Openstaande saldi innen
In dit artikel worden functies beschreven waarmee u openstaande saldi van klanten kunt innen.
Wanneer klantbetalingen worden geregistreerd en gereconcilieerd, omvat het incassoproces vaak een of meer van de volgende stappen om openstaande saldi te innen. Afhankelijk van de manier waarop u incasso's in uw bedrijf afhandelt, kan Business Central u helpen:
- Dagafschriften te verzenden om klanten te informeren over hun saldo's, achterstallige saldi en de relevante transacties. Dit kunnen bijvoorbeeld openstaande posten zijn of alle posten die in het afgelopen jaar/kwartaal/maand of in een andere periode zijn geboekt. Als klanten betalingen hebben openstaan, kunt u beginnen met het rekeningoverzicht van de klant als een herinnering te sturen. Ga voor meer informatie naar Overzichten.
- Aanmaningen (ook wel aanmaningen of betalingsverzoeken genoemd) naar klanten te sturen om hen op de hoogte te stellen van achterstallige saldi. De aanmaning kan zowel achterstallige als openstaande posten bevatten, zodat de klant ook op de hoogte is van aankomende vervaldatums. U kunt aanmaningen ook gebruiken om rentefacturen zoals rente en boetes te berekenen en deze op te nemen op de aanmaning. U kunt de processen voor het maken, uitgeven en boeken van aanmaningen automatiseren. Ga voor meer informatie naar Herinneringen.
- Rentefacturen te verzenden om rentekosten te claimen voor openstaande bedragen. Gebruik rentefacturen als u klanten rente en aanmaningskosten wilt laten betalen zonder ze te herinneren aan openstaande bedragen. Ga voor meer informatie naar Financiële kosten.
- Telefonisch of per e-mail met klanten te communiceren over openstaande saldi en mogelijke misverstanden en geschillen te beheren, of gewoon om klanten eraan te herinneren hun rekeningen op een directere manier in evenwicht te brengen. Ga voor meer informatie naar Copilot voor Financiën gebruiken in Outlook om handmatig incassowerk te stroomlijnen.
Gebruik Copilot voor Financiën in Outlook om handmatig incassowerk te stroomlijnen
Notitie
Copilot voor Financiën is momenteel in preview en beschikbaar in de Verenigde Staten. Het is de bedoeling dat het in de tweede helft van 2024 algemeen beschikbaar komt, waarna prijsinformatie naar verwachting zal worden gepubliceerd.
Wanneer u via e-mail met klanten communiceert over openstaande saldi, is de kans groot dat u klant- en factuurgerelateerde informatie moet opzoeken in Business Central. Copilot voor Financiën maakt deze taak eenvoudiger door ervoor te zorgen dat relevante klantgegevens beschikbaar zijn in Outlook. Voor een e-mail die u bijvoorbeeld hebt ontvangen, kan Copilot voor Financiën de klant vinden via het gekoppelde contact en verouderde saldo-informatie weergeven en openstaande facturen weergeven die u eenvoudig aan een antwoord kunt koppelen. Met Copilot voor Financiën in Outlook kunt u ook het volgende doen:
- De status van het geschil en de datum van de Betalingsbelofte op facturen openen en bijwerken
- Contactgegevens bijwerken
- Met Copilot concepten maken voor e-mailantwoorden
- Voeg een afschrift en facturen rechtstreeks vanuit Outlook toe.
Ga voor meer informatie naar Copilot voor Financiën en Implementatie-guide voor Copilot voor Financiën (preview).
Afschriften
Vanaf de klantenkaart kunt u een overzicht maken met de transacties van die klant met u. Vervolgens kunt u een PDF-bestand genereren en naar de klant sturen. U kunt ook het rapport Rekeningoverzicht van klant gebruiken om uw klanten een overzicht van hun zaken met u te sturen.
Fooi
Indien nodig kunt u de verklaring naar Excel sturen om wijzigingen aan te brengen.
Het rekeningoverzichten van de klant verzenden
- Kies het pictogram
, voer Klantoverzicht in en kies vervolgens de bijbehorende koppeling. - Vul de vereiste velden in. Wijs een veld aan om een korte omschrijving te lezen.
- Geef onder Uitvoeropties aan hoe de lijst aan het rapport aan de klant moet worden verzonden.
Notitie
Als u meerdere valuta's gebruikt, wordt het rekeningoverzicht van de klant altijd afgedrukt in de valuta van de klant. De laatste datum in een dagafschriftperiode wordt ook gebruikt als de datum en de vervaldatum van het overzicht, indien verval is opgenomen.
Aanmaningen
U kunt aanmaningen gebruiken om klanten te herinneren aan openstaande bedragen. U kunt aanmaningen ook gebruiken om aanmaningskosten zoals rente en boetes te berekenen en deze op te nemen op de aanmaning.
