Gedeeltelijke grootboekvereffeningen
Het grootboekvereffeningsproces stelt een organisatie in staat om tussenrekeningen ´af te stemmen´. Op deze manier zorgt de organisatie ervoor dat het bedrag dat op een hoofdrekening wordt geboekt, ook daadwerkelijk van die rekening wordt afgeschreven.
Voorbeeld
In oktober betaalt een organisatie een verzekeringsbedrijf 12.000 euro (USD) voor een jaarpolis. De 12.000 USD kunnen nog niet volledig ten laste worden gebracht, omdat de verzekeringsmaatschappij haar contractuele verplichtingen niet is nagekomen. Elke maand wordt 1.000 USD als uitgave erkend en wordt 1.000 USD als creditbedrag van de rekening voor toegekende uitgaven afgeschreven. Daarom begint de transitokostenrekening met een saldo van 12.000 USD debet. Vervolgens wordt er elke maand een tegoed van 1.000 USD geboekt om het saldo op de rekening te verlagen. Na 12 maanden is de 12.000 USD verrekend en kan de grootboekafrekening worden voltooid door de 13 transacties te markeren, die netto op 0 (nul) uitkomen. U kunt het debetbedrag van 12.000 USD pas vereffenen als alle creditbedragen zijn bijgeschreven. Als dit soort uitgaven verschillende boekjaren overschrijden, kan het lastig zijn om grootboekverrekeningen en de geavanceerde bewustzijnsopties te gebruiken, omdat vereffeningen geen boekjaren mogen overschrijden.
In Microsoft Dynamics 365 Finance versie 10.0.42 is functionaliteit voor gedeeltelijke grootboekvereffeningen beschikbaar. Met deze functionaliteit wordt het probleem van uitgaven die meerdere boekjaren beslaan opgelost, omdat er aan het einde van het jaar (of elke maand of boekperiode) een gedeeltelijke grootboekvereffening kan worden uitgevoerd. In het voorgaande voorbeeld van een verzekeringspolis is eind december 3.000 USD van de rekening voor toegekende kosten afgeschreven. Op de pagina Grootboekvereffeningen kunnen daarom de oorspronkelijke debettransacties van 12.000 USD en drie credittransacties van 1.000 USD worden geselecteerd en in het grootboek worden vereffend. De resterende 9.000 USD wordt vervolgens naar het volgende jaar overgeheveld voor grootboekvereffening.
Een ander voordeel van gedeeltelijke grootboekverrekeningen is dat vereffeningen die afkomstig zijn van klanten of leveranciers, automatisch in het grootboek kunnen worden vereffend. Als u deze functionaliteit wilt inschakelen, stelt u de optie Automatische vereffening van subadministratie naar grootboek in op Ja op het tabblad Grootboekvereffeningen van de pagina Grootboekparameters (Grootboek>Grootboek instellen>Grootboekparameters).
Vereisten voor gedeeltelijke grootboekvereffeningen
Als u gedeeltelijke grootboekvereffeningen wilt gebruiken, stelt u de volgende opties in op Ja op de pagina Grootboekparameters :
- Geavanceerde bewustzijnsopties inschakelen
- Boeken van gerealiseerde winsten/verliezen voor grootboekvereffeningen in valuta inschakelen
Opmerking
In versie 10.0.40 zijn de functies Geavanceerde bewustzijnsopties inschakelen, Boeken van gerealiseerde winsten/verliezen voor grootboekvereffeningen in valuta inschakelen en Procesautomatisering voor grootboekvereffening inschakelen verplaatst vanuit Functiebeheer, en zijn nu opties op de pagina Grootboekparameters.
Belangrijk
Nadat u de functionaliteit voor gedeeltelijke grootboekvereffeningen hebt ingeschakeld, kan deze niet worden uitgeschakeld omdat gegevens naar nieuwe tabellen worden gemigreerd. Alle vorige grootboekvereffeningsopties die vereist zijn, kunnen ook niet worden uitgeschakeld. Deze opties omvatten Geavanceerde bewustzijnsopties inschakelen en Boeken van gerealiseerde winsten/verliezen voor grootboekvereffeningen in valuta inschakelen. De opties Procesautomatisering voor grootboekvereffening inschakelen en Automatische vereffening van subadministratie naar grootboek kunnen echter wel op elk moment worden ingesteld op Ja of Nee.
