Delen via

Grootboekvereffeningen

  • Artikel

Grootboekvereffening is het proces waarin debet- en credittransacties in het grootboek worden afgestemd. De vereffening van de debet- en creditbedragen wordt gebruikt om het saldo van de grootboekrekening te vereffenen met de gedetailleerde transacties waaruit het saldo bestaat.

Vereffende transacties kunnen worden uitgesloten van onderzoeken en rapporten. Op deze manier is het eenvoudiger om de openstaande grootboektransacties te analyseren waaruit het saldo van de grootboekrekening bestaat.

Belangrijk

De modules Klanten en Leveranciers werken ook met vereffening van facturen en betalingen. Wanneer vereffening plaatsvindt in de subjournalen van Klanten en Leveranciers, worden de bijbehorende grootboekposten niet automatisch vereffend. Vanaf Dynamics 365 Finance versie 10.0.42 is een nieuwe parameter Automatische vereffening van subadministratie naar grootboek beschikbaar. Zie Gedeeltelijke grootboekvereffeningen voor meer informatie.

Functies voor grootboekvereffening

In Microsoft Dynamics 365 Finance versie 10.0.21 is de optie Geavanceerde grootboekvereffening inschakelen verwijderd van de pagina Grootboekparameters. Geavanceerde grootboekvereffening is nu altijd ingeschakeld. In Finance versie 10.0.25 is de functie Bewustzijn tussen grootboekvereffening en jaarafsluiting van het grootboek geïntroduceerd. Met deze functie wordt de basisfunctionaliteit in zowel grootboekvereffening als jaarafsluiting van het grootboek gewijzigd. Voordat u deze functie inschakelt in de werkruimte Functiebeheer, raadpleegt u Bewustzijn tussen grootboekvereffening en jaarafsluiting van het grootboek.

Opmerking

Vanaf versie 10.0.40 van Dynamics 365 Finance kunt u de functie Bewustzijn tussen grootboekvereffening en de bijbehorende functies Proces van grootboekvereffeningen automatiseren en Gerealiseerde winsten/verliezen in vreemde valuta voor grootboekvereffeningen boeken vinden in Grootboekparameters, vooral onder het tabblad Grootboekvereffeningen. Deze functies worden beheerd via de parameters Geavanceerde bewustzijnsopties inschakelen, Procesautomatisering voor grootboekvereffening inschakelen en Boeken van gerealiseerde winsten/verliezen voor grootboekvereffeningen in valuta inschakelen.

Grootboekvereffening instellen

U moet de hoofdrekeningen selecteren waarvoor u grootboekvereffening wilt uitvoeren. U kunt deze hoofdrekeningen op twee manieren selecteren.

  1. Ga naar Grootboek>Grootboek instellen>Grootboekparameters.
  2. Selecteer op het tabblad Grootboekvereffeningen het rekeningschema waaruit u de hoofdrekeningen wilt selecteren.
  3. Selecteer de hoofdrekeningen waarvoor u grootboekvereffening wilt uitvoeren. Omdat rekeningschema´s globaal zijn, hebben alle bedrijven waaraan het geselecteerde rekeningschema is toegewezen, dezelfde hoofdrekeningen voor grootboekvereffening geselecteerd.

– of –

  1. Ga naar Grootboek>Periodieke taken>Grootboekvereffeningen.
  2. Selecteer Rekeningen voor grootboekvereffeningen.
  3. Selecteer in het dialoogvenster de rekeningschema´s en hoofdrekeningen waarvoor u grootboekvereffening wilt uitvoeren. Dit dialoogvenster is een snelkoppeling. Alle hoofdrekeningen die u hier toevoegt, worden ook weergegeven op de pagina Grootboekparameters.

U kunt op elk gewenst moment dezelfde basisprocedures gebruiken om hoofdrekeningen te verwijderen uit grootboekvereffening. Het verwijderen van een hoofdrekening heeft geen effect op eerdere grootboekvereffeningen. De hoofdrekening en transacties worden echter niet meer weergegeven op de pagina Grootboekvereffeningen.

Transacties vereffenen

Als u grootboektransacties wilt vereffenen, voert u de volgende stappen uit.

