Avstem kundebetalinger fra en liste over ubetalte salgsdokumenter
Når kundene har gjort elektroniske betalinger til bankkontoen, må du gjøre følgende:
- Utlign hver betalt beløp til det relaterte salgsdokumentet.
- Bokfør betalingen for å oppdatere kunde-, finans- og bankpostene.
Avhengig av forretningsbehovene kan du registrere betalinger manuelt, automatisk og via betalingstjenester.
Bemerkning
Du kan utføre de samme oppgavene, inkludert leverandørbetalinger, på siden Betalingsavstemmingskladd. Du kan for eksempel importere bankkontoutdrag, bruke automatisk utligning og avstemme bankkonti. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Avstemme betalinger ved hjelp av automatisk utligning.
Bruk siden Registrer kundebetalinger til å balansere interne kontoer ved å bruke faktiske kontanttall for å sikre at betalinger samles inn. Du kan raskt kontrollere og bokføre enkeltbetalinger eller engangsbetalinger, behandle rabatter og finne de ubetalte dokumentene.
Du må bokføre betalinger for ulike kunder som har ulike betalingsdatoer, som individuelle betalinger. Betalinger for den samme kunden, som har samme betalingsdato, kan bokføres som en engangsbetaling. Engangsbetalinger er nyttig, for eksempel når en kunde har foretatt en enkeltbetaling som dekker flere salgsfakturaer.
Slik definerer du betalingsregistreringsjournalen:
Fordi du kan bokføre forskjellige betalingstyper til forskjellige motkonti, må du velge en motkonto på siden Betalingsregistreringsoppsett før du starter behandlingen av kundebetalinger. Hvis du alltid bokfører til den samme motkontoen, kan du angi denne kontoen som standard og unngå dette trinnet hver gang du åpner siden Registrer kundebetalinger.
- Velg ikonet
, angi Betalingsregistreringsoppsett og velg den relaterte koblingen. Du kan også velge handlingen Konfigurer på siden Registrer kundebetalinger. - Fyll ut feltene på siden Betalingsregistreringsoppsett. Velg et felt som skal inneholde en kort beskrivelse av feltet eller kobling til mer informasjon.
Tips
For å gjøre det enklere å identifisere poster som ble bokført gjennom kladden, kan du tildele en bestemt nummerserie til utbetalingskladden. Numerserien er nyttig hvis du bruker betalingsavstemmingskladder til å registrere og utligne betalinger.
Slik registrerer du kundenes betalinger individuelt:
Velg ikonet
, angi Registrer kundebetalinger og velg den relaterte koblingen.Siden Registrer kundebetalinger viser alle bokførte dokumenter som en betaling kan registreres for. Du kan også åpne siden fra sidene Kunder og Kundekort, filtrert for den angitte kunden.
Merk av for Betaling utført på linjen som representerer det bokførte dokumentet som en betaling er utført for.
I feltet Mottatt den angir du datoen da betalingen ble mottatt. Denne datoen kan være forskjellig fra arbeidsdatoen.
Hvis det er merket av for Fyll ut mottaksdato automatisk på siden Betalingsregistreringsoppsett, inneholder feltet Mottatt den arbeidsdatoen.
I feltet Beløp mottatt angir du beløpet som ble betalt.
For fullstendige betalinger er dette beløpet det samme som beløpet i Restbeløp på linjen. For delbetalinger er dette beløpet lavere enn beløpet i Restbeløp på linjen.
Gjenta trinn 2 til 4 for andre linjer for bokførte dokumenter som betalinger er utført for.
Velg handlingen Bokfør betalinger.
Betalingsinformasjonen bokføres for dokumenter som vises på linjer der det er merket av for Betaling utført . Betalingsposter bokføres til finans-, bank- og kundekonti.
Avstemme engangsbetalinger
Velg ikonet
, angi Registrer kundebetalinger og velg den relaterte koblingen.Merk av for Betaling utført på linjene for bokførte dokumenter for den samme kunden og som en engangsbetaling er utført for.
Bemerkning
Kunden i Navn-feltet må være den samme på alle linjer som skal inkluderes i engangsbetalingen.
Hvis det er merket av for Fyll ut mottaksdato automatisk på siden Betalingsregistreringsoppsett, inneholder feltet Mottatt den arbeidsdatoen.
I feltet Mottatt den angir du datoen da betalingen ble mottatt. Denne datoen kan være forskjellig fra arbeidsdatoen.
Bemerkning
Denne datoen må være den samme på alle linjene som skal bokføres som en engangsbetaling.
I feltet Beløp mottatt angir du beløpene på flere linjer som summerer opp engangsbetalingsbeløpet.
Tips
Prøv å bokføre så mange fullstendige betalinger som mulig med engangsbeløpet. Angi beløp som er det samme som beløpet i feltet Restbeløp, på så mange linjer som mulig.
Gjenta trinn 2 til 4 for andre linjer som representerer bokførte dokumenter for samme kunde som det er utført en engangsbetaling for.
