Een wizard gebruiken om meerdere Outlook-contactpersonen toe te voegen en bij te houden in Dynamics 365 for Outlook

U kunt uw Office Outlook-contacten volgen in Microsoft Dynamics 365 for Outlook. Als u een contactpersoon bijhoudt, wordt een kopie van die contactpersoon opgeslagen in Dynamics 365 for Outlook en gesynchroniseerd met de Outlook-record. Nadat uw contactpersonen zijn bijgehouden, ziet u in Customer Engagement e-mail-, taak- en afspraakactiviteiten die aan deze contactpersonen zijn gekoppeld. Als u Outlook op uw mobiele apparaat synchroniseert, kunt u ook toegang tot uw contactpersonen krijgen op dat apparaat.

Het bijhouden van contactpersonen in Dynamics 365 for Outlook is een handmatig proces. U kunt maximaal 20 contactpersonen gelijktijdig bijhouden door de knop Bijhouden of de knop Bovenliggend item instellen in Dynamics 365 for Outlook te selecteren. Als u meer dan 20 contactpersonen tegelijk wilt toevoegen of als u al uw Outlook-contactpersonen wilt toevoegen aan Customer Engagement, kunt u de wizard Contactpersonen toevoegen gebruiken. De wizard kan u ook helpen een aantal opties in te stellen. U kunt bijvoorbeeld opgeven of toekomstige communicatie met de bijgehouden contactpersonen moet worden gesynchroniseerd met Dynamics 365 for Outlook.

Belangrijk

Om contacten bij te houden in Dynamics 365 for Outlook, moet uw Outlook-e-mailadres overeenkomen met uw Customer Engagement-e-mailadres. U kunt niet van of naar meerdere e-mailadressen synchroniseren.

Stap 1: Voorbereidingen treffen

Voordat u uw Outlook-contactpersonen toevoegt:

• U krijgt de beste resultaten als uw Outlook-contactpersoongegevens zo volledig mogelijk en betrouwbaar zijn. Vul eventueel ontbrekende informatie in en controleer of de namen van personen goed zijn gespeld.

• Omdat u de bedrijfsnamen in uw Outlook-contactpersonenlijst kunt "toewijzen" aan een accountnaam in Dynamics 365 for Customer Engagement, moet u ervoor zorgen de accounts dezelfde spelling hebben in beide toepassingen.

Step 2: De wizard uitvoeren

1. Kies Bestand>Dynamics 365-apps>Contactpersonen importeren>Contactpersonen toevoegen.

2. Kies Volgende.

3. Bevestig vervolgens de map waarin uw Outlook-contactpersonen zijn opgeslagen en kies daarna Volgende.

   Notitie

   • De wizard kiest de map, die meestal Contactpersonen wordt genoemd. U kunt submappen in- of uitschakelen in de map Contactpersonen.
     • Als u iemand anders uw e-mail wilt laten beheren (dit wordt een "gemachtigde" genoemd) kunt u geen contactpersonen toevoegen vanuit de map met contactpersonen van die persoon.

4. Selecteer hoe u de contactpersonen wilt groeperen. Deze groepen zijn als volgt:

   • Bedrijfsnaam. Groepeer de contactpersonen op de overeenkomende accountnaam in Dynamics 365 for Customer Engagement. De wizard maakt een overzicht van het aantal contactpersonen dat aan elk account is gekoppeld. Kies de koppeling om de lijst met namen voor elk account te controleren.

   • E-maildomein. Groepeer de contactpersonen op e-maildomein. Het e-maildomein is het deel van het adres dat volgt na het symbool @. Bijvoorbeeld in het e-mailadres someone@contoso.com is "contoso.com" het domein. Kies de koppeling om de lijst met namen in elk domein te controleren.

   • Categorieën. Groepeer de contactpersonen op de categorie die u gebruikt om contactpersonen te ordenen in Outlook, indien van toepassing. Kies de koppeling om de lijst met namen voor elke categorie te controleren.

     Als u niet alle groepen wilt toevoegen, schakelt u de selectievakjes links van eventuele groepen u niet wilt uit.

   Notitie

   In de kolom Aantal contactpersonen wordt met een kleur aangegeven hoeveel van de contactpersonen al aan Dynamics 365 for Customer Engagement zijn gekoppeld:

   • Groen. Alle contactpersonen bestaan al in Dynamics 365 for Customer Engagement.
     • Geel. Meer dan 50% van de contactpersonen bestaan al in Dynamics 365 for Customer Engagement.
     • Rood. Ten minste één contactpersoon bestaat al in Dynamics 365 for Customer Engagement.

   Fooi

   Wellicht zult u vaststellen dat de groeperingen veel variaties bevatten als de bedrijfsnamen niet exact overeenkomen. In dat geval is het misschien het beste om de wizard te annuleren, de bedrijfsnamen te corrigeren in Outlook en vervolgens de wizard opnieuw uit te voeren.

5. Controleer of Bedrijfsnaam gebruiken als account is geselecteerd (aanbevolen). Anders schakelt u dit selectievakje uit als u later een accountnaam aan elke contactpersoon wilt koppelen in Dynamics 365 for Customer Engagement.

6. Selecteer Alle communicatie bijhouden voor toegevoegde contactpersonen om de berichten, afspraken en taken bij te houden die aan deze Outlook-contactpersonen zijn gekoppeld in Dynamics 365 for Customer Engagement.

7. U kunt handmatig de accounts selecteren waaraan u de contactpersonen wilt koppelen door Geavanceerd te kiezen. Kies in de kolom Account instellen de rij van de contactpersoon. Selecteer een van de volgende opties in de vervolgkeuzelijst:

   • Laat het veld (Niet ingesteld) leeg om de contactpersonen later aan een account te koppelen in Dynamics 365 for Customer Engagement.

   • Selecteer Bedrijfsnaam gebruiken als u de contactpersonen aan een Dynamics 365 for Customer Engagement-account wilt koppelen met behulp van de bedrijfsnaam.

   • Selecteer Bestaand account selecteren, selecteer een account of contactpersoon en kies vervolgens OK.

8. Schakel in de kolom Communicatie opnemen het selectievakje uit voor groeperingen waarvoor u geen e-mailberichten, afspraken of taken wilt bijhouden in Dynamics 365 for Customer Engagement.

9. Kies Contactpersonen toevoegen.

10. Bekijk eventuele fouten op de overzichtspagina, indien van toepassing. Kies daarna Sluiten.

Zie ook

Overzicht van het bijhouden van records in Dynamics 365 for Outlook
Veelgestelde vragen over het synchroniseren van records tussen Microsoft Dynamics 365-apps en Microsoft Outlook