Delen via

Werkstromen maken om taken in bedrijfsprocessen met elkaar te verbinden

  • Artikel

U kunt werkstromen maken om taken in bedrijfsprocessen te verbinden die door verschillende gebruikers worden uitgevoerd. U kunt systeemtaken, zoals automatische boekingen, opnemen als stappen in werkstromen die worden voorafgegaan of gevolgd door gebruikerstaken. Het aanvragen en verlenen van goedkeuringen om nieuwe records te maken, zijn voorbeelden van veelvoorkomende werkstroomstappen.

Maak op de pagina workflow een workflow door de stappen op de regels te vermelden. Elke stap bestaat uit een trigger en een respons:

  • Een gebeurtenis die de voorwaarden specificeert die de werkstroom starten.
  • Een werkstroomreactie die definieert wat de werkstroom doet.

Notitie

Als een bedrijfsscenario een werkstroomgebeurtenis of -reactie vereist die niet wordt ondersteund in de standaardversie, meld u dan aan voor Power Automate. Zie voor meer informatie Business Central gebruiken in Power Automate-stromen. U kunt ook een app aanschaffen op AppSource of samenwerken met een Microsoft-partner om de toepassingscode aan te passen.

Wanneer u werkstromen maakt, kunt u de stappen van bestaande werkstromen of van werkstroomsjablonen kopiëren. Workflowsjablonen zijn niet-bewerkbare workflows die Business Central biedt. De identifiers voor werkstroomsjablonen krijgen het voorvoegsel 'MS-', zoals in 'MS-PIW'. Meer informatie op Werkstromen maken van werkstroomsjablonen

Opmerking

Alle berichten over werkstroomstappen worden verzonden via een taakwachtrij. Zorg ervoor dat de taakwachtrij uw zakelijke behoeften weerspiegelt. Zie voor meer informatie Taakwachtrijen gebruiken om taken te plannen.

Illustratie van een workflowvoorbeeld.

Een werkstroom is onderverdeeld in drie secties:

  1. Wanneer Gebeurtenis
    Dit is waar de trigger wordt geselecteerd.
    Voorbeelden van een trigger:
    • Een hoofdgegevensrecord is gewijzigd
    • Er wordt een dagboekregel gemaakt
    • Er wordt een inkomend document gemaakt of vrijgegeven
    • Er wordt goedkeuring van een document aangevraagd
  2. Op voorwaarde
    De voorwaarden zijn gerelateerd aan de gebeurtenis en maken het mogelijk filters te maken om te beslissen hoe de werkstroom doorgaat.
  3. Dan respons
    De reacties specificeren de volgende stappen in de werkstroom.

De opties voor gebeurtenissen en responsen zijn door het systeem gedefinieerd. Om nieuwe opties toe te voegen, moet u een extensie ontwikkelen.

Een workflow maken

  1. Kies het pictogram Lampje dat de functie Vertel me opent., voer workflows in en kies vervolgens de gerelateerde koppelen.

  2. Kies de actie Nieuw. De pagina Werkstroom verschijnt.

  3. Voer in het veld Code maximaal 20 tekens in om de werkstroom te identificeren.

  4. Als u de werkstroom wilt maken vanuit een werkstroomsjabloon, kiest u op de pagina Werkstromen de actie Nieuwe werkstroom uit sjabloon. Meer informatie op Werkstromen maken van werkstroomsjablonen

  5. Beschrijf de werkstroom in het veld Omschrijving.

  6. Geef in het veld Categorie op tot welke categorie de werkstroom hoort.

  7. Geef in het veld Als gebeurtenis de gebeurtenis op die zich moet voordoen om de werkstroomstap te starten.

    Wanneer u het veld kiest, worden op de pagina workflowgebeurtenissen alle beschikbare workflowgebeurtenissen weergegeven.

  8. Geef in het veld Op voorwaarde een of meer voorwaarden op waaraan moet worden voldaan voordat de gebeurtenis in het veld Als gebeurtenis zich kan voordoen.

    Wanneer u het veld kiest, worden op de pagina Gebeurtenisvoorwaarden filtervelden weergegeven die voorwaarden voor de gebeurtenis kunnen zijn. U kunt desgewenst nieuwe filtervelden toevoegen.

    Als de workflowgebeurtenis de wijziging van een specifiek veld in een record betreft, gebruikt u de pagina Gebeurtenisvoorwaarden om het veld en het type wijziging te selecteren.