Fooi
De informatie in dit artikel is juist, maar beschrijft een grotendeels handmatig proces. Business Central biedt hulpmiddelen waarmee u de processen voor het maken, uitgeven en verzenden van aanmaningen kunt automatiseren. Het automatiseren van deze stappen kan u een aanzienlijke hoeveelheid tijd besparen die u aan incasso's besteedt. Ga voor meer informatie naar Aanmaningen in incasso's automatiseren.
Voor u aanmaningen kunt maken, moet u aanmaningscondities instellen en deze toewijzen aan uw klanten. Zie voor meer informatie De termijnen en niveaus van aanmaningen instellen. Voor het beheren van uw vorderingen kunt u aanmaningscondities instellen en deze toewijzen aan klanten. Met de aanmaningscondities kunt u bepalen hoe het aanmaningsproces werkt. Elke aanmaningsconditie heeft een set gedefinieerde aanmaningsniveaus. Aanmaningsniveaus omvatten regels over wanneer de aanmaning wordt verzonden, welke kosten in rekening moeten worden gebracht en of rente moet worden berekend. Aanmaningsniveaus omvatten ook een instelling voor een respijtperiode die ervoor zorgt dat u geen aanmaning verzendt voor een factuur die een klant al heeft betaald. De inhoud van de pagina Rentefactuurtermijn bepaalt of er rente in rekening wordt gebracht op de aanmaning.
U kunt de batchverwerking Aanmaningen maken periodiek uitvoeren om aanmaningen te maken voor alle klanten met achterstallige saldo's, of u kunt handmatig een aanmaning maken voor een specifieke klant en de regels automatisch laten uitrekenen en invullen.
Nadat u de aanmaningen hebt gemaakt, kunt u ze aanpassen. De tekst die wordt afgedrukt aan het begin of eind van een aanmaning wordt bepaald door de aanmaningscondities en kan worden bekeken in de kolom Omschrijving. Als een berekend bedrag automatisch is ingevoegd in de begin-, of eindtekst, wordt de tekst niet aangepast wanneer u regels verwijdert. In dat geval moet u de functie Aanmaningstekst bijwerken gebruiken.
Voor een klantpost waarbij het veld Afwachten is ingevuld wordt geen aanmaning gemaakt. Als er echter een aanmaning wordt gemaakt op basis van een andere post, wordt een wachtende post ook opgenomen op de aanmaning. Er wordt geen rente berekend op regels met deze posten.
Nadat u aanmaningen hebt gemaakt en eventuele aanpassingen hebt gedaan, kunt u testrapporten afdrukken of de aanmaningen versturen, meestal als e-mail.
Automatisch een aanmaningen maken
Een herinnering is te vergelijken met een factuur. Wanneer u een aanmaning maakt, moeten een aanmaningskop, evenals een of meer aanmaningsregels, worden ingevuld. U kunt een functie gebruiken om automatisch aanmaningen te maken voor alle klanten.
- Kies het pictogram , voer Herinneringen in en kies vervolgens de bijbehorende koppeling.
- Kies op de pagina Aanmaning de actie Aanmaningen maken.
- Vul op de pagina Aanmaningen maken de velden in om te definiëren hoe en naar wie de aanmaningen worden gemaakt.
- Kies de knop OK.
Handmatig aanmaningen maken
Op de pagina Aanmaning kunt u het sneltabblad Algemeen handmatig invullen en de regels vervolgens automatisch laten invullen.
Kies het pictogram
, voer Herinneringen in en kies vervolgens de bijbehorende koppeling.Kies de actie Nieuw.
Vul indien nodig de velden op het sneltabblad Algemeen in.
Kies de actie Aanmaningsregels voorstellen.
Vul in de batchverwerking Aanmaningsregels voorstellen de velden in om te definiëren hoe en naar wie de aanmaningen worden gemaakt.
Schakel het selectievakje Wachtende posten opnemen in als ook u wachtende, openstaande posten wilt opnemen in de aanmaningen.
Schakel het selectievakje Alleen vervallen posten in als u alleen vervallen, open posten wilt opnemen in de aanmaningen. Alleen facturen en betalingen worden weergegeven, aangezien dit de posten zijn waarvoor betalingen van uw klanten mogelijk te laat zijn.
Belangrijk
Open posten die in de wacht staan, worden ingevoegd, ongeacht de instelling van het selectievakje Alleen vervallen posten.
Kies de knop OK.
Aanmaningsteksten vervangen
U kunt op verschillende manieren bepalen hoe u tekst wilt weergegeven op de afgedrukte aanmaning. In sommige gevallen kunt u de begin- en eindtekst die u hebt gedefinieerd voor het huidige niveau vervangen door de tekst van een ander niveau.
- Kies het pictogram , voer Herinneringen in en kies vervolgens de bijbehorende koppeling.
