Planlegging av Power BI-implementering: Trekke tilbake og arkivere innhold

Notat

Denne artikkelen er en del av Power BI-implementeringsplanlegging serie med artikler. Denne serien fokuserer hovedsakelig på Power BI-opplevelsen i Microsoft Fabric. Hvis du vil ha en innføring i serien, kan du se planlegging av Power BI-implementering.

Denne artikkelen hjelper deg med å trekke tilbake og arkivere innhold på slutten av livssyklusen. Denne artikkelen er primært rettet mot:

• Fabric-administratorer: Administratorene som er ansvarlige for å overvåke Fabric i organisasjonen. Stoffadministratorer må kanskje samarbeide med andre administratorer, for eksempel de som fører tilsyn med Microsoft 365 eller Azure DevOps.
• Center of Excellence (COE) og BI-team: Teamene som er ansvarlige for å overvåke Power BI i organisasjonen. Disse teamene inkluderer beslutningstakere som bestemmer hvordan de skal administrere livssyklusen til Power BI-innhold.
• dataoperasjonsteam: Teamene som er ansvarlige for å overvåke livssyklusstyringen av virksomhetsdataløsninger. Disse teamene kan inkludere utgivelsesledere, som håndterer livssyklusen til innholdsutgivelser, og ingeniører som oppretter og administrerer komponentene som trengs for å effektivt bruke og støtte livssyklusadministrasjon.
• innholdsopprettere og innholdseiere: Brukere som oppretter innhold som de vil publisere til Fabric-portalen for å dele med andre. Disse personene er ansvarlige for å administrere livssyklusen til Power BI-innholdet de oppretter.

Livssyklusbehandling består av prosessene og praksisene du bruker til å håndtere innhold fra opprettingen til eventuell pensjonering. I femte fasen avfor livssyklusadministrasjon støtter og overvåker du innhold, som innebærer å støtte brukere og publisert innhold for å legge til rette for innføring og løse problemer. Etter hvert kommer du til den sjette og siste fasen av innholdslivssyklusen, der du kan identifisere innhold som ikke lenger brukes eller er nødvendig. På dette siste stadiet trekker du tilbake og arkiverer innholdet.

Det er viktig å trekke tilbake og arkivere innhold når innholdet har oppfylt formålet. Det sikrer at ressurser ikke er bortkastet støtte for innhold som ikke er nødvendig, og det gjør det enklere for innholdsopprettere og administratorer å overvåke innholdet som trengs. Når du trekker tilbake og arkiverer innhold på slutten av livssyklusen, hjelper det deg med å forbedre styring og effektivitet, fordi du fokuserer innsats og ressurser på relevant innhold og aktive områder i leieren.

Bildet nedenfor viser livssyklusen til Power BI-innhold, utheving av trinn seks, der du trekker tilbake og arkiverer innhold.

Notat

Hvis du vil ha en oversikt over behandling av innholdslivssyklus, kan du se den første artikkelen i denne serien.

Til slutt kan det hende at forbrukerne ikke lenger trenger eller bruker innhold. Det kan være mange grunner, for eksempel at erstatningsinnhold distribueres, ulike forretningsmål eller endrer prioriteringer.

Når du trekker tilbake innhold, kan du styre Power BI på forskjellige måter.

• Færre elementer reduserer rot og holder miljøet mer håndterbart. Færre elementer hjelper også brukere med å navigere aktivt innhold, og det er enklere å vedlikeholde.
• Fjerning av ubrukte elementer reduserer forvirring for forbrukerne om hvilket innhold de skal bruke.
• Overvåking blir enklere når det er fokusert på aktivt innhold. Det gjelder spesielt når du overvåker sikkerhetsroller og tillatelser.
• Hvis du har færre elementer, kan det potensielt optimalisere kapasitetsbruken fordi ressursene ikke brukes ved et uhell.

