Gjennomgang: Beregne varer i arbeid for et prosjekt
For prosjekter kan du planlegge bruken av selskapets ressurser og spore de tilknyttede kostnadene. Prosjekter omfatter forbruk av ansattes arbeidstid, maskindriftstid, lagervarer og andre typer forbruk som du skal spore etter som et prosjekt går fremover. Hvis et prosjekt varer i en lang periode, vil du kanskje overføre kostene til en VIA-konto (varer i arbeid) i balansen. Du kan deretter føre kost og salg i resultatregnskapskontoene.
Om denne gjennomgangen
Denne gjennomgangen tar for seg følgende oppgaver:
- Beregn VIA.
- Velg en VIA-beregningsmetode
- Ekskluder en del av et prosjekt fra VIA.
- Bokfør VIA i Finans.
- Tilbakefør en VIA-bokføring.
I hvert trinn av fremgangsmåten blir verdien av prosjekttransaksjonene beregnet, og deretter blir de flyttet til Finans. Beregnings- og bokføringstrinnene atskilles for å gjøre det enklere å se gjennom dataene og foreta endringer før bokføring i Finans. Derfor bør du sørge for at all informasjon er riktig etter at du har kjørt beregningskjørslene, og før du kjører bokføringskjørslene.
Roller
I denne gjennomgangen brukes Marie (medlem i prosjektgruppen) som rollefiguren.
Hovedscenario
Denne gjennomgangen fokuserer på CRONUS Norge AS, et design- og konsulentfirma som designer og innreder nye infrastrukturer, for eksempel konferanserom og kontorer, med møbler, tilbehør og reoler. Mesteparten av arbeidet i CRONUS er prosjektorientert og Tricia, et prosjektgruppemedlem, bruker prosjekter til å ha oversikt over hvert pågående prosjekt og fullførte prosjekter. Noen prosjekter kan være lange og ta måneder å fullføre. Tricia kan bruke en VIA-konto til å registrere varer i arbeid og spore kostnadene i hele prosjektet.
Beregne VIA
CRONUS har tatt på seg et langvarig prosjekt som nå har strukket seg over rapporteringsperioder. Tricia beregner varene i arbeid (VIA) for å sikre at regnskapet er nøyaktig.
I løpet av denne fremgangsmåten skal Tricia velge en bestemt gruppe oppgaver som skal tas med i VIA-beregningen. Tricia kan angi linjene i kolonnen VIA-sum på siden Prosjektoppgavelinjer.
Tabellen nedenfor beskriver alternativene.
| Felt | Description |
|---|---|
| <tom> | La stå tomt hvis prosjektoppgaven er en del av en gruppe med oppgaver. |
| I alt | Definerer området eller gruppen med aktiviteter som er inkludert i beregningen av VIA og føringer. VIA-summen inkluderer alle prosjektoppgaver med Prosjektoppgavetype satt til Bokføring i gruppen, med mindre feltet VIA-sum er satt til Utelatt. |
| Utelatt | Gjelder bare for en oppgave der en prosjektoppgavetype er Bokføring. Oppgaven er ikke inkludert ved beregning av VIA og føring. |
I den følgende gjennomgangen bruker Tricia metoden Kostverdi, som er standarden i selskapet, til å beregne VIA. Tricia angir hvilken del av prosjektet som skal inkluderes i VIA-beregningen ved å tilordne VIA-sumverdier til forskjellige prosjektoppgavelinjer.
Slik beregner du VIA:
Velg ikonet
, angi Prosjekt. og velg den relaterte koblingen.I Prosjekter-listen velger du Klepp Datakontor A/s-prosjektet, og velger deretter Rediger-handlingen. Dermed åpnes prosjektkortet i redigeringsmodus.
VIA kan beregnes basert på Kostverdi, Salgsverdi, Løpende eller Ved avslutning. I dette eksemplet bruker CRONUS metoden Kostverdi.
Velg VIA-metode på hurtigfanen Bokføring, og velg deretter Kostverdi.
Velg Prosjektoppgavelinjer-handlingen og angi følgende verdier i VIA-sum-feltet.
Prosjektoppgavenr. Feltet VIA-sum 1130 Utelatt 1190 Sum 1210 Utelatt 1310 Utelatt Velg VIA-handlingen, og velg deretter Beregn VIA-handlingen.
På siden Beregn VIA for prosjekt velger du et prosjekt du vil beregne VIA for. Velg Deerfield i feltet Nr. på hurtigfanen Prosjekt.
I Bokføringsdato-feltet angir du en dato som er senere enn arbeidsdatoen.
Angi 1 i feltet Bilagsnr.. Du kan bruke dette nummeret senere for sporbarhet.
Velg OK for å kjøre kjørselen. Det vises en melding. Velg OK-knappen for å fortsette. Lukk siden Prosjektoppgavelinjer.
Bemerkning
Meldingen angir at advarsler er knyttet til VIA-beregningen. Du vil gå gjennom advarslene i neste prosedyre.
Utvid hurtigfanen VIA og føring på Prosjektkort-siden for å vise de beregnede verdiene. Du kan også se VIA-bokføringsdato og eventuelle verdier bokført i finans.