- Open de relevante aanmaning en kies de actie Aanmaningstekst bijwerken.
- Voer op de pagina Aanmaningstekst bijwerken het vereiste niveau in het veld Aanmaningsniveau in.
- Klik op OK om de begin- en eindtekst bij te werken.
Een aanmaning verzenden
Nadat u aanmaningen hebt gemaakt en eventuele aanpassingen hebt gedaan, kunt u testrapporten afdrukken of de aanmaningen versturen.
Wanneer u een aanmaning verstuurt, worden de gegevens overgebracht naar een afzonderlijke pagina voor verstuurde aanmaningen. Tegelijkertijd worden aanmaningsposten geboekt. Als er rente of aanmaningskosten in rekening zijn gebracht worden posten zowel geboekt als klantpost als in het grootboek.
Wanneer een aanmaning is verzonden, worden de posten geboekt volgens uw specificaties op de pagina Aanmaningscondities. Op basis van deze specificatie wordt bepaald welke rente en/of toeslagen worden geboekt naar de klantenrekening en het grootboek. De instelling op de pagina Klantboekingsgroepen bepaalt naar welke rekening de boekingen worden uitgevoerd.
Voor elke klantenpost op de rentefactuur wordt een post gemaakt op de pagina Aanmanings-/rentefactuurposten.
Als de selectievakjes Rente boeken of Toeslag boeken op de pagina Aanmaningscondities zijn ingeschakeld, worden ook de volgende posten gemaakt:
- Eén post op de pagina Klantenposten
- Eén debiteurenpost in de desbetreffende grootboekrekening
- Eén rentepost en/of één toeslagpost in de desbetreffende grootboekrekening
Daarnaast kunnen btw-posten worden gemaakt als u de aanmaning verzendt.
- Kies het pictogram , voer Herinneringen in en kies vervolgens de bijbehorende koppeling.
- Selecteer de desbetreffende aanmaning en kies vervolgens de actie Verzenden.
- Vul op de pagina Aanmaningen verzenden de benodigde velden in.
- Kies de knop Ok.
Een aanmaning wordt afgedrukt of verzonden naar een opgegeven e-mailadres als PDF-bijlage.
Een verzonden aanmaning annuleren
Als aanmaningen ten onrechte zijn uitgegeven, kunt u ze annuleren voordat ze worden verzonden. U kunt dit één voor één of als een batch doen.
- Selecteer op de pagina Verzonden aanmaningen een of meer regels voor verzonden aanmaningen die u wilt annuleren en kies vervolgens de actie Annuleren.
- Vul op de pagina Verzonden aanmaningen annuleren desgewenst de velden in en kies vervolgens de knop OK.
Financiële kosten
Wanneer een klant niet op de vervaldatum betaalt, kunt u automatisch aanmaningskosten laten berekenen en die optellen bij de openstaande bedragen op de rekening van de klant. U kunt klanten op de hoogte stellen van de toeslagen door rentefacturen te versturen.
Opmerking
U gebruikt rentefacturen om rente en aanmaningskosten te berekenen en om uw klanten hiervan op de hoogte te stellen zonder ze te herinneren aan achterstallige betalingen. U kunt ook rente berekenen op achterstallige betalingen wanneer u aanmaningen maakt.
Voordat u rentefacturen kunt maken, moet u condities instellen. Zie voor meer informatie Rentefactuurcondities instellen.
U kunt handmatig rentefacturen maken voor een afzonderlijke klant en de regels automatisch in laten vullen. U kunt ook de actie Rentefacturen maken gebruiken om rentefacturen te maken voor alle of geselecteerde klanten met achterstallige saldo's.
Nadat u de rentefacturen hebt gemaakt, kunt u ze aanpassen. De tekst die wordt afgedrukt aan het begin of eind van de rentefactuur wordt bepaald door de rentefactuurtermijnen en kan worden bekeken in de kolom Omschrijving in de regels. Als een berekend bedrag automatisch is toegevoegd in de begin-, of eindtekst, wordt de tekst niet aangepast wanneer u regels verwijdert. In dat geval moet u de actie Rentefactuurtekst bijwerken gebruiken.
Nadat u de rentefacturen hebt gemaakt en eventuele aanpassingen hebt gedaan, kunt u testrapporten afdrukken of de rentefacturen versturen, meestal via e-mail.
Handmatig rentefacturen maken
Een rentefactuur is te vergelijken met een factuur. U kunt een kop handmatig en de regels automatisch invullen of u kunt automatisch rentefacturen voor alle klanten maken.
Kies het pictogram
, voer Rentefacturen in en kies vervolgens de bijbehorende koppeling.Kies de actie Nieuw en vul indien nodig de velden in.
Kies de actie Rentefactuurregels voorstellen.
