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Microsoft Teams の保持の詳細

  • [アーティクル]

セキュリティとコンプライアンスのための Microsoft 365 ライセンス ガイダンス。

注:

チャットまたはメッセージが保持ポリシーによって削除されたというメッセージが Teams に表示されている場合は、「アイテム保持ポリシーに関する Teams メッセージ」を参照してください。

このページの情報は、これらのアイテム保持ポリシーを管理する IT 管理者向けです。

この記事の情報は保持の詳細に関する記事を補足するもので、Microsoft Teams メッセージに固有の情報が含まれています。

その他のワークロードについては、以下を参照してください。

ヒント

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保持と削除の対象となる機能

Microsoft 365 CopilotとMicrosoft Copilotからのメッセージは、同じメカニズムを使用して保持および削除されるため、Teams チャットと Copilot 操作という名前のアイテム保持ポリシーの場所に自動的に含まれます。 ユーザーは、アイテム保持ポリシーを適用するために両方のアプリを使用する必要はありません。

詳細については、「Copilot のリテンション期間の詳細」を参照してください。

注:

アイテム保持ポリシーでは、共有チャネルがサポートされています。 共有チャネルは、親チームから保持設定を継承します。

アイテム保持ポリシーでは、 自分のチャット 機能で投稿されたメッセージもサポートされます。

Teams のチャット メッセージ、チャネル メッセージ、プライベート チャネル メッセージは、Teams のアイテム保持ポリシーを使用して削除できます。また、メッセージ内のテキストに加えて、ビデオ クリップ、埋め込み画像、テーブル、ハイパーテキスト リンク、他の Teams メッセージとファイルへのリンク、カードコンテンツなどのコンプライアンス上の理由から、次の項目を保持できます。

これらのチャット メッセージとプライベート チャネル メッセージには、会話内のユーザーのすべての名前が含まれます。チャネル メッセージには、チーム名とメッセージ タイトル (指定されている場合) が含まれます。

Teams のアイテム保持ポリシーを使用する場合、コード スニペット、Teams モバイル クライアントからの録音されたボイスメモ、サムネイル、お知らせ画像、および絵文字形式での他のユーザーからのリアクションは保持されません。

呼び出しデータ レコードがサポートされています。 通話データ レコードは、 会議や通話のメタデータを含むシステム生成メッセージです。

一部のコントロール メッセージがサポートされています。 コントロール メッセージは、Teams クライアントに表示されるシステム生成メッセージです。 保持ポリシーでサポートされるコントロール メッセージの種類は、 Microsoft Teams Export API から使用できるコントロール メッセージの種類と同じです。

Teams で使用するメールとファイルは、Teams のアイテム保持ポリシーに含まれていません。 これらのアイテムには、サイトまたは SharePoint クラシックおよびコミュニケーション サイトの場所 & Microsoft 365 グループ メールボックスを使用する独自のアイテム保持ポリシーがあります。 Teams 会議のトランスクリプト と Teams 会議の記録と チャネル会議からのトランスクリプトは、これらのファイルに含まれています。 ただし、ファイルと Teams 会議の記録とユーザー チャットからのトランスクリプトの場合は、開催者の OneDrive アカウント を場所として含むアイテム保持ポリシーが必要です。

ヒント

Teams 会議のトランスクリプトまたは付随するトランスクリプトを含む記録のみを保持または削除する場合は、これらのファイルを識別する 自動適用保持ラベル ポリシー を使用します。

Microsoft Teams での保持のしくみ

このセクションを使用して、コンプライアンス要件がバックエンド ストレージとプロセスによってどのように満たされているかを説明します。現在、Teams アプリに表示されているメッセージではなく、電子情報開示ツールで確認する必要があります。

