Importer elektroniske fakturaer for leverandør

Artikkel
10/02/2024

Denne artikkelen forklarer hvordan du konfigurerer og importerer elektroniske fakturaer for leverandører i formatene basert på PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) til Microsoft Dynamics 365 Finance.

Import fra følgende elektroniske fakturaformater støttes:

Standard PEPPOL-format ;
Tyskland-spesifikt XRechlung-format i UBL-syntaksen (Universal Business Language).

Nødvendig programvare

Før du fullfører oppgavene i denne artikkelen, importerer du følgende eller siste versjoner av elektronisk rapportering (ER)-konfigurasjoner fra repositoriet. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Importere elektronisk rapportering konfigurasjoner (ER) fra Dataverse.

Fakturamodell versjon 280
Leverandørfaktura tildeling til målversjon 280.46
Leverandørfakturaimport versjon 280.7

Konfigurere parametere

Referere til de importerte ER-formatkonfigurasjonene

Gå til Leverandører>Oppsett>Leverandørparametere.
I kategorien Elektroniske dokumenter i hurtigfanen Elektronisk rapportering i feltet Leverandørfaktura velger du det importerte Leverandørfakturaimport-formatet.

Konfigurer kildene for å importere filer i satsvis modus

Konfigurer en SharePoint-mappe som en kildeplassering for innkommende leverandørfakturafiler.

Gå til Organisasjonsstyring>Dokumentbehandling>Dokumenttyper.
Opprett en ny dokumenttype, eller velg en eksisterende.
På hurtigfanen Generelt, i feltet Lokasjon, velger du SharePoint.
I SharePoint-adresse-feltet velger du mappen der importfilene skal ligge.
Gå til Organisasjonsstyring>Elektronisk rapportering>Kilde for elektronisk rapportering.
Opprett en ny ER-kilde.
I Format-feltet velger du Leverandørfakturaimport-formatkonfigurasjon.
Tilordne et kildenavn i Filkilde-hurtigfanen i Navn-feltet.
Velg Innstillinger.
I dialogboksen Kildeinnstillinger aktiver Sharepoint-alternativet.
I feltet Dokumenttype for inndatakilder velg dokumenttypen du opprettet tidligere.
Valgfritt: Sett opp tre dokumenttyper til, og bruk dem til å definere forskjellige etterbehandling-plasseringer:
- Dokumenttype for importerte filer – Flytt filene som ble importert.
- Dokumenttype for filer med advarsler – Flytt filene som ble importert med advarsler.
- Dokumenttype for mislykkede filer - Flytt filene som mislyktes med feil.

Merknad

Hvis ingen kilde er definert for import i satsvis modus, ber systemet deg om å definere en individuell importfil før starten av importprosessen.

Konfigurere leverandørdata

Under importprosessen identifiseres leverandørene med sitt MVA-organisasjonsnummer. Følg disse trinnene for å aktivere korrekt leverandøridentifikasjon.

Gå til Leverandørreskontro>Leverandører>Alle leverandører, og velg en leverandør.
Angi mva-nummer for leverandøren i hurtigfanen Faktura og levering, i Avgiftsfritaksnummer-delen. Dette nummeret brukes til å identifisere leverandøren under import, ved å matche det med verdien av Invoice\cac:AccountingSupplierParty\cac:Party\cac:PartyTaxScheme\cbc:CompanyID-elementet i import-XML-filen.

Konfigurere produkter

Under importprosessen identifiseres produktene med eksterne beskrivelser. Disse beskrivelsene er vanligvis leverandørspesifikke. Følg disse trinnene for å aktivere korrekt produktidentifikasjon.

Gå til Behandling av produktinformasjon>Produkter>Frigitte produkter.
Velg et produkt, og deretter, i menyen Kjøp i delen Beslektet informasjon, velger du Ekstern varebeskrivelse.
Opprett en ny ekstern beskrivelse for det valgte produktet.
I Kontokode-kolonnen velger du Tabell for å definere en ekstern produktbeskrivelse for en bestemt leverandør.
I Leverandørrelasjon-kolonnen velger du en leverandør.
I kolonnen Eksternt varenummer angir du en ekstern produktkode. Koden brukes til å identifisere produktet under import, ved å matche koden med verdien av Invoice\cac:InvoiceLine\cac:Item\cac:SellersItemIdentification\cbc:ID-elementet i import-XML-filen.

