Definer informasjon for kontakter
Når du oppretter kontakter, kan du skrive inn informasjon om dem, for eksempel:
- Bransjen kontakten tilhører.
- Forretningsforholdet med vedkommende.
Før du oppretter kontakter og registrerer detaljer om forretningsforhold, må du sette opp noe av informasjonen som du tildeler dem. Eksempel:
- Postgrupper
- Bransjegrupper
- Forretningsforbindelser
- Nettkilder
- Organisasjonsnivåer
- Ansvarsområder
Du kan definere denne informasjonen på sidene deres, eller fra siden Kontaktkort ved å velge handlingen Ny på rullegardinmenyen for feltene.
Denne informasjonen hjelper deg med å organisere kontaktene slik at de er enklere å finne når du vil kommunisere med dem. Du kan for eksempel finne alle kontakter basert på en bestemt gruppe.
Tilordne bransjegrupper til en kontakt
Bransjegrupper angir hvilken bransjetype kontaktene befinner seg i. For eksempel detaljhandelen eller bilbransjen.
Bemerkning
Du kan bare tildele bransjegrupper til kontakter av typen Selskaper.
Koden for bransjegruppen definerer typen eller kategorien for gruppen, for eksempel REKLAME for reklame, eller PRESSE, for TV og radio. Du kan ha flere koder for bransjegruppe. Definer bransjegrupper på siden Bransjegrupper.
- Åpne det relevante kontaktkortet.
- Velg handlingen Selskap, og deretter handlingen Bransjegrupper. Siden Kontaktbransjegrupper åpnes.
- Velg bransjegruppen du vil tilordne, i feltet Bransjegruppe - kode.
Gjenta disse trinnene hvis du vil tilordne flere bransjegrupper. Du kan også tilordne bransjegrupper fra kontaktlisten ved å følge samme fremgangsmåte.
Når du tildeler bransjegrupper til kontaktene, kan du bruke disse opplysningene til å velge kontakter for segmentene. Hvis du vil vite mer, kan du gå til Legg til kontakter i segmenter.
Tildel postgrupper til en kontakt
Du kan bruke postgrupper til å identifisere grupper av kontakter som du ønsker å sende like opplysninger til. Du kan for eksempel definere en postgruppe for kontaktene du vil varsle om kontorflytting, eller en gruppe for sending av julegavene.
Koden for postgruppen definerer typen eller kategori for gruppen, for eksempel FLYTTE for kontorflytting eller GAVE julegave. Du kan ha flere koder for postgruppe. Definer postgrupper på siden Postgrupper.
- Åpne det relevante kontaktkortet.
- Velg handlingen Postgrupper. Siden Kontaktens postgrupper åpnes.
- Velg postgruppen du vil tilordne, i feltet Postgruppekode.
Gjenta disse trinnene hvis du vil tilordne flere postgrupper. Du kan også tildele postgrupper fra kontaktlisten.
Når du tildeler postgrupper til kontaktene, kan du bruke opplysningene til å velge kontakter for segmentene. Hvis du vil vite mer, kan du gå til Legg til kontakter i segmenter.
Definer en kontakts alternative adresse
Du kan tildele en alternativ adresse hvis kontakten noen ganger ønsker å motta post og informasjon. For eksempel fritidsboligen. Du kan også tildele datointervaller som angir når de alternative adressene skal brukes.
Åpne det relevante kontaktkortet.
Velg handlingen Kort.
Hvis du vil definere at den alternative adressen gjelder i en bestemt periode, kan du velge Datointervall-handlingen i stedet.
På siden Kontaktens alt. adresse - oversikt angir du en ny alternativ adresse og fyller ut feltene på siden for alternativ adresse til kontakt.
Gjenta disse trinnene hvis du vil tilordne flere alternative adresser. Du kan angi en eller flere datointervaller for hver alternative adresse.
Tildel ansvarsområder til en kontakt
Du kan legge til opplysninger om kontaktpersonenes ansvarsområder for å angi hva kontaktpersonen er ansvarlig for. Det kan for eksempel være IT, ledelse eller produksjon.
Bemerkning
Du kan bare angi ansvarsområder for kontakter av typen Person.
Koden for ansvarsområde definerer jobbtype eller -kategori, for eksempel MARKEDSFØRING eller INNKJØP. Du kan ha flere koder for ansvarsområde. Definer ansvarsområde på siden Ansvarsområder.
- Åpne det relevante kontaktkortet.
- Velg handlingen Ansvarsområder. Siden Kontaktens ansvarsområder åpnes.
- Velg ansvarsområdet i feltet Ansvarsområde – kode.
Gjenta disse trinnene hvis du vil tilordne flere ansvarsområder. Du kan også tildele ansvarsområder fra kontaktlisten.
Når du tildeler ansvarsområder til kontaktene, kan du bruke disse opplysningene til å velge kontakter for segmentene. Hvis du vil vite mer, kan du gå til Legg til kontakter i segmenter.
Tildel organisasjonsnivåer til en kontakt
Du kan bruke organisasjonsnivåer på kontaktene til å angi hvor de er i selskapet. For eksempel toppledelse.
