Grootboekbudgetten maken
Budgetten spelen een belangrijke rol bij bedrijfsinformatie. Voorbeelden zijn een financieel overzicht op basis van financiële rapporten die budgetposten bevatten of wanneer gebudgetteerde en werkelijke bedragen in het rekeningschema worden geanalyseerd. Ga voor meer informatie naar Financial Reporting.
U kunt budgetten maken voor elke willekeurige periode. Meestal stellen bedrijven echter budgetten op voor hun boekjaar. U kunt meerdere budgetten maken voor dezelfde periode, zodat u met meerdere budgetversies of revisies kunt werken. U kunt ook budgetten voor dimensies maken, zodat u budgetverschillen per dimensie kunt analyseren. U kunt met maximaal vier dimensies in een budget werken. Ga voor meer informatie naar Werken met dimensies.
In kostenadministratie werkt u met kostenbudgetten op een soortgelijke manier. Ga voor meer informatie naar Kostenbudgetten maken.
Een nieuw grootboekbudget maken
Kies het pictogram
, voer Grootboekbudgetten in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.Kies de actie Lijst bewerken en vul vervolgens indien nodig de velden in. Wijs een veld aan om een korte omschrijving te lezen.
Kies de actie Budget bewerken.
Vul boven aan de pagina Budget de benodigde velden in. Wijs een veld aan om een korte omschrijving te lezen.
De pagina toont alleen posten met de budgetnaam die u hebt ingevoerd in het veld Budgetnaam. Aangezien u de budgetnaam net hebt gemaakt, zijn er geen posten die overeenkomen met het filter. Daarom is de pagina leeg.
Voer een bedrag in door op de betreffende cel in de matrix te klikken. De pagina Grootboekbudgetposten verschijnt.
Maak een nieuwe regel en vul het veld Bedrag in. Sluit de pagina Grootboekbudgetposten.
Herhaal stap 5 en 6 voor alle bedragen in het budget.
Notitie
Op het sneltabblad Filters kunt u de budgetinformatie filteren op de budgetdimensies die u hebt ingesteld onder de budgetnaam.
Grootboekbudgetten exporteren en importeren met Excel
U kunt gegevens op budgetpagina's exporteren naar Microsoft Excel voor verdere verwerking of analyse en vervolgens budgetgegevens terug importeren in Business Central.
Grootboekbudgetten exporteren naar Excel
Als u een grootboekbudget naar een Excel-werkmap exporteert, kunt u offline werken en de krachtige functies voor gegevensmanipulatie van Excel gebruiken.
Als u het budget naar Excel wilt exporteren, volgt u deze stappen:
- Open het budget: selecteer het budget waaraan u wilt werken in de lijst met grootboekbudgetten. Kies de actie Budget bewerken.
- Als u naar Excel wilt exporteren, kiest u op de pagina Budget de optie Exporteren naar Excel.
- Voer de dimensies en filters in die u in het rapport wilt opnemen. U kunt bijvoorbeeld filteren op specifieke afdelingen of projecten.
- Kies OK om het Excel-bestand te genereren.
- Sla het geëxporteerde Excel-bestand op uw lokale schijf op om het verder te bewerken.
Grootboekbudgetten bewerken in Excel
Nadat u het budget naar Excel hebt geëxporteerd, kunt u de budgetgegevens invullen. Hier zijn een paar tips om effectiever te zijn en fouten te verminderen:
- Voeg budgetbedragen toe voor elke combinatie van dimensies en perioden. Zorg ervoor dat de gegevens nauwkeurig zijn en voldoen aan de opmaakvereisten van Business Central. De nummering mag bijvoorbeeld geen speciale tekens of opmaak bevatten.
- Profiteer van Excel-functies zoals formules, gegevensvalidatie en voorwaardelijke opmaak om de gegevensinvoer te stroomlijnen en nauwkeurigheid te garanderen.
- Sla het Excel-bestand op nadat u de budgetgegevens hebt ingevoerd.
- Maak lokale kopieën van uw budgetten als back-ups.
Grootboekbudgetten importeren naar Excel
Nadat u uw budgetcijfers hebt toegevoegd in een lokale Excel-werkmap, kunt u ze vervolgens weer importeren in Business Central. Ga als volgt te werk om het budget uit Excel te importeren:
- Open het budget: selecteer het budget waaraan u wilt werken in de lijst met grootboekbudgetten. Kies de actie Budget bewerken.
- Als u uit Excel wilt importeren, kiest u op de pagina Budget de optie Vanuit Excel importeren.
- Kies het Excel-bestand van uw lokale schijf. U kunt kiezen naar welk budget u uploadt en of u de posten wilt toevoegen of vervangen. Met de actie Toevoegen voegt u de posten uit Excel toe aan bestaande posten. Met de actie Vervangen worden bestaande posten in het budget overschreven.
- Als alles er correct uitziet, kiest u OK om het importproces te voltooien. Business Central werkt het budget bij met de geïmporteerde gegevens.
Scenariovoorbeeld: budgetdoelen instellen voor loonkosten
U weet dat de nieuwe gebudgetteerde salariskosten 1.200.000 lokale valuta (LV) zullen zijn. U wilt de afdeling Salarissen laten budgetteren voor drie specifieke regels (van het rekeningtype Boeking) voor fulltime werknemers, parttime werknemers en invalkrachten. De drie regels worden gegroepeerd onder de kopregel Salarissen.
U voert 1.200.000 in op de kopregel, exporteert het budget naar Excel en stuurt het vervolgens naar de afdeling Salarissen, waarbij u hen aangeeft de LV 1.200.000 te distribueren.
De afdeling Salarissen distribueert het bedrag over de drie boekingsrekeningen. Wanneer u terug importeert in het grootboekbudget, worden de drie rekeningen ingevuld met de nieuwe Excel-gegevens, tot een totaal van 1.200.000, en is de kopregel leeg.
Notitie
Het rekeningschema waarop de grootboekbudgetten zijn gebaseerd, bevat regels van het rekeningtype Kop. Deze regels bevatten het totaal van de regels eronder. Wanneer u een grootboekbudget exporteert, exporteert u gegevens op alle regels, ongeacht het rekeningtype. U kunt echter alleen gegevens importeren op regels van het rekeningtype Boeking. Wanneer u dus een grootboekbudget importeert, worden eventuele waarden op kopregels ook verwijderd. Ze worden verwijderd om onjuiste totalen te voorkomen nadat u gegevens importeert die in Excel zijn gemaakt of bewerkt.
Tips voor effectief budgetbeheer
Hier zijn enkele tips voor effectief budgetbeheer:
- Regelmatige updates: werk uw budgetten regelmatig bij om wijzigingen in uw financiële plannen en zakelijke omgeving weer te geven. U kunt de budgetten kopiëren en omzetten in prognoses.
- Versiebeheer: onderhoud verschillende versies van uw budget om de werkelijke prestaties te vergelijken met verschillende scenario's.
- Samenwerking: stimuleer samenwerking door relevante belanghebbenden te betrekken bij het budgetteringsproces en ervoor te zorgen dat de begroting alomvattend en realistisch is.
Bijdragers
Microsoft onderhoudt dit artikel. De volgende bijdragers hebben een deel of de gehele inhoud ervan verstrekt.
- Michelle Serna | Directeur ERP-systemen
Zie ook
Uw bedrijfsgegevens naar Excel exporteren
Financiën
Bedrijfsinformatie
Financiën instellen
Het grootboek en het rekeningschema
Werken met Business Central