  1. Ga naar Grootboek>Periodieke taken>Grootboekvereffeningen.

  2. Stel de filters bovenaan de pagina in:

    • Selecteer een datumbereik. U kunt ook een datumintervalcode selecteren om automatisch in het datumbereik in te vullen. Het is niet aan te raden grootboekvereffening uit te voeren voor transacties die meerdere fiscale jaren beslaan. Wanneer de functie Bewustzijn tussen grootboekvereffening en jaarafsluiting is ingeschakeld, moet de grootboekvereffening binnen een boekjaar worden voltooid.
    • Wanneer de functie Bewustzijn tussen grootboekvereffening en jaarafsluiting is ingeschakeld, moet grootboekvereffening worden uitgevoerd voor transacties in een enkele hoofdrekening en is de hoofdrekening een vereist filter.
    • Wijzig zo nodig de boekingslaag. U kunt geen transacties vereffenen in verschillende boekingslagen.
    • Als u de hoofdrekening en dimensies afzonderlijk wilt weergeven, selecteert u een financiële dimensieset.

  3. Selecteer Transacties weergegeven om alle transacties weer te geven die overeenkomen met de filters die u hebt ingesteld, en de lijst met rekeningen die u hebt opgegeven toen u het rekeningschema instelde in de vorige sectie.

    • Als u een van de filters of de dimensiesets wijzigt, moet u Transacties weergegeven opnieuw selecteren.
    • Als u de transacties wilt filteren op een afzonderlijke hoofdrekening, gebruikt u het filter in het veld Grootboekrekening. Het is niet aan te raden grootboekvereffening uit te voeren voor transacties die naar verschillende hoofdrekeningen worden geboekt. Wanneer de functie Bewustzijn tussen grootboekvereffening en jaarafsluiting is ingeschakeld, moet grootboekvereffening worden uitgevoerd voor transacties in een enkele hoofdrekening.

  4. Selecteer regels voor vereffening. De waarde in het veld Geselecteerd bedrag bovenaan de pagina wordt verhoogd of verlaagd om het totale bedrag op de geselecteerde regels weer te geven.

  5. Als u klaar bent met het selecteren van transacties, selecteert u Selectie markeren. Er wordt een vinkje weergegeven in de kolom Gemarkeerd voor elke geselecteerde transactie. De waarde in het veld Gemarkeerd bedrag bovenaan het raster wordt bovendien verhoogd of verlaagd om het totale bedrag op de gemarkeerde regels weer te geven.

  6. Als de waarde in het veld Gemarkeerd bedrag 0 (nul) is, selecteert u Gemarkeerde transacties vereffenen. De status van de gemarkeerde transacties wordt bijgewerkt in Vereffend.

    Belangrijk

    Alle transacties die u hebt gemarkeerd voor vereffening voor de actieve rechtspersoon worden vereffend, zelfs als deze momenteel niet worden weergegeven op de pagina Grootboekvereffening omdat u een filter hebt toegepast.

Transacties eenvoudiger te vinden maken

De pagina Grootboekvereffeningen bevat mogelijkheden waardoor het gemakkelijker wordt om de transacties weer te geven die u nodig hebt voor vereffening.

  • Met het filter Gemarkeerd kunt u transacties filteren op basis van de vraag of het selectievakje Gemarkeerd ervoor is ingeschakeld.
  • Met het filter Status kunt u transacties filteren op basis van de status ervan.
  • Selecteer Sorteren op absoluut bedrag om de bedragen op absolute waarde te sorteren. Op deze manier kunt u debet- en creditbedragen met hetzelfde bedrag groeperen.

Een vereffening omkeren

U kunt een vereffening omkeren die ten onrechte is aangebracht. Wanneer de functie Bewustzijn tussen grootboekvereffening en jaarafsluiting is ingeschakeld (Grootboekparameters en Geavanceerde bewustzijnsopties inschakelen in versie 10.0.40 en later), kunnen grootboekvereffening en de omkering niet worden uitgevoerd voor transacties die zijn geboekt in een afgesloten boekjaar. Het jaarafsluitingsproces is uitgevoerd.

  1. Voer stap 1 tot en met 3 uit in het gedeelte Transacties vereffenen om de transacties weer te geven waarin u geïnteresseerd bent.
  2. Selecteer in het filter Status Vereffend.
  3. Selecteer regels voor terugboeking.
  4. Selecteer Gemarkeerde transacties omkeren. De status van alle transacties met dezelfde vereffenings-id wordt gewijzigd in Niet vereffend.

