Aandacht tussen grootboekvereffening en eindejaarsregeling Sluiten
In Microsoft Dynamics 365 Finance versie 10.0.25 is de functie Bewustzijn tussen grootboekvereffening en jaarafsluiting beschikbaar in het werkgebied Functiebeheer. Vanaf versie 10.0.40 kan deze functionaliteit samen met de bijbehorende functies het proces voor grootboekvereffening automatiseren en gerealiseerde winsten/verliezen in vreemde valuta voor grootboekvereffeningen boeken op de grootboek parameters , vooral onder de pagina grootboekvereffening. Deze functies worden beheerd via parameters , met de naam Geavanceerde aandachtsopties inschakelen, procesautomatisering voor grootboekvereffening inschakelen en gerealiseerde winst/verlies voor respectievelijk grootboekvereffeningen inschakelen.
De standaardinstelling voor geavanceerde opties voor aandacht inschakelen is Nee. De activering van deze instelling is afhankelijk van de parameter grootboekvereffening inschakelen , die op Ja moet worden ingesteld om actief te worden. De andere twee paremeters , Procesautomatisering voor grootboekvereffening inschakelen en Gerealiseerde winst/verlies voor grootboekvereffeningen inschakelen, zijn afhankelijk van de status Geavanceerde kennisopties inschakelen. Als de laatste is ingesteld op Ja , kunnen deze parameters worden ingeschakeld.
Notitie
Het is van groot belang om te weten dat wanneer de geavanceerde aandachtsopties zijn ingesteld op Ja, het sterk wordt aangeraden dit niet terugkeren te geven op Nee, omdat dit dan van invloed kan zijn op het eindeperiode-Sluiten proces.
Tijdens de jaarafsluiting van het grootboek worden grootboektransacties die zijn vereffend, niet meer opgenomen in het openingssaldo van het volgende fiscale jaar. Deze verbetering zorgt ervoor dat alleen niet-vereffende grootboektransacties in het openingssaldo worden opgenomen. Het is belangrijk wanneer herwaardering in vreemde valuta voor het grootboek wordt uitgevoerd. Herwaardering in vreemde valuta wordt alleen uitgevoerd voor grootboektransacties met de status Niet vereffend. Voordat u de parameter grootboekvereffeningen inschakelen inschakelen, is echter het openingssaldo samengevat voor beide transacties met de status Vereffend en de transacties met de status Niet vereffend en is de status van het samengevatte bedrag ingesteld op Niet vereffend.
Met de tweede verbetering kunt u gedetailleerde openingssaldotransacties tijdens de jaarafsluiting van het grootboek boeken. Als de optie Details behouden tijdens jaarafsluiting is ingesteld op Ja, wordt een afzonderlijk openingssaldo gemaakt voor elke grootboektransactie die niet is vereffend. Deze instelling wordt gedefinieerd voor elke hoofdrekening in de instellingen van de grootboekvereffening. Door gedetailleerde transacties voor het openingssaldo te behouden, kunt u de niet-vereffende grootboektransacties in het volgende fiscale jaar veel beter vereffenen.
Ter ondersteuning van de nieuwe verbeteringen zijn wijzigingen aangebracht in grootboekvereffening en de jaarafsluiting.
Wijzigingen in grootboekvereffening
- Grootboekvereffening moet binnen een fiscaal jaar worden uitgevoerd.
- Grootboekvereffening moet worden uitgevoerd voor transacties in één hoofdrekening. De hoofdrekening is nu een vereist filter op de pagina Grootboekvereffening.
- Grootboekvereffening en terugboeking van grootboekvereffening kunnen niet worden uitgevoerd voor transacties die in een afgesloten fiscaal jaar zijn geboekt (met andere woorden: de jaarafsluiting is uitgevoerd).
Wijzigingen in jaarafsluiting
- Een jaarafsluiting kan niet worden teruggeboekt als er openingssaldotransacties zijn vereffend in het volgende fiscale jaar. Deze wijziging is van toepassing wanneer een jaarafsluiting wordt teruggeboekt of wanneer een jaarafsluiting opnieuw wordt uitgevoerd en de optie Bestaande jaarafsluitingsposten verwijderen bij het opnieuw afsluiten van het jaar is ingesteld op Ja in grootboekparameters.
