アイテム保持ポリシーを使用するときの電子メールのアーカイブと削除の問題を解決する
この記事では、メッセージング レコード管理 (MRM) が Exchange Online で電子メール メッセージを正しく削除またはアーカイブできない一般的な問題について説明します。 また、根本原因を特定し、問題を解決する手順も示します。
Note
- これらのトラブルシューティング手順は、プライマリ メールボックスがオンプレミスでホストされ、アーカイブ メールボックスが Exchange Online にある Exchange ハイブリッド展開にも適用されます。 このような展開では、オンプレミスの Exchange 管理シェルを使用してこれらの手順を実行します。
- Exchange Online では、管理フォルダー アシスタント (MFA) は、メールボックスを 7 日ごとに少なくとも 1 回処理するように設定されています。 MFA は通常、メールボックスを毎日処理しますが、処理が完了するまでに最大 7 日かかる場合があります。 プロセスの実行を待つ代わりに、
Start-ManagedFolderAssistant <mailbox ID>コマンドレットを実行して強制的に実行できます。 - MRM では、10 MB 未満のメールボックスは処理されません。
- アカウントが無効で、メールボックスの種類が通常の場合、MRM はメールボックスを処理しません。 そのため、それ以降に適用された保留は、保留追跡メールボックス診断ログに表示されません。
一般的な原因
MRM がメールボックスを想定どおりに処理しない理由はいくつかあります。 例えば次が挙げられます。
- メールボックスは保持ホールドに配置されます。 つまり、メールボックスの RetentionHoldEnabled プロパティは True に設定されます。 たとえば、メールボックスは PST インポート サービスを使用して移行されます。
- メールボックスの ElcProcessingDisabled プロパティは True に設定されます。 この設定により、MFA がメールボックスを処理できなくなります。
- メールボックスには保持タグが適用されていますが、タグは現在無効になっています。 そのため、メールボックス内のメッセージはアーカイブまたは削除されません。
- 処理するメールボックスは大きく、多数のアイテムが含まれています。 これにより、MFA がコンテンツをアーカイブまたは削除する速度が遅くなる可能性があります。
- メールボックスに適用されるアイテム保持ポリシーには、個人用タグのみが含まれます。 ユーザーがこれらのタグを手動で適用しない場合、MRM はメールボックスを処理しない可能性があります。
トラブルシューティング
メールボックスの RetentionHoldEnabled プロパティを確認する
Get-Mailbox コマンドレットを使用して、メールボックスの RetentionHoldEnabled プロパティを取得します。 プロパティが True に設定されている場合は、 False に設定します。
メールボックスの ElcProcessingDisabled プロパティを確認する
Get-Mailbox コマンドレットを使用して、メールボックスの ElcProcessingDisabled プロパティを取得します。 プロパティが True に設定されている場合は、 False に設定します。 このプロパティの詳細については、「elcProcessingDisabled と RetentionHoldEnabled の間の Differenceを参照してください。
メールボックスに適用されるアイテム保持ポリシーとタグを確認する
Get-RetentionPolicyTag、Get-RetentionPolicy および Get-Mailbox コマンドレットを使用して、影響を受けるメールボックスに割り当てられているアイテム保持ポリシーとタグを確認します。
次に例をいくつか示します。
Exchange Online テナントのすべてのアイテム保持ポリシーを取得するには、次のコマンドレットを実行します。
Get-RetentionPolicyメールボックスに割り当てられている MRM ポリシーに追加されるポリシー タグを確認するには、次のコマンドレットを実行します。
Get-RetentionPolicy -Identity <Name of the retention policy assigned to the mailbox> | select -ExpandProperty RetentionPolicyTagLinksメールボックスの RetentionHoldEnabled プロパティと割り当てられたアイテム保持ポリシーを取得するには、次のコマンドレットを実行します。
Get-Mailbox <MailboxID> | fl *Retention*割り当てられたアイテム保持ポリシーに既に含まれているものに加えて、ユーザーがオプトインした個人用保持タグを確認するには、次のコマンドレットを実行します。
Get-RetentionPolicyTag -Mailbox <MailboxID> -OptionalInMailbox特定のアイテム保持ポリシー タグの詳細を確認するには、次のコマンドレットを実行します。
Get-RetentionPolicyTag <Name of the tag> | fl
無効になっている保持タグ、またはアクションがアーカイブ 移動 削除 に設定されている保持タグに注意。 タグに割り当てられる期間は、その優先度を決定する際の重要な要素です。 そのため、これらのタグは適用される他のタグよりも優先されるため、アーカイブに移動または削除など、最も長い期間を持つタグを確認します。
Note
メールボックス全体に適用される既定のアーカイブ ポリシー タグは、予定表、タスク、メモにも適用されます。 アーカイブアクションに移動しない個人用アーカイブ タグをこれらのフォルダーに適用することはできません。 例外: Outlook on the web を使用してノートにタグを適用できます。 詳細については、「 アイテム保持ポリシー タグをサポートする既定のフォルダーを参照してください。
