Outlook-contactpersonen bijhouden in Dynamics 365 for Outlook
Als u een contactpersoon bijhoudt in Microsoft Dynamics 365 for Outlook, wordt een kopie van die contactpersoonrecord opgeslagen als activiteit in Dynamics 365 for Customer Engagement en gesynchroniseerd met de Outlook-record. Nadat uw contactpersonen zijn bijgehouden, kunt u alle e-mailberichten, taken, afspraken en accountrecords zien die aan deze contactpersonen zijn gekoppeld. U kunt toegang tot de records krijgen in Dynamics 365 for Outlook of Customer Engagement.
Het bijhouden van contactpersonen in Dynamics 365 for Outlook is een handmatig proces. Hierdoor kunt u uw persoonlijke contactpersonen gescheiden houden van uw Customer Engagement-contactpersonen. Synchronisatie van contactpersonen van Customer Engagement met Dynamics 365 for Outlook gaat echter automatisch. Alle contactpersonen van wie u eigenaar bent in Customer Engagement, worden automatisch beschikbaar in Dynamics 365 for Outlook. Als u Outlook op uw mobiele apparaat synchroniseert, kunt u ook toegang tot uw Customer Engagement-contactpersonen krijgen op dat apparaat.
In Dynamics 365 for Outlook kiest u Persoon in het navigatiedeelvenster en selecteert u maximaal 20 contactpersonen.
Fooi
Als u meer dan 20 contactpersonen wilt selecteren of als u al uw Outlook-contactpersonen wilt bijhouden in Customer Engagement, kunt u de wizard Contactpersonen toevoegen gebruiken. Meer informatie: Een wizard gebruiken om meerdere Outlook-contactpersonen toe te voegen en bij te houden in Dynamics 365 for Outlook
Als u de contactpersoon wilt bijhouden, voert u een van de volgende stappen uit:
Als u de contactpersoonrecord wilt bijhouden zonder deze aan een bovenliggende (account)record in Customer Engagement te koppelen, kiest u op het tabblad Start in de groep Customer Engagement Bijhouden.
-Of-
Als u de contactpersoon wilt bijhouden en wilt koppelen aan een bovenliggende (account)record in Customer Engagement, kiest u op het tabblad Start in de groep Customer Engagement Bovenliggend item instellen en zoekt u de bovenliggende record in het dialoogvenster Record opzoeken. Nadat u de gewenste record hebt gevonden, kiest u Toevoegen.
Als u de knop Bijhouden of de knop Bovenliggend item instellen kiest, wordt een Dynamics 365 for Customer Engagement-deelvenster (ook het bijhoudvenster genoemd) onder aan de contactpersoonrecord weergegeven. Dit deelvenster geeft aan dat de contactpersoon wordt bijgehouden en bevat koppelingen naar gerelateerde records. Als u de knop Bovenliggend item instellen selecteert, biedt Dynamics 365 for Outlook ook een koppeling naar de bovenliggende record. Meer informatie over hoe bijhouden werkt.
In Dynamics 365 for Outlook wordt het pictogram Bijgehouden in Dynamics 365-apps
weergegeven naast bijgehouden contactpersonen.
Als u extra informatie over de contactpersoon wilt toevoegen aan het contactpersoonformulier in Dynamics 365 for Customer Engagement, kiest u de contactpersoon en kiest u vervolgens in de groep Customer Engagement Weergeven in Customer Engagement.
Notes
Als u extra informatie over de contactpersoon wilt toevoegen aan het contactpersoonformulier in Dynamics 365 for Customer Engagement, kiest u de contactpersoon en kiest u vervolgens in de groep Customer Engagement Weergeven in Customer Engagement.
Als de contactpersoon is gekoppeld aan een bovenliggende record, kunt u de bovenliggende record openen vanuit de Outlook-contactpersoonrecord in Dynamics 365 for Outlook. Open de record in de contactpersonenlijst. Kies in de groep Customer Engagement Bovenliggend item weergeven (of selecteer de koppeling in het bijhoudvenster).
Het veld Bedrijf voor een Outlook-contactpersoon wordt niet automatisch toegevoegd aan het bovenliggende account van de nieuwe Dynamics 365 for Customer Engagement-contactpersoon. Meer informatie: Persoonlijke opties instellen die van invloed zijn op het bijhouden en synchroniseren tussen Dynamics 365-apps en Outlook of Exchange
Dubbele contactpersoonrecords voorkomen
Wanneer u contactpersonen bijhoudt, wordt in Customer Engagement gecontroleerd op dubbele records. In Customer Engagement wordt ook gecontroleerd op duplicaten wanneer u records handmatig synchroniseert of online gaat als u offline werkt.
Als Customer Engagement detecteert dat een contactpersoon mogelijk een duplicaat is, wordt de contactpersoon niet opgeslagen, maar geeft Customer Engagement het dialoogvenster Duplicaatrecords gedetecteerd weer.
Dit is wat u moet doen als dit gebeurt:
Dubbelklik of tik in de lijst Potentiële dubbele records op de record.
Als de nieuwe of bijgewerkte record geen duplicaat is, klikt u op Record opslaan om de nieuwe record te maken.
- OF -
Als de nieuwe of bijgewerkte record een duplicaat is, klikt u op Annuleren om uw wijzigingen te annuleren.
Als records in andere recordtypen door de duplicaatdetectieregel als potentiële duplicaten zijn aangemerkt, bekijkt u de records van elk weergegeven recordtype.
Belangrijk
Duplicaten kunnen alleen worden gedetecteerd als detectie van duplicaten is ingeschakeld en als minstens één regel voor de detectie van duplicaten bestaat voor het recordtype.
Zie ook
Overzicht van het bijhouden van records in Dynamics 365 for Outlook
Een wizard gebruiken om meerdere Outlook-contacten toe te voegen en bij te houden in Dynamics 365 for Outlook
Persoonlijke opties instellen die van invloed zijn op het bijhouden en synchroniseren tussen Dynamics 365-apps en Outlook of Exchange
Veelgestelde vragen over het synchroniseren van records tussen Microsoft Dynamics 365-apps en Microsoft Outlook