- Als de optie Details behouden tijdens jaarafsluiting is ingesteld op Ja voor een balansrekening in de grootboekvereffening, worden er gedetailleerdere openingssaldotransacties gemaakt voor die hoofdrekening.
Voordat u de parameter Geavanceerde kennisopties inschakelen
Vanwege de wijzigingen in functionaliteit en het gegevensmodel is het belangrijk dat u rekening houden met de volgende punten voordat u de parameter Geavanceerde kennisopties inschakelen inschakelen:
Aangezien alleen vereffende transacties in het openingssaldo worden opgenomen, moet u transacties uit het huidige fiscale jaar die worden vereffend met transacties in het vorige fiscale jaar, niet meenemen in de vereffening. De transacties moeten opnieuw worden vereffend voor transacties in het huidige fiscale jaar. Dit kan worden gedaan via een correctiepost in het huidige fiscale jaar. De correctie keert de samengevatte beginsaldi om en compenseert met de gedetailleerde transactie die nodig is om de grootboekposten in het huidige jaar te vereffenen.
Belangrijk
Als dit niet gebeurt, krijgt u een foutmelding over onvoldoende saldo wanneer u de jaarafsluiting voor het huidige fiscale jaar uitvoert. Als het niet mogelijk is om de grootboektransacties met hetzelfde boekjaar niet in te stellen en opnieuw in te stellen, moet u deze parameter geavanceerde aandachtsopties pas inschakelen nadat het eindejaarsjaar is Sluiten voltooid. Schakel de parameter Geavanceerde aandachtsopties inschakelen onmiddellijk nadat het eindejaarsjaar is voltooid Sluiten voordat nieuwe grootboektransacties worden vereffend in het volgende boekjaar.
Alle transacties die zijn gemarkeerd voor vereffening maar nog niet zijn vereffend , worden automatisch niet gemarkeerd als de parameter Geavanceerde kennisopties inschakelen is ingeschakeld. Om te voorkomen dat werk verloren gaat, vereffent u alle gemarkeerde transacties voordat u de parameter Geavanceerde kennisopties inschakelen inschakelen .
In sommige organisaties wordt de jaarafsluiting meerdere keren voor hetzelfde fiscale jaar uitgevoerd. Schakel de parameter Geavanceerde aandachtsopties inschakelen niet in als de eindejaarsparameter Sluiten al een keer is uitgevoerd en opnieuw wordt uitgevoerd voor hetzelfde boekjaar. De parameter Geavanceerde aandachtsopties inschakelen moet worden ingeschakeld voordat u de eerste jaar-eindejaars-Sluiten verwerkt of nadat u het laatste eindejaarsjaar voor het boekjaar Sluiten verwerkt.
Als u de parameter Geavanceerde aandachtsopties inschakelen wilt inschakelen, maar de Sluiten aan het einde van het jaar al is uitgevoerd, moet u de Sluiten aan het einde van het jaar omkeren voordat u de parameter Geavanceerde aandachtsopties inschakelen kunt inschakelen.
Aangezien vereffening voor meerdere hoofdrekeningen niet langer is toegestaan, moet u het rekeningschema of de processen zo nodig aanpassen om ervoor te zorgen dat de grootboekvereffening voor dezelfde hoofdrekening kan worden uitgevoerd.
De parameter Geavanceerde aandachtsopties inschakelen kan niet worden ingeschakeld als de eindejaarscampagne voor de publieke sector Sluiten wordt gebruikt.
Grootboekvereffening instellen
Nadat u de parameter Geavanceerde aandachtsopties inschakelen en voordat u de volgende jaar-einde-Sluiten gaat uitvoeren, moet elke organisatie bepalen of de transactiedetails tijdens het eindejaarsjaar behouden Sluiten. De keuze heeft geen invloed op openingssaldoboekingen van eerdere jaarafsluitingsprocessen.
De optie Details behouden tijdens jaarafsluiting wordt ingesteld voor elke hoofdrekening op de pagina Grootboekvereffening instellen.
- Ga naar Grootboek>Grootboek instellen>Grootboekparameters.
- Selecteer Rekeningen voor grootboekvereffeningen op het tabblad Grootboekvereffeningen.