Konfigurer måleenheter (valgfritt)

Du kan konfigurere eksterne koder for måleenheter hvis spesifikke enheter er eksplisitt definert i de innkommende importfilene.

Gå til Organisasjonsstyring>Oppsett>Enheter>Enheter.
Velg en enhets-ID, og velg deretter Eksterne koder.
I Kode-feltet i Oversikt-delen på siden Eksterne koder angir du en kode som svarer til den valgte enhets-ID-en.
I Verdi -delen, i Verdi -feltet, skriv inn den eksterne enhetskoden som forventes i importfiler.

Importer elektroniske leverandørfakturaer

Følg disse trinnene for å kjøre import av leverandørens elektroniske fakturaer.

Gå til Leverandørreskontro>Periodiske oppgaver>Importer leverandørfakturaer.
På siden Parametere for elektronisk rapport, i Filkilde-hurtigfanen i Kildeinnstillinger-feltet, velger du kildeplasseringen for satsvis import. Hvis ingen kilde er definert for satsvis import, ber systemet deg velge en enkelt fil for import.

Notat

La Beskrivelse-feltet stå tomt.

Skjermbilde som viser tom beskrivelse før importen.

Velg OK for umiddelbart å starte importprosessen eller for å planlegge importen til å kjøre i bakgrunnen.

Beskrivelse av importprosess

Nedenfor vises en oversikt over trinnene for importprosessen.

Leverandører identifiseres ved å bruke avgiftsfritaksnummeret som er definert i leverandørposten. Hvis ingen leverandør samsvarer med dataene som det søkes i, mislykkes importprosessen, og en relatert feilmelding vises.
Produkter som brukes på fakturalinjer identifiseres ved å bruke et eksternt varenummer, som kan være leverandørspesifikt. Hvis ingen produkter samsvarer med den eksterne beskrivelsen, mislykkes importprosessen, og en relatert feilmelding vises.
Hvis måleenheter brukes på fakturalinjer, identifiseres de ved å bruke eksterne kodeverdier. Hvis ingen enhet som har en tilsvarende ekstern kodeverdi blir funnet i systemet, mislykkes importprosessen, og en relatert feilmelding vises.
Hvis en innkommende importfil inneholder informasjon om innkjøpsordrer og deres linjer i Invoice\cac:OrderReference\cbc:ID og Invoice\cac:InvoiceLine\cac:OrderLineReference\cbc:LineID-elementene, brukes tallene for å matche fakturaer med innkjøpsordrer og -linjer som legges inn i systemet.
Hvis ingen ordre- eller linjereferanser er definert i en innkommende fil, prøver systemet automatisk å matche innkommende leverandørfakturaer med eksisterende bekreftede innkjøpsordrer. Innkjøpspriser for produkter brukes til matching.
Hvis ingen innkjøpsordre blir funnet, gir systemet et advarsel, men fortsetter importen. Den vurderer nå produktene på Ikke på lager-elementer på fakturalinjer. Derfor forventer systemet at disse produktene tilhører en varemodellgruppe der Lagerført produkt-avmerkingsboksen er fjernet på Beholdningspolicy-siden.
Hvis ingen relatert Ikke på lager-produkter finnes, prøver systemet å importere fakturalinjer ved å referere til en standardvare. Standardelementet må konfigureres i systemet som et utgitt produkt hvor koden er definert nøyaktig som DEFAULT_ITEM, og produktet må tilhøre en varemodellgruppe der Lagerført produkt-avmerkingsboksen er fjernet på Beholdningspolicy-siden. Detaljene for beskrivelsene av innkommende fakturalinjer importeres til Tekst-feltet i delen Linjedetaljer for den relaterte linjen . Hvis ingen standardelementer er konfigurert i systemet, mislykkes importprosessen, og en relatert feilmelding vises.
Avgifter beregnes i systemet basert på importerte data og avgiftsinnstillinger. Avgifter importeres ikke som faste beløp fra den innkommende XML-filen. Resultatene av beregningen kan justeres manuelt etter behov.
Filvedlegg støttes under importen. Alle vedlagte filer som er angitt i elementet Invoice\cac:AdditionalDocumentReference i importfiler, bør ha filtyper. Hvis en vedlagt fil ikke har noen filtype, sender systemet en advarsel, og vedlegget hoppes over under importen.

Vellykket importerte elektroniske leverandørfakturaer vises i systemet som ventende fakturaer. For å vise importerte fakturaer går du til Leverandører>Fakturaer>Ventende leverandørfakturaer.