuurvoorstel in Finance in op hetzelfde nummer als de pro-formafactuur-id in Dataverse. Omdat pro-formafacturen niet noodzakelijkerwijs in dezelfde volgorde worden bevestigd als waarin ze zijn gemaakt, moet de nummerreeks van het projectfactuurvoorstel in Finance ruimte laten voor wijzigingen naar lagere en hogere nummers. Configureer nummerreeksen met behulp van de volgende stappen:
Ga in Finance naar Organisatiebeheer>Nummerreeksen>Nummerreeksen.
Selecteer in het filter Gebied, Projecten.
Selecteer in het filter Referentie, Factuurvoorstel.
Gebruik het veld Bedrijf om elke rechtspersoon waarvoor de integratie van Project Operations en Dataverse is ingeschakeld te filteren.
Open Nummerreeksdetails. Stel op het tabblad Algemeen de volgende waarden in:
- Gebruikerswijzigingen toestaan: naar een lager nummer = Ja
- Gebruikerswijzigingen toestaan: naar een hoger nummer = Ja
Projectfactuurvoorstelregels worden door het systeem toegevoegd via het periodieke proces Importeren uit opslagtabel (Projectbeheer en financiële administratie>Periodiek>Project Operations integratie>Importeren uit opslagtabel). Dit proces kan handmatig worden uitgevoerd of via een periodieke planning. Het systeem voegt geen regels toe aan het factuurvoorsteldocument totdat alle regels klaar zijn om te worden gefactureerd. Tijd- en materiaaltransacties zijn alleen gereed om te worden gefactureerd wanneer ze zijn geboekt met het Project Operations integratie journaal.
Projectfactuurvoorstellen opmaken en afdrukken
De projectaccountant kan een afgedrukte projectfactuur aanpassen met behulp van de pagina Factuurvoorstel opmaken en afdrukbeheermogelijkheden.
Factuurvoorstellen opmaken
De pagina Factuurvoorstellen opmaken maakt het mogelijk om aangepaste groeperingstransacties weer te geven in de projectfactuur van de klant.
Selecteer op de pagina Projectfactuurvoorstel, Afdrukken>Factuurvoorstel opmaken.
Selecteer Nieuw om een nieuwe groepering te maken voor de afdruk van de projectfactuur.
Selecteer in het veld Detail/samenvatting opties voor deze groepering:
- Selecteer Detail om de transactiegegevens van de klantfactuur af te drukken.
- Selecteer Samenvatting om het transactieoverzicht van de klantfactuur af te drukken.
Opmerking
De selectie in het veld Detail/samenvatting op de pagina Factuurvoorstel opmaken overschrijft de optie die is geselecteerd in het veld Factuuropmaak op de pagina Factuurvoorstellen om een gedetailleerde factuur of een factuuroverzicht af te drukken.
- Selecteer de transactieregels die u in deze sectie op het tabblad Beschikbare transacties wilt opnemen en selecteer Transacties opnemen om ze naar het tabblad Geselecteerde transacties te verplaatsen.
- Selecteer Omhoog en Omlaag om de volgorde van de secties te wijzigen.
- Selecteer Afdrukvoorbeeld om een voorbeeld van de opgemaakte factuur te bekijken.
Afdrukbeheer
Afdrukbeheer gebruikt verschillende rapportbestanden voor afdrukken, opgeven van bestemmingen en het aanpassen van de voettekst voor de factuur. Afdrukbeheer kan worden ingesteld op moduleniveau, maar deze instellingen kunnen worden overschreven voor een specifiek klant-, contract- of factuurvoorstel. Om toegang te krijgen tot deze functie op de pagina Projectfactuurvoorstel selecteert u Afdrukken>Afdrukbeheer.
De instellingen voor afdrukbeheer worden weergegeven als een boomstructuur, waarbij op elk knooppuntniveau de beschikbare documenten worden weergegeven die kunnen worden aangepast. U kunt aangepaste afdrukken toewijzen op module-, klant-, contract- of factuurvoorsteldocumentniveau. Om de originele documentafdruk te wijzigen, vouwt u het gewenste knooppunt uit en selecteert u Origineel item. Selecteer in het veld Rapportindeling de rapportindeling die voor het afdrukken moet worden gebruikt. U kunt aangepaste rapportindelingen gebruiken met Raamwerk voor zakelijk documentbeheer.
Factuurvoorstellen boeken
Nadat de factuur is gecontroleerd en bewerkt, en de factuurvoorstelregels naar wens zijn, controleert u de factuurtotalen en omzetbelasting. Selecteer in de groep Details Totalen en selecteer vervolgens Boeken om de factuur te boeken.
Schakel om de factuur te bekijken voordat u deze boekt het selectievakje Boeken uit. Pro-forma wordt op de factuur afgedrukt om aan te geven dat het een voorbeeldfactuur is. Schakel het selectievakje Factuur afdrukken in om de factuur af te drukken.
Naast via de pagina Factuurvoorstel kunnen factuurvoorstellen ook worden geboekt door de periodieke taak uit te voeren, Factuurvoorstellen boeken. Ga voor deze taak naar Projectbeheer en financiële administratie>Periodiek>Projectfacturen>Factuurvoorstellen boeken.
Deze pagina toont alle factuurvoorstellen die klaar zijn om geboekt te worden. U kunt het boeken van factuurvoorstellen plannen door Batch te selecteren. Stel de Batchverwerkingsparameter in op Ja en stel de herhaling van batchverwerking in door Herhaling te selecteren.