In versie 10.0.42 staat de optie Gemarkeerde transacties omkeren op de pagina Historie van grootboekvereffeningen omdat de historie nu wordt bijgehouden voor vereffeningen en omkeringen. Volg deze stappen om in versie 10.0.42 een vereffening om te keren:

  1. Voer stap 1 tot en met 3 uit in het gedeelte Transacties vereffenen om de transacties weer te geven waarin u bent geïnteresseerd.

  2. Selecteer in het filter Status Vereffend.

  3. Markeer één regel.

  4. Selecteer Vereffeningen weergeven.

  5. Selecteer de regels voor omkering.

  6. Selecteer Gemarkeerde transacties omkeren. De status van alle transacties met dezelfde vereffenings-id wordt gewijzigd in Niet vereffend.

  7. Selecteer de pijl-terug om terug te navigeren naar de pagina Grootboekvereffeningen. De niet-vereffende transacties hebben een selectievakje in de kolom Historie als visuele indicator dat ze zijn vereffend en niet-vereffend.

    Belangrijk

    Alle transacties met dezelfde vereffenings-id worden omgekeerd, zelfs als ze niet zijn gemarkeerd. Er zijn bijvoorbeeld vier regels gemarkeerd en vereffend. Alle vier de regels hebben dezelfde vereffenings-id. Als u een van deze vier regels markeert en vervolgens Gemarkeerde transacties omkeren selecteert, worden alle vier de regels omgekeerd.

Markering opheffen voor geselecteerde gebruikers

Schakel Markering opheffen voor geselecteerde gebruikers in om de markering van grootboekvereffende transacties voor alle rechtspersonen op gebruikers-id op te heffen. Hierdoor kan bijvoorbeeld een manager van de boekhouding de markering van transacties ongedaan maken voor een gebruiker die op vakantie is gegaan voordat de vereffening is voltooid of voor een gebruiker die de organisatie heeft verlaten. De actie staat het markeren van deze transacties toe voor vereffening door een andere gebruiker.

De markering van alle transacties ongedaan maken

Selecteer De markering van alle transacties ongedaan maken om de markering van alle grootboekvereffende transacties voor alle gebruikers en alle rechtspersonen op te heffen. Deze actie is beschikbaar voor de beheerdersrol.

Vereffeningen over meerdere jaren controleren

Vanaf Finance release 10.0.29 kunt u boekstukken identificeren die over meerdere boekjaren zijn vereffend in het grootboek. Op de pagina Vereffeningen over meerdere jaren controleren kunt u grootboektransacties weergeven en de vereffening ervan ongedaan maken. Selecteer Vereffeningen over meerdere jaren controleren op de pagina Grootboekvereffeningen. Op de pagina Onderzoek worden alle transacties van andere boekjaren weergegeven die zijn vereffend met transacties die zijn geboekt in het boekjaar dat is opgegeven in het veld Boekjaar.

Het is belangrijk dat u de gegevens naar Excel exporteert voordat u de vereffening van records ongedaan maakt. Wanneer u de actie Vereffening van gemarkeerde records ongedaan maken selecteert, worden er twee waarschuwingsberichten weergegeven om ervoor te zorgen dat de transactiedetails naar Excel worden geëxporteerd voordat de vereffening van de transacties ongedaan wordt gemaakt. Als u per ongeluk de vereffening van grootboektransacties ongedaan hebt gemaakt voordat u de details naar Excel hebt verzonden, kunt u het ongedaan maken niet meer terugdraaien.

Raadpleeg voor meer informatie over het gebruik van de pagina Vereffeningen over meerdere jaren controleren voor jaarafsluitingsprocessen De functie Bewustzijn tussen grootboekvereffening vóór jaarafsluiting met de querypagina en Bewustzijn tussen grootboekvereffening na jaarafsluiting met de querypagina.