Voor gedeeltelijke grootboekvereffeningen, zoals in de bestaande functionaliteit voor grootboekvereffeningen, moet de hoofdrekening worden toegevoegd aan de lijst met rekeningen. De uitzondering op deze regel is elke rekening die in de subadministratie wordt vereffend (leveranciers of klanten). Als de optie Automatische vereffening van subadministratie naar grootboek is ingesteld op Ja, worden rekeningen van dat type automatisch vereffend en hoeven deze niet in de lijst met rekeningen te worden opgenomen. Als ze aan de lijst zijn toegevoegd, kunt u ze weergeven op de pagina Grootboekvereffeningen .
Transacties gedeeltelijk vereffenen
Als de opties Bewustzijn tussen grootboekvereffening en jaarafsluiting en Gedeeltelijke grootboekvereffeningen zijn ingesteld op Ja, wordt de pagina Grootboekvereffeningen op de volgende manieren gewijzigd:
De hoofdrekening is vereist omdat alle grootboekvereffeningen voor transacties op één hoofdrekening moeten worden voltooid.
Alle grootboekvereffeningen moeten binnen een boekjaar worden voltooid.
U kunt de boekingslaag naar wens wijzigen, maar u kunt geen transacties vereffenen die zich in verschillende boekingslagen bevinden.
Als u de hoofdrekening en dimensies afzonderlijk wilt weergeven, selecteert u een financiële dimensieset.
Het filter Status heeft de status Gedeeltelijk vereffend en u kunt meerdere statussen tegelijk selecteren. De volgende statusopties zijn beschikbaar:
- Alle
- Niet vereffend (de standaardoptie)
- Betaald
- Gedeeltelijk vereffend
De totalen in de boekhoudvaluta en de rapportagevaluta worden weergegeven.
De knop Gemarkeerde transacties omkeren wordt verplaatst naar de pagina Historie van grootboekvereffeningen .
Voor gedeeltelijke grootboekvereffeningen hoeven debiteringen niet gelijk te zijn aan crediteringen. Als transacties dus gedeeltelijk worden vereffend, hebben sommige transacties een resterend saldo. De vereffeningshistorie wordt nu voor alle transacties bijgehouden. De volgende kolommen zijn aan het raster toegevoegd om deze informatie te kunnen volgen.
- Historie
- Bedrag in aangiftevaluta
- Restbedrag in transactievaluta
- Restbedrag in valuta voor boekhouding
- Restbedrag in aangiftevaluta
Wanneer een debettransactie gedeeltelijk wordt vereffend met een credittransactie, of wanneer een credittransactie gedeeltelijk wordt verrekend met een debettransactie, is de status van de volledig verrekende transactie Vereffend. De status van de gedeeltelijk vereffende transactie is Gedeeltelijk vereffend en in de resterende bedragkolommen wordt het bedrag weergeven dat nog moet worden vereffend. Eén debettransactie kan met meerdere credittransacties worden vereffend, of één credittransactie kan met meerdere debettransacties worden vereffend. Boekstuk GJ00105 is bijvoorbeeld een debetbedrag van 1.000 USD. Boekstuk GJ00210 voor 700 USD en boekstuk GJ00236 voor 300 USD zijn gemarkeerd voor vereffening met het debet.
| Status | Boekstuk | Datum | Vereffenings-id | Datum vereffend | Debet | Credit | Restbedrag |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Niet vereffend | GJ00105 | 01-10-2024 | 1000,00 | ||||
| Niet vereffend | GJ00210 | 15-10-2024 | 700.00 | ||||
| Niet vereffend | GJ00236 | 05-11-2024 | 400.00 |
Na de vereffening wordt de kolom Vereffenings-id ingesteld op Meervoudig voor de debettransactie, omdat meer dan één credit is vereffend. Elk paar debet-/credittransacties heeft een eigen vereffenings-id, die wordt weergegeven in de kolom Vereffenings-id . Aangezien de tweede credittransactie voor 400,00 niet volledig is vereffend, wordt de status Gedeeltelijk vereffend en wordt het resterende bedrag bijgewerkt naar 100,00.