Velg handlingen Bokfør som engangsbetaling.
Betalingsinformasjonen bokføres for dokumenter som vises på linjer der det er merket av for Betaling utført . Betalingsposter bokføres til finans-, bank- og kundekonti. Hver betaling brukes på det relaterte bokførte salgsdokumentet.
Hvis en betaling i banken ikke er representert av en linje på siden Registrer kundebetalinger, kan det være fordi det tilknyttede dokumentet er bokført. I det tilfellet kan du bruke en søkefunksjon til raskt å finne dokumentet og bokføre det for å behandle betalingen. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se delen Slik finner du et bestemt salgsdokument som ikke er fullstendig fakturert.
Hvis en betaling i banken ikke er representert av et dokument i , kan du åpne en forhåndsutfylt finanskladd fra siden Registrer kundebetalinger for å bokføre betalingen direkte til motkontoen uten å bruke betalingen på et dokument. Alternativt kan du registrere betalingen i kladden til opprinnelsen til betalingen er fastsatt. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se delen Registrere eller bokføre betalinger manuelt uten et relatert dokument.
Behandle kundebetalinger med rabatter manuelt
Hvis du har avtalt en kontantrabatt med kunden, kan betalingsbeløpene være lavere enn fakturabeløpene hvis betalingen finner sted før den avtalte rabattdatoen.
De følgende fremgangsmåtene beskriver måter for bokføring av rabatterte betalinger på siden Betalingsregistrering.
- Betalingsbeløpet er det samme som det gjenstående rabattbeløpet, og betalingsdatoen er før rabattdatoen. Du bokfører betalingen som den er.
- Betalingsbeløpet er det samme som det gjenstående rabattbeløpet, men betalingsdatoen er etter rabattdatoen. Du bokfører betalingen som delvis. Dokumentet forblir åpen for å hente/betale det gjenstående beløpet. Du kan også angi rabattdatoen senere for å tillate fullstendig betaling.
- Betalingsbeløpet er lavere enn det gjenstående rabattbeløpet. Du bokfører betalingen som delvis. Dokumentet forblir åpen for å hente/betale det gjenstående beløpet.
- Betalingsbeløpet er større enn det gjenstående rabattbeløpet. Du bokfører betalingene som de er. Bare det gjenstående beløpet bokføres. Det ekstra beløpet krediteres til kunden.
Slik behandler du et betalingsbeløp som er det samme som rabattbeløpet, og der betalingsdatoen er før rabattdatoen:
Velg ikonet
, angi Registrer kundebetalinger og velg den relaterte koblingen.Angi betalingsbeløpet i feltet Beløp mottatt. Beløpet er det samme som beløpet i feltet Restbeløp inkl. rabatt.
Det merkes automatisk av for Betaling utført, og Mottatt den fylles ut med arbeidsdatoen.
Angi betalingsdato i feltet Mottatt den. Datoen er før datoen i feltet Kont.rabattdato.
Kontroller at Restbeløp-feltet inneholder null (0).
Velg handlingen Bokfør betalinger for å bokføre full betaling til finans-, bank- og kundekonti.
Slik behandler du et betalingsbeløp som er det samme som rabattbeløpet, men der betalingsdatoen er etter rabattdatoen:
Velg ikonet
, angi Registrer kundebetalinger og velg den relaterte koblingen.Angi betalingsbeløpet i feltet Beløp mottatt. Beløpet er det samme som beløpet i feltet Restbeløp inkl. rabatt.
Det merkes automatisk av for Betaling utført, og Mottatt den fylles ut med arbeidsdatoen.
I feltet Mottatt den angir du en betalingsdato er etter datoen i feltet Kont.rabattdato.
Datofelt endres til rød skrift, og en feilmelding vises nederst på siden. De neste to trinnene løser dette.
Velg handlingen Detaljer.
På siden Betalingsregistreringsdetaljer, i feltet Kont.rabattdato i hurtigfanen Kontantrabatt, skriver du inn en dato som er etter datoen i feltet Mottatt den på siden Betalingsregistreringsoppsett.
Feilmeldingen og rød skrift forsvinner, og du kan fortsette å behandle den rabatterte betalingen.
Kontroller at Restbeløp-feltet viser beløpet som gjenstår å betale for det fullstendige fakturabeløpet.
Velg handlingen Bokfør betalinger for å bokføre den delvise betalingen til finans-, bank- og kundekonti.
Det tilknyttede dokumentet forblir åpent.
Slik behandler du en betaling som er lavere enn det gjenstående rabattbeløpet:
Velg ikonet
, angi Registrer kundebetalinger og velg den relaterte koblingen.Angi betalingsbeløpet i feltet Beløp mottatt. Beløpet er lavere enn beløpet i feltet Restbeløp inkl. rabatt.
Det merkes automatisk av for Betaling utført, og Mottatt den fylles ut med arbeidsdatoen.
Angi betalingsdato i feltet Mottatt den. Datoen er før datoen i feltet Kont.rabattdato.
