Integreren met Microsoft Dynamics 365 Field Service

Serviceorganisaties hebben een front-to-back-toepassing nodig waarin financiën, voorraad en inkoop nauw zijn gekoppeld aan dienstverlening. Ze genereren bij elke transactie financiële gegevens. Elke werkorder vertegenwoordigt kosten en opbrengsten, en elke resource genereert winst en verlies. Klantinteracties voegen posten toe aan het grootboek. De integratie tussen Business Central en Field Service stroomlijnt het end-to-end proces van het beheer van serviceactiviteiten en zorgt voor een soepele informatiestroom tussen de twee systemen.

U kunt eenvoudig werkorders maken en beheren in Field Service, de voortgang van servicetaken volgen, resources toewijzen en verbruiksgegevens vastleggen. Wanneer u in Field Service een werkorder voltooit, maakt de integratie een soepele overdracht van gegevens naar Business Central mogelijk voor verdere verwerking.

De integratie vergemakkelijkt ook de facturering en afhandeling van werkorders in Business Central. Op basis van de serviceactiviteiten en het verbruik dat is geregistreerd in Field Service kunt u nauwkeurige facturen genereren.

Door Business Central te integreren met Field Service hoeft u gegevens niet handmatig in te voeren of dubbel werk te doen. Integratie biedt ook een uitgebreid overzicht van serviceactiviteiten en financiële gegevens, waardoor betere besluitvorming en operationele efficiëntie mogelijk worden.

Vereisten

Omdat Field Service op basis van Dynamics 365 Sales is gebouwd, moet u een verbinding met Dataverse instellen en integratie met Dynamics 365 Sales mogelijk maken.

U moet de app Field Service-integratie downloaden van AppSource en deze installeren in Business Central.

Machtigingen en beveiligingsrollen voor gebruikersaccounts

Wanneer u de integratieoplossing installeert, worden machtigingen voor het integratiegebruikersaccount geconfigureerd. Als deze machtigingen veranderen, moet u deze mogelijk opnieuw instellen. U kunt dat doen door de integratieoplossing opnieuw te installeren via de pagina Dynamics 365-verbinding instellen door Integratieoplossing opnieuw implementeren te kiezen. In de volgende gedeelten worden de machtigingen en beveiligingsrollen vermeld die de oplossing voor elke app implementeert.

Verkopen

• Dynamics 365 Business Central-integratiebeheerder
• Dynamics 365 Business Central-integratiegebruiker
• Dynamics 365 Business Central-gebruiker van productbeschikbaarheid

Business Central

Gebruikers die projectjournalen boeken, moeten over de volgende machtigingenset beschikken:

• Dynamics 365 Sales-integratie

Veldservice

Om de geïntegreerde gegevens te kunnen gebruiken, moeten gebruikers de volgende beveiligingsrol hebben:

• Integratie van Business Central met Field Service

Gebruikers moeten deze rol bijvoorbeeld hebben om werkorders te verbinden met Business Central voor verwerking.

Notitie

Zorg ervoor dat gebruikers worden toegewezen aan de standaardbeveiligingsrollen en -profielen in Field Service.

Ga voor meer informatie over kolombeveiligingsprofielen in Field Service naar Field Service-beveiligingsrollen.

Beheerders moeten een van de juiste kolombeveiligingsprofielen toevoegen aan gebruikers in Power Platform. Ga voor meer informatie naar Teams of gebruikers toevoegen aan een kolombeveiligingsprofiel om toegang te beheren.

Notitie

Om de actie Openen in Business Central in Sales te gebruiken, moet u over de volgende rechten beschikken voor de volgende tabellen:

• U moet over machtigingen voor Lezen beschikken voor de tabel Dynamics 365 Business Central-verbinding (nav_connection).
• U moet over de machtigingen Lezen, Schrijven en Verwijderen beschikken voor de tabel Standaard Dynamics 365 Business Central-verbinding (nav_defaultconnection).

Overige instellingen in Field Service

Breng op de pagina Field Service-instelling de volgende wijzigingen aan:

• Schakel op het tabblad Inkoop het veld Gebruik van producten die niet op voorraad zijn uit. Anders krijgt u mogelijk een waarschuwing 'niet op voorraad' wanneer u een product kiest dat niet op voorraad is in Field Service, maar wel op voorraad is in Business Central.
• Schakel op het tabblad Werkorder/Boeking de schakelopties Prijs berekenen en Kosten berekenen uit. Kies in het veld Factuur voor werkorders maken de optie Nooit.