メールボックスの既定のアーカイブと既定の保持期間を確認する
既定のアーカイブまたは既定のアイテム保持ポリシー タグがメールボックスに適用されているかどうかを確認します。 その場合は、次の点を確認します。
- アーカイブ削除アクションに移動しないフォルダーには、個人用アーカイブタグや保持タグ以前に適用されていません。
- メールボックス全体に無効または既定のアーカイブ タグまたは保持タグが適用されていません。
- 既定のアーカイブ タグ (または適用されたその他のポリシー タグ) は、PR_ROAMING_XMLSTREAM プロパティに含まれるアイテム保持ポリシー タグの一覧に存在します。 タグがない場合は、IPM を削除します。PR_ROAMING_XMLSTREAM プロパティを含む Configuration.MRM メッセージ。影響を受けるメールボックスの
-FullCrawlスイッチと共に Start-ManagedFolderAssistant コマンドレットを使用します。 これを行うと、IPM が再生成されます。Configuration.MRM の非表示メッセージが表示され、新しいポリシー タグを持つPR_ROAMING_XMLSTREAMが更新されます。
MFCMAPI を使用して、次の手順に従ってPR_ROAMING_XMLSTREAMプロパティを確認できます。
- Outlook で影響を受けるメールボックスを設定します。
- MFCMAPIをダウンロードします。 64 ビット 版の Outlook を使用する場合は、64 ビット ビルドをダウンロードします。 それ以外の場合は、32 ビット ビルドをダウンロードします。
- MFCMAPI を開き、 Tools>Options を選択し、 MAPI_NO_CACHE と MDB_ONLINEを選択します。
- Session>Logon を選択し、影響を受けるメールボックスを含むプロファイルを選択してから、OKを選択します。
- 影響を受けるメールボックスをダブルクリックし、 Root コンテナー>インフォメーション ストアの上を展開します。
- [ 情報ストアの上部 (または、ユーザー メールボックスが英語以外の言語に設定されている場合は同等) で、 Inbox を右クリックし、 関連付けられたコンテンツ テーブルを開く] を選択。
- Message Class 列で上部のウィンドウを並べ替え、IPM を選択します。Configuration.MRM。
- 下部のウィンドウで、 Name 列で並べ替え、 PR_ROAMING_XMLSTREAM プロパティを見つけます。
- PR_ROAMING_XMLSTREAMをダブルクリックし、Text セクションの XML をコピーしてメモ帳に貼り付け、その内容を.xml ファイルとして保存します。
- Web ブラウザーで .xml ファイルを開き、メールボックスに適用されている実際のアイテム保持ポリシー タグを確認します。
フォルダーまたは個々のアイテムに適用されている個人用タグを確認する
MFCMAPI を使用して、個人用アーカイブタグまたは保持タグがフォルダーに正しく適用されているかどうかを確認することもできます。 これを行うには、前述の同様の手順を使用して、影響を受けるフォルダーを選択し、アーカイブ タグまたは保持タグのプロパティを確認します。 これは、個々のメール メッセージに対しても実行できます。
メールボックス全体に適用される既定のアーカイブ ポリシーを処理している場合、次のようなアーカイブ ポリシーのプロパティは表示されません。
- PR_ARCHIVE_TAG
- PR_ARCHIVE_PERIOD
- PR_ARCHIVE_DATE
- PR_POLICY_TAG
- PR_RETENTION_DATE
これらのプロパティは、個人用アーカイブ タグ、既定のフォルダー保持タグ、または個人用保持タグが適用されている場合にのみ表示されます。
プライマリ メールボックスとアーカイブ メールボックス フォルダーの統計情報を収集する
適用される最も古い項目とポリシーに関する情報を収集するには、次のコマンドを実行します。
プライマリ メールボックスの場合:
Get-MailboxFolderStatistics -Identity <primary mailbox ID> -IncludeOldestAndNewestItems | Export-CSV -NoTypeInformation -Path .\primaryfolderstats.csvアーカイブ メールボックスの場合:
Get-MailboxFolderStatistics -Identity <primary mailbox ID> -Archive -IncludeOldestAndNewestItems | Export-CSV -NoTypeInformation -Path .\archivefolderstats.csv
コマンド出力で、特定のフォルダーで最も早く受信した日付を持つ項目を探します。 次のガイダンスを使用します。
Inbox、Sent Items、Junk Email、およびユーザーが作成したサブフォルダーなどインフォメーション ストアの Top にあるすべてのフォルダーのOldestItemReceivedDate を確認します。 Deleted Items、Contacts、Calendar (定期的な会議のみ)、Tasks (定期的なタスクのみ) を除外します。 次に、 OldestItemReceivedDate 値を、非稼働ポリシーで指定されている Retention Age 値と比較します。
Note
- 削除済みアイテム、定期的な予定表アイテム、タスクの詳細については、「 さまざまな種類のアイテムの有効期間の決定」を参照してください。
- 連絡先には開始日または有効期限のスタンプがないため、アイテム保持ポリシーによって処理されません。
