Aanmaningen in incasso's automatiseren

Maak uw incasso´s effectiever door het proces voor het maken, afgeven en verzenden van aanmaningen aan uw klanten te automatiseren. Automatisering kan de tijd die u aan incasso's besteedt aanzienlijk verminderen, een beter overzicht van het proces bieden en u volledige controle geven over elke stap.

Op de pagina Automatisering van herinneringen definieert u de afzonderlijke acties (stappen). U kunt de stappen voor het maken, afgeven en verzenden van aanmaningen combineren, of u kunt voor elke stap een aparte automatisering maken als dat beter is voor uw incassoprocessen. Automatiseringen zijn gebaseerd op aanmaningstermijnen en aanmaningsniveaus. Ga naar Herinneringsvoorwaarden en -niveaus instellen voor meer informatie. U kunt filters instellen voor aanmaningstermijnen voor een automatisering als geheel, en filters instellen voor elke actie in de automatisering. U kunt openstaande facturen ook als PDF-bestand aan e-mails toevoegen.

Automatisering gebeurt via een taakwachtrij-item. Wanneer u een automatisering instelt, gebruikt u het veld Cadence om op te geven hoe en wanneer deze wordt uitgevoerd. Als u Handmatig kiest, wordt de automatisering één keer uitgevoerd wanneer u de actie Starten gebruikt. U kunt ook kiezen voor Wekelijks, Maandelijks of Aangepast om een gedetailleerder ritme in te stellen. Als u Aangepast kiest, moet u een datumformule invoeren. Ga naar Datumformules gebruiken voor meer informatie over het invoeren van een datumformule. Wanneer u een andere optie dan Handmatig kiest, wordt de automatisering uitgevoerd totdat u deze pauzeert om deze in de wacht te zetten. Als u nog specifieker wilt zijn over wanneer het wordt uitgevoerd, gebruikt u de actie Jobwachtrij-items om de pagina Jobwachtrij-items te openen en Aanpassen de herhaling, bijvoorbeeld naar dagelijks of een specifieke weekdag.

De aanmaningsstroom automatiseren

In de volgende gedeelten wordt beschreven hoe u aanmaningen kunt instellen zodat deze automatisch kunnen worden gemaakt, afgegeven en verzonden.

1. Kies het pictogram , voer Automatisering van herinneringen in en kies vervolgens de gerelateerde koppelen.
2. Kies Nieuw en vul vervolgens de velden in op het sneltabblad Algemeen .
3. Kies in het veld Filter voor herinneringsvoorwaarden de herinneringstermijn(en) waarvoor u deze automatisering wilt gebruiken.
4. Kies in het veld Cadans hoe vaak de automatisering wordt uitgevoerd.
5. Kies op het sneltabblad Acties de optie Nieuw en kies vervolgens of de automatisering herinneringen moet maken, versturen of versturen. Klik op OK.
6. Afhankelijk van het actietype dat de automatisering uitvoert, vult u indien nodig de velden op de instellingenpagina in. Ga naar instellingen voor herinneringsacties voor meer informatie over de instellingen.
7. Nadat u de acties voor de automatisering hebt ingesteld, kunt u de acties Omhoog verplaatsen en Omlaag verplaatsen gebruiken om de volgorde waarin ze worden uitgevoerd te bepalen.

Instellingen voor aanmaningsacties

De instellingen verschillen voor de acties Aanmaning maken, Aanmaning afgeven en Aanmaning verzenden. In de volgende gedeelten wordt uitgelegd hoe u de acties gebruikt:

Maken

• Het hoogste niveau op alle aanmaningsregels instellen.
• Aanmaningen maken voor posten die in de wacht staan. Deze instelling is bijvoorbeeld handig als u een lopend geschil hebt met een klant en wilt dat deze het grote geheel ziet.
• Aanmaningen maken voor alle onbetaalde facturen, en niet alleen voor facturen die te laat zijn. In het rapport worden achterstallige facturen en facturen die nog niet zijn betaald, maar nog niet achterstallig zijn, in afzonderlijke secties weergegeven.
• Filters instellen om de aanmaning specifieker te maken.

Verzenden

Wanneer u een aanmaning verzendt, maakt u posten aan in het klantenboek dat de boekingsdatum en belastingdatum bevat. Gebruik de instellingen op de pagina instellingen voor herinneringen uitgeven om aan te geven of de informatie in de verzonden herinnering moet worden vervangen door de informatie uit de gemaakte herinnering. Als u bijvoorbeeld de aanmaning gisteren hebt gemaakt en deze vandaag hebt afgegeven, wordt de vervaldatum één dag verschoven.

Verzenden

Notitie

Voor de automatisering van verzenden is het vereist dat u e-mail hebt ingesteld in Business Central. Ga naar e-mail instellen voor meer informatie over het instellen van e-mail.

De inhoud van de e-mails, zoals bijlageteksten, hoofdteksten van e-mails en taal komen voort uit de instelling van de aanmaningstermijn. Ga naar Herinneringsvoorwaarden en -niveaus instellen voor meer informatie over e-mailinstellingen.

Met de instellingen op de pagina instellingen voor herinneringen verzenden kunt u het volgende regelen:

• Algemene instellingen, zoals de beschrijving en hoe vaak u dezelfde aanmaning verzendt.
• Instellingen voor wat er in de aanmaning moet worden opgenomen.
• Instellingen voor het bijhouden van de aanmaningen die u verzendt door interacties te maken, of u de aanmaning afdrukt of per e-mail verzendt en of u alleen achterstallige facturen, alle facturen of geen facturen wilt bijvoegen.

Toegang tot de geschiedenis van een aanmaning

Business Central houdt bij wanneer een automatisering wordt uitgevoerd. U kunt de geschiedenis openen door de actie Logboekvermeldingen te kiezen. U kunt ook de actie Verstuurde herinneringen gebruiken om een lijst te openen met de herinneringen die u hebt verstuurd.

Afhandeling van fouten

Op het sneltabblad Acties kunt u voor elke actie opgeven of u wilt dat de automatisering stopt als er een fout optreedt bij de actie. Als u dat doet, worden met de automatisering de acties niet verwerkt die daarna volgen. Om deze functie in of uit te schakelen, gebruikt u de acties Stop bij fout instellen of Stop bij fout wissen .

Actie-instellingen voor een automatisering wijzigen

U kunt op elk gewenst moment de instellingen voor een automatisering wijzigen. Kies op het sneltabblad Acties de optie Instellen en breng uw wijzigingen aan.

Zie ook

Herinneringsvoorwaarden en -niveaus instellen
Stuur herinneringen voor openstaande saldi