– of –
- Ga naar Grootboek>Periodieke taken>Grootboekvereffeningen.
- Selecteer Rekeningen voor grootboekvereffeningen.
Er zijn twee kolommen toegevoegd aan de pagina Grootboekvereffeningen:
- Type hoofdrekening : deze kolom is alleen bedoeld ter informatie. Het geeft het type weer dat aan de hoofdrekening is toegewezen.
- Detail behouden tijdens eindejaars-Sluiten : de optie is standaard ingesteld op Nee. De waarde kan alleen op Ja worden ingesteld als de waarde in de kolom Type hoofdrekening Balans, Activum of Passivum is. Wanneer de optie is ingesteld op Nee, worden de openingssaldi verkort geboekt, zoals gebruikelijk is tijdens de jaarafsluiting. Als de optie is ingesteld op Ja, worden openingssaldi in gedetailleerde vorm gemaakt voor elke grootboektransactie die niet voor de hoofdrekening is vereffend.
Jaarafsluiting
Wanneer u de jaarafsluiting uitvoert door naar Grootboek>Afgesloten periode>Jaarafsluiting te gaan, worden tijdens het proces de openingssaldi gemaakt voor de hoofdrekeningen die voor grootboekvereffening zijn gedefinieerd. De openingssaldi worden in verkorte of gedetailleerde vorm gemaakt, afhankelijk van de bijbehorende instellingen voor grootboekvereffening. Grootboektransacties die worden vereffend, worden uitgesloten ongeacht of u het openingssaldo voor elke hoofdrekening verkort of gedetailleerd hebt geboekt.
Meerdere transacties worden bijvoorbeeld naar hoofdrekening 130100 in fiscaal jaar 2021 geboekt.
| Journaalnummer | Boekstuk | Datum | Type | Grootboekrekening | Rekeningnaam | Description | Valuta | Bedrag in transactievaluta | Bedrag | Bedrag in aangiftevaluta |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 20853 | FTV-3000 | 03-12-2021 | Bezig met uitvoeren | 130100-001- | Debiteuren | Servicekosten | USD | 100 | 100 | 100 |
| 20855 | FTV-3004 | 05-12-2021 | Bezig met uitvoeren | 130100-002- | Debiteuren | Gas, water, elektriciteit | USD | 175 | 175 | 175 |
| 20854 | CMV-4000 | 16-12-2021 | Bezig met uitvoeren | 130100-001- | Debiteuren | Restitutie | USD | -100 | -100 | -100 |
| 20851 | ARP-8000 | 20-12-2021 | Bezig met uitvoeren | 130100-002- | Debiteuren | USD | -0,88 | -0,88 | -0,88 | |
| 20853 | ARPM0004 | 20-12-2021 | Bezig met uitvoeren | 130100-002- | Debiteuren | EUR | -127,11 | -174,12 | -174,12 | |
| 20856 | CMV-4010 | 21-12-2021 | Bezig met uitvoeren | 130100-002- | Debiteuren | Tegoed op rekening | USD | -175 | -175 | -175 |
| 20857 | FTV-3011 | 28-12-2021 | Bezig met uitvoeren | 130100-001- | Debiteuren | Gas, water, elektriciteit | USD | 400 | 400 | 400 |
| 20910 | FTV-3020 | 29-12-2021 | Bezig met uitvoeren | 130100-002- | Debiteuren | Service | USD | 300 | 300 | 300 |
Van deze transacties worden er drie vereffend tijdens de grootboekvereffening.
Er is een factuur voor 175 US dollar (USD 175). Deze factuur is betaald met een betaling in euro (EUR) en er is een contantkorting gebruikt.
| Journaalnummer | Boekstuk | Datum | Type | Grootboekrekening | Rekeningnaam | Description | Valuta | Bedrag in transactievaluta | Bedrag | Bedrag in aangiftevaluta |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 20855 | FTV-3004 | 05-12-2021 | Bezig met uitvoeren | 130100-002- | Debiteuren | Gas, water, elektriciteit | USD | 175 | 175 | 175 |
| 20851 | ARP-8000 | 20-12-2021 | Bezig met uitvoeren | 130100-002- | Debiteuren | USD | -0,88 | -0,88 | -0,88 | |
| 20853 | ARPM0004 | 20-12-2021 | Bezig met uitvoeren | 130100-002- | Debiteuren | EUR | -127,11 | -174,12 | -174,12 |
Het hangt van de resultaten voor hoofdrekening 130100 of de parameter Geavanceerde aandachtsopties inschakelen is ingeschakeld voordat het eindejaarscampagne Sluiten uitgevoerd. Als de parameter Geavanceerde aandachtsopties inschakelen is ingeschakeld, is het resultaat ook afhankelijk van de instelling van de optie Details behouden tijdens het Sluiten jaar.