Recoverable Items フォルダー内にあるアイテムの場合は、代わりに OldestItemLastModifiedDate を確認し、影響を受けるメールボックスに設定されている RetainDeletedItemsFor プロパティと比較します。
出力では、フォルダーに適用されているポリシーを確認し、無効になっている個人用タグ、アクティブな個人用タグ、または保持コンプライアンス ポリシーによって、想定されるポリシーがオーバーライドされるかどうかを判断します。 次の列を確認します。
- DeletePolicy
- ArchivePolicy
- CompliancePolicy
- RetentionFlags
これらの列は、既定のフォルダー保持タグ、個人用保持タグ、または個人用アーカイブ タグがフォルダーに適用されるかどうかを示します。 RetentionFlags 列には、次の情報も表示されます。
- 明示的な保持タグまたはアーカイブ タグが適用されているかどうか (明示的なタグは、ポリシーが手動で適用され、継承されていないことを示します)
- フォルダーを MFA によって再スキャンする必要があるかどうか
Note
アーカイブ メールボックス内のフォルダーに適用されるポリシーは、通常、プライマリ メールボックス内のフォルダーから継承されます。 ただし、ユーザーはアーカイブ メールボックス内のフォルダーに別の個人用タグを適用できます。 詳細については、「 アーカイブ内のフォルダーに保持タグを適用するを参照してください。
MRM 診断ログを確認する
MRM 診断ログを収集するには、次の PowerShell コマンドを実行します。
Export-MailboxDiagnosticLogs <mailboxID> -ComponentName MRM
ログを確認して、MFA がメールボックスを処理したときにエラーが発生したかどうかを確認します。 最後のエラーの日付を確認して、現在の問題との関連性を判断します。
Note
ログに "リソース異常" エラー メッセージが含まれている場合は、メールボックスの処理が調整されていることを意味します。 メールボックスのサイズとメールボックスに含まれるアイテムの数により、MRM はメールボックスの処理が非常に遅くなっています。 残念ながら、大規模なメールボックスを使用する場合、調整は避けられません。
ログが表示されず、"ログが見つかりませんでした" というエラー メッセージが表示される場合は、MRM がエラーなしでメールボックスを処理したことを意味します。
また、MFA がメールボックスの内容を処理したかどうかを示す次の追加プロパティも確認する必要があります。
- ElcLastRunUpdatedItemCount: 前回の実行時に MFA によってタグ付けまたはタグ解除された個々の項目の数
- ElcLastRunTaggedWithArchiveItemCount: MFA が最後の実行時にアーカイブ タグで更新した項目の数
- ElcLastRunTaggedWithExpiryItemCount: MFA が最後の実行時に有効期限 (削除) タグで更新した項目の数
- ElcLastRunDeletedFromRootItemCount: Deleted Items フォルダーから Recoverable Items フォルダーに自動的に移動されたアイテムの数。
- ElcLastRunDeletedFromDumpsterItemCount: MFA が前回の実行時に Recoverable Items フォルダーから削除したアイテムの数
- ElcLastRunArchivedFromRootItemCount: プライマリ メールボックスの Inbox または Top of Information Store から Inbox または Top of Information Store に移動されたアイテムの数
- ElcLastRunArchivedFromDumpsterItemCount: プライマリ メールボックスの Recoverable Items フォルダーからアーカイブ メールボックスの Recoverable Items フォルダーに移動されたアイテムの数。
- ElcLastSuccessTimestamp: MFA がエラーなしでメールボックスを最後に処理した時刻 (MRM 調整の場合、これらのエラーは一時的な可能性があります。つまり、アイテムは引き続き移動または削除されますが、通常よりも低速になります)。
これらのプロパティを取得するには、次の PowerShell コマンドを実行します。 これらのコマンドは XML を解析し、"Elc" で始まる電子メール ライフ サイクル関連のプロパティを返します。
$logProps = Export-MailboxDiagnosticLogs <mailboxID> -ExtendedProperties
$xmlprops = [xml]($logProps.MailboxLog)
$xmlprops.Properties.MailboxTable.Property | ? {$_.Name -like "ELC*"}
それでも問題を解決できない場合は、Microsoft サポートを変更してください。
ベスト プラクティス
訴訟ホールドが設定された直後に、アカウントのアーカイブ メールボックスを有効にすることをお勧めします。 これは、ユーザーが大量のメール トラフィックを持っている場合に特に当てはまります。 これを行うと、 回復可能なアイテム フォルダーがいっぱいになるのを防ぐのに役立ち、ユーザーは引き続きプライマリ メールボックスからアイテムを削除できるようになります。 さらに、ユーザーの Microsoft 365 ライセンスに応じて、自動拡張アーカイブを有効にすることをお勧めします。
プライマリ メールボックスの Recoverable Items フォルダーは、MRM によるアイテムのアーカイブへの移動を妨げる可能性があるため、最大クォータに収めることはできません。 メールボックス フォルダーの制限とメールボックスの記憶域の制限の詳細については、「 Exchange Online の制限を参照してください。