Oversikt over budsjettkontroll

Denne artikkelen introduserer budsjettkontrollfunksjonen, og gir informasjon som hjelper deg med å konfigurere budsjettkontroll for å optimalisere administrasjon av organisasjonens finansressurser.

Budsjettkontroll støtter behandling av en organisasjons økonomiske ressurser ved hjelp av kontoplaner, arbeidsflyter, brukergrupper, kildedokumentene og journaler, konfigurerbar beregning av tilgjengelige midler, budsjettsykluser og terskelverdier. Når kontrollene er på plass, kan en organisasjon planlegge, måle, administrere og utarbeide prognoser for sine økonomiske ressursene i hele regnskapsåret.

Etter at budsjetter er godkjent i systemet, kan du bruke budsjettplaner til å generere budsjettregisteroppføringer for å registrere utgiftsbudsjettet for en organisasjon. Du kan også opprette eller importere budsjettregisteroppføringer fra et tredjepartsprogram i stedet for å bruke funksjonaliteten for budsjettplanlegging.

Utgifter kan registreres ved hjelp av hovedkontoer og finansdimensjoner. Du kan konfigurere kontroll over de totale utgiftsene for å oppfylle organisasjonens retningslinjer og krav, ved å gruppere kombinasjoner av finansdimensjoner og hovedkontoer.

Diagrammet nedenfor viser budsjettkontrollenes plassering i fasene i en vanlig budsjettsyklus.

Du kan du konfigurere budsjettkontroll basert på flere faktorer:

• Finansdimensjoner – Hvilke finansdimensjoner trengs ved rapportering av budsjett og faktiske data, og hvilke finansdimensjoner trengs for å kontrollere budsjetter? Finnes det bestemte kombinasjoner av dimensjoner eller hovedkontoer som krever spesiell oppmerksomhet? Er det for eksempel krav om å spore budsjettet med faktiske data etter kostsenter og program? Krever reiseutgifter spesiell oppmerksomhet?
• Tid – Hvilke tidsrom (regnskapsperiode, regnskapsperioden hittil og så videre) må brukes til å evaluere tilgjengelige budsjettmidler?
• Kildedokumenter – Hvilke kildedokumenter må evalueres for budsjettkontroll? Skal dokumentene evalueres per linje eller per dokument?
• Beregningen av tilgjengelige budsjettmidler – Skal dokumenter som innkjøpsrekvisisjoner (forhåndsdisposisjoner) og bestillinger (disposisjoner) tas med i beregningen av tilgjengelige budsjettmidler? Skal dokumenter som er i utkaststatus tas med i beregningen?
• Tillatelse for overstyring – Hvem har tilgang til å overskrider det tilgjengelige budsjettet?

Budsjettkontroll er fullstendig integrert med programmet. Derfor kan du vurdere det tilgjengelige budsjettet for både innkjøp planlagte og faktiske innkjøp. Budsjettforespørsler og rapporter er tilgjengelig. Derfor kan brukere evaluere budsjettet i hele budsjettsyklusen og kan foreta nødvendige justeringer etter behov, i form av budsjettendringer eller overføringer. Budsjettansvarlig kan også eksportere budsjettet og faktiske data til Microsoft Excel for å analysere og beregne etter behov.

Konfigurere budsjettkontroll

Tidsrom for budsjettsyklus

Når grunnleggende budsjettering er konfigurert, kan du definere tidspunkt for start- og avslutningsperioder for budsjettering og budsjettkontroll på siden Tidsrom for budsjettsyklus. Budsjettsykluser tilsvarer ofte regnskapskalendere, men kan omfatte regnskapsår.

Neste trinn i konfigurasjonen utføres i de ulike kategoriene som åpnes fra siden Budsjettkontrollkonfigurasjon.

Definer parametere

Basert på finansdimensjonene som er aktivert for budsjettet, kan du bruke alle eller deler av finansdimensjonene til budsjettkontroll.

Du kan i tillegg angi standard tidsintervall (for eksempel Regnskapsår, Regnskapsår til dato, Regnskapsperiode eller Kvartalsvis) som budsjettkontroll kjøres i, i det tilknyttede tidsrommet for budsjettsyklus. Du kan også angi en standard budsjettansvarlig og terskelen som brukes til å varsle brukere når terskelen nås. Verdiene i disse feltene brukes som standardverdier i alle nye budsjettkontrollregler eller budsjettgrupper som opprettes. Standardverdiene kan imidlertid endres for individuelle grupper eller regler.