Gerealiseerde winsten/verliezen voor grootboekvereffeningen in vreemde valuta boeken

In Finance versie 10.0.36 is de functie Gerealiseerde winsten/verliezen voor grootboekvereffeningen in vreemde valuta boeken beschikbaar in de werkruimte Functiebeheer. Deze functie berekent en boekt gerealiseerde winsten en verliezen in vreemde valuta voor vereffeningen vanaf de pagina Grootboekvereffeningen wanneer de aangiftevalutawaarden van debet- en creditbedragen verschillen. In Finance versie 10.0.38 is ondersteuning toegevoegd voor het berekenen en boeken van gerealiseerde winsten en gerealiseerde verliezen in vreemde valuta voor vereffening wanneer de waarden van de valuta voor boekhouding van de debet- en creditbedragen verschillen. Voordat u de functie Gerealiseerde winsten/verliezen voor grootboekvereffeningen in vreemde valuta boeken kunt inschakelen, moet de functie Bewustzijn tussen grootboekvereffening en jaarafsluiting zijn ingeschakeld.

Opmerking

Vanaf versie 10.0.40 kunt u de functie Bewustzijn tussen grootboekvereffening en de bijbehorende functies Proces van grootboekvereffeningen automatiseren en Gerealiseerde winsten/verliezen in vreemde valuta voor grootboekvereffeningen boeken vinden in Grootboekparameters, vooral onder het tabblad Grootboekvereffeningen. Deze functies worden beheerd via de parameters Geavanceerde bewustzijnsopties inschakelen, Procesautomatisering voor grootboekvereffening inschakelen en Boeken van gerealiseerde winsten/verliezen voor grootboekvereffeningen in valuta inschakelen. Bij het upgraden naar versie 10.0.40 of hoger worden de nieuwe optie Grootboekparameters ingesteld op Ja als de functie vóór de upgrade is ingeschakeld in Functiebeheer.

De functie verbetert ook de bruikbaarheid van het grootboekvereffeningsproces door het markeringsproces te vereenvoudigen. U hoeft niet langer in twee stappen boekstukken voor grootboekvereffening te selecteren en te markeren. In plaats daarvan kunt u het boekstuk markeren in het raster op de pagina Grootboekvereffeningen. De velden Gemarkeerde debiteringen, Gemarkeerde crediteringen en Verschil worden weergegeven om een duidelijke indicatie van de totalen voor uw werk in uitvoering te bieden. U moet uw werk voltooien door de gemarkeerde boekstukken te vereffenen voordat u de pagina Grootboekvereffeningen sluit. Vanaf versie 10.0.38 kunnen de velden Gemarkeerde debiteringen, Gemarkeerde crediteringen en Verschil worden weergegeven in zowel de valuta voor boekhouding als de aangiftevaluta vanaf de pagina Grootboekvereffeningen.

Gegevens voor gerealiseerde winst- en verliesrekeningen instellen

Nadat u de functie hebt ingeschakeld, moet u opgeven welke grootboekvereffeningsrekeningen gerealiseerde winsten en verliezen tijdens de vereffening verwerken. De optie Gerealiseerde winst en verlies berekenen wordt ingesteld voor elke hoofdrekening dat met het grootboek wordt vereffend.

  1. Ga naar Grootboek>Grootboek instellen>Grootboekparameters.
  2. Selecteer Rekeningen voor grootboekvereffeningen op het tabblad Grootboekvereffeningen.

– of –

  1. Ga naar Grootboek>Periodieke taken>Grootboekvereffeningen.
  2. Selecteer Rekeningen voor grootboekvereffeningen.

De optie Gerealiseerde winsten en verliezen berekenen is standaard ingesteld op Nee. Wanneer deze is ingesteld op Ja, worden gerealiseerde winsten en verliezen in vreemde valuta geboekt tijdens het grootboekvereffeningsproces. Gerealiseerde winst en verlies in vreemde valuta worden gegenereerd wanneer de debet- en creditbedragen in de aangiftevaluta of valuta voor boekhouding niet overeenkomen. Wanneer de optie is ingesteld op Nee, worden gerealiseerde winsten en verliezen niet gegenereerd door het grootboekvereffeningsproces. We raden u aan de optie in te stellen op Nee voor uw AR- en AP-overzichtsrekeningen, omdat winst en verlies in vreemde valuta meestal in de subgrootboeken worden gerealiseerd. U moet extra rekening houden met kasrekeningen die herwaardeerd kunnen worden in de module Contanten en bankbeheer.

De boekingsrekeningen voor de gerealiseerde winst en verlies kunnen worden ingesteld op het tabblad Grootboek van de pagina Profiel voor boeking van valutaherwaardering. Als deze rekeningen niet zijn gedefinieerd in het boekingsprofiel voor valutaherwaardering, worden de rekeningen gebruikt die zijn geselecteerd op het sneltabblad Rekening voor valutaherwaardering van de pagina Grootboek.