De parameter Voor geavanceerde kennisopties inschakelen
Bij de jaarafsluiting worden drie openingssaldotransacties gemaakt voor hoofdrekening 130100 in 2022. De som van de transacties in de valuta voor boekhouding is USD 525.
| Journaalnummer | Boekstuk | Datum | Type | Grootboekrekening | Rekeningnaam | Description | Valuta | Bedrag in transactievaluta | Bedrag | Bedrag in aangiftevaluta |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 20910 | YEC_2021 | 1-1-2022 | Opening | 130100-002- | Debiteuren | USD | 299.12 | 299.12 | 299.12 | |
| 20910 | YEC_2021 | 1-1-2022 | Opening | 130100-001- | Debiteuren | USD | 400 | 400 | 400 | |
| 20910 | YEC_2021 | 1-1-2022 | Opening | 130100-002- | Debiteuren | EUR | -127,11 | -174,12 | -174,12 |
Zelfs als de betalingstransactie voor EUR -127,11 in het grootboek is vereffend, komt de transactie nog steeds naar voren als een beginsaldo.
De parameter Geavanceerde informatieopties inschakelen is ingeschakeld en details behouden tijdens eindejaarscampagne Sluiten = Nee
Bij de jaarafsluiting worden twee openingssaldotransacties gemaakt voor hoofdrekening 130100 in 2022. De som van de transacties in de valuta voor boekhouding is nog steeds USD 525, maar de in het grootboek vereffende transacties worden uitgesloten van het openingssaldo. Het totaalbedrag voor rekening 130100-002- is USD 125 in plaats van USD 299,12 en de transactie voor EUR 127,11/USD 174,12 wordt geheel uitgesloten.
| Journaalnummer | Boekstuk | Datum | Type | Grootboekrekening | Rekeningnaam | Description | Valuta | Bedrag in transactievaluta | Bedrag | Bedrag in aangiftevaluta |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 20910 | YEC_2021 | 1-1-2022 | Opening | 130100-002- | Debiteuren | USD | 125 | 125 | 125 | |
| 20910 | YEC_2021 | 1-1-2022 | Opening | 130100-001- | Klanten | EUR | 400 | 400 | 400 |
De parameter Geavanceerde informatie-opties inschakelen is ingeschakeld en details behouden tijdens eindejaarscampagne Sluiten = Ja
Bij de jaarafsluiting worden vijf openingssaldotransacties gemaakt voor hoofdrekening 130100 in 2022. Voor elk van de vijf transacties die niet zijn vereffend, wordt een afzonderlijke openingssaldotransactie gemaakt. De som van de transacties in de valuta voor boekhouding is nog steeds USD 525.
| Journaalnummer | Boekstuk | Datum | Type | Grootboekrekening | Rekeningnaam | Description | Valuta | Bedrag in transactievaluta | Bedrag | Bedrag in aangiftevaluta |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 20910 | YEC_2021 | 1-1-2022 | Opening | 130100-001- | Debiteuren | Servicekosten | USD | 100 | 100 | 100 |
| 20910 | YEC_2021 | 1-1-2022 | Opening | 130100-001- | Debiteuren | Restitutie | USD | -100 | -100 | -100 |
| 20910 | YEC_2021 | 1-1-2022 | Opening | 130100-002- | Debiteuren | Tegoed op rekening | USD | -175 | -175 | -175 |
| 20910 | YEC_2021 | 1-1-2022 | Opening | 130100-001- | Debiteuren | Gas, water, elektriciteit | USD | 400 | 400 | 400 |
| 20910 | YEC_2021 | 1-1-2022 | Opening | 130100-002- | Debiteuren | Service | USD | 300 | 300 | 300 |
Wanneer transactiedetails worden behouden, heeft dit geen invloed op de oorspronkelijke gedetailleerde transacties. Deze blijven geboekt en niet-vereffend in het fiscale jaar dat wordt afgesloten. Er wordt een kopie van deze transacties gemaakt voor het openingssaldo. De volgende waarden van de oorspronkelijke transacties worden naar de openingssaldotransacties gekopieerd.
