Factureringsclassificatie en factureringscodes in de openbare sector

In dit artikel wordt beschreven hoe organisaties in de openbare sector factureringsclassificaties en factureringscodes kunnen gebruiken om vrije-tekstfacturen te beheren.

Factureringsclassificaties

Factureringsclassificaties worden gebruikt om vergelijkbare vrije-tekstfacturen te groeperen voor verwerking en weergave. Een transitinstantie kan bijvoorbeeld lease in elk transitstation worden gebruikt voor kleine coffeewinkels en andere leveranciers. Door een factureringsclassificatie voor leases te maken, kan de instantie automatisch dezelfde betalingstermijnen toepassen en dezelfde aanbetalingsvolgorde gebruiken voor alle leases. Het bureau kan ook facturen voor alle leases samen weergeven, zelfs als de leases niet Delen dezelfde financiële dimensies hebben. Factureringsclassificaties omvatten de volgende informatie:

• Factureringsclassificatiecode (maximaal 15 alfanumerieke tekens)
• Omschrijving (maximaal 60 tekens)
• Betalingsvoorwaarden
• Rente-informatie
• Nummerreeks voor factuurnummer
• Nummerreeks voor creditnota's
• Nummerreeks voor aan incasso's
• Factureringscodes die kunnen worden toegewezen aan facturen die deze factureringsclassificatie gebruiken

U kunt factureringsclassificaties gebruiken om de vereffeningsprioriteit van vrije-tekstfacturen te bepalen. Zie Vereffeningsprioriteit in de openbare sector voor meer informatie. Een factureringsclassificatie kan veel factureringscodes bevatten, maar elke factureringscode kan aan slechts één factureringsclassificatie worden toegewezen. Wanneer u een factureringsclassificatie selecteert op een vrije-tekstfactuur, zijn alleen de factureringscodes die worden vermeld in de factureringsclassificatie beschikbaar voor de factuur. Voordat u factureringsclassificaties in gaat stellen, moet u de betalingstermijnen, rentecodes, boekingsprofielen, aanbetalingsreeksen, nummerreeksen en factureringscodes instellen die u wilt gebruiken voor de factureringsclassificaties.

Factureringscodes

Factureringscodes bieden een reeks standaardwaarden en tarieven voor facturering voor een bepaald type service of toeslag. De waarden die u voor elke factureringscode definieert worden automatisch ingevoerd in de vrije-tekstfactuurregel wanneer u de factureringscode selecteert. Een afvalverwerkingsafdeling kan bijvoorbeeld bepaalde klanten facturen voor nieuwe containers. Er wordt een factureringscode 'Nieuwe container' gebruikt die de factureringsgegevens voor deze containers bevat. Wanneer de afdeling een vrije-tekstfactuur maakt en de factureringscode "Nieuwe container" op een factuurregel selecteert, worden de standaardwaarden uit de factureringscode automatisch ingevoerd. Factureringscodes omvatten de volgende informatie:

• Factureringscode (maximaal 10 alfanumerieke tekens)
• Omschrijving (maximaal 60 tekens; dit wordt afgedrukt op de factuur)
• Ingangsdatum en vervaldatum
• Btw-gegevens
• Rente-informatie
• Boekhoudingsverdeling
• Tariefgegevens
• Projectgegevens (indien ingeschakeld op de pagina Parameters van klanten)
• Aangepaste velden

Over het algemeen kunnen de standaardwaarden van de factureringscode worden gewijzigd op de vrije-tekstfactuur. U kunt de factureringscode echter zo instellen dat wijzigingen in bepaalde velden wel of niet zijn toegestaan. Zie vrije-tekstfacturen in de publieke sector voor meer informatie. Factureringscodes kunnen ook aan boekingsdefinities worden gekoppeld. Wanneer een factureringscode wordt gebruikt op een factuurregel, wordt de boekingsdefinitie die aan de factureringscode is gekoppeld, gebruikt om de transactie naar het grootboek te boeken. Zie Boekingsdefinities in de publieke sector voor meer informatie over boekingsdefinities.