アイテム保持ポリシーを使用して、Teams 内のチャットとチャネル メッセージからデータを保持することができ、それらを削除することもできます。 バックグラウンドでは、Exchange メールボックスを使用してこれらのメッセージからコピーされたデータを保存します。 Teams チャットのデータは、チャットに含まれる各ユーザーのメールボックスの隠しフォルダーに保存され、グループ メールボックスの同様の隠しフォルダーが Teams チャネル メッセージに使用されます。 これらの隠しフォルダーは、ユーザーまたは管理者が直接アクセスできるようには設計されていませんが、代わりに、コンプライアンス管理者が電子情報開示ツールで検索できるデータを保存します。

これらのメールボックスは、RecipientTypeDetails 属性で一覧表示されます。

  • UserMailbox: これらのメールボックスには、Teams プライベート チャネルとクラウドベースの Teams ユーザーのメッセージ データが格納されます。
  • MailUser: これらのメールボックスには、オンプレミスの Teams ユーザーのメッセージ データが保存されます。
  • GroupMailbox: これらのメールボックスは Teams 標準チャネルのメッセージ データを保存します。
  • SubstrateGroup: これらのメールボックスは Teams 共有チャネルのメッセージ データを保存します。

Teams 会議室に使用される RoomMailbox などの他のメールボックスの種類は、Teams おアイテム保持ポリシーではサポートされていません。

Teams では、すべてのメッセージ (チャットおよびチャネル メッセージ) のプライマリ ストレージとして Azure を利用したチャット サービスを使用します。 コンプライアンス上の理由で Teams メッセージを削除する必要がある場合は、Teams のアイテム保持ポリシーは、メッセージが作成された日に基づいて、特定の期間の後にメッセージを削除することができます。 その後、メッセージは、コンプライアンス操作のために保存された Exchange メールボックスと、基盤となる Azure を利用したチャット サービスによって使用されるプライマリ ストレージの両方から完全に削除されます。 基盤となるアーキテクチャの詳細については、「Microsoft Teams のセキュリティとコンプライアンス」、特に「情報保護アーキテクチャ」セクションを参照してください。

Teams のチャットとチャネル メッセージからのこのデータはメールボックスに保存されますが、Teams のチャネル メッセージと Teams のチャットの場所のアイテム保持ポリシーを構成する必要があります。 Teams のチャットとチャネル メッセージは、Exchange ユーザーまたはグループのメールボックスに対して構成されているアイテム保持ポリシーには含まれていません。 同様に、Teams のアイテム保持ポリシーは、メール ボックスに保存されている他のメール アイテムには影響しません。

ユーザーがチャットに追加されると、共有されているすべてのメッセージのコピーがメールボックスに取り込まれます。 これらのメッセージの作成日は、新しいユーザーに対して変更されるのではなく、すべてのユーザーに対して同じままです。

注:

ユーザーが Teams メッセージを保持するアクティブなアイテム保持ポリシーに含まれている場合、このポリシーに含まれるユーザーのメールボックスを削除すると、Teams のデータを保持するためにメールボックスは非アクティブなメールボックスに変換されます。 ユーザーに対してこの Teams データを保持する必要がない場合は、アイテム保持ポリシーからユーザー アカウントを除外 して、メールボックスを削除してする前に、この変更が有効 になるまで待ちます。

チャット メッセージとチャネル メッセージのアイテム保持ポリシーが構成されると、Exchange サービスのタイマー ジョブが、これらの Teams メッセージが保存されている隠しフォルダ内のアイテムを定期的に評価します。 タイマー ジョブの実行には、通常 1 - 7 日かかります。 アイテムの保持期間が満了すると、これらのアイテムは SubstrateHolds フォルダに移動されます。これは、すべてのユーザーまたはグループのメールボックスにある別の隠しフォルダで、「論理的に削除済み」アイテムが完全に削除される前に保存するためのものです。

メッセージは SubstrateHolds フォルダーに少なくとも 1 日間残り、削除の対象となる場合、タイマー ジョブは次回の実行時にメッセージを完全に削除します。