Bemerkning
Du kan bare tildele organisasjonsnivåer til kontaktene av typen Person.
Koden for organisasjonsnivå definerer jobbtype eller -kategori for organisasjonsnivået, for eksempel ADMDIR eller ØKDIR. Du kan ha flere koder for organisasjonsnivå. Definer organisasjonsnivåer på siden Organisasjonsnivåer.
- Åpne det relevante kontaktkortet.
- I feltet Organisasjonsnivåer velger du koden du vil tilordne.
Når du tildeler organisasjonsnivåer til kontaktene, kan du bruke disse opplysningene til å opprette segmenter.
Når du tildeler ansvarsområder til kontaktene, kan du bruke disse opplysningene til å velge kontakter for segmentene. Hvis du vil vite mer, kan du gå til Legg til kontakter i segmenter.
Tildel nettkilder til en kontakt
Du kan for eksempel bruke nettkilder med kontaktselskaper til å identifisere søkemotorer og nettsteder, som du vil bruke til å søke etter informasjon om kontaktene. Når du tildeler nettkilder, angir du hvilken søkemotor og søkeord programmet som skal brukes til å finne de forespurte opplysningene.
Bemerkning
Du kan bare tildele nettkilder til kontakter av typen Selskaper.
- Åpne det relevante kontaktkortet.
- Velg handlingen Nettkilder. Siden Kontaktens webkilder åpnes.
- Velg webkilden du vil tilordne i feltet Webkilde - kode.
- I feltet Søkeord angir du et søkeord som du vil bruke for å finne opplysningene.
Gjenta disse trinnene hvis du vil tilordne flere webkilder.
Tildel forretningsforbindelser til en kontakt
Forretningsforbindelser angir hvilket forretningsforhold du har til kontaktene. Det kan for eksempel være prospekter, banker, konsulenter, serviceleverandører og så videre.
Bemerkning
Du kan bare tildele forretningsforhold til kontakter av typen Selskaper.
- Åpne det relevante kontaktkortet.
- Velg handling Forretningsforbindelser.
- På siden Kontaktens forretn.forbind. i Forretn.forbindelseskode-feltet velger du forretningsforbindelsen du vil tilordne.
Gjenta disse trinnene hvis du vil tilordne flere forretningsforbindelser.
Når du tildeler forretningsforbindelser til kontaktene, kan du bruke disse opplysningene til å velge kontakter for segmentene. Hvis du vil vite mer, kan du gå til Legg til kontakter i segmenter.
Kopier informasjon fra kontaktselskaper til kontaktpersoner
Noen opplysninger om kontaktselskaper er like for kontaktpersonene. For eksempel adresseopplysningene. På hurtigfanen Arv på siden Markedsføringsoppsett kan du angi hvilke felt på kontaktkortet for et firma som skal kopieres til kontaktkortet for en person hver gang du oppretter en kontaktperson for kontaktselskapet.
Når du endrer verdien i et av disse feltene på kontaktselskapskortet, oppdateres de samme feltene på kontaktpersonen. Unntaket er hvis du manuelt endret feltet på kontaktpersonkortet.
Hvis du vil finne ut mer, kan du gå til Opprett kontakter.
Bruk forhåndsdefinerte standardinnstillinger på nye kontakter
Du kan bruke hurtigfanen Standardverdier på siden Markedsføringsoppsett til å angi standardverdier som Business Central automatisk tildeler til nye kontakter.
Bemerkning
Du kan også angi en standard salgssykluskode som automatisk tilordnes hver nye salgsmulighet du oppretter.
Innstillingene for arv overskriver standardverdiene du definerte. Hvis du for eksempel har definert norsk som standardspråk, men et av kontaktselskapene bruker tysk, tildeler Business Central automatisk tysk som språkkode for de kontaktpersonene som står registrert for dette selskapet.
Synkroniser kontakter med kunder, leverandører og bankkontoer
Hvis du vil synkronisere kontaktkortet med en tilknyttet kunde, leverandør eller bankkonto, må du fylle ut det aktuelle feltet i inndelingen Forr.forbindelseskode for på Samhandlinger-hurtigfanen på Markedsføringsoppsett-siden.
Hvis du vil finne ut mer, kan du gå til Synkroniser kontakter med kunder, leverandører og bankkontoer.
Søk etter duplikatkontakter
Business Central kan automatisk søke etter duplikater hver gang du oppretter en kontakt. Du kan også søke manuelt etter at du har opprettet en kontakt. Business Central kan oppdatere søkestrengene automatisk hver gang du endrer en kontakts opplysninger eller oppretter en kontakt. Du kan angi søketreffprosenten, det vil si hvor høy prosentandel som to kontakter må ha av like strenger før de betraktes som duplikater. Du angir prosentandelen på Dublikater-hurtigfanen på Markedsføringsoppsett-siden.
Når du finner en duplisert kontakt, kan du bruke siden Slå sammen duplikat til å flette det i en kontaktpost som du vil beholde. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du gå til Slå sammen dupliserte oppføringer.
Se også
Administrere kontakter
Opprett kontakter
Håndtere salgsmuligheter
Arbeid med Business Central