Aangepaste velden

U kunt aangepaste velden voor factureringscodes maken. Deze velden worden gebruikt om gegevens te verzamelen met betrekking tot specifieke factureringskosten. De afdeling voor de dierencontrole voor een stad kan bijvoorbeeld aangepaste velden gebruiken om het type dieren en de datum van de laatste paar uur vast te houden. Aangezien u aangepaste velden toewijst aan factureringscodes, moet u de aangepaste velden maken voordat u factureringscodes maakt. Er zijn zes typen aangepaste velden. U kunt een standaardwaarde instellen voor elk aangepast veld. U kunt de standaardwaarden op de vrije-tekstfactuur wijzigen.

• Valuta-valutavelden accepteren alleen getallen met twee decimalen. U kunt de minimum- en maximumwaarden voor het veld opgeven.
• Decimaal : decimale velden worden alleen gebruikt voor decimalen met vier decimalen. U kunt minimum- en maximumwaarden instellen voor het veld.
• Tekst : tekstvelden kunnen elke soort tekst bevatten. Alles wat hier wordt ingevoerd, wordt als tekst beschouwd. U kunt een maximumveldlengte instellen voor het veld.
• Geheel getal: gehele getallen worden alleen geaccepteerd in velden van het type Geheel getal. U kunt minimum- en maximumwaarden instellen voor het veld.
• Boolean – Boolean-velden staan ja/geen selecties toe.
• Datum – datumvelden accepteren alleen datums. De datum wordt als mm/dd/yyy opgeslagen.

Moet ik factureringsclassificaties gebruiken?

Hoewel u geen factureringsclassificaties hoeft in teschakelen, raden we u sterk aan om dit te doen. Veel mogelijkheden uit de publieke sector in de app Klanten zijn alleen beschikbaar als factureringsclassificaties zijn ingeschakeld. Nadat u factureringsclassificaties hebt ingeschakeld, is de factureringsclassificatie echter een vereist veld op vrije-tekstfacturen. Zie Vrije-tekstfacturen in de publieke sector voor meer informatie over factureringsclassificaties en factureringscodes op vrije-tekstfacturen.

Hoe schakel ik factureringsclassificaties in?

Factureringsclassificaties inschakelen op de pagina Parameters van klanten . Selecteer factureringsclassificaties gebruiken in het sneltablijst Verkoopinstellingen in de sectie Algemeen . De pagina's waarop u factureringsclassificaties en -codes maakt, zijn beschikbaar voordat u factureringsclassificaties inschakelen. U wilt eerst alle factureringsclassificaties en factureringscodes instellen voordat u deze inschakelen. Nadat u factureringsclassificaties hebt ingeschakeld, moet elke vrije-tekstfactuur een factureringsclassificatie hebben. opmerking: als u factureringsclassificaties wilt gebruiken om de vereffeningsprioriteit van vrije-tekstfacturen te bepalen, moet u het kenmerk Facturering op de pagina Vereffeningsprioriteit inschakelen nadat u factureringsclassificaties hebt ingeschakeld. Zie Vereffeningsprioriteit in de openbare sector voor meer informatie.

Moet ik nieuwe factureringscodes maken wanneer de factureringstarieven worden gewijzigd?

Wanneer factureringscodes moeten worden bijgewerkt, hoeft u geen nieuwe factureringscodes te maken. In plaats daarvan kunt u meerdere versies van de factureringscode maken, met een ingangsdatum en vervaldatum voor elke versie. Op het ingangsdatum wordt de bijgewerkte versie automatisch gebruikt.

Kan ik dezelfde factureringscode aan meerdere factureringsclassificaties toewijzen?

Nee, maar er is een manier om toch de resultaten te krijgen die u nodig hebt. Stel dat uw organisatie een afzonderlijke factureringsclassificatie gebruikt voor elke afdeling. Drie van de afdelingen hebben een factureringscode nodig voor licentieovereenkomsten. U kunt geen enkele factureringscode voor een licentieovereenkomst toewijzen aan drie factureringsclassificaties, maar u kunt een set van drie identieke factureringscodes maken en een code toewijzen aan elke afdeling.