Del via

Lær fra Power BI-overføringer for kunder

  • Artikkel

Denne artikkelen, som avslutter serien om overføring til Power BI, deler viktige erfaringer fra to kunder som har overført til Power BI.

Internasjonalt konsumvareselskap

Et internasjonalt forbruksvareselskap, som selger hundrevis av produkter, tok beslutningen i 2017 om å forfølge en sky-første strategi. En av de viktigste faktorene for å velge Power BI som sin forretningsintelligensplattform (BI) er den dype integreringen med Azure og Microsoft 365.

Gjennomføre en faset overføring

I 2017 begynte selskapet å bruke Power BI. Det opprinnelige organisasjonsmålet var å introdusere Power BI som et ekstra BI-verktøy. Beslutningen ga innholdsforfattere, forbrukere og IT tid til å tilpasse seg nye måter å levere BI på. Det gjorde det også mulig for dem å bygge ekspertise i Power BI.

I løpet av andre halvdel av 2018 ble det gjort en formell kunngjøring om at Power BI var det godkjente BI-verktøyet for organisasjonen. Og derfor bør alt nytt BI-utviklingsarbeid foregå i Power BI. Tilgjengeligheten til Power BI Premium var en viktig driver for å ta denne beslutningen. På dette tidspunktet frarådet organisasjonen bruken av den tidligere BI-plattformen, og planlegging for overgang startet.

Mot slutten av 2019 begynte arbeidet å overføre eksisterende innhold fra den eldre BI-plattformen til Power BI. Noen tidlige brukere overførte innholdet raskt. Det bidro til å bygge enda mer fart med Power BI rundt organisasjonen. Innholdseiere og forfattere ble deretter bedt om å starte forberedelser for å overføre fullstendig til Power BI innen utgangen av 2020. Organisasjonen står fortsatt overfor utfordringer knyttet til ferdigheter, tid og finansiering – selv om ingen av deres utfordringer er knyttet til selve teknologiplattformen.

Viktig

Power BI hadde allerede blitt vellykket og forankret i organisasjonen før forretningsenhetene ble bedt om å gjennomgå en formell overføringsinnsats vekk fra den tidligere BI-plattformen.

Forbered deg på å håndtere ulike svar

I denne store desentraliserte organisasjonen var det ulike nivåer av mottakelighet og vilje til å flytte til Power BI. Utover bekymringer knyttet til tid og budsjett, var det ansatte som hadde gjort betydelige investeringer i å bygge sine ferdigheter i den tidligere BI-plattformen. Så kunngjøringen om standardisering av Power BI var ikke nyheter som ble ønsket velkommen av alle. Siden hver forretningsenhet har sitt eget budsjett, kan individuelle forretningsenheter utfordre beslutninger som denne. Som IT verktøy beslutninger ble gjort sentralt, som resulterte i noen utfordringer for den utøvende sponsor og BI ledere å håndtere.

Viktig

Kommunikasjon med ledergrupper i hele forretningsenhetene var avgjørende for å sikre at alle forsto de organisatoriske fordelene ved å standardisere på Power BI. Effektiv kommunikasjon ble enda viktigere etter hvert som overføringen utviklet seg og avviklingsdatoen for den eldre BI-plattformen nærmet seg.

Fokuser på det store bildet

Selskapet fant ut at selv om noen overførte rapporter kunne replikere den opprinnelige utformingen nøye, kunne ikke alle individuelle rapporter bli trofast replikert i Power BI. Selv om det er å forvente , siden alle BI-plattformer er forskjellige. Det gjorde bringe frem i lyset at en annen design tankesett var nødvendig.

Veiledning ble gitt til innholdsforfattere: Fokuser på å opprette tilpassingsrapporter i Power BI, i stedet for å prøve en nøyaktig kopi av den eldre rapporten. Av denne grunn må fageksperter være aktivt tilgjengelige under overføringsprosessen for konsultasjon og validering. Det ble gjort forsøk på å vurdere rapportutformingsformålet og forbedre det når det er aktuelt.

Viktig

Noen ganger er den bedre tilnærmingen å ta på seg forbedringer under overføringen. Andre ganger er det beste valget å levere nøyaktig samme verdi som før, uten betydelige forbedringer, for ikke å sette overføringstidslinjen i fare.

