Microsoft Teams で仮想予定の会議テンプレートを管理する
適用対象:
会議 
ウェビナー タウン ホール
この記事で説明する一部の機能には、Teams Premium が必要です。
概要
仮想予定テンプレートは Microsoft Teams の既定の会議テンプレートであり、ユーザーが外部のゲスト (顧客、クライアント、その他の組織外ユーザーなど) との仮想予定をスケジュールするために使用できます。 たとえば、面接、メンタリング セッション、財務コンサルティング、仮想ショッピング エクスペリエンスなどのスケジュール設定と実施に使用します。
この記事では、仮想予定の会議テンプレートを管理する方法の概要を説明します。
テンプレートの設定
仮想予定の会議テンプレートには、定義済みの設定が用意されています。 詳細については、「Teams Premium に含まれる定義済み会議テンプレート」を参照してください。
会議テンプレート ポリシーで、テンプレートを使えるユーザーを指定する
組織内にいるどのユーザーに会議テンプレートの使用を許可するかについては、Teams 管理センターで会議テンプレート ポリシーを使って制御できます。 既定では、グローバル ポリシーにより、すべての会議テンプレート (仮想予定テンプレート、作成したカスタム テンプレートを含む) がユーザーに対して表示され、使用も許可されます。
テンプレートを組織内の特定のユーザーまたはユーザー グループに提供する場合は、カスタム会議テンプレート ポリシーを作成した後、それらのユーザーまたはグループにポリシーを割り当てます。
詳細については、「Teams で会議テンプレートを管理する」を参照してください。
テンプレート内で SMS 通知へのアクセスを管理する
これは Teams Premium の機能です。この機能を使用するには、会議の開催者が Teams Premium ライセンスを持っている必要があります。
注意
現在、この機能が提供されている地域は、カナダ、オランダ、ニュージーランド、ノルウェー、英国、米国です。 お客様のユーザーが、カナダ (+1 国コード)、オランダ (+31 国コード)、ニュージーランド (+64 国コード)、ノルウェー (+47 国コード)、英国 (+44 国コード)、米国 (+1 国コード) の有効な電話番号を持つ相手先に SMS でテキスト通知を送信できます。 送信されるテキスト通知の言語は、会議開催者の使用言語です。
テンプレートを使って予定のスケジュールを設定するユーザーに、外部ゲスト宛て SMS テキスト通知の送信を許可するかどうかは、制御することができます。 この機能が有効になっているユーザーに対しては、テンプレートに [SMS 通知] オプションが表示されます。
- ユーザーが [テキスト通知を送信する] (既定の設定) を選択した場合は、外部ゲスト宛てに、予定の確認、更新、リマインダーのテキスト メッセージが送信されます。メッセージには Teams 会議の参加リンクと予定の詳細情報が記載されます。
- ユーザーが [テキスト通知を送信しない] を選択した場合、予定に関するテキスト メッセージが外部ゲスト宛てに送信されることはありません。
この機能に対するユーザーのアクセスを管理するには、以下の PowerShell コマンドレットを使ってポリシーを設定します。
- New-CsTeamsVirtualAppointmentsPolicy
- Set-CsTeamsVirtualAppointmentsPolicy
- Grant-CsTeamsVirtualAppointmentsPolicy
- Get-CsTeamsVirtualAppointmentsPolicy
- Remove-CsTeamsVirtualAppointmentsPolicy
SMS 通知の有効と無効を切り替えるには、ポリシーの EnableSMSNotifications パラメーターを $true (既定値) または $false に設定します。
例
既定では、組織内のすべてのユーザーにグローバル ポリシー (組織全体の既定ポリシー) が自動的に割り当てられ、テンプレート内の SMS 通知機能はそのポリシーによって有効に設定されます。