| Status | Boekstuk | Datum | Vereffenings-id | Datum vereffend | Debet | Credit | Restbedrag |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Betaald | GJ00105 | 01-10-2024 | Veelvoud | 05-11-2024 | 1000,00 | 0,00 | |
| Betaald | GJ00210 | 15-10-2024 | 012264 | 05-11-2024 | 700.00 | 0,00 | |
| Gedeeltelijk vereffend | GJ00236 | 05-11-2024 | 012265 | 400.00 | 100,00 |
Historie van vereffeningen/grootboekvereffeningen weergeven
Als u de vereffenings-id en de historie van vereffeningen wilt weergeven, selecteert u een transactie met een waarde Vereffenings-id en selecteert u vervolgens Vereffeningen weergeven in het actievenster. De pagina Historie van grootboekvereffeningen geeft elk paar debet- en credittransacties weer dat is vereffend met de vereffenings-id die voor elk paar is gemaakt.
Gebruik de pagina Historie van grootboekvereffeningen om transacties om te keren die al zijn vereffend. Wanneer u een transactie selecteert, wordt de bijbehorende transactie met dezelfde vereffenings-id automatisch geselecteerd. Selecteer Gemarkeerde transacties omkeren, selecteer de opties voor de omkeringsdatum en voer waar nodig een opmerking in. Selecteer vervolgens Terugboeken. Als een transactie is vereffend en vervolgens is teruggeboekt, en deze de status Gedeeltelijk vereffend of Niet vereffend heeft, beschikt de kolom Historie over een vinkje dat aangeeft dat er historie is. Als u alle vereffeningshistorie wilt weergeven, selecteert u Vereffeningen weergeven. Schakel het selectievakje Terugboekingen weergeven in om alle teruggeboekte vereffeningen weer te geven.
De kolom Gebruikers-ID is een audit trail van de gebruikers-id die de transactie heeft vereffend of teruggeboekt.
Grootboekvereffeningsonderzoek
Als u grootboekvereffende transacties wilt weergeven, gaat u naar Grootboek>Query's en rapporten>Grootboekvereffeningsonderzoek
In de kolommen Restbedrag in transactievaluta, Restbedrag in valuta voor boekhouding en Restbedrag in aangiftevaluta in het raster worden waarden weegegeven voor gedeeltelijk vereffende transacties.
Als de kolom Vereffenings-id is ingesteld op Meervoudig, selecteert u Vereffeningen weergeven om de pagina Historie van grootboekvereffeningen waar u de volledige vereffeningshistorie kunt bekijken.
Automatische vereffening van subadministratie naar grootboek
De optie Automatische vereffening van subadministratie naar grootboek vindt u op het tabblad Grootboekvereffeningen van de pagina Grootboekparameters. Voordat u deze optie inschakelt, moet u de volgende opties instellen op Ja:
- Geavanceerde bewustzijnsopties inschakelen
- Boeken van gerealiseerde winsten/verliezen voor grootboekvereffeningen in valuta inschakelen
- Gedeeltelijke grootboekvereffeningen
De optie Automatische vereffening van subadministratie naar grootboek kan worden ingesteld op ( Ja) of indien nodig worden uitgeschakeld ( Nee). Als de optie is ingesteld op Ja, worden de leveranciers en de klanten automatisch vereffend tijdens het vereffeningsproces in de subadministratie. U moet deze optie instellen op Ja voor automatische vereffening. De leveranciers- en klantenrekeningen hoeven echter niet handmatig aan de lijst met rekeningen te worden toegevoegd. Als de rekeningen zijn toegevoegd aan de lijst met rekeningen, kunnen ze worden weergegeven op de pagina Grootboekvereffeningen . Transacties die automatisch worden vereffend, kunnen vervolgens worden bekeken. U kunt zo nodig alle transacties die gebruikmaken van de leveranciers- of klantenrekeningen handmatig vereffenen.
Andere subrekeningen die aan de lijst met rekeningen zijn toegevoegd, worden niet automatisch vereffend. Deze subgrootboekrekeningen kunnen echter handmatig worden vereffend op de pagina Grootboekvereffeningen .
Bestaande transacties in de leveranciers- en klantenrekeningen worden niet automatisch verrekend als de gerelateerde subgrootboektransacties zijn verrekend voordat de optie Automatische vereffening van subadministratie naar grootboek is ingesteld op Ja.