Årsavslutning for bestilling
Denne artikkelen beskriver fremgangsmåten og konfigurasjonen som kreves for å kjøre årsavslutningsprosessen for bestilling.
Med årsavslutningsprosessen for bestilling kan organisasjoner som bruker Budsjett-modulen, overføre åpne bestillinger under årsavslutningen. Under denne overføringen frigis (eller tilbakeføres) budsjettet for avslutningsåret i budsjettregistre, og nye linjer opprettes i neste åpne periode. Regnskapsdatoene og finansdistribusjonsdatoene på bestillingen oppdateres.
Hvis du registrerer disposisjoner for bestillinger i økonomimodulen, inkludert bestillinger for prosjekter, kan du generere avslutningsoppføringer i økonomimodulen og mot budsjettreservasjoner på slutten av hvert regnskapsår. På begynnelsen av et nytt regnskapsår kan du opprette åpningsoppføringer for å registrere disposisjonene og budsjettreservasjonene riktig. Disse oppføringene sikrer at reservasjonene for bestillingsdisposisjoner registreres riktig i regnskapsoppgjør ved årsavslutning og i budsjettkontroll. Finn ut mer i Om bestillingsdisposisjoner.
Når det gjelder prosjekter, er kontoen som distribusjoner tilordnes til i det nye regnskapsåret, kontoen som er definert på siden Årsavslutningsprosess for bestilling i Økonomi-modulen. Det er ikke kontoen som er definert på siden Finansposteringsoppsett i modulen Prosjektstyring og regnskap.
Når det gjelder organisasjoner i offentlig sektor som bruker generelle budsjettreservasjoner, kan du gå til Fullføre en generell budsjettreservasjon (offentlig sektor) og Overføre informasjon om generell budsjettreservasjon til et nytt regnskapsår (offentlig sektor).
Obs!
Generelle budsjettreservasjoner er bare tilgjengelige hvis konfigurasjonsnøkkelen for Offentlig sektor er aktivert.
Når det gjelder en delvis fakturert bestilling, er det bare beløpet som ikke er fakturert, som avsluttes og deretter åpnes på nytt i neste regnskapsår.
Lukkingen av bestillingsdisposisjoner og avslutningen av et regnskapsår er separate prosesser. Bestillingsdisposisjoner lukkes vanligvis før et regnskapsår avsluttes. Finn ut mer om hvordan du lukker et regnskapsår, i Årsavslutning.
Obs!
(FRA) Franske enheter i offentlig sektor kan også opprette eller oppdatere forpliktelser i det nye regnskapsåret. Finn ut mer i (FRA) Om forpliktelser (offentlig sektor) og (FRA) Behandle bestillingsdisposisjoner og forpliktelser ved årsavslutning (offentlig sektor).
Forutsetninger
Før du starter årsavslutningsprosessen for bestilling, må du definere følgende forutsetninger.
Aktiver budsjettkontroll
Budsjettkontroll aktiveres ofte når disposisjoner opprettes for bestillinger. Du trenger ikke å aktivere budsjettkontroll for å kunne bruke denne prosessen. Budsjettregisteroppføringer opprettes imidlertid bare hvis budsjettkontroll er aktivert.
Årsavslutningsalternativet Behandle og overfør budsjett kan bare brukes hvis budsjettkontroll er aktivert. Finn ut mer i Oversikt over budsjettkontroll.
Aktiver disposisjonsprosessen
Disposisjonsprosessen må aktiveres før disposisjoner for bestillinger kan registreres i økonomimodulen, og før du kan kjøre årsavslutningsprosessen for bestilling uten problemer. Hvis du vil ha mer informasjon om bestillinger, kan du se Disponere bestillinger.
Konfigurer posteringsdefinisjoner
Konfigurer følgende posteringsdefinisjoner i Innkjøp-modulen på siden Posteringsdefinisjoner etter behov:
- Årsavslutning for bestilling – Denne posteringsdefinisjonen brukes til å tilbakeføre disposisjoner og utestående budsjettreservasjoner for bestillinger i regnskapsåret som slutter, og til å generere oppføringer for årsavslutning i økonomimodulen.
- Bestillingsdisposisjoner – Denne posteringsdefinisjonen angir hvordan disponerte beløp registreres i økonomimodulen. Den brukes også i det nye regnskapsåret til å tilbakeføre oppføringer for årsavslutning og gjenopprette disposisjoner i økonomimodulen.
Finn ut mer i Posteringsdefinisjoner.
Tilordne posteringsdefinisjoner til transaksjonsposteringstyper
Bruk siden Definisjoner for transaksjonspostering til å tilordne posteringsdefinisjoner til posteringsdefinisjonene for transaksjon som svarer til dem. Du kan også definere kriteriene opprinnelsestransaksjoner må oppfylle før en bestemt posteringsdefinisjon kan brukes.
Velg følgende transaksjonsposteringstyper i Innkjøp-modulen, og følg deretter fremgangsmåten på siden Posteringsdefinisjoner:
- Årsavslutning for bestilling – Velg posteringsdefinisjonen som ble opprettet for årsavslutning for bestilling.
- Bestilling – Velg posteringsdefinisjonen som brukes for bestillingsdisposisjoner.
Alternativer for årsavslutningsbehandling
Velg ett av følgende alternativer for årsavslutningsbehandling for å avslutte bestillingsdisposisjoner i regnskapsåret som slutter, og for å disponere dem på nytt i det nye regnskapsåret.
Obs!
