Een kostenbewuste organisatie bouwen
Zoals beschreven in Motivaties: waarom gaan we overstappen naar de cloud?zijn er veel goede redenen voor een bedrijf om over te stappen op de cloud. Wanneer kostenreductie een primair stuurprogramma is, is het belangrijk om een kostenbewuste organisatie te maken.
Het garanderen van kostenbewustzijn is geen eenmalige activiteit. Net als andere onderwerpen over cloudimplementatie is het iteratief. In het volgende diagram wordt dit proces beschreven om te focussen op drie onderling afhankelijke activiteiten: zichtbaarheid, verantwoordingen optimalisatie. Deze processen spelen af op macro- en microniveaus, die we in dit artikel in detail beschrijven.
afbeelding 1: Overzicht van de kostenbewuste organisatie.
Algemene kostenbewuste processen
Zichtbaarheid: Voor een organisatie om zich bewust te zijn van de kosten, heeft het inzicht in die kosten nodig. Zichtbaarheid in een kostenbewuste organisatie vereist consistente rapportage voor de teams die gebruikmaken van de cloud, financiële teams die budgetten beheren en beheerteams die verantwoordelijk zijn voor de kosten. Deze zichtbaarheid wordt bereikt door het volgende tot stand te brengen:
- Het juiste rapportagebereik.
- De juiste resourceorganisatie (beheergroepen, resourcegroepen, abonnementen).
- Duidelijke strategieën voor taggen.
- Juiste toegangsbeheer (Azure RBAC).
Verantwoording: Verantwoordelijkheid is net zo belangrijk als zichtbaarheid. Verantwoording begint met duidelijke budgetten voor acceptatie-inspanningen. Budgetten moeten goed worden opgesteld, duidelijk worden gecommuniceerd en gebaseerd op realistische verwachtingen. Verantwoordelijkheid vereist een iteratief proces en een groeimentaliteit om het juiste niveau van verantwoordelijkheid te stimuleren.
Optimalisatie: Optimalisatie is de actie waarmee kostenreducties worden gemaakt. Tijdens optimalisatie worden resourcetoewijzingen gewijzigd om de kosten voor het ondersteunen van verschillende workloads te verlagen. Dit proces vereist iteratie en experimenten. Elke verlaging van de kosten vermindert de prestaties. Het vinden van de juiste balans tussen kostenbeheer en verwachtingen voor de prestaties van eindgebruikers vereist input van meerdere partijen.
In de volgende secties worden de rollen beschreven die verschillende teams spelen bij het ontwikkelen van een kostenbewuste organisatie.
Cloudstrategieteam
Het opbouwen van kostenbewustzijn bij cloudimplementatie begint op leiderschapsniveau. Om op de lange termijn effectief te zijn, moet het cloudstrategieteam lid zijn van het financiële team. Als uw financiële structuur bedrijfsmanagers verantwoordelijk houdt voor oplossingskosten, moeten ze ook worden uitgenodigd om lid te worden van het team. Naast de kernactiviteiten die doorgaans worden toegewezen aan het cloudstrategieteam, moeten alle leden van het cloudstrategieteam ook verantwoordelijk zijn voor:
Zichtbaarheid: Het cloudstrategieteam en cloudgovernanceteam moeten de werkelijke kosten van de cloudimplementatie-inspanningen weten. Vanwege hun rol op leidinggevend niveau, moet dit team toegang hebben tot meerdere kostenoverzichten om uitgavenbeslissingen te analyseren. Normaal gesproken heeft een leidinggevende inzicht nodig in de totale kosten voor alle clouduitgaven. Maar als actieve leden van het cloudstrategieteam moeten ze ook kosten per bedrijfseenheid of per factureringseenheid kunnen bekijken om showback, terugstorting of andere cloudboekhoudingsmodellen te valideren.
verantwoording: budgetten moeten worden vastgesteld tussen de cloudstrategie, cloudgovernanceen teams voor cloudimplementatie teams op basis van verwachte acceptatieactiviteiten. Wanneer er afwijkingen van budget optreden, moeten het cloudstrategieteam en het cloudgovernanceteam samenwerken om snel de beste werkwijze te bepalen om de afwijkingen te herstellen.
Optimalisatie: Tijdens optimalisatie kan het cloudstrategieteam de investerings- en retourwaarde van specifieke workloads vertegenwoordigen. Als een workload strategische waarde of financiële impact heeft op het bedrijf, moeten de inspanningen voor kostenoptimalisatie nauwkeurig worden bewaakt. Als er geen strategische impact is op de organisatie en geen inherente kosten voor slechte prestaties van een workload, kan het cloudstrategieteam overoptimalisatie goedkeuren. Om deze beslissingen te nemen, moet het team kosten per projectbereik kunnen bekijken.
Cloudacceptatieteam
Het cloudacceptatieteam is het middelpunt van alle acceptatieactiviteiten. Ze zijn dus de eerste verdedigingslinie tegen overbesteding. Dit team heeft een actieve rol in alle drie de fasen van het kostenbewustzijn.
zichtbaarheid:
- Awareness: Het is belangrijk dat het cloudacceptatieteam inzicht heeft in de kostenbesparende doelstellingen van de inspanningen. Eenvoudig gezegd dat de inspanningen voor cloudimplementatie helpen om de kosten te verlagen, is een recept voor fouten. Specifieke zichtbaarheid is belangrijk. Als het doel bijvoorbeeld is om de TCO van datacenters met 3 procent of jaarlijkse operationele kosten met 7 procent te verminderen, moet u deze doelen vroeg en duidelijk vermelden.