Bestem når og hvordan du vil trekke tilbake innhold

Du bør regelmessig evaluere bruksmønstre i organisasjonen når du utfører overvåkings- og overvåkingsaktiviteter for å identifisere kandidatinnhold du kan trekke deg tilbake. Trinnene kalles innholdsoppryddingsaktiviteter. Innholdsoppryddingsaktiviteter er de regelmessig planlagte handlingene du utfører for å undersøke innhold, mens innholdsavvikling skjer når du bestemmer deg for å avvikle innhold på slutten av livssyklusen. Avhengig av volumet av elementer som er publisert i leieren, kan du utføre disse aktivitetene regelmessig, for eksempel kvartalsvis eller månedlig.

Tips

overvåking på leiernivå og overvåking på leiernivå er viktige aktiviteter for å hjelpe deg med å avgjøre når innholdet skal fjernes.

Planlegge innholdsoppryddingsaktiviteter

Følgende viktige vurderinger og beslutninger bør tas når du vil analysere innholdet for å identifisere hva som kan bli fjernet og arkivert.

• Velg omfanget av analyse: Innholdsoppryddingsaktiviteter kan gjøres på leiernivå. Det er imidlertid også vanlig å utføre en analyse på arbeidsområde, kapasitet eller domenenivå. På den måten kan du ta avgjørelser og gjøre noe basert på bestemte behov eller brukerpopulasjoner. Administratorer for arbeidsområdet kan for eksempel være ansvarlige for regelmessige innholdsoppryddingsaktiviteter for arbeidsområdene de administrerer.
• Bestem deg for et tidsvindu for det bestemte innholdet: Vurder hvilket tidsvindu som er relevant for innholdet du analyserer. Selv om du kanskje har et standard tidsvindu (for eksempel ingen bruk innen tre måneder), kan det være vanskelig å bruke de samme retningslinjene i alle situasjoner. Vurder følgende eksempler.
  • Standard 3-måneders tidsvindu: Det finnes et arbeidsområde for salgsteamet for å spore kvartalsvise bonuser. Hvis det ikke har vært bruk i løpet av de siste tre månedene, er hele arbeidsområdet en kandidat til å pensjonere seg.
  • kortere 1-måneders tidsvindu: En driftsrapport med daglige salgstall er beregnet på hyppig daglig eller ukentlig bruk. Hvis den ikke har blitt brukt i løpet av den siste måneden, er rapporten en avgangskandidat.
  • Lengre 1-års tidsvindu: En semantisk modell produseres av IT én gang i året for å gi rapporter for eksterne revisorer. Selv om det ikke har noen bruk de siste månedene, er det viktig å beholde den semantiske modellen. I denne situasjonen er et tidsvindu på mer enn ett år berettiget før du gjør det til en kandidat til pensjonisttilværelsen.
  • Unntak uten tidsvindu: En målstyring som inneholder viktige KPI-er (organizational key performance indicators) brukes regelmessig av ledere. Selv om bruken ikke er konsekvent og den har noen få seere, vil ikke dette spesifikke innholdet vurderes for pensjonering basert utelukkende på lav bruk.
• Opprett klassifiseringer: Bestem hvilken terminologi du vil bruke konsekvent. Opprett vanlige definisjoner for å klassifisere termer som ofte brukt, aktivt brukt, av og til brukt og ubrukt. Vurder hvordan du bruker disse vilkårene for å analysere innholdsbruk og brukeraktivitetsnivåer. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Opprette klassifiseringer.
• Velg relevante bruksmåledata: I de fleste tilfeller må du vurdere flere måledata, inkludert totalt antall faktiske visninger for innhold og totalt antall faktiske brukere (seere) av innhold. Vurder følgende eksempler.
  • Høyt antall visninger: Én rapport kan konsekvent ha et høyt antall visninger fra et lite antall brukere. Denne aktiviteten kan gjenspeile personlig BI- og team BI bruksscenarioer.
  • Stort antall brukere: En rapport kan ha mange seere fra ulike områder i hele organisasjonen. Selv om innholdet brukes bredt, kan de faktiske visningene være sporadiske og inkonsekvente. Denne aktiviteten kan gjenspeile et enterprise BI bruksscenario.
  • potensielle kontra faktiske seere: En Power BI-app eller en rapport kan ha tilordnet tillatelser, slik at det er mange potensielle seere. Du kan imidlertid se faktisk bruk fra bare en liten prosentandel av potensielle seere.
• Bestem hvem som skal utføre bruksanalyse og opprydding: Basert på hvordan innholdseierskap og -administrasjon håndteres i organisasjonen, bør du vurdere hvem som skal være ansvarlig for innholdsoppryddingsaktiviteter.