    1. Als u een veldwijziging voor de gebeurtenis wilt opgeven, selecteert u op de pagina Gebeurtenisvoorwaarden in het veld Veld die wijziging.
    2. Selecteer in het veld Operator Afgenomen, Toegenomen of Aangepast.

  9. Geef in het veld Dan reactie het antwoord op dat volgt als de werkstroomgebeurtenis plaatsvindt.

    Wanneer u het veld kiest, worden op de pagina workflowreacties alle beschikbare workflowreacties en respons-opties weergegeven.

  10. Op het sneltabblad Opties voor de geselecteerde reactie geeft u als volgt opties op voor de werkstroomreactie door waarden te selecteren in de verschillende velden die verschijnen:

    1. Als u opties voor een werkstroomantwoord wilt opgeven waarbij het gaat om het verzenden van een melding, vult u de velden in de volgende tabel in.

    Opmerking

    Deze velden variëren, afhankelijk van het door u gekozen antwoord.

    Veld Omschrijving
    Afzender op de hoogte stellen Geef op of de aanvrager van de goedkeuring op de hoogte wordt gebracht in plaats van de ontvanger van de goedkeuringsaanvraag. Als u het selectievakje aanvinkt, wordt het veld gebruikers-ID ontvanger uitgeschakeld, omdat in plaats daarvan de aanvrager van de goedkeuring, de verzender, op de hoogte wordt gesteld. De naam van de werkstroomreactie verandert dienovereenkomstig in Maak een bericht voor <afzender>. Als het selectievakje niet is aangevinkt, is de naam van de workflow respons Melding maken voor <gebruiker>.
    Ontvanger gebruikers-ID Geef de gebruiker op die het bericht moet ontvangen. opmerking: Deze optie is alleen beschikbaar voor workflowreacties met een tijdelijke aanduiding voor een specifieke gebruiker. Voor werkstroomreacties zonder tijdelijke aanduidingen voor gebruikers wordt de meldingsontvanger meestal bepaald door de Gebruikersinstellingen voor goedkeuring.
    Meldingsinvoertype Geef een trigger op voor het werkstroombericht. De trigger kan een recordwijziging, een goedkeuringsverzoek of een verstreken vervaldatum zijn.
    koppelen Doelpagina Geef de pagina op waarop de koppeling in het bericht wordt geopend. De pagina moet dezelfde brontabel moet hebben als de betrokken record.
    Aangepaste koppelen Geef de URL op van een koppeling die wordt opgenomen in het bericht, naast de koppeling naar de pagina.

    1. Als u opties voor een werkstroomantwoord wilt opgeven waarbij het gaat om het maken van een goedkeuringsaanvraag, vult u de velden in de volgende tabel in.

      Veld Omschrijving
      Formule voor de vervaldatum Geef het aantal dagen op dat de fiatteur heeft om het verzoek op te lossen. De termijn gaat in op het moment dat het verzoek is verzonden.
      Delegeren na Geef op of en wanneer een goedkeuringsaanvraag automatisch aan de vervanger wordt gedelegeerd. U kunt selecteren dat één, twee of, vijf dagen na de datum automatisch wordt gedelegeerd als de goedkeuring is aangevraagd.
      Goedkeurder type Geef op wie de fiatteur is, op basis van de instellingen voor goedkeuringsgebruikers en werkstroomgebruikers. Wanneer het veld is ingesteld op Verkoper/Verkoper, bepaalt de gebruiker die is opgegeven in het veld Verkopers/Inkoperscode op de pagina gebruikersinstellingen voor goedkeuring de goedkeurder. Goedkeuringsaanvragen worden vervolgens gemaakt op basis van de waarde in het veld Limietsoort van fiatteur. Meer informatie op Goedkeuringsgebruikers instellen.
      Bevestigingsbericht weergeven Geef op of er een bevestigingsbericht wordt weergegeven nadat een gebruiker een goedkeuring heeft aangevraagd.
      Goedkeurder Limiet Type Specificeer het effect van limieten voor fiatteurs. De goedkeuringslimiet van een fiatteur moet hoger zijn dan de waarde in het verzoek. De volgende opties bestaan:
      1. Goedkeuringsketen specificeert dat goedkeuringsaanvraagvermeldingen worden gemaakt voor alle goedkeurders van de aanvrager tot en met de eerste gekwalificeerde goedkeurder
      2. Directe goedkeurder geeft aan dat een goedkeuringsaanvraagvermelding alleen wordt gemaakt voor de directe goedkeurder van de aanvrager, ongeacht de goedkeuringslimiet van de goedkeurder.
      3. Eerste gekwalificeerde goedkeurder geeft aan dat een goedkeuringsaanvraagvermelding alleen wordt gemaakt voor de eerste goedkeurder van de aanvrager.
      4. Specifieke goedkeurder geeft aan dat u de gebruiker die is gekozen in het veld Goedkeurder-ID op de hoogte stelt.