Notitie

Door een verbinding in te stellen met Field Service wordt de koppeling tussen resources en producten opgeheven. Om Business Central-artikelen beschikbaar te maken in Field Service, werkt u het veld Field Service-producttype bij zodat het overeenkomt met het veld Type voor de artikelen in Business Central. Ga voor meer informatie naar Een product of service maken.

De integratie in Business Central instellen

Nadat u verbinding hebt gemaakt met Dataverse en Sales, kunt u uw integratie met Field Service instellen.

• Download en installeer de app Field Service-integratie van AppSource. Zoek vervolgens op de pagina Extensiebeheer de app Field Service-integratie en kies de actie Instellen om de begeleide instelling uit te voeren.
• Op de pagina Begeleide instelling in Business Central kiest u Integratie met Dynamics 365 Field Service instellen om de begeleide instelling uit te voeren.

In dit gedeelte worden de belangrijkste instellingen in de guide beschreven.

Als u wilt dat mensen het verbruik van artikelen en services kunnen boeken in Field Service-werkorders, geeft u Projectdagboeksjabloon en Projectdagboekbatch op om daarmee het verbruik van producten en services te boeken.

Omdat services worden uitgedrukt in duur in Field Service, geeft u Maateenheid uren op om daarmee duur om te rekenen naar hoeveelheden in Business Central.

U kunt ook opgeven wanneer werkorderproducten en serviceregels moeten worden gesynchroniseerd met Business Central. Ze kunnen bijvoorbeeld worden gesynchroniseerd wanneer werkorderregels worden gebruikt of wanneer iemand een werkorder voltooit. Kies de juiste optie in het veld Werkorderproducten/-services synchroniseren.

Nadat werkorderproducten en -services zijn gesynchroniseerd met projectdagboeken in Business Central, kunt u kiezen of u de projectdagboeken handmatig wilt boeken. Kies de juiste optie in het veld Automatisch projectdagboekregels boeken:

• Wanneer een werkorder is voltooid.
• Wanneer werkorderproducten of -services worden gebruikt.

Nadat u de instelling hebt voltooid, voert u een volledige synchronisatie uit via de pagina Dynamics 365 Field Service-integratie instellen. Met deze actie worden tabeltoewijzingen gesynchroniseerd voor zaken als:

• Projecttaken voor projecten waarbij Gebruikskoppeling toepassen is ingesteld. Door deze synchronisatie zijn Business Central-projecten beschikbaar voor selectie in Field Service.
• Voor resources die niet zijn geblokkeerd, is Urenstaat gebruiken niet geselecteerd, en is Uur opgegeven als de maateenheid op de pagina Dynamics 365 Field Service-integratie instellen.
• Serviceartikelen (vereist dat u de Premium-ervaring in Business Central gebruikt).

Extra synchronisatie van locaties en magazijnen

U kunt Field Service-magazijnen integreren met locaties in Business Central. Dankzij de integratie krijgen technici informatie over de beschikbaarheid van een product of artikel op een specifieke locatie.

De gegevens worden gesynchroniseerd via een unidirectionele (vanuit Business Central) integratietabeltoewijzing tussen locaties in Business Central en magazijnen in Field Service. Om de integratietabeltoewijzing in Business Central te gebruiken, moet u de schakelaar Locatie verplicht aanzetten op de pagina Voorraadinstellingen.

Business Central synchroniseert locaties met de volgende instellingen op de pagina Locatiekaart:

• De schakelaar Als in-transit gebruiken is uitgeschakeld.
• Projectverbruik Mag. Verwerking verschilt van Magazijnpick (verplicht)
• Magazijnafhandeling van Mag. Verwerking verschilt van Magazijnpick (verplicht)

Standaardtoewijzing van Field Service-entiteit voor synchronisatie

De basis voor de synchronisatie van gegevens is de toewijzing van de tabellen en velden in Business Central aan tabellen en kolommen in Dataverse, zodat de gegevens kunnen worden uitgewisseld. Toewijzing gebeurt via integratietabellen. Ga voor meer informatie over tabeltoewijzingen naar De tabellen en velden toewijzen voor synchronisatie.

Integratie met Field Service introduceert de volgende standaardtoewijzingen van integratietabellen:

• PJLINE-WORDERPRODUCT: hiermee worden werkorderproducten in Field Service toegewezen aan projectdagboekregels in Business Central.
• PJLINE-WORDERSERVICE: hiermee worden werkorderservices in Field Service toegewezen aan projectdagboekregels in Business Central.
• PROJECTTASK: hiermee worden projecten en projecttaken in Business Central toegewezen aan producten in externe projecten in Field Service.
• RESOURCE-BOOKABLERSC: wijst resources in Business Central toe aan boekbare resources in Field Service.
• SVCITEM-CUSTASSET: (alleen Premium-ervaring) hiermee worden serviceartikelen in Business Central toegewezen aan klantactiva in Field Service.
• LOCATIES: hiermee worden locaties in Business Central gekoppeld aan magazijnen in Field Service.