Når du planlegger hvordan du skal utføre en innholdsoppryddingsanalyse, bør du deretter identifisere hvilket innhold du vil trekke tilbake.

Identifiser innholdet du vil trekke tilbake

Nå har du planlagt regelmessige innholdsoppryddingsaktiviteter og tatt noen viktige valg og beslutninger om hvordan du analyserer innholdet i leieren. Det er nå på tide å analysere bruksmønstre og identifisere kandidatinnhold for å trekke seg tilbake. Vanligvis vil du finne innhold med lite bruk og vedlikehold for å undersøke.

Vurder følgende handlinger for å finne innhold som er tynt brukt og ikke lenger vedlikeholdt.

• Analyser visninger: Du bør fokusere på antall visninger for visuelle elementer, for eksempel rapporter og apper.
  • Sorter elementene etter totalt antall visninger i tidsvinduet (beskrevet i forrige del). Fokuser på å finne elementer som er ubrukte eller bare av og til.
  • Analyser nylig bruk basert på tidsvinduet.
  • Se etter en nedadgående trend sammenlignet med tidligere tidsperioder.
• Analyser spørringer: Du bør fokusere på spørringer som sendes inn for dataelementer, for eksempel semantiske modeller.
  • Sorter elementene etter totalt antall spørringer i tidsvinduet. Fokuser på å finne innhold som er ubrukt eller bare av og til.
  • Analyser nylig bruk basert på tidsvinduet.
  • Se etter en nedadgående trend sammenlignet med tidligere tidsperioder.
• Analysere brukerne: Noen ganger kan totalt antall visninger av innholdet i tidsvinduet være relevant når det også sammenlignes med visningene og spørringene.
  • Sorter elementene etter totalt antall visningsprogrammer i tidsvinduet.
  • Filtrer ut brukere som er innholdsopprettere, eiere eller støtteteammedlemmer, slik at du kan fokusere på forbrukere med bare visningsaktivitet.
  • Filtrer ut brukere som bare har brukt rapporten én eller to ganger for å se effekten på brukstrenden. Det er mulig at disse brukerne ved et uhell åpnet en rapport.
• Analyser oppdateringsdatoer: Kontroller siste gang innholdet ble oppdatert for dataelementer (for eksempel semantiske modeller eller dataflyter). Hvis den ikke ble oppdatert nylig, støtter den sannsynligvis konklusjonen om at dataelementene ikke brukes lenger.
• Kontrollere oppdateringsdatoer for innhold: Det kan være nyttig å kontrollere siste gang innholdet ble oppdatert eller publisert på nytt. Innhold som ikke har blitt oppdatert nylig, støtter muligheten for at det kan være klart for pensjonering.
• Se etter dokumentasjon: Før du utelukkende bruker bruksstatistikkdataene, kan du se gjennom eventuell dokumentasjon eller metadata som er tilgjengelige.
  • Finn dokumentasjon som finnes for innholdet. Ideelt sett vil en rapport inkludere en introduksjonsside for å dokumentere målbruk og målgruppe. Denne typen informasjon hjelper brukerne, og det er spesielt nyttig når innholdet brukes på uregelmessig basis.
  • Se gjennom tilgjengelige metadata. En beskrivelse av arbeidsområdet kan inneholde relevant informasjon om de tiltenkte bruksmønstrene. Et arbeidsområdenavn kan inkludere [Utvikling] eller [Test] suffikser som vil avklare hvorfor bruken varierer betraktelig.
• Kommunisere med eieren av innholdet: Når du finner et kandidatelement som skal trekkes tilbake, kan du spørre om innholdet med kontakte eller eieren. De kan ha annen innsikt i forventede bruksmønstre som ikke er lett synlig fra bruksstatistikkdataene. Noen ganger må du kanskje også snakke med emneeksperter eller forbrukere av innholdet for å forstå deres fremtidige behov.