Legg merke til at verdien for Ført kostbeløp er 215,60 i kolonnen Til bokføring. Dette gjenspeiler de totale kostnadene for de to varene i gruppen med prosjektoppgavene 1110 – 1130. Det tredje elementet ble satt til Utelatt, og er derfor ikke inkludert i VIA-beregningen.
Se gjennom VIA-advarsler
Velg ikonet
, angi VIA-cockpit for prosjekt, og velg den relaterte koblingen.Velg prosjektet Klepp Datakontor A/S, og velg deretter handlingen Vis advarsler.
Se gjennom advarselen som er knyttet til prosjektet, på siden VIA-advarsler for prosjekt.
Etter denne regnskapsperioden må Tricia beregne VIA på nytt for å ta med ferdig arbeid hittil.
Slik beregner du VIA på nytt:
På Prosjektkort-siden velger du handlingen VIA-poster for å vise VIA-beregningen.
Siden VIA-poster for prosjekt viser VIA-postene som sist ble beregnet i et prosjekt, selv om VIA ennå ikke er bokført i Finans.
Følg trinnene i fremgangsmåten som forklarer hvordan du beregner VIA, for å beregne VIA på nytt. Hver gang VIA beregnes, blir det opprettet en post på siden VIA-poster for prosjekt.
Lukk siden.
Bemerkning
VIA og føring beregnes, men bokføres ikke i Finans. Hvis du vil bokføre den, må du bruke handlingen Bokfør VIA i Finans etter at du har beregnet VIA og føring.
Bokfør VIA i Finans
Nå som Tricia har beregnet VIA for dette prosjektet, kan hun bokføre VIA i Finans.
Slik bokfører du VIA i Finans
Merk prosjektet Klepp Datakontor A/S i oversikten Prosjekter.
Velg VIA-handlingen, og velg deretter Bokfør VIA i Finans-handlingen.
Velg Deerfield i feltet Nr. på hurtigfanen Prosjekter i feltet Bokfør VIA i Finans for prosjekt
Angi 1 i feltet Bilagsnr. for tilbakeføring i hurtigfanen Alternativer.
Velg OK-knappen for å bokføre VIA til finans.
Velg OK-knappen for å lukke bekreftelsessiden.
Når du har fullført bokføringen, kan du vise bokføringsopplysningene på siden VIA-finansposter.
I Prosjekter-listen velger du Deerfield-prosjektet, og velger deretter VIA-finansposter-handlingen.
På siden VIA-finansposter for prosjekt kontrollerer du at VIA er bokført i Finans.
Lukk siden.
Åpne Prosjektkort-siden for prosjektet Klepp Datakontor A/S.
Legg merke til at Ført finanskostbeløp er fylt ut i kolonnen Bokført på hurtigfanen VIA og føring, noe som indikerer at VIA er bokført i finans.
Velg OK-knappen for å lukke kortet.
Tilbakefør en VIA-bokføring
Marie fastslår at prosjektoppgavene som ble utelatt fra beregningen av VIA, skulle ha vært inkludert. Tricia kan tilbakeføre feil bokføringer uten å måtte bokføre nye VIA-bokføringer.
Slik tilbakefører du en VIA-bokføring:
Merk prosjektet Klepp Datakontor A/S i oversikten Prosjekter.
Velg VIA-handlingen, og velg deretter Bokfør VIA i Finans-handlingen.
Velg Deerfield i feltet Nr. på hurtigfanen Prosjekter i feltet Bokfør VIA i Finans for prosjekt
Angi 1 i feltet Bilagsnr. for tilbakeføring i hurtigfanen Alternativer.
Angi den opprinnelige bokføringsdatoen i Bokføringsdato for tilbakeføring. Det bør være den samme datoen som du brukte til å beregne VIA første gang.
Merk av for Bare tilbakefør. Dermed tilbakeføres tidligere bokført VIA og bokfører ny VIA i finans.
Velg OK-knappen for å kjøre kjørselen, og velg deretter OK-knappen for å lukke bekreftelsessiden.
Åpne Prosjektkort-siden for prosjektet Deerfield.
På hurtigfanen VIA og føring kontrollerer du at det ikke finnes noen bokførte VIA-poster.
Lukk denne siden.
Velg Klepp-prosjektet i Prosjekter-listen, velg VIA-handlingen, og velg deretter VIA-finansposter. Det er merket av for Tilbakeført på VIA-postene.
Lukk denne siden.
Åpne Prosjektoppgavelinjer for prosjektet, ta med delene av prosjektet som skal være i VIA-beregningen, og gjenberegn og bokfør deretter den nye verdien i Finans.
Bemerkning
Anta at Marie har beregnet og bokført VIA for et prosjekt med feil datoer. Når hun følger metoden som ble diskutert tidligere, kan Tricia tilbakeføre uriktige bokføringer, rette datoene og bokføre i Finans.
Se også
Gjennomgang av forretningsprosesser
Gjennomgang: prosjektstyring
Forstå VIA-metoder
Overvåke fremdrift og prestasjon
Arbeid med Business Central