Vurder prioriteringer forsiktig

En analyse av den tidligere BI-plattformen ble utført for å fullt ut forstå bruken. Den tidligere BI-plattformen hadde tusenvis av publiserte rapporter, hvorav omtrent halvparten hadde blitt åpnet året før. Dette tallet kan halveres igjen når du vurderer hvilke rapporter som ble ansett for å levere betydelig verdi til organisasjonen. Disse rapportene ble prioritert først for overføringen.

Viktig

Det er veldig enkelt å overvurdere hvor kritisk en rapport faktisk er. For rapporter som ikke brukes ofte, bør du vurdere om de kan avvikles helt. Noen ganger er det billigste og enkleste å gjøre ingenting.

Vurder kompleksitet forsiktig

Av de første prioriterte rapportene ble tidsestimater utarbeidet basert på estimerte innsatsnivåer: enkle, mellomstore eller komplekse. Selv om det høres ut som en relativt enkel prosess, må du ikke forvente at tidsestimatene skal være nøyaktige på individuell rapportbasis. Du kan finne et estimat kan være vilt unøyaktig. Selskapet hadde for eksempel en rapport som det anså som svært komplisert. Det mottok et konverteringsestimat på 50 dager av konsulentene. Den nyutformede rapporten i Power BI ble imidlertid fullført på omtrent 50 timer.

Viktig

Selv om tidsestimater ofte er nødvendige for å skaffe finansiering og personaltildelinger, er de sannsynligvis mest verdifulle i aggregatet.

Bestem hvordan endringsbehandling håndteres

Med et så høyt volum av BI-aktiva representerte endringsstyring for de bedriftseide rapportene en utfordring. IT-administrerte rapporter ble håndtert i henhold til standard praksis for endringsbehandling. Men på grunn av det høye volumet var det ikke mulig å drive endring sentralt for bedriftseid innhold.

Viktig

Ekstra ansvar faller til forretningsenhetene når det er upraktisk å administrere endringer fra ett sentralt team.

Opprette et internt fellesskap

Selskapet etablerte et Senter for fremragende forskning (COE) for å levere interne opplæringsklasser og ressurser. COE fungerer også som en intern konsulentgruppe som er klar til å hjelpe innholdsforfattere med tekniske problemer, løsning av veisperringer og veiledning for beste praksis.

Det er også et internt Power BI-fellesskap, som har vært en stor suksess med å telle i overkant av 1600 medlemmer. Fellesskapet administreres i Yammer. Medlemmer kan stille internt relevante spørsmål og motta svar som følger anbefalte fremgangsmåter og innrammet innenfor organisasjonsbegrensninger. Denne typen bruker-til-bruker-samhandling lindrer mye av støttebyrden fra COE. Coe overvåker imidlertid spørsmålene og svarene, og det blir involvert i samtaler når det er aktuelt.

En utvidelse av det interne fellesskapet er det nyere Power BI-ekspertnettverket. Det inkluderer et lite antall forhåndsvalgte Power BI-mestere fra organisasjonen. De er dyktige Power BI-utøvere fra forretningsenhetene, som er entusiastiske mestere, og som aktivt ønsker å løse utfordringer i virksomheten. Medlemmer av Power BI-ekspertnettverket forventes å overholde anbefalte fremgangsmåter og retningslinjer fastsatt av COE, og hjelpe det bredere interne Power BI-fellesskapet med å forstå og implementere dem. Selv om Power BI-ekspertnettverket samarbeider med COE og kan motta dedikert opplæring, opererer Power BI-eksperter uavhengig av COE. Hver Power BI-ekspert kan definere parameterne for hvordan de fungerer, med tanke på at de har andre ansvarsområder og prioriteringer i sin offisielle rolle.

Viktig

Ha et meget godt definert omfang for hva COE gjør, for eksempel: innføring, styring, veiledning, anbefalte fremgangsmåter, opplæring, støtte og kanskje til og med praktisk utvikling. Selv om en COE er utrolig verdifull, kan det være vanskelig å måle avkastningen på investeringen.