重要

アイテム保持の最初の原則 により、また Teams のチャットおよびチャネル メッセージは Exchange Online メールボックスに保存されるため、メールボックスが別のアイテム保持ポリシー、訴訟ホールド、または遅延ホールドの影響を受ける場合、または電子情報開示ホールドが法的または調査上の理由によりメールボックスに適用される場合には、SubstrateHolds フォルダーからの完全な削除は常に中断されます。

メールボックスは該当するホールド リストに含まれる一方で、削除された Teams のチャットおよびチャネル メッセージは Teams アプリに表示されなくなりますが、電子情報開示では引き続き検出できます。

アイテム保持ポリシーがチャット メッセージとチャネル メッセージに対して構成された後のコンテンツのパスは、アイテム保持ポリシーの保持後に削除、保持のみ、あるいは削除のみのどれであるかによって異なります。

アイテム保持ポリシーが保持されてから削除される場合

Teams チャットとチャネル メッセージの保持フローの図。

図内の 2 つのパスの場合:

  1. 保持期間中にチャット メッセージまたはチャネル メッセージがユーザーによって編集または削除された場合、元のメッセージは SubstrateHolds フォルダーにコピー (編集の場合) または移動 (削除の場合) されます。 ユーザーが Teams メッセージを削除した場合、メッセージは Teams アプリから消えますが、メッセージは 21 日間、SubstrateHolds フォルダーに移動しません。 メッセージは、少なくとも 1 日間、SubstrateHolds フォルダーに格納されます。 保持期間が終了すると、次回タイマー ジョブが実行されたときにメッセージが完全に削除されます (通常は 1 - 7日)。

  2. チャット メッセージまたはチャネル メッセージがユーザーによって削除されない場合、および編集した後の現在のメッセージの場合は、保持期間満了後にメッセージは SubstructateHolds フォルダーに移動されます。 このアクションは通常、期間満了から 1 - 7 日かかります。 メッセージが SubstrateHolds フォルダーにある場合、メッセージは少なくとも 1 日間そこに保存され、次回タイマー ジョブが実行されたとき (通常は 1 - 7 日) にメッセージは完全に削除されます。

注:

隠しフォルダーを含むメールボックスに保存されているメッセージは、電子情報開示ツールで検索できます。 メッセージは SubstituteHolds フォルダー内から完全に削除されるまで、電子情報開示ツールで検索できます。

メッセージの保存期間が終了して SubstrateHolds フォルダに移動すると、バックエンドの Azure チャットサービスに削除操作が伝えられ、同じ操作が Teams クライアントアプリに伝わります。 この通信またはキャッシュの遅延は、ユーザーが Teams アプリでこれらのメッセージを短時間表示し続ける理由を説明しています。

保持ポリシーのために Azure チャット サービスが削除コマンドを受信するこのシナリオでは、Teams クライアント アプリ内の対応するメッセージが会話内のすべてのユーザーに対して削除されます。 場合によっては、この動作は予期せぬものに思えることがあります。これらのユーザーの中には、別の組織のユーザー、保持期間が長い保持ポリシーを持つユーザー、または保持ポリシーが割り当てられていないユーザーもいるためです。 これらのユーザーの場合、メッセージのコピーは引き続きメールボックスに格納され、別のアイテム保持ポリシーによってメッセージが完全に削除されるまで、電子情報開示を使用して Teams および管理者のユーザーを検索できます。 ユーザーは Teams でメッセージを表示できません。

重要

Teams アプリに表示されるメッセージは、コンプライアンス要件のために保持されるか完全に削除されるかを正確に反映していません。

アイテム保持ポリシーが保持のみ、または削除のみの場合、コンテンツ パスは保持か削除かで異なります。

アイテム保持ポリシーが保持のみのコンテンツ パス

  1. 保持期間中にチャット メッセージまたはチャネル メッセージがユーザーによって編集または削除された場合、元のメッセージは SubstrateHolds フォルダーにコピー (編集の場合) または移動 (削除の場合) されます。 ユーザーが Teams メッセージを削除した場合、メッセージは Teams アプリから消えますが、メッセージは 21 日間、SubstrateHolds フォルダーに移動しません。 メッセージは、少なくとも 1 日間、SubstrateHolds フォルダーに格納されます。 アイテム保持ポリシーが無期限に保持するように構成されている場合、アイテムはそこに残ります。 アイテム保持ポリシーに保持期間の終了日があり、有効期限が切れている場合、次回タイマー ジョブが実行されたときにメッセージが完全に削除されます (通常は 1 - 7日)。

