Oversikt over kundeavtaler

Med Field Service-avtaler kan organisasjoner automatisk generere arbeidsordrer og fakturaer med forhåndsdefinerte detaljer, hyppighet og datoområder. Avtaler brukes vanligvis til vedlikeholdsplaner, inspeksjoner eller andre tjenester der en organisasjon må utføre en jobb regelmessig. Eksempler kan være kvartalsvis heisservice der det foretas rutinemessig vedlikehold og kontroll av systemtilstand, eller ukentlig skadedyrbekjempelse.

Her er noen forskjellige måter å konfigurere og bruke avtaler på. Avtalen genererer:

• Daglige inspeksjonsarbeidsordrer som fordelingsansvarlige planlegger gjennom planleggingstavlen eller planleggingsassistenten.
• Månedlige vedlikeholdsarbeidsordrer som Resource Scheduling Optimization planlegger automatisk.
• Ukentlige arbeidsordrer der avtalen tilordner samme ressurs hver gang på et definert starttidspunkt.
• Én enkelt arbeidsordre hver måned for å undersøke flere kundeaktiva på en kundelokasjon.
• Flere arbeidsordrer hvert år for å undersøke flere aktiva på en kundelokasjon.
• Kvartalsvise fakturaer for fakturering av kunder for forhåndsdefinerte produkter og servicer.

En avtale er ment å utføres på ett sted som representeres av servicekontoen. Arbeid på ulike steder må konfigureres ved hjelp av flere avtaler.

Flere hendelser kontra flere gjentakelser

Flere hendelser defineres som flere avtalebestillingshendelser i ett avtalebestillingsoppsett. Flere regelmessigheter defineres som flere avtalebestillingsoppsett med ulike regelmessigheter med én avtalebestillingshendelse.

Når du skal avgjøre om du skal legge til flere hendelser eller flere regelmessigheter, vurderer du følgende spørsmål:

• Hvem skal utføre arbeidet? Én regelmessighet oppretter én arbeidsordre, mens flere regelmessigheter oppretter flere arbeidsordrer. Hvis du ser for deg at én person skal fullføre avtalearbeidet, kan det være bedre å bruke én regelmessighet. Du kan bruke hendelsestyper med kravgruppemaler for å bidra til å planlegge enkeltarbeidsordrer til flere ressurser.

• Hvor mye reising? Flere regelmessigheter oppretter flere arbeidsordrer, som kan skape flere turer og mer reising enn ønsket.

• Hvordan sporer du aktiva? Noen organisasjoner foretrekker at hver arbeidsordre er relatert til ett kundeaktivum. På denne måten vet de at tiden som brukes på en arbeidsordre, samsvarer med tiden som brukes på å vedlikeholde et aktivum, som er til hjelp ved rapportering. I så fall kan du ha flere regelmessigheter hver gang du oppretter én arbeidsordre med én hendelse som er relatert til ett aktivum.

Resource Scheduling Optimization planlegger arbeidsordrer automatisk

Resource Scheduling Optimization planlegger arbeidsordrer automatisk for å optimalisere arbeids- og reisetid, inkludert arbeidsordrer generert fra avtaler. Hvis du vil bruke Resource Scheduling Optimization til å planlegge avtalearbeidsordrer, finnes det mange alternativer, for eksempel følgende:

• Få avtalen til å generere arbeidsordrer automatisk og sikre at den genererte arbeidsordren tas med i Resource Scheduling Optimization-området.

• Få avtalen til å generere og bestille arbeidsordrer automatisk, og sørg for at den foretrukne ressursen aktiveres for Resource Scheduling Optimization. Bestillingsstatusen for den relaterte bestillingen kan optimaliseres. Du kan planlegge låsealternativer på bestillingene for å sikre at avtalebestillingen forblir planlagt til den aktuelle ressursen, tidsluken eller begge deler.

• Opprett bestemt Resource Scheduling Optimization-tidsplan og -omfang som bare vurderer arbeidsordrer som er generert fra avtaler. Du kan angi bestemte frekvenser og prioriteringer for når avtalearbeidsordrebestillinger skal optimaliseres.

Fakturaer og rettigheter med avtaler

Når du bestemmer deg for å bruke avtalefakturaer, kan du opprette en ny avtale for å generere fakturaer eller legge til fakturaer i en eksisterende serviceavtale. Hvis avtalefakturaene er relatert til planlagt vedlikehold, anbefaler vi at du bruker avtalegenererte arbeidsordrer og de avtalegenererte fakturaene som en del av den samme avtalen.

Selv om du har avtalegenererte fakturaer, oppretter avtalearbeidsordrer fortsatt fakturaer ved fullførelse og Lukket – Postert-status. Hvis bare avtalefakturaene representerer det som skal faktureres til kunden, oppretter du en prosess for å ignorere eller redusere arbeidsordrefakturaene. Du kan for eksempel deaktivere disse fakturaene eller bruke prislister og rettigheter til å sikre at delsummen av arbeidsordren og arbeidsordrefakturaen er USD 0.

Rettigheter brukes på arbeidsordreprissetting basert på flere faktorer, for eksempel servicekonto, hendelsestype og kundeaktivakategorier. Du oppretter vanligvis bestemte hendelsestyper for bestemte kunder som beskriver egendefinert arbeid. Hvis en egendefinert avtalehendelsestype for eksempel legges til i en arbeidsordre som setter prisen på produktene og tjenestene til USD 0 ved at det gis 100 % rabatt, bruker du en rettighet.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du gå til Rettigheter for arbeidsordrer i Dynamics 365 Field Service.

Tilbud og salg

I scenarioer der du bare vil bruke avtaler til generering av fakturaer og ikke til arbeidsordregenerering, kan du vurdere å bruke tilbud som en del av Field Service-løsningen.

Avtaler fungerer sømløst med Dynamics 365 Sales-kundeemne > Salgsmulighet > Tilbud > Ordreprosess. Slik konfigurerer du:

• Kategoriser et kundeemne som kundeemne for servicevedlikehold.
• Legg til salgsmulighetslinjer med servicebaserte linjer.
• Opprett tilbudslinjer som tjenestebaserte linjer, og legg til et tilbudsbestillingsoppsett.

Neste trinn

Sette opp avtale for å generere arbeidsordrer og fakturaer automatisk