    2. Als u opties voor een werkstroomantwoord wilt opgeven waarbij het gaat om het maken van dagboekregels vult u de velden in de volgende tabel in.

      Veld Omschrijving
      Algemene dagboek sjabloonnaam Geef de naam op van de dagboeksjabloon die binnen de opgegeven dagboekregels worden gemaakt.
      Algemene dagboekbatchnaam Geef de naam op van de dagboekbatch die binnen de opgegeven dagboekregels worden gemaakt.

  11. Kies de knop Inspringing vergroten en Inspringing verkleinen om de gebeurtenisnaam in het veld Als in te laten springen om de positie van de stap in de werkstroom bepalen.

    1. Laat de gebeurtenis inspringen onder de naam van de vorige stap om aan te geven dat dit de volgende stap is.
    2. Geef aan dat de stap een van meerdere alternatieve stappen is die afhankelijk van de voorwaarde ervan, kunnen beginnen, door de gebeurtenisnaam op dezelfde inspringing te plaatsen als de andere alternatieve stappen. Rangschik dergelijke optionele stappen overeenkomstig de prioriteit door de belangrijkste stap eerst te plaatsen.

    Notitie

    U kunt alleen de inspringing van een stap wijzigen als er geen verdere stap is.

  12. Herhaal stap 7 t/m 11 om meer werkstroomstappen toe te voegen, voor of na de stap die u hebt gemaakt.

  13. Schakel de schakelaar Ingeschakeld in om aan te geven dat de workflow start wanneer de gebeurtenis in de eerste stap van het type Vermelding aanwijzen plaatsvindt. Zie voor meer informatie Werkstromen gebruiken.

Notitie

Schakel een werkstroom pas in als u zeker weet dat deze gereed is.

Fooi

Als u de relaties tussen de tabellen die in workflows worden gebruikt wilt verkennen, kiest u het pictogram Lampje dat de functie Vertel me opent. en voert u workflow – Tabelrelaties in.

Voorbeeld van het maken van een nieuwe werkstroom met bestaande gebeurtenissen

In het volgende voorbeeld wordt een nieuwe werkstroom gemaakt om een wijziging in de naam van een leverancier goed te keuren:

  1. Kies het pictogram Lampje dat de functie Vertel me opent., voer workflows in en kies vervolgens de gerelateerde koppelen.

  2. Kies de actie Nieuw. De pagina Werkstroom verschijnt.

  3. Vul in het werkstroomgedeelte de velden in, zoals in de volgende tabel is beschreven.

    Veld Waarde
    Code VERKOOP-01
    Beschrijving Goedkeuring voor wijziging leveranciersnaam
    Categorie AANKOPEN

  4. Doe het volgende om de eerste werkstroomstap te maken.

    1. Geef in het veld Als gebeurtenis Een leveranciersrecord is gewijzigd op.
    2. Kies in het veld Op voorwaarde de waarde Altijd. Kies vervolgens op de pagina Gebeurtenisvoorwaarden de optie Voeg een voorwaarde toe voor wanneer een veldwaarde verandert koppelen en selecteer vervolgens het veld Naam . Het resultaat van deze stap is dat de voorwaarde luidt als Naam is gewijzigd.
    3. Kies in het veld Dan reactie de koppeling Reactie selecteren. Selecteer vervolgens op de pagina workflowreacties in het veld Selecteer respons de waarde van het veld terugkeren in de record en sla de wijziging op <respons.> Geef vervolgens in de sectie Opties voor de geselecteerde respons het veld Naam op.
    4. Selecteer de Meer reacties toevoegen koppelen en voeg vervolgens een vermelding toe voor de Maak een goedkeuringsaanvraag voor de record met behulp van het type goedkeurder <%1> en <%2> respons.
    5. Wijzig in de sectie Opties voor de geselecteerde respons voor de nieuwe respons het veld Type goedkeurder in workflow gebruikersgroep. Geef vervolgens in het veld workflow gebruikersgroep de waarde gebruikersgroep op. Meer informatie op Goedkeuringsgebruikers instellen.
    6. Voeg een derde respons toe, Stuur een goedkeuringsverzoek voor het record en maak een melding.
    7. Voeg een vierde respons toe, Toon bericht "%1". Geef vervolgens in de sectie Opties voor de geselecteerde respons in het veld Bericht op dat er een goedkeuringsverzoek is verzonden.
    8. Kies OK om terug te gaan naar de werkstroomstap.