たとえば、テンプレートで SMS 通知を使うことを、トレーニング中の新入社員を除くすべての組織内ユーザーに許可する場合を考えてみましょう。 このシナリオでは、カスタム ポリシーを 1 つ作成して新入社員に割り当てることにより SMS 通知をオフにします。 その他すべての組織内ユーザーには、機能をオンにするグローバル ポリシーが自動的に適用されます。
この例では、New Hire SMS Policy という名前のカスタム ポリシーを作成し、SMS 通知をオフに設定します。
New-CsTeamsVirtualAppointmentsPolicy -Identity "New Hire SMS Policy" -EnableSMSNotifications $false
ここでは、daniela@contoso.com というユーザーにポリシーを割り当てます。
Grant-CsTeamsVirtualAppointmentsPolicy -Identity daniela@contoso.com -PolicyName "New Hire SMS Policy"
ポリシーの割り当ては、個別のユーザーに対して直接行えるほか、バッチ割り当てで大量に一括して行う方法や、グループへの割り当てによってグループに属するユーザーに適用する方法もあります。 ユーザーにポリシーを割り当てる各種の方法については、「Teams でポリシーを割り当てる」を参照してください。
注意事項
この機能にアクセスできないユーザー (ポリシーにで制限されているユーザー、または Teams Premium ライセンスがないユーザー) は、新しい予定のスケジュールを設定する際だけでなく、既存の予定を編集する際、以前はこの機能が有効になっていた場合でも、テンプレート内に SMS 通知オプションが表示されず、使用することはできません。
この機能にアクセスできたユーザーが [テキスト通知を送信する] を選択して予定のスケジュールを設定した後、アクセスを許可されなくなった場合、以降は外部ゲスト宛てのテキスト メッセージが送信されなくなります。
オランダでは、フォームの [電話番号] フィールドに 11 桁の番号が入力されていないと SMS 通知が正しく送信されない場合があります。 問題が発生する場合は、電話番号の先頭にゼロ (0) を追加して 11 桁にしてください。
SMS 通知の使用状況レポート
Teams 管理センターの SMS 通知使用状況レポートを参照すると、SMS 通知について組織全体における使用状況の概要を確認できます。
外部ゲストに提供する会議オプション
組織内のユーザーがテンプレートを使って仮想予定のスケジュールを設定すると、外部ゲスト宛てに、[ゲストとして予定に参加] ボタンと予定の詳細情報が記載された会議出席依頼が届きます。 受信者は、このボタンを使うことで、Teams のダウンロードやインストールをしなくても、任意のデバイスから簡単に参加できます。
ただし、外部ゲストや [ゲストとして予定に参加] ボタンで参加するユーザーには、一部の Teams 会議オプションが適用されない場合があります。 ゲストとして参加するユーザーに対しては以下の会議オプションがサポートされています。
- [ロビーを迂回するユーザー]: [全員] に設定すると、外部ゲストがロビーを経由せずに参加できます。
- 共同開催者を選択
- 自動的に記録する
- [会議のチャットを許可する]: [無効] に設定すると、会議の実施前、実施中、実施後に会議チャットの使用を禁止できます。
組織内のユーザーには会議出席依頼が届き、その予定が Teams と Outlook の予定表に表示されるため、他の Teams 会議と同様に、Teams と予定表から簡単に参加することができます。 会議出席依頼の Teams 会議リンクから、または Teams と Outlook の予定表から参加する出席者には、すべての Teams 会議オプションが適用されます。
注意
外部ゲストのブラウザーベース Teams エクスペリエンスが正しく機能するためには、使用するモバイル端末と Web ブラウザーのポップアップ通知が許可されている必要があります。 この設定では、会議のためにマイクとカメラへのアクセス許可を求めるポップアップが表示されます。このポップアップは会議を開始するために必要です。
仮想予定の会議テンプレートの詳細な使用方法と、ユーザー エクスペリエンスの詳細については、「Teams 会議テンプレートを使用して仮想予定を作成する」を参照してください。