Grootboekrekening (de hoofdrekening en alle financiële dimensies)
Bedragen in de valuta´s voor transacties, boekhouding en rapportage
Description
Boekingslaag
Boekingstype
Notitie
Aan geen andere openingssaldotransacties wordt een boekingstype toegewezen. Daarom kan het boekingstype worden gebruikt om onderscheid te maken tussen openingstransacties die gedetailleerd naar voren zijn gebracht.
Sommige velden van de oorspronkelijke transacties moeten worden gewijzigd in gedetailleerde openingssaldotransacties. De datum van openingssaldotransacties is altijd de eerste dag van het volgende fiscale jaar. Het journaalnummer moet worden gewijzigd en het boekstuknummer wordt gewijzigd in de waarde die is ingevoerd in het dialoogvenster voor jaarafsluiting.
Informatie van de oorspronkelijke transacties vindt u op de pagina Grootboekvereffening. Elke gedetailleerde openingssaldotransactie bevat de kolom Oorspronkelijke transactiedatum in het raster. Deze kolom kan u helpen transacties in het nieuwe fiscale jaar af te stemmen. In Microsoft Dynamics 365 Finance, versie 10.0.33, kunt u de kolommen Oorspronkelijk document en Oorspronkelijke documentdatum weergeven. U kunt Oorspronkelijke boekstuk weergeven selecteren om weer in te zoomen op het volledige oorspronkelijke boekstuk.
Transacties vereffenen
Als u grootboektransacties wilt vereffenen, voert u de volgende stappen uit.
Ga naar Grootboek>Periodieke taken>Grootboekvereffeningen.
Stel de filters bovenaan de pagina in.
Selecteer een datumbereik. U kunt ook een datumintervalcode selecteren om automatisch in het datumbereik in te vullen.
- Het datumbereik kan niet meerdere fiscale jaren beslaan. Als het datumbereik meerdere fiscale jaren beslaat, worden er geen transacties weergegeven als u Transacties weergeven selecteert.
- Als het datumbereik in een open fiscaal jaar valt, kunnen transacties worden vereffend en kan de vereffening worden teruggeboekt. Als het datumbereik in een afgesloten fiscaal jaar valt of als de jaarafsluiting is voltooid, worden transacties weergegeven, maar kunnen ze niet worden vereffend of kan de vereffening ervan niet ongedaan worden gemaakt. U kunt de markering van transacties alleen in een afgesloten fiscaal jaar ongedaan maken. Als het datumbereik in een afgesloten fiscaal jaar valt, zijn de knoppen Selectie markeren, Gemarkeerde transacties vereffenen en Gemarkeerde transacties omkeren niet beschikbaar.
Selecteer de hoofdrekening waarvoor u transacties wilt weergeven. Dit veld is verplicht. De opzoekactie toont alleen de hoofdrekeningen die zijn geselecteerd op de pagina Grootboekvereffening voor het rekeningschema van het bedrijf.
Selecteer de boekingslaag. U kunt geen transacties vereffenen in verschillende boekingslagen.
Als u de hoofdrekening en dimensies in afzonderlijke kolommen wilt weergeven, selecteert u een set met financiële dimensies.
Selecteer Transacties weergeven als u alle transacties wilt weergeven die overeenkomen met de filters die u hebt ingesteld. Als u een van de filters of de dimensiesets wijzigt, moet u Transacties weergegeven opnieuw selecteren.
Selecteer regels voor vereffening. De waarde in het veld Geselecteerd bedrag bovenaan de pagina wordt verhoogd of verlaagd om het totale bedrag op de geselecteerde regels weer te geven.
Als u klaar bent met het selecteren van transacties, selecteert u Selectie markeren. Er wordt een vinkje weergegeven in de kolom Gemarkeerd voor elke geselecteerde transactie. De waarde in het veld Gemarkeerd bedrag bovenaan het raster wordt bovendien verhoogd of verlaagd om het totale bedrag op de gemarkeerde regels weer te geven.