- Telemetrie: Dit team heeft inzicht nodig in de impact van hun beslissingen. Tijdens migratie- of innovatieactiviteiten hebben hun beslissingen een direct effect op de kosten en prestaties. Het team moet deze twee concurrerende factoren in balans hebben. Prestatiebewaking en kostenbewaking die binnen het bereik van de actieve projecten van het team vallen, zijn belangrijk om de benodigde zichtbaarheid te bieden.
verantwoordelijkheid: Het cloudacceptatieteam moet rekening houden met vooraf ingestelde budgetten die zijn gekoppeld aan hun acceptatie-inspanningen. Wanneer de werkelijke kosten niet overeenkomen met het budget, is er een mogelijkheid om verantwoording te maken. Verantwoordelijkheid is niet gelijk aan het straffen van het acceptatieteam voor het overschrijden van het budget, omdat budgetoverschrijding kan voortvloeien uit noodzakelijke prestatiebeslissingen. In plaats daarvan betekent verantwoordelijkheid het onderwijzen van het team over de doelen en hoe hun beslissingen van invloed zijn op deze doelen. Daarnaast bevat verantwoordelijkheid een dialoogvenster waarin het team kan communiceren over beslissingen die tot overbesteding hebben geleid. Als deze beslissingen verkeerd zijn afgestemd op de doelstellingen van het project, biedt deze inspanning een goede kans om samen te werken met het cloudstrategieteam om betere beslissingen te nemen.
Optimalisatie: Deze inspanning is een balansoefening, omdat optimalisatie van resources de prestaties van de workloads die ze ondersteunen kan verminderen. Soms kunnen verwachte of gebudgetteerde besparingen niet worden gerealiseerd voor een workload omdat de workload niet adequaat presteert met de gebudgetteerde resources. In die gevallen moet het cloudacceptatieteam verstandige beslissingen nemen en wijzigingen rapporteren aan het cloudstrategieteam en het cloudgovernanceteam, zodat budgetten of optimalisatiebeslissingen kunnen worden gecorrigeerd.
Cloudgovernanceteam
Over het algemeen brengt het cloudgovernanceteam kaders vast voor kostenbeheer in de cloud. Deze inspanning richt zich op de volgende activiteiten die betrekking hebben op de ontwikkeling van een kostenbewuste organisatie:
Zichtbaarheid: Het cloud-gouvernanceteam werkt samen met het cloud-strategieteam om cloudadoptiebudgetten te plannen. Deze twee teams werken ook samen om regelmatig de werkelijke uitgaven te controleren. Het cloudgovernanceteam is verantwoordelijk voor het garanderen van consistente, betrouwbare kostenrapportage en prestatietelemetrie.
verantwoordelijkheid: Wanneer er budgetdeviaties optreden, moeten het cloudstrategieteam en het cloudgovernanceteam samenwerken om snel de beste werkwijze te bepalen om de afwijkingen te herstellen. Over het algemeen zal het cloudgovernanceteam reageren op deze beslissingen. Soms kan de actie bestaan uit eenvoudige hertraining van het getroffen -cloudacceptatieteam. Het cloudgovernanceteam kan ook helpen bij het optimaliseren van geïmplementeerde assets, het wijzigen van kortingsopties of zelfs het implementeren van geautomatiseerde opties voor kostenbeheer, zoals het blokkeren van de implementatie van niet-geplande assets.
Optimalisatie: Nadat assets zijn gemigreerd naar of gemaakt in de cloud, kunt u bewakingsprogramma's gebruiken om de prestaties en het gebruik van deze assets te beoordelen. De juiste bewakings- en prestatiegegevens kunnen assets identificeren die moeten worden geoptimaliseerd. Het cloudgovernanceteam is verantwoordelijk voor het consistent implementeren van de hulpprogramma's voor bewaking en kostenrapportage. Ze kunnen de acceptatieteams ook helpen bij het identificeren van mogelijkheden om te optimaliseren op basis van prestatie- en kostentelemetrie.
Cloud expertisecentrum
Hoewel de CCoE doorgaans niet verantwoordelijk is voor kostenbeheer, kan de CCoE een aanzienlijke invloed hebben op kostenbewuste organisaties. Veel fundamentele IT-beslissingen zijn van invloed op de kosten op schaal. Wanneer de CCoE hun deel doet, kunnen de kosten worden verlaagd voor meerdere cloudimplementatie-inspanningen.
Zichtbaarheid: Elke beheergroep of resourcegroep die kern-IT-assets bevat, moet zichtbaar zijn voor het CCoE-team. Het team kan deze gegevens gebruiken om kansen te identificeren voor optimalisatie.
Verantwoordelijkheid: Hoewel deze doorgaans niet verantwoordelijk is voor kosten, kan de CCoE zichzelf verantwoordelijk houden voor het maken van herhaalbare oplossingen die de kosten minimaliseren en de prestaties maximaliseren.
Optimalisatie: Gezien de zichtbaarheid van de CCoE voor meerdere implementaties, bevindt het team zich in een ideale positie om optimalisatietips voor te stellen en de acceptatieteams te helpen de assets beter af te stemmen.
Volgende stappen
Het oefenen van deze verantwoordelijkheden op elk niveau van het bedrijf helpt een kostenbewuste organisatie te stimuleren. Om te beginnen met het volgen van deze richtlijnen, bekijkt u de introductie van de organisatiegereedheid om de juiste teamsamenstellingen te identificeren.