Vrije-tekstfacturen in de openbare sector

Dit artikel beschrijft de functionaliteit voor vrije-tekstfacturen die beschikbaar is voor entiteiten uit de publieke sector en antwoorden op veelvoorkomende vragen over het gebruik van factureringsclassificaties en factureringscodes met vrije-tekstfacturen.

Moet ik een factureringsclassificatie selecteren voor elke vrije-tekstfactuur?

Ja, wanneer factureringsclassificaties zijn ingeschakeld, moet u een factureringsclassificatie invoeren voor elke vrije-tekstfactuur. De factureringsclassificatie bepaalt welke factureringscodes u op de factuur kunt invoeren. Deze regels regelen ook de betalingsvoorwaarden, nummerreeksen en de verwerking van de factuur. Zie Factureringsclassificaties en factureringscodes in de publieke sector voor meer informatie over factureringsclassificaties.

Wat gebeurt er als ik al vrije-tekstfacturen heb gemaakt als ik factureringsclassificaties inschakelen?

Als er op het moment dat u factureringsclassificaties hebt ingeschakeld, nog geen factuur is geboekt, moet u eerst een factureringsclassificatie aan de factuur toewijzen voordat u deze kunt plaatsen. Wanneer u de pagina opent om de factuur weer te geven, ziet u een bericht waarin u wordt vermeld dat de factureringsclassificatie vereist is.

Waarom zou ik factureringscodes moeten gebruiken bij het maken van vrije-tekstfacturen?

Wanneer u een factureringscode selecteert, worden automatisch standaardwaarden ingevoerd in veel velden op de factuurregel. Hierdoor wordt de invoer van gegevens sneller en nauwkeuriger. Factureringscodes worden ook gebruikt met boekingsdefinities om te bepalen hoe klantentransacties naar het grootboek worden geboekt.

Ik maak een vrije-tekstfactuur en de factureringscode die ik niet beschikbaar wil maken. Wat moet ik doen?

Zorg er eerst voor dat de factuur de juiste factureringsclassificatie gebruikt. Bij elke factureringsclassificatie kunnen alleen bepaalde factureringscodes worden gebruikt. Als de factureringsclassificatie juist is, moet u een van de factureringscodes selecteren die beschikbaar zijn voor de vrije-tekstfactuur die u maakt.

Ik kan sommige velden op mijn vrije-tekstfacturen de hele tijd wijzigen en ik kan alle velden in de tijd wijzigen. Maar in sommige velden kan ik slechts een paar keer wijzigen. Wat is dat volgens de vraag?

Instellingen van de factureringscode bepalen of u bepaalde velden kunt wijzigen.

• Als in de factureringscode op een vrije-tekstfactuurregel geen tariefwijzigingen op de factuur staan, kunt u het bedrag, de eenheidsprijs of de details van het bedrag op de regel niet wijzigen.

Tip

Als het veld Factureringscode bepaalt, is ingesteld op eenheidsprijs, kunt u de eenheidsprijs niet wijzigen, maar u kunt het bedrag indirect wijzigen door de hoeveelheid te wijzigen.

• Als de factureringscode op een vrije-tekstfactuurregel geen wijzigingen in de grootboekrekeningen toestaat, kunt u de boekhoudingsverdeling op de regel niet wijzigen. U kunt de hoofdrekening wijzigen die wordt weergegeven op de vrije-tekstfactuurregel, maar deze wijziging heeft alleen invloed op wat wordt weergegeven. Het wijzigen van de hoofdrekening heeft geen invloed op de verdelingen.
• Als er een project is gekoppeld aan de factuurregel, bepaalt de factureringscode of u de project-ID, categorie en grootboekrekening.

Tip

Als u de grootboekrekening wilt wijzigen voor factuurregels die betrekking hebben op projecten, moeten wijzigingen zijn toegestaan zowel in de factureringscode zelf als in de sectie projecten van de pagina Parameters van klanten.

Zie Factureringsclassificaties en factureringscodes in de publieke sector voor meer informatie over factureringscodes.

Waar komt de rentecode op een vrije-tekstfactuur vandaan?

De rentecode kan worden ingesteld op de factureringscode, de factureringsclassificatie of het boekingsprofiel.