Stel op de pagina Rentefactuur een filter in op het sneltabblad Klantenpost als u alleen rentefacturen voor specifieke posten wilt maken.
Notitie
Hoewel ze worden vermeld heeft het selecteren van Betaling en Creditnota als Documentsoort-filters geen effect omdat de actie Rentefactuurregels voorstellen alleen positieve bedragen verwerkt.
Kies OK om de batchverwerking te starten.
De rentefactuurteksten bijwerken
Het kan zijn dat u de begin- en eindtekst die u voor de rentefactuurcondities hebt ingesteld, wilt bijwerken. Als u dat doet op een moment waarop u de rentefacturen hebt gemaakt, maar nog niet hebt verzonden, kunt u de facturen bijwerken met de gewijzigde tekst.
- Kies het pictogram , voer Rentefacturen in en kies vervolgens de bijbehorende koppeling.
- Open de rentefactuur waarvoor u tekst wilt wijzigen en kies vervolgens de actie Rentefactuurtekst bijwerken.
- Op de pagina Rentefactuurtekst bijwerken kunt u een filter instellen als u verschillende facturen wilt bijwerken.
- Klik op OK om de begin- en eindtekst bij te werken.
Rentefacturen verzenden
Nadat u de rentefacturen hebt gemaakt en eventuele aanpassingen hebt aangebracht, kunt u testrapporten afdrukken of de rentefacturen versturen.
Wanneer een aanmaning wordt verzonden, worden de posten geboekt volgens uw specificaties op de pagina Rentefactuurcondities. Op basis van deze specificatie wordt bepaald welke rente en/of toeslagen worden geboekt naar de klantenrekening en het grootboek. De instellingen op de pagina Klantboekingsgroepen bepalen naar welke rekenen rente of kosten worden geboekt.
Voor elke klantenpost op de rentefactuur wordt een post gemaakt op de pagina Aanmanings-/rentefactuurposten.
Als de selectievakjes Rente boeken of Toeslag boeken op de pagina Rentefactuurcondities zijn ingeschakeld, worden ook de volgende posten gemaakt:
- Eén post op de pagina Klantenposten
- Eén debiteurenpost in de desbetreffende grootboekrekening
- Eén rentepost en/of één toeslagpost in de desbetreffende grootboekrekening
Daarnaast kunnen btw-posten worden gemaakt als u de rentefactuur verzendt.
- Kies het pictogram , voer Rentefacturen in en kies vervolgens de bijbehorende koppeling.
- Selecteer de desbetreffende rentefactuur en kies vervolgens de actie Verzenden.
- Vul op de pagina Rentefacturen verzenden de benodigde velden in.
- Kies de knop OK.
Een rentefactuur wordt afgedrukt of verzonden naar een opgegeven e-mailadres als PDF-bijlage.
Een verzonden rentefactuur annuleren
Als rentefacturen ten onrechte zijn uitgegeven, kunt u ze annuleren voordat ze worden verzonden. U kunt dit één voor één of als een batch doen.
- Selecteer op de pagina Verzonden rentefacturen een of meer regels voor verzonden rentefacturen die u wilt annuleren en kies vervolgens de actie Annuleren.
- Vul op de pagina Verzonden rentefacturen annuleren desgewenst de velden in en kies vervolgens de knop OK.
Aanmanings- en renteposten weergeven
Zodra u een aanmaning verzendt, wordt op de pagina Aanmanings-/renteposten een aanmaningspost gemaakt voor elke aanmaningsregel met een klantenpost. U kunt vervolgens in een overzicht weergeven welke aanmaningsposten u voor een bepaalde klant hebt gemaakt.
- Kies het pictogram , voer Klanten in en kies vervolgens de bijbehorende koppeling.
- Open de desbetreffende klantenkaart en kies vervolgens de actie Posten.
- Selecteer op de pagina Klantenposten de regel met de post waarvan u de aanmaningsposten wilt weergeven, en kies de actie Aanmanings-/rentefactuurposten.
Meerdere rentepercentages
Voor elke rentefactuurconditiecode kunt u meerdere rentetarieven opgeven, zodat u rentefacturen met meerdere rentetarieven voor een specifieke periode kunt berekenen. Dit is handig als u verschillende rentes in rekening brengt over te late betalingen. De renteberekening is voor alle rentefacturen hetzelfde, met alleen variatie alleen in het rentepercentage voor een specifieke periode. Als meerdere rentepercentages niet zijn ingesteld, worden het rentepercentage en de tijdsperiode die op de pagina's Rentefactuurcondities en Aanmaningscondities zijn gedefinieerd, voor de hele periode van berekening gebruikt. Ga voor meer informatie naarMeerdere rentepercentages instellen.
Zie ook
Termijnen en niveaus van aanmaningen instellen
Rentefactuurcondities instellen
Tegoeden beheren
Verkoop
Werken met Business Central