Voordat een gerealiseerde winst of verlies kan worden geboekt, moet u de nummerreeksgegevens voor het type Grootboekvereffeningen opgeven op het tabblad Nummerreeksen van de pagina Grootboekparameters (Grootboek>Grootboek instellen>Grootboekparameters).

Een gerealiseerde winst of verlies boeken

Tijdens het grootboekvereffeningsproces worden gerealiseerde winsten en verliezen geboekt wanneer de bedragen in de aangiftevaluta of de valuta voor boekhouding van de gemarkeerde debetbedragen en de gemarkeerde creditbedragen verschillen. Als dezelfde transactievaluta voor de gemarkeerde posten wordt gebruikt, worden de waarden voor Bedrag in transactievaluta bij elkaar opgeteld. Als de in Bedrag in transactievaluta opgetelde debet- en creditbedragen netto nul zijn, is vereffening toegestaan. Als de gemarkeerde posten verschillende transactievaluta's hebben, worden de waarden voor Bedrag in valuta voor boekhouding bij elkaar opgeteld. Als de in Bedrag in valuta voor boekhouding opgetelde debet- en creditbedragen netto nul zijn, is vereffening toegestaan. Om te bepalen of er sprake is van winst of verlies, wordt rekening gehouden met het rekeningtype en met de richting van de wijziging. Het correctiebedrag wordt berekend met de formule Correctiebedrag = 0 – (Debetbedragen – Creditbedragen). Het berekende bedrag staat voor de correctie die nodig is om de debet- en creditbedragen te verrekenen naar 0 (nul). Een winst of verlies wordt bepaald op basis van de waarde Hoofdrekeningtype van de rekening die wordt vereffend:

  • Voor rekeningen van het type Balans, Activa, Aansprakelijkheid, Eigen vermogen of CA Algemeen, wordt een winst geboekt wanneer de correctiewaarde meer is dan 0 (nul) en een verlies wanneer de correctiewaarde minder dan of gelijk is aan 0 (nul).
  • Voor rekeningen van het type Winst en verlies, Opbrengst of Onkosten, wordt een verlies geboekt wanneer de correctiewaarde meer is dan 0 (nul) en een winst wanneer de correctiewaarde minder dan of gelijk is aan 0 (nul).

Er wordt een boekstuk gemaakt met de boekhouding voor de gerealiseerde winst- of verliesgegevens die geldt op de vereffeningsdatum. De financiële dimensies voor de boekingen zijn gebaseerd op het boekstuk dat wordt vereffend. De instelling Gebruikelijk saldo vereffening wordt gebruikt om te bepalen uit welk boekstuk de standaarddimensies worden opgehaald. Als er meerdere boekstukken worden vereffend, wordt het berekende gerealiseerde winst- of verliesbedrag evenredig verdeeld over de financiële dimensies van het boekstuk op basis van de transactievalutawaarden. Het transactietype voor het geboekte boekstuk is Grootboekvereffening.

Een vereffening omkeren die een gerealiseerde winst of verlies bevat

Wanneer een grootboekvereffening wordt omgekeerd, worden gerealiseerde winst- of verliesboekstukken die tijdens de vereffening werden toegerekend, volledig omgekeerd. Het transactietype voor het terugboekingsboekstuk is Terugboeking van grootboekvereffeningen. U kunt een teruggeboekte grootboekvereffening niet terugboeken. In plaats daarvan kunt u de boekstukken opnieuw vereffenen.

Niet-gerealiseerde winsten en verliezen

Bij het herwaarderingsproces voor vreemde valuta's in Grootboek worden niet-gerealiseerde winst- en verliestransacties gemaakt. Als er niet-gerealiseerde winsten en verliezen bestaan voor transacties die zijn vereffend in het grootboek, worden deze opgelost wanneer het proces voor vreemde valuta de volgende keer wordt uitgevoerd. Het wordt aangeraden niet-gerealiseerde winst- en verliestransacties van eerdere herwaarderingen voor vreemde valuta's niet te markeren voor grootboekvereffening. In plaats daarvan moet u herwaarderingen van vreemde valuta uitvoeren in Grootboek na grootboekvereffening. De routine voor herwaardering van vreemde valuta lost niet-gerealiseerde winst of verlies op.