  2. チャット メッセージまたはチャネル メッセージがユーザーによって変更または削除されていない場合、および保持期間中に編集した後の現在のメッセージの場合: 保持期間の前後には何も起こらず、メッセージは元の場所に残ります。

アイテム保持ポリシーが削除のみのコンテンツ パス

  1. 保持期間中にチャット メッセージまたはチャネル メッセージがユーザーによって編集または削除された場合: 元のメッセージは SubstrateHolds フォルダーにコピー (編集の場合) または移動 (削除の場合) されます。 ユーザーが Teams メッセージを削除した場合、メッセージは Teams アプリから消えますが、メッセージは 21 日間、SubstrateHolds フォルダーに移動しません。 メッセージは少なくとも 1 日間 SubstrateHolds フォルダーに格納され、次回タイマー ジョブが実行されたとき (通常は 1 - 7 日) にメッセージは完全に削除されます。

  2. 保持期間中にチャット メッセージまたはチャネル メッセージがユーザーによって削除されない場合: 保持期間の終了時にメッセージは SubstrateHolds フォルダーに移動されます。 このアクションは通常、期間満了から 1 - 7 日かかります。 メッセージは少なくとも 1 日間そこに保持され、次回タイマー ジョブが実行されたときに完全に削除されます (通常は 1 - 7日)。

アイテム保持ポリシーのフローとタイミングの例

次の例を使用して、前のセクションで説明したプロセスとタイミングが、次の構成を持つアイテム保持ポリシーにどのように適用されるかを確認します。

完全な削除を参照するすべての例では、アイテム保持の原則により、メッセージがアイテムを保持するための別のアイテム保持ポリシーの対象であるか、電子情報開示の保持の対象である場合、このアクションは一時停止されます。

例 1: 7 年間保持のみ

1 日目に、ユーザーはチャット メッセージまたはチャネル メッセージを作成します。

5 日目に、ユーザーはそのメッセージを編集します。

30 日目に、ユーザーは現在のメッセージを削除します。

保持の結果:

  • 元のメッセージの場合:

    • 5 日目に、メッセージは SubstrateHolds フォルダーにコピーされ、1 日目 (保持期間) から少なくとも 7 年間、電子情報開示ツールで検索できます。

  • 現在の (編集済み) メッセージの場合:

    • 30 日目に、メッセージは Teams アプリに表示されなくなり、21 日後に SubstrateHolds フォルダーに移動され、1 日目から少なくとも 7 年間 (保持期間) 電子情報開示ツールで引き続き検索できます。

ユーザーが保持期間内ではなく、指定された保持期間後に現在のメッセージを削除した場合でも、メッセージは 21 日後に SubstrateHolds フォルダーに移動されます。 ただし、保持期間が終了すると、メッセージは最低でも 1 日後、通常は 1 - 7 日以内に、そこで完全に削除されます。

例 2: 30 日間保持してから、削除する

1 日目に、ユーザーはチャット メッセージまたはチャネル メッセージを作成します。

10 日目に、ユーザーはそのメッセージを編集します。

ユーザーはそれ以上の編集を行わず、メッセージを削除しません。

保持の結果:

  • 元のメッセージの場合:

    • 10 日目に、メッセージは SubstrateHolds フォルダーにコピーされ、電子情報開示ツールで検索できます。
    • 保持期間の終了時 (1 日目から 30 日)、メッセージは通常、最低でも 1 日後 1 - 7 日以内に完全に削除され、電子情報開示検索では返されません。