Hvordan budsjetter opprettes og registreres i budsjettregisteret, fastsetter tidsrommet som velges når du vurderer tilgjengelige budsjettmidler. Hvis det utvikler og brukes et årlige beregnet beløp for en dimensjonsverdikombinasjon, kan det være fornuftig å bruke et regnskapsår eller regnskapsår hittil i år. Hvis en organisasjon imidlertid oppretter budsjetter etter regnskapsperiode eller tilordner til regnskapsperioder og ønsker mer detaljert kontroll, bør det vurderes å bruke tidsperiodene regnskapsperiode hittil i år eller kvartalsvis.

Kulturen i en organisasjon bidrar også til å definere konfigurasjonen i den grad kulturen er knyttet til budsjettering og budsjettkontroll.

Tillatelser for budsjettoverskridelse

I kategorien Tillatelser for budsjettoverskridelse kan du deretter angi brukergrupper. Du kan angi om brukere som er medlemmer av en gruppe, skal ha tillatelse til å overskride budsjettet. Du kan hindre brukere i å overskride budsjettet etter budsjetterskelen som ble angitt i den Budsjettparametere , eller du kan hindre dem i å overskride budsjettet etter en hvilken som helst beløp, uavhengig av terskelen. Disse tillatelsene bidra til å behandle de økonomiske ressursene avhengig av hvordan en organisasjon proaktivt styrer forbruket sitt.

Tilgjengelige budsjettmidler

I fanen Tilgjengelige budsjettmidler kan du deretter angi formelen som brukes til å beregne tilgjengelige budsjettmidler. Avhengig av hvor konservativt en organisasjon styrer de økonomiske ressursene sine eller bestemmelser eller bransjekrav, kan beregningen omfatte utkast eller dokumenter som ikke er bokførte.

Notat

Hvis denne beregningen endres i løpet av en budsjettsyklus, har ikke endringene innvirkning på dokumenter som allerede har bestått kontroller i budsjettkontrollen og er postert eller fullført.

Viktig

Funksjonen Spor bare beløp i beregningen av tilgjengelige budsjettmidler endrer hvilke data som spores BudgetSourceTracking-tabeller. Når denne funksjonen er aktivert, lagres beløp bare hvis de er valgt for bruk i beregningen av tilgjengelige budsjettmidler. Noen alternativer for budsjettkontrollkonfigurasjon må ha bestemte innstillinger for at de skal fungere riktig. Hvis du vil ha mer informasjon, se Budsjettmidler tilgjengelig.

Dokumenter og journaler

I fanen Dokumenter og kladder kan du velge hvilke kildedokumenter og journaler som skal være underlagt budsjettkontroll og om kontrollene utføres på nivået for linjeoppføring eller hele dokumentet. I tillegg inneholder den nye funksjonen Forbedring av dokumentfiltrering for budsjettkontroll, som er tilgjengelig fra Microsoft Dynamics 365 Finance versjon 10.0.27, et spørringsbasert filteralternativ for hvert dokument som er inkludert i budsjettkontroll. Derfor kan du angi hvilke budsjettkontrolldokumenter som skal budsjetteres. På denne måten gjør funksjonen det bare mulig å kontrollere et delsett av en dokumenttype. Du kan for eksempel bare kontrollere bestillinger der Pulje-feltet er satt til 01. En ny kolonne som legges til fanen Dokumenter og journaler, angir om det er definert en spørring for den valgte dokumenttypen. I tillegg kan du legge til, redigere eller slette filtrering ved hjelp av to nye knapper som legges til på verktøylinjen over dokumentrutenettet.

Du bør samsvare de valgte kildedokumentene som er merket med avmerkingsboksene, for saldoer som er inkludert i beregningen av tilgjengelige budsjettmidler. Hvis du for eksempel har valgt Budsjettreservasjoner for disposisjoner, bør du velge alternativet Bestillinger. Når en budsjettkontroll utføres for beløpene og kontoene på en innkjøpslinje, blir budsjettkontrollkategorien som tilordnes reservasjonen, Disposisjon. Når en budsjettkontroll utføres for beløpene og kontoene på en innkjøpslinje, blir innkjøpsrekvisisjonen som tilordnes reservasjonen, Forhåndsdisposisjon.