Tips

Hent ubrukte artefakter som administrator REST-API er én måte å finne ubrukte elementer på. Vær imidlertid oppmerksom på at API-en søker i de siste 30 dagene av loggen. I de fleste tilfeller vil du ha et større tidsvindu, slik at du kan analysere trender over tid. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Brukeraktivitetsdata og tenantlager.

Klargjøre for å trekke tilbake ubrukt innhold

Nå har du identifisert innhold som er en god kandidat til å trekke seg tilbake. Deretter bør du utføre noen forberedende trinn før du arkiverer og sletter det.

• Bekreft omfanget av elementer som skal slettes: Før du fortsetter, må du kontrollere at du er klar over nøyaktig hva som skal slettes. Vanligvis er det et helt arbeidsområde eller bestemte enkeltelementer (for eksempel en semantisk modell og rapportene som bruker det).
• Kontroller avhengigheter: Analyser dataavstamming og utfør en konsekvensanalyse for å bekrefte at du har stått for alle avhengigheter. Hvis for eksempel en semantisk modell skal fjernes, vil også alle rapporter som er avhengige av den, bli fjernet.
• Identifisere hvor innholdet skal arkiveres: Det er viktig å ha en sikkerhetskopi, eller et arkivere, av innhold før det slettes. På den måten kan du gjenopprette det senere hvis behovet oppstår. Arkivlageret bør være et sikkert sted med minimumsnivå av tillatelser for å sikre at brukere ikke ved et uhell finner og bruker det arkiverte innholdet. Det finnes flere alternativer for å opprette et arkiv. Du kan ha kildekontroll på plass (for eksempel Git-integrering). Eller du kan velge å laste ned den nyeste filen fra Power BI-tjenesten før du sletter den. Du kan også ha en semantisk modell sikkerhetskopi på plass. Vanligvis bør du vurdere å arkivere innhold i det sentrale repositoriet der det er lagret i løpet av livssyklusen (for eksempel et OneDrive- eller SharePoint-dokumentbibliotek eller et Git-repositorium).
• Bekreft gjenopprettingsplanen: Når du har identifisert hvor innholdet skal arkiveres (beskrevet i forrige punkt), bør du vurdere hva prosessen vil være hvis du oppdager at du må gjenopprette innhold eller rulle tilbake. Du kan for eksempel be Fabric-administratoren om å gjenopprette et slettet arbeidsområde, forutsatt at det gjøres i løpet av oppbevaringsperiode. Eller du kan velge å publisere et bestemt element på nytt fra arkivet du opprettet. Utfør en test av gjenopprettingsplanen, slik at du er sikker på at du kan stole på prosessen.
• Avklar om godkjenning kreves: Avhengig av innholdet og prosessene må du kanskje få godkjenning før du sletter innhold.
• Opprette en endringslogg: Hvis spørsmål dukker opp senere, er det nyttig å ha dokumentasjon for å referere til det som inneholder det som ble slettet, når, hvorfor og av hvem.
• Bekreft hvem som skal håndtere slettingene: Noen ganger er ikke personen som bestemte seg for å trekke tilbake innholdet, den samme personen som skal utføre slettingene. Kontroller at alle nødvendige tillatelser er gitt.
  • Slette et arbeidsområde: Det finnes to måter å slette et helt arbeidsområde på. Hver vei krever forskjellige tillatelser.
    • Den rollen som administrator for arbeidsområdet, er riktig når brukeren som håndterer slettingen, har tillatelse til å få tilgang til alt innhold i arbeidsområdet.
    • Fabric-administratoren rollen er godt egnet for leieradministratorer som ikke trenger direkte tilgang til innholdet. I dette tilfellet utfører de slettingen fra administrasjonsportalen.
  • Slette ett element: Det kreves en arbeidsområderolle bidragsyter eller høyere for å slette et enkeltelement fra et arbeidsområde.
• Bekreft når slettingene skal utføres: Fordi innholdet ikke brukes aktivt, bør datoen og klokkeslettet for sletting ikke bety noe. Noen organisasjoner har imidlertid et godkjent endringsvindu for å minimere risikoen.
• Kommunisere med eieren av innholdet: La kontaktene eller eieren få vite at innholdet skal arkiveres og slettes. Vanligvis trenger ikke forbrukerne av innholdet å bli varslet om inaktivt innhold. Selv om brukerkommunikasjon av og til kan være passende, bør du se opp for situasjoner der brukere vil være svært motstandsdyktige mot å miste ubrukt innhold fordi de ikke er sikre på om de trenger det i fremtiden.