  • 現在の (編集済み) メッセージの場合:

    • 保持期間の終了時 (1 日目から 30 日)、メッセージは通常 1 - 7 日以内に SubstrateHolds フォルダーに移動され、電子情報開示ツールで検索できます。
    • その後、メッセージは通常、最低でも 1 日後 1 - 7 日以内に完全に削除され、電子情報開示検索では返されません。
例 3: 1 日後削除のみ

注:

1 - 7 日の期間内に動作するこの構成および保持プロセスの期間は 1 日と短いため、このセクションでは、一般的な時間範囲内のタイミングの例を示します。

1 日目に、ユーザーはチャット メッセージまたはチャネル メッセージを作成します。

ユーザーがメッセージを編集または削除しない場合の保持結果の例:

  • 5 日目 (通常、2 日目の保持期間の開始後 1 - 7 日):

    • メッセージは SubstrateHolds フォルダーに移動し、少なくとも 1 日間そこに残り、電子情報開示ツールで検索できます。

  • 9 日目 (通常、SubstrateHolds フォルダー内の最低 1 日後 1 - 7 日):

    • メッセージは完全に削除され、電子情報開示検索では返されません。

この例が示すように、アイテム保持ポリシーを構成して 1 日後にメッセージを削除することはできますが、サービスは複数のプロセスを経て、ポリシーに準拠した削除を行います。 その結果、1 日後の削除アクションは、メッセージが完全に削除されるまでに 16 日かかる可能性があり、メッセージは電子情報開示検索で返されなくなります。

Skype for Business および Teams の相互運用チャット

Skype for Business のチャットが Teams に届くと、Teams のチャット スレッドのメッセージとなり、適切なメールボックスに取り込まれます。 Teams のアイテム保持ポリシーは、これらのメッセージに Teams のスレッドから適用されます。

ただし、Skype for Business に対して会話履歴がオンになっていて、Skype for Business のクライアント側からその履歴がメールボックスに保存されている場合、このチャット データは Teams のアイテム保持ポリシーでは処理されません。 このコンテンツには、Skype for Business に構成されているアイテム保持ポリシーを使用します。

メッセージと外部ユーザー

organizationがホストする会議またはチャットに外部ユーザーが含まれている場合:

  • 外部ユーザーがテナントのゲスト アカウントを使用して参加した場合、Teams メッセージは、ユーザーのメールボックスとゲスト アカウントに付与されるシャドウ メールボックスの両方に格納されます。 ただし、アイテム保持ポリシーは、場所全体のアイテム保持ポリシー ("組織全体ポリシー" とも呼ばれます) に含まれていると報告できますが、シャドウ メールボックスではサポートされません。

  • 外部ユーザーが別の Microsoft 365 組織のアカウントを使用して参加した場合、そのユーザーのメッセージは別のテナントのメールボックスに保存されるため、削除できません。 ただし、同じ会議またはチャットの場合、アイテム保持ポリシーはユーザーのメッセージを削除できます。

ユーザーが組織を離れる場合

Exchange Online のメールボックスを持っているユーザーが組織を離れ、そのユーザーの Microsoft 365 アカウントが削除された場合、保持の対象となるチャット メッセージは、非アクティブなメールボックスに保存されます。 チャット メッセージは、引き続きメールボックスが非アクティブになる前にユーザーに配置されたアイテム保持ポリシーの適用対象となり、電子情報開示の検索が可能です。 詳細については、「非アクティブ メールボックスの詳細」を参照してください。

ユーザーが Teams にファイルを保存している場合は、SharePoint と OneDrive の同等のセクションを参照してください。

構成ガイダンス

Microsoft 365 で初めてアイテム保持を構成する場合は、「情報ガバナンスを開始する」を参照してください。

Teams 用のアイテム保持ポリシーを構成する準備ができた場合は、「アイテム保持ポリシーを作成して構成する」を参照してください。