Hvis Budsjettreservasjoner for disposisjoner og/eller Budsjettreservasjoner for forhåndsdisposisjon er inkludert i beregningen av tilgjengelige budsjettmidler og må gjenspeiles via posteringer i økonomimodulen, må du aktivere disse valgene i Prognoseregnskap-gruppen på siden Økonomiparametere.

Tilordne budsjettmodeller

I kategorien Tilordne budsjettmodeller tilordner du deretter budsjettmodeller til budsjettsyklustidsrom som skal tas med i budsjettkontrollen.

Definer budsjettkontrollregler

I kategorien Definer budsjettkontrollregler må du deretter opprette spesifikke regler som er basert på finansdimensjoner som er aktivert for budsjettkontroll. Hvis det for eksempel er fokus basert på utgifter eller utvalg av utgifter for en avdeling, da kan du bruke innstillingene i denne kategorien til å definere og evaluere disse utgiftene. Du kan definere forskjellige terskler for hver budsjettkontrollregel.

Viktig

Budsjettkontroll aktiveres for alle hovedkontoer av typen Resultat, Utgift, Inntekter, Balanse, Gjeld, Egenkapital eller Anleggsmiddel. Hvis kategorien Definer budsjettkontrollregler inneholder en regel som har tomme kriterier, aktiveres budsjettkontroll for alle kombinasjonene av finansdimensjoner som omfatter hovedkontoer for disse typene. Pass derfor på at du oppretter budsjettkontrollregler som bare definerer områdene for kombinasjoner av finansdimensjoner der det er viktig å aktivere budsjettkontroll.

Velg hovedkontoer

Hvis Hovedkonto ikke er valgt som en budsjettkontrolldimensjon på siden Definer parametere, men bestemte utgifter administreres, kan du velge disse utgiftene på fanen Velg hovedkontoer. Alternativet Velg hovedkontoer sikrer at budsjettkontroller bare utføres for valgte hovedkontoer (eller ikke utføres på uvalgte hovedkontoer), selv når Hovedkonto ikke er en del av Definerte parametere i budsjettkontrollen.

Eksempel: På siden Definer parametere er Budsjettkontrolldimensjoner valgt, og budsjettet kontrolleres bare på nivåene Forretningsenhet og Avdeling.

I dette eksemplet kreves budsjettkontroll for alle kontoer, bortsett fra 600120, som ikke skal ha budsjettkontroll aktivert. Dette scenarioet kan oppnås ved å merke alle hovedkontoer, unntatt 600120, på fanen Velg hovedkontoer.

Hvis det opprettes en bestilling for utgifter knyttet til hovedkonto 600120, utføres ikke budsjettkontrollen for disse linjene, men alle andre hovedkontoer som er valgt i på fanen Velg hovedkontoer kontrolleres. I dette eksemplet er innkjøpskategorien FRAKT knyttet til hovedkontoen 600120.

Når Hovedkonto er valgt som en budsjettkontrolldimensjon, kreves det ingen konfigurasjoner på fanen Velg hovedkontoer.

Definer budsjettgrupper

Du kan definere Budsjettgrupper hvis du vil opprette en budsjettpulje eller en samling med finansdimensjonsverdier der budsjettene skal samles for en sekundær budsjettkontroll. Kombinasjonene av finansdimensjoner i Budsjettkontrollregel, kontrolleres alltid for budsjettbeløp. Hvis en kombinasjon av finansdimensjoner også er i en Budsjettgruppe, utføres en andre budsjettkontroll på budsjettgruppenivået.

Viktig

Parameteren Budsjettillatelser for brukergruppe som er definert i Budsjettkontrollregler, fastsetter hvorvidt både budsjettregler og budsjettgrupper kontrolleres for bestemt scenario for visse dimensjonskombinasjoner. Hvis tillatelser for budsjettoverskridelse er definert som Hindre budsjettgruppekontroll når budsjettfinansieringer ikke er tilgjengelige, blir ikke kontroller av budsjettgruppe utført.