Kontroller at Restbeløp-feltet viser beløpet som gjenstår å betale for det fullstendige rabattbeløpet.
Velg handlingen Bokfør betalinger for å bokføre den delvise betalingen til finans-, bank- og kundekonti.
Det tilknyttede dokumentet forblir åpent.
Slik behandler du en betaling som er større enn det gjenstående rabattbeløpet:
Velg ikonet
, angi Registrer kundebetalinger og velg den relaterte koblingen.Angi betalingsbeløpet i feltet Beløp mottatt. Beløpet er høyere enn beløpet i feltet Restbeløp inkl. rabatt.
Det merkes automatisk av for Betaling utført, og Mottatt den fylles ut med arbeidsdatoen.
Angi betalingsdato i feltet Mottatt den. Datoen er før datoen i feltet Kont.rabattdato.
Kontroller at Restbeløp-feltet inneholder null (0).
Velg handlingen Bokfør betalinger for å bokføre full betaling til finans-, bank- og kundekonti.
Det tilknyttede dokumentet lukkes, og kunden blir kreditert med det overflødige betalingsbeløpet.
Slik finner du et bestemt salgsdokument som ikke er fullstendig fakturert
Siden Registrer kundebetalinger støtter deg i oppgaver som er nødvendige for å balansere interne konti med faktiske kontanttall, for å sikre effektiv innkreving fra kunder og betaling ved forfall til leverandører. Den viser utestående innkommende betalinger som linjer som representerer salgsdokumentene der et beløp er forfalt til betaling.
Når en betaling utføres, registreres i banken eller på annen måte, vises salgs- eller kjøpsdokumentet vanligvis som en linje på siden Registrer kundebetalinger. Dokumentet venter på at du skal bokføre betalingen til det utestående beløpet. Noen ganger er imidlertid ikke en utført betaling representert av en linje på siden Registrer kundebetalinger, vanligvis fordi det aktuelle dokumentet ikke er fullstendig fakturert.
Bruk handlingen Søk i dokumenter til å søke etter dokumenter som ikke er fullstendig fakturert. Du kan søke basert på ett eller flere av følgende kriterier:
- Dokumentnummer
- Beløp eller beløpområde
Fremgangsmåten nedenfor forklarer hvordan du søker etter et bestemt dokument ved å bruke begge søkevilkårene.
Velg ikonet
, angi Registrer kundebetalinger og velg den relaterte koblingen.Med pekeren på en av linjene, velger du handlingen Søk i dokumenter.
På siden Dokumentsøk skriver du inn en søkeverdi i feltet Bilagsnr..
Merk
Verdien du angir i dette feltet, er omsluttet med skjulte jokertegn. Dette betyr at handlingen søker etter alle bilagsnumre som inneholder den angitte verdien.
I feltet Beløp angir du det bestemte beløpet som finnes i dokumentet du vil finne.
I feltet Beløpstoleranse-% angir du en prosentverdi for å definere området for beløp som du vil søke etter for å finne det åpne dokumentet.
Hvis du skriver inn 10, søker handlingen etter beløp i et område på pluss eller minus 10 prosent av verdien i Beløp-feltet.
Velg handlingen Søk.
Hvis ett eller flere dokumenter samsvarer med søkekriteriene, åpnes siden Dokumentsøkeresultat for å vise linjer som representerer disse dokumentene. Hver linje inneholder et dokumentnummer, en beskrivelse og et beløp.
Hvis en betaling i banken ikke er representert av et dokument, kan du åpne en forhåndsutfylt finanskladd fra siden Registrer kundebetalinger for å bokføre betalingen direkte til motkontoen uten å bruke betalingen på et dokument. Alternativt kan du registrere betalingen i kladden til opprinnelsen til betalingen er fastsatt.
Slik registrerer eller bokfører du en betaling uten et relatert dokument:
Hvis en betaling i banken ikke representeres av et dokument, kan du bruke handlingen Finanskladd til å åpne en forhåndsutfylt finanskladdelinje fra siden Registrer kundebetalinger. Bruk kladden til å bokføre betalingen direkte på motkontoen uten å bruke betalingen på et dokument. Alternativt kan du registrere betalingen i kladden til opprinnelsen til betalingen er fastsatt.
Velg ikonet
, angi Registrer kundebetalinger og velg den relaterte koblingen.Velg handlingen Finanskladd.
Siden Finanskladd åpnes med én linje som inneholder motkontoen for kladden som er definert på siden Betalingsregistreringsoppsett.
Fyll ut de gjenstående feltene på finanskladden. Angi for eksempel beløpet, kundenummeret eller informasjonen fra bankkontoutdraget. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Bokføre transaksjoner direkte i Finans.
Du kan bokføre kladdelinjen for å oppdatere totalsummen på motkontoen. Du kan også la kladdelinjen være upostert, og kanskje tilføye den med en merknad om at betalingen trenger mer analyse.
Hvis du ikke bokfører kladdelinjen, legges verdien til verdien i feltet Restbeløp inkl. rabatt på siden Betalingsregistrering.