Overvåk overføringsfremdrift og vellykket

Viktige ytelsesindikatorer (KPI-er) overvåkes kontinuerlig under overføringen til Power BI. De hjelper firmaet med å forstå trender for måledata, for eksempel antall rapportbesøk, antall aktive rapporter og distinkte brukere per måned. Økt bruk av Power BI måles sammen med redusert bruk av den tidligere BI-plattformen, med mål om å oppnå en omvendt relasjon. Målene oppdateres hver måned for å tilpasse seg endringer. Hvis bruk ikke skjer i ønsket tempo, identifiseres flaskehalser slik at passende tiltak kan utføres.

Viktig

Opprett en målstyring for overføring med handlingsrettet forretningsintelligens for å overvåke suksessen til overføringsinnsatsen.

Stort transport- og logistikkselskap

Et stort Nord-Amerika transport- og logistikkselskap investerer aktivt i moderniseringen av datainfrastrukturen og analytiske systemer.

Tillat en periode med gradvis vekst

Selskapet begynte å bruke Power BI i 2018. I midten av 2019 ble Power BI den foretrukne plattformen for alle nye BI-brukstilfeller. Deretter, i 2020, fokuserte selskapet på utfasing av sin eksisterende BI-plattform, i tillegg til en rekke tilpassede utviklede ASP.NET BI-løsninger.

Viktig

Power BI hadde mange aktive brukere på tvers av organisasjonen før de startet fasen ut av sin eldre BI-plattform og løsninger.

Balanser sentraliserte og distribuerte grupper

I firmaet finnes det to typer BI-team: et sentralt BI-team og analysegrupper distribuert over hele organisasjonen. Det sentrale BI-teamet har eierskapsansvaret for Power BI som en plattform, men det eier ikke noe av innholdet. På denne måten er det sentrale BI-teamet en teknisk aktiveringshub som støtter de distribuerte analysegruppene.

Hver av analysegruppene er dedikert til en bestemt forretningsenhet eller en delt tjenestefunksjon. En liten gruppe kan inneholde én enkelt analytiker, mens en større gruppe kan ha 10-15 analytikere.

Viktig

De distribuerte analysegruppene består av fageksperter som er kjent med de daglige forretningsbehovene. Denne separasjonen gjør det mulig for det sentrale BI-teamet å fokusere primært på teknisk aktivering og støtte av BI-tjenester og -verktøy.

Fokuser på semantisk modell gjenbrukbarhet

Å stole på egendefinerte ASP.NET BI-løsninger var en barriere for å utvikle nye BI-løsninger. Det nødvendige kompetansesettet betydde at antallet selvbetjente innholdsforfattere var lite. Fordi Power BI er et mye mer tilnærmelig verktøy – spesielt utviklet for selvbetjent BI – spredte det seg raskt over hele organisasjonen når det ble utgitt.

Empowerment av dataanalytikere i selskapet resulterte i umiddelbare positive resultater. Det første fokuset med Power BI-utvikling var imidlertid på visualisering. Selv om det resulterte i verdifulle BI-løsninger, resulterte dette fokuset i et stort antall Power BI Desktop-filer, hver med en én-til-én-relasjon mellom rapporten og dens semantiske modell. Det resulterte i mange semantiske modeller og duplisering av data og forretningslogikk. For å redusere duplisering av data, logikk og innsats, leverte selskapet opplæring og ga støtte til innholdsforfattere.

Viktig

Inkluder informasjon om viktigheten av gjenbruk av data i det interne opplæringsarbeidet. Ta opp viktige begreper så tidlig som det er praktisk.

Test datatilgang på flere måter

Selskapets datalagerplattform er DB2. Basert på den gjeldende datalagerutformingen fant selskapet ut at DirectQuery-modeller – i stedet for importmodeller – fungerte best for deres krav.

Viktig

Utfør et teknisk konseptbevis for å evaluere modelllagringsmodusen som fungerer best. Lær også datamodellerere om modelllagringsmoduser og hvordan de kan velge en passende modus for prosjektet.

Lære opp forfattere om Premium-lisensiering

Fordi det var enklere å komme i gang med Power BI (sammenlignet med den eldre BI-plattformen), var mange av de tidlige brukerne personer som ikke hadde lisens til det forrige BI-verktøyet. Som forventet økte antall innholdsforfattere betraktelig. Disse innholdsforfatterne ønsket forståelig nok å dele innholdet sitt med andre, noe som resulterte i et kontinuerlig behov for flere Power BI Pro-lisenser.