Hvis du vil at et budsjett skal kontrolleres for bestemte regler/scenarioer, kan du justere følgende:

• kriteriene for Budsjettgruppe for å utelate bestemte dimensjonskombinasjoner du ikke vil kontrollere på både nivået for budsjettkontrollregler og nivået for budsjettkontrollgrupper. eller
• Budsjettillatelser for brukergruppe.

Aktiver budsjettkontroll

Etter at budsjettkontrollen er konfigurert, kan du aktivere den i fanen Aktiver budsjettkontroll. Utkastversjonen trer dermed i kraft.

Viktig

Når funksjonen Spor bare beløp i beregningen av tilgjengelige budsjettmidler er aktivert, må budsjettkontrollen ha bestemte regelkonfigurasjoner for å kunne fungere riktig. Ellers kan du ikke aktivere den definerte budsjettkontrollkonfigurasjonen. Hvis du vil ha mer informasjon, se Budsjettmidler tilgjengelig.

Tabellen nedenfor viser retningslinjene du må følge.

Hvis dette alternativet velges	Dette alternativet må også velges
Budsjettreservasjoner for forhåndsdisposisjoner	Budsjettreservasjoner for disposisjonerogFaktiske utgifter
Budsjettreservasjoner for disposisjoner	Faktiske utgifter
Budsjettreservasjoner for disposisjoner med dokumenter av typen Innkjøpsrekvisisjon	Budsjettreservasjoner for forhåndsdisposisjoner

Viktig

Når budsjettkontrollen er aktivert og aktiv og etter at transaksjonene er postert, må den ikke deaktiveres midt i året. Aktiviteter registreres ikke for budsjettkontrollformål når budsjettkontroll er deaktivert, og budsjettkontroller blir ikke lenger utført. Dokumenter som allerede er bokført gjenspeiler derfor kanskje ikke riktig frigivende beløp eller saldoer i forespørsler og rapporter som er knyttet til budsjettkontroll. Disse omfatter statistikk for budsjettkontroll for en hvilken som helst nedstrømsflyt eller justering av dokumenter og journaler.

Vær i tillegg oppmerksom på at transaksjoner, inkludert budsjettregisteroppføringer, som ble postert før budsjettkontroll ble aktivert, utføres det ikke budsjettkontroll for. Det er derfor lurt å aktivere budsjettkontroll i begynnelsen av den nye budsjettsyklusen. Pass på at budsjettregisteroppføringer som inneholder startsaldoer for budsjett for budsjettkontroll får budsjettsaldoene oppdatert etter at budsjettkontroll er aktivert. Et åpent dokument (for eksempel en bestilling) vil bli kontrollert for tilgjengelige budsjettmidler og får en budsjettreservasjon for budsjettkontroll når brukeren manuelt utløser budsjettkontroll i dokumentet.

Bruke budsjettkontroll

Etter at budsjettkontroll er aktivert, får du budsjettkontrolladvarsel og feilmeldinger i dokumenter og journaler som er konfigurert for budsjettkontroll. Husk at du kan konfigurere budsjettkontroll slik at brukere blir varslet hvis de overskrider budsjettmidlene, men de kan likevel fortsette å bekrefte eller postere transaksjoner. Du kan vise detaljene for mislykkede budsjettkontroller på siden Budsjettetkontrollfeil og advarsler.

Fra denne siden kan brukere drille ned i siden Statistikk for budsjettkontroll etter periode for å vise budsjettdetaljer for tilgjengelighet og reserveringer for en valgt kombinasjon av budsjettkontrolldimensjon. Brukere kan gå til siden Statistikk for budsjettkontroll for å vise budsjettilgjengeligheten for alle kombinasjonene av finansdimensjoner som brukes i budsjettkontroll.

Hvis budsjettkontroll er aktivert for bestillinger, kan budsjettansvarlig bruke arbeidsområdet Finansbudsjetter og prognoser for å gå gjennom køen av alle ubekreftede bestillinger som har advarsler og feil. Hvis det er konfigurert tillatelse for budsjettoverskridelse for budsjettansvarlig, kan bestillingene bekreftes direkte i arbeidsområdet.