Notat

Oppbevaringsperioden for gjenoppretting av et samarbeidsområde kan være forskjellig fra et personlig arbeidsområde. Innstillingen Definer oppbevaringsperiode for arbeidsområde leier styrer hvor lenge innhold kan gjenopprettes etter at det er slettet. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Oppbevaring av arbeidsområde.

Arkivere og slette ubrukt innhold

På dette tidspunktet har du identifisert innhold som kan fjernes, og tatt de nødvendige forberedende trinnene for å fjerne og arkivere det. I dette siste trinnet fjerner du innholdet. Dette innebærer å følge med på beslutningene og planene som er beskrevet i forrige del.

• Arkiver innholdet til en sikker plassering: Det finnes flere måter du kan sikkerhetskopiere innholdet på, og la deg gjenopprette det om nødvendig (beskrevet videre i forrige del).
• Slette innholdet: Det siste trinnet er å slette hele arbeidsområdet eller individuelle elementer, etter behov (beskrevet videre i forrige del).

sjekkliste – Når du planlegger å trekke tilbake og arkivere innhold, omfatter viktige beslutninger og handlinger:

• Planlegg for innholdsoppryddingsaktiviteter: Finn ut om omfanget av analysen skal være på leiernivå, domenenivå eller arbeidsområdenivå. Vurder også hvem som skal utføre bruksanalysen.
• Bestem deg for et tidsvindu: Basert på egenskapene til det bestemte innholdet, må du bestemme det beste tidsvinduet for å identifisere kandidater for pensjonering.
• Velg bruksmetrikk: Vurder hvilke bruksmetrikk som er relatert til innholdsvisninger og brukere, som er viktigst for innholdet.
• Opprett klassifiseringer: Bestem hvilke klassifiseringer du vil bruke til konsekvent å merke innhold når du analyserer bruksmønstre.
• Analyser bruksstatistikk: Undersøk visninger, spørringer, visninger, oppdaterings- og oppdateringsaktiviteter. Sorter, filtrer og analyser dataene for å oppdage elementer som er kandidater til pensjonering.
• Kommunisere med eieren: Kontakt eieren av innholdet for å bekrefte funnene dine eller få mer innsikt i forventede bruksmønstre. Pass på å koordinere arkiverings- og slettingsaktiviteter med dem.
• Analysere dataavstamming og utføre konsekvensanalyse: Undersøke avhengigheter. Bekreft omfanget av innhold som skal slettes.
• Bestem hvordan og hvor innhold skal arkiveres: Bestem hvilken metode som skal brukes til å sikkerhetskopiere innhold.
• Kontroller oppbevaringsperioden for arbeidsområdet: Vis innstillingen Definer oppbevaringsperiode for arbeidsområde for å forstå hva oppbevaringsperioden for slettede arbeidsområder er satt til i organisasjonen.
• Bekreft og test gjenopprettingsplanen: Planlegg hvordan du gjenoppretter innhold fra arkivet hvis det skulle bli nødvendig. Test gjenopprettingsplanen for å sikre at den er pålitelig.
• Kontroller tillatelser: Bekreft at de nødvendige tillatelsene er tilordnet til brukeren eller administratoren som skal utføre slettingene.
• Arkiver innholdet: Lagre en sikkerhetskopi av innholdet på et sikkert sted som ikke er tilgjengelig for forbrukere.
• Slett innholdet: Slett hele arbeidsområdet eller individuelle elementer etter behov.

Relatert innhold

Hvis du vil ha mer informasjon, handlinger, beslutningskriterier og anbefalinger for å hjelpe deg med Power BI-implementeringen, kan du se planlegging av Power BI-implementering.