Notitie

De integratietabeltoewijzing LOCATIES is alleen beschikbaar als de schakelaar Locatie verplicht is ingeschakeld op de pagina Voorraadinstellingen.

Gegevens in beide toepassingen gebruiken

In de volgende gedeelten worden de functies beschreven waarbij u de gegevens kunt gebruiken die afkomstig zijn van Business Central en Field Service.

Field Service

U kunt werkorders maken met de serviceaccount en de factureringsaccount uit Business Central. Voor werkorders moet u Business Central-projecttaak selecteren in het veld Extern project. Als u een project selecteert, kunt u werkorderproducten en -services synchroniseren met de juiste projecttaak in Business Central.

U kunt voorraadartikelen en niet-voorraadartikelen toevoegen als Werkorderproducten aan werkorders en de beschikbare hoeveelheid, kosten en prijzen ophalen van Business Central. Ga voor meer informatie naar Een werkorder maken via het werkorderformulier en de recordlijst.

U kunt artikelen van het type service als Werkorderservices toevoegen en de kosten en prijzen ophalen van Business Central. Ga voor meer informatie naar het tabblad Producten en services.

Notitie

Wanneer de status van een product of service op een werkorder verandert van Geschat in Gebruikt in Field Service, worden ze gesynchroniseerd met projectdagboekregels in Business Central.

U kunt een resource boeken en Boekingen koppelen aan werkorderservices met Boekbare resource vanuit Business Central.

U kunt Openen in Business Central in Field Service gebruiken om een locatie in Business Central te openen die gekoppeld is aan een magazijn in Field Service.

Business Central

Afhankelijk van uw instellingen op de pagina Field Service-integratie instellen wordt wanneer werkorders producten en services bevatten, verbruiksinformatie overgedragen en geboekt met behulp van een Projectdagboek in Business Central.

De waarden Te factureren hoeveelheid en Te factureren duur worden gekopieerd naar het veld Aantal te verplaatsen naar factuur. Op basis van deze waarden kunt u verkoopfacturen maken en boeken in Business Central om de klant te factureren. Nadat de factuur is geboekt en gesynchroniseerd met de Dynamics 365 Sales-omgeving, of nadat verbruik is verwerkt in Business Central, worden de gefactureerde hoeveelheid en de verbruikte hoeveelheid weergegeven op het tabblad Business Central op de pagina's Werkorderproduct en Werkorderservice.

Gebruik de pagina Projectplanningsregels om het boeken en factureren van verbruik op werkorders bij te houden. Op de pagina Projectplanningsregels kunt u verkoopfacturen maken en boeken in Business Central. Daarna kunt u ze synchroniseren met Field Service en de status van de facturen bijhouden.

Notitie

Werkorderservices met een boeking waarbij gebruik wordt gemaakt van een boekbare resource die is gekoppeld aan een Business Central-resource, worden gesynchroniseerd met twee projectdagboekregels: één regel van het type Budget voor de gekoppelde resource en een andere regel van het type Factureerbaar voor het artikel dat wordt onderhouden.

Het product dat wordt gekozen voor de werkorderservice moet zijn gekoppeld aan een artikel van het type Service in Business Central. Bovendien moet de basiseenheid voor het artikel worden ingesteld op Maateenheid uren die is gekozen op de pagina Dynamics 365 Field Service-integratie instellen.

U kunt een factuur maken voor een artikel van het type Service op de factureerbare projectplanningsregel en de budgetprojectplanningsregel gebruiken om de kosten met de resource te registreren.

Gebruik de actie Locaties in Field Service op de pagina's Locaties en Locatiekaart om een gekoppelde locatie in Field Service te openen, deze te synchroniseren, koppelingen in te stellen en te verwijderen en synchronisatielogboeken te bekijken. U kunt de toegewezen producthoeveelheid van werkorders in Field Service bekijken als onderdeel van de brutovereisten in de voorraadbeschikbaarheidsberekening van Business Central. De vraag die ontstaat door orders in Field Service, wordt automatisch een invoer voor planning.

Zie ook

Integreren met Microsoft Dataverse via gegevenssynchronisatie
De te synchroniseren tabellen en velden toewijzen