Alternativet for årsavslutningsbehandling du velger, brukes for disposisjoner i alle de valgte bestillingene. Hvis konfigurasjonsnøkkelen for Offentlig sektor er aktivert, kan du overstyre valget og bruke et annet alternativ for årsavslutningsbehandling for bestemte midler som du velger på siden Finansiering.
| Alternativ | Avslutnings- og åpningstrinn som forekommer for bestillingsdisposisjoner |
|---|---|
| Behandle og ikke overfør budsjett | Avslutningstrinn:
Åpningstrinn:
|
| Behandle og overfør budsjett | Obs! Dette alternativet er bare tilgjengelig hvis budsjettkontroll er aktivert. Avslutningstrinn:
Åpningstrinn:
|
Forberedelse til en årsavslutningsprosess for bestilling
Obs!
Før du kan kjøre årsavslutningsprosessen for bestilling, må parameteren Inkluder overføringsbeløp være aktivert i fanen Tilgjengelige budsjettmidler i budsjettkontrollkonfigurasjonen.
For at bestillinger skal kunne hentes under årsavslutningsprosessen for bestilling, må følgende betingelser være oppfylt:
- Bestillinger har statusen Bekreftet, eller de har reserverte budsjettverdier (disposisjon).
- En bestilling er åpen eller delvis fakturert.
- Arbeidsflyten for godkjenning av bestilling er fullført.
- Det finnes ingen fakturautkast for bestillingen. Hvis det finnes et fakturautkast, må du slette eller postere det før du starter årsavslutningsprosessen.
- Innkjøpsstatusen er Restordre eller Mottatt.
- Den siste regnskapshendelsen for bestillingen er i regnskapsåret som velges i løpet av årsavslutningen for bestilling. Hvis du for eksempel velger 2023, må regnskapsdatoen for den siste regnskapshendelsen være i 2023. Ellers utelates den tilknyttede bestillingen.
- Både gjeldende regnskapsårsperiode og neste regnskapsår er åpne.
Velg bestillinger og kjør årsavslutningsprosessen for bestilling
Gå til Økonomi>Periodisk>Årsavslutning>Årsavslutningsprosess for bestilling.
Velg Hent bestillinger i nedre rute.
Definer kriterier for bestillingene du vil ta med i årsavslutningsbehandlingen, i dialogboksen for spørring som vises. Kriteriene omfatter datoen, datointervallet, leverandørkontoen, bestillingstypen, bestillingssaldoen og finansdimensjonene. Når du er ferdig, velger du OK.
På siden Årsavslutningsprosess for bestilling vises resultatene av spørringen i nedre rute. Hvis du bare vil ta med bestemte bestillinger fra spørringsresultatene i årsavslutningsbehandlingen, merker du av for Inkluder for hver bestilling. Hvis du vil ta med alle bestillingene fra spørringsresultatene, velger du Inkluder alle. Hvis du vil fjerne merket for alle bestillinger, velger du Utelat alle. Disposisjoner for de valgte bestillingene tilbakeføres i regnskapsåret som avsluttes. De disponerte beløpene blir deretter tilgjengelige i det nye regnskapsåret.
Tips
Du kan vise detaljene for en bestilling ved å velge Vis bestilling. Du kan også velge Vis underfinansjournal hvis du vil vise oppføringene for årsavslutning og åpningsoppføringene som genereres for hver enkelt bestilling.
I feltet Årsavslutningsalternativ velger du hvordan bestillingsdisposisjoner skal behandles.
Hvis du har valgt årsavslutningsalternativet Behandle og overfør budsjett, velger du en kode for opprinnelig budsjett. Denne koden brukes til budsjettjusteringer som foretas i avslutningsregnskapsåret. Ingen arbeidsflyt må velges for den valgte koden. Ellers stopper årsavslutningsbehandlingen for arbeidsflytgodkjenninger.
Hvis du har valgt årsavslutningsalternativet Behandle og overfør budsjett, velger du en kode for overført budsjett. Denne koden brukes for budsjettjusteringer som foretas i det nye regnskapsåret. Ingen arbeidsflyt må velges for den valgte koden. Ellers stopper årsavslutningsbehandlingen for arbeidsflytgodkjenninger.
Se gjennom standardverdiene i feltene Kalender og Regnskapsår. Du kan endre det valgte regnskapsåret direkte på denne siden. Hvis du vil endre den valgte regnskapskalenderen, må du imidlertid bruke Finans-siden.
Du kan velge kalendernavnet for å åpne siden Regnskapskalendere. Der kan du vise en beskrivelse av regnskapskalenderen. Du kan også vise regnskapsårene som er inkludert i regnskapskalenderen.
Se gjennom standardverdiene i feltene Lukkingsparametere, og foreta eventuelle nødvendige endringer.
- Feltet Regnskapsdato angir siste dag i valgt regnskapsår. Du kan endre verdien.
- I drift angis vanligvis i Type-feltet for en periode som kan brukes til å registrere regnskapstransaksjoner. Hvis du bruker en avslutningsperiode til å skille avslutningsoppføringene, kan du velge Avslutning.
- Hvis du valgte Avslutning som type, velger du avslutningsperioden som skal brukes.
Se gjennom verdiene i feltene Åpningsparametere. Du kan ikke endre disse verdiene.
- Feltet Regnskapsdato angir første dag i det første regnskapsåret.
- Periode-feltet angir den første perioden som har typen I drift i åpningsregnskapsåret. Denne periodetypen brukes til å registrere regnskapstransaksjoner.
Når du er klar til å kjøre årsavslutningsprosessen for bestilling, velger du Behandle.
Hvis du får eventuelle meldinger, gjør du de nødvendige korrigeringene. Kjør deretter prosessen på nytt for de berørte bestillingene.
Viktig
Se gjennom budsjettregisteroppføringene som ble opprettet i forrige og gjeldende regnskapsår, for å sikre nøyaktigheten til årsavslutningsprosessen for disposisjon. Du kan vise alle budsjettregisteroppføringene på siden Budsjettregisteroppføringer.