Als de waarde in het veld Gemarkeerd bedrag 0 (nul) is, selecteert u Gemarkeerde transacties vereffenen.
- Gedeeltelijke vereffening is niet toegestaan. U kunt bijvoorbeeld een debettransactie van $100 niet vereffenen met een credittransactie van $90. De credittransactie van de resterende $10 moet ook worden gemarkeerd voor opname in de vereffening.
- Voer een vereffeningsdatum in. De datum moet op of na de laatste datum van de transacties liggen die zijn gemarkeerd voor vereffening.
De status van de gemarkeerde transacties wordt bijgewerkt in Vereffend.
Belangrijk
Alle transacties die zijn gemarkeerd voor vereffening voor de actieve rechtspersoon en de geselecteerde hoofdrekening worden vereffend. De transacties hoeven niet op de pagina te worden weergegeven. Ze worden zelfs vereffend als ze verborgen zijn vanwege een filter.
Bij sommige processen, zoals het terugboeken van een transactie, worden grootboektransacties automatisch vereffend. Een betaling en factuur worden bijvoorbeeld vereffend in Klanten en met de vereffening wordt een gerealiseerde winst/verlies gegenereerd. Bij de vereffening van de betaling en factuur worden geen grootboektransacties vereffend, zoals transacties voor de grootboekrekening van Klanten. Als de vereffening van betaling en factuur echter ongedaan wordt gemaakt in Klanten, zorgt de stornoboekingspost die tijdens het terugdraaien van de vereffening in Klanten is geboekt, ervoor dat de oorspronkelijke en stornoboekingsposten in het grootboek worden vereffend. Wanneer de parameter Geavanceerde aandachtsopties inschakelen is ingeschakeld, vindt de grootboekvereffening van een omkering niet automatisch plaats als de terugboekingsdatum in een ander boekjaar valt.
Excel gebruiken voor grootboekvereffening
Transacties die worden weergegeven op de pagina Grootboekvereffening, kunnen naar Excel worden geëxporteerd. In Excel kunt u transacties verder filteren om te bepalen welke transacties u wilt markeren voor vereffening. Met beide grootboekvereffeningsentiteiten worden alleen grootboektransacties geëxporteerd voor de hoofdrekening die is geselecteerd op de pagina Grootboekvereffening. Hoewel markering van transacties voor afgesloten fiscale jaren nog steeds kan worden uitgevoerd of ongedaan kan worden gemaakt met Excel, kunnen ze niet worden vereffend. Bovendien kunnen vereffende transacties niet worden teruggeboekt voor dat fiscale jaar.
Transacties eenvoudiger te vinden maken
De pagina Grootboekvereffeningen bevat mogelijkheden waardoor het gemakkelijker wordt om de transacties weer te geven die u nodig hebt voor vereffening.
• Met het filter Gemarkeerd kunt u transacties filteren op basis van de vraag of het selectievakje Gemarkeerd ervoor is ingeschakeld. • Met het filter Status kunt u transacties filteren op basis van de status ervan. • Selecteer Sorteren op absoluut bedrag om de bedragen op absolute waarde te sorteren. Op deze manier kunt u debet- en creditbedragen met hetzelfde bedrag groeperen.
Een vereffening omkeren
U kunt een vereffening omkeren die ten onrechte is aangebracht.
- Voer stap 1 tot en met 3 uit in het gedeelte Transacties vereffenen om de transacties weer te geven waarin u geïnteresseerd bent.
- Selecteer in het filter Status Vereffend.
- Selecteer regels voor terugboeking.
- Selecteer Gemarkeerde transacties omkeren. De status van alle transacties met dezelfde vereffenings-id wordt gewijzigd in Niet vereffend.
Belangrijk
Alle transacties met dezelfde vereffenings-id worden omgekeerd, zelfs als ze niet zijn gemarkeerd. Er zijn bijvoorbeeld vier regels gemarkeerd en vereffend. Alle vier de regels hebben dezelfde vereffenings-id. Als u een van deze vier regels markeert en vervolgens Gemarkeerde transacties omkeren selecteert, worden alle vier de regels omgekeerd.