Selskapet gjorde en stor investering i Premium-arbeidsområder, spesielt for å distribuere Power BI-innhold til mange brukere med Fabric-gratislisenser. Kundestøtteteamet samarbeider med innholdsforfattere for å sikre at de bruker Premium-arbeidsområder når det er aktuelt. Den unngår unødvendig tildeling av Power BI Pro-lisenser når en bruker bare trenger å bruke innhold.

Viktig

Lisensieringsspørsmål oppstår ofte. Vær forberedt på å lære opp og hjelpe innholdsforfattere med å løse lisensieringsspørsmål. Valider at brukerforespørsler for Power BI Pro-lisenser er berettiget.

Viktig

Til tider refererer denne artikkelen til Power BI Premium eller dets kapasitetsabonnementer (P SKU-er). Vær oppmerksom på at Microsoft for øyeblikket konsoliderer kjøpsalternativer og trekker tilbake Power BI Premium per kapasitet sKU-er. Nye og eksisterende kunder bør vurdere å kjøpe Fabric-kapasitetsabonnementer (F SKU-er) i stedet.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Viktige oppdateringer som kommer til Power BI Premium-lisensiering og vanlige spørsmål om Power BI Premium.

Forstå datagatewayene

Tidlig hadde selskapet mange personlige gatewayer. Hvis du bruker en lokal datagatewayklynge, flyttes administrasjonsarbeidet til det sentrale BI-teamet, noe som gjør at innholdsforfatterfellesskapet kan fokusere på å produsere innhold. Det sentrale BI-teamet samarbeidet med det interne Power BI-brukerfellesskapet for å redusere antall personlige gatewayer.

Viktig

Ha en plan for å opprette og administrere lokale datagatewayer. Bestem hvem som har tillatelse til å installere og bruke en personlig gateway, og fremtving den med gatewaypolicyer. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Behandle gatewayer.

Formaliser støtteplanen

Etter hvert som innføringen av Power BI vokste i organisasjonen, fant selskapet ut at en støttetilnærming på flere nivåer fungerte bra:

  • lag 1: Intra-team: Personer lærer av, og underviser, hverandre på daglig basis.
  • Lag 2: Power BI-fellesskapet: Personer stiller spørsmål i det interne Teams-fellesskapet for å lære av hverandre og formidle viktig informasjon.
  • Layer 3: Central BI-teamet og COE-: Personer sender inn e-postforespørsler om hjelp. Office-timeøkter holdes to ganger i uken for å diskutere problemer og dele ideer samlet.

Viktig

Selv om de to første lagene er mindre formelle, er de like viktige som det tredje laget med støtte. Erfarne brukere har en tendens til å stole mest på personer de kjenner, mens nyere brukere (eller de som er enkeltdataanalytiker for en forretningsenhet eller delt tjeneste) har en tendens til å stole mer på formell støtte.

Investere i opplæring og styring

I løpet av det siste året har selskapet forbedret sine interne opplæringstilbud og forbedret sitt datastyringsprogram . Styringskomiteen inkluderer sentrale medlemmer fra hver av de distribuerte analysegruppene, pluss COE.

Det finnes nå seks interne Power BI-kurs i den interne katalogen. Instrumentbordet i et dagkurs er fortsatt et populært kurs for nybegynnere. For å hjelpe brukerne med å forbedre ferdighetene sine, leverer de en serie med tre Power BI-kurs og to DAX-kurs.

En av de viktigste beslutningene for datastyring knyttet til administrasjon av Premium-kapasiteter. Selskapet valgte å justere kapasiteten med viktige analyseområder i forretningsenheter og delte tjenester. Derfor, hvis det finnes ineffektivitet, merkes virkningen bare innenfor det ene området, og desentraliserte kapasitetsadministratorer har myndighet til å administrere kapasiteten slik de passer.

Viktig

Vær oppmerksom på hvordan Premium-kapasiteter brukes, og hvordan arbeidsområder tilordnes dem.

Relatert innhold

Andre nyttige ressurser omfatter følgende:

Erfarne Power BI-partnere er tilgjengelige for å hjelpe organisasjonen med å lykkes med overføringsprosessen. Hvis du vil finne en Power BI-partner, kan du gå til Microsoft Power BI-partnerportalen.