  5. Voeg op de volgende regel een nieuwe workflow stap toe voor de gebeurtenis Een goedkeuringsaanvraag is goedgekeurd .

    1. Geef in het veld Wanneer gebeurtenis op dat een goedkeuringsaanvraag is goedgekeurd.
    2. Kies het regelmenu en kies vervolgens Inspringing vergroten.
    3. Selecteer in het veld Op voorwaarde de optie Altijd. Geef vervolgens in het veld Goedkeuringen in behandeling de waarde 0 op. De voorwaarde luidt als volgt: In afwachting van goedkeuringen: 0 om aan te geven dat de aanvraag geen extra goedkeurders nodig heeft.
    4. Kies in het veld Dan reactie de koppeling Reactie selecteren. Selecteer vervolgens op de pagina workflowreacties in het veld Selecteer respons de optie Goedkeuringsverzoek verzenden voor de record en maak een melding respons.
    5. Klik op OK.

  6. Voeg op de volgende regel een tweede workflow stap toe voor de gebeurtenis Een goedkeuringsaanvraag is goedgekeurd .

    1. Geef in het veld Wanneer gebeurtenis op dat een goedkeuringsaanvraag is goedgekeurd.
    2. Selecteer in het veld Op voorwaarde de optie Altijd. Geef vervolgens in het veld Goedkeuringen in behandeling de waarde >0 op. De voorwaarde luidt als In afwachting van goedkeuringen:>0 om aan te geven dat dit niet de laatste goedkeurder is.
    3. Kies in het veld Dan reactie de koppeling Reactie selecteren. Selecteer vervolgens op de pagina workflowreacties in het veld Selecteer respons de optie Goedkeuringsverzoek verzenden voor de record en maak een melding respons.
    4. Klik op OK.

  7. Voeg op de volgende regel een workflow stap toe voor de gebeurtenis Een goedkeuringsaanvraag is gedelegeerd .

    1. Geef in het veld Wanneer gebeurtenis op dat een goedkeuringsaanvraag is gedelegeerd.
    2. Laat in het veld Aan-voorwaarde de waarde staan op Altijd.
    3. Kies in het veld Dan reactie de koppeling Reactie selecteren. Selecteer vervolgens op de pagina workflowreacties in het veld Selecteer respons de optie Goedkeuringsverzoek verzenden voor de record en maak een melding respons.
    4. Klik op OK.

  8. Voeg op de volgende regel een tweede workflow stap toe voor de gebeurtenis Een goedkeuringsverzoek is afgewezen .

    1. Geef in het veld Wanneer gebeurtenis op dat een goedkeuringsverzoek is afgewezen.
    2. Laat in het veld Aan-voorwaarde de waarde staan op Altijd.
    3. Kies in het veld Dan reactie de koppeling Reactie selecteren. Selecteer vervolgens op de pagina workflowreacties in het veld Selecteer respons de optie Nieuwe waarden verwijderen respons.
    4. Kies de Meer reacties toevoegen koppelen en voeg vervolgens een vermelding toe voor de Goedkeuringsaanvraag voor de record afwijzen en een melding maken respons
    5. Klik op OK.

  9. Zet de schakelaar Geactiveerd aan om de werkstroom in te schakelen.

De volgende illustratie geeft een overzicht van het resultaat van deze procedure.

Illustratie van de workflow voor goedkeuring van leveranciersnaam.

Test vervolgens de werkstroom door een bestaande leverancierskaart te openen en de naam te wijzigen. Controleer of er een goedkeuringsverzoek is verzonden na het wijzigen van de leveranciersnaam.

Zie ook

workflows maken vanuit workflowsjablonen
Goedkeuringsgebruikers instellen
Goedkeuringsworkflowmeldingen instellen
Bekijk gearchiveerde workflow stap-instanties
Goedkeuringsworkflows verwijderen
Walkthrough: Een workflow voor inkoopgoedkeuring instellen en gebruiken
Goedkeuringsworkflows instellen
gebruik goedkeuringsworkflows
Werkstroom

Vind hier gratis e-learningmodules voor Business Central