Exchange Onlineのアイテム保持ポリシー タグをサポートする既定のフォルダー
注:
Microsoft 365 の情報ガバナンスのためにメールボックス コンテンツを事前に保持または削除するには、このページで説明されているメッセージング レコード管理ではなく、Microsoft Purview ポータルのアイテム保持ポリシーと保持ラベルを使用することをお勧めします。 ただし、メッセージをアーカイブ メールボックスに移動するには、引き続きメッセージング レコード管理を使用する必要があります。
メッセージング レコード管理を現在使用している場合、この以前の機能はアイテム保持ポリシーおよび保持ラベルと並行して機能し続けます。 ただし、今後はアイテム保持ポリシーと保持ラベルを使用することをお勧めします。 それらは、Microsoft 365 全体でコンテンツの保持と削除の両方を集中管理する単一のメカニズムを提供します。
電子メールのライフサイクルを管理するには、保持タグおよびアイテム保持ポリシーを使用することができます。 アイテム保持ポリシーには保持タグが含まれおり、それらの設定を使用すると、メッセージを自動的にアーカイブに移動するタイミングや、自動的に削除するタイミングを指定できます。
アイテム保持ポリシー タグ (RPT) は、メールボックス内の既定のフォルダー ( 受信トレイや 削除済みアイテム) に適用できる保持タグの種類の 1 つです。
サポートされている既定のフォルダー
次の表に示す既定のフォルダーに対して RPT を作成できます。
| フォルダー名 | 詳細 |
|---|---|
| アーカイブ | このフォルダーは、Outlook の [アーカイブ] ボタンでアーカイブされたメッセージの既存の保存場所です。 アーカイブ機能を使用すると、ユーザーは、メッセージを削除せずに受信トレイから簡単に除外できます。 この RPT は Exchange Online でのみ利用可能です。 |
| 予定表 | この既定のフォルダーは会議および予定を格納するために使用します。 |
| 低優先メール | このフォルダーには、優先度の低い電子メール メッセージが含まれます。 低優先メール機能は、ユーザーの過去の動作に注目して、無視する可能性が高いメッセージを判別します。 こうしたメッセージを [低優先メール] フォルダーへ移動します。 |
| 会話の履歴 | このフォルダーは、Microsoft Lync (以前の Microsoft Office Communicator) で作成されます。 Outlook では既定のフォルダーとしては扱われていませんが、Exchange では特殊なフォルダーとして扱われており、RPT を適用できます。 |
| 削除済みアイテム | この既定フォルダーは、メールボックス内の他のフォルダーから削除されたアイテムを格納するために使用されます。 Outlook と Outlook on the web (旧称 Outlook Web App) ユーザーは、このフォルダーを手動で空にすることができます。 また、ユーザーは、Outlook を終了する際にフォルダーを空にするように Outlook を構成することもできます。 |
| 下書き | この既定フォルダーは、ユーザーが送信していない下書きメッセージを格納するために使用します。 Outlook on the webこのフォルダーを使用して、ユーザーによって送信されたがハブ トランスポート サーバーに送信されなかったメッセージも保存します。 |
| 受信トレイ | この既定フォルダーは、メールボックスに送信されたメッセージを格納するために使用します。 |
| ジャーナル | この既定フォルダーには、ユーザーが選択した操作が格納されます。 これらのアクションは、Outlook によって自動的に記録され、タイムライン ビュー内に置かれます。 |
| 迷惑メール | この既定フォルダーは、Exchange サーバーのコンテンツ フィルター、または Outlook 内のスパム対策フィルターによって迷惑メールとしてマークされたメッセージを保存するために使用します。 |
| メモ | このフォルダーには、Outlook でユーザーが作成したメモが格納されます。 これらのノートは、Outlook on the webにも表示されます。 |
| 送信トレイ | この既定フォルダーは、ユーザーが送信したメッセージを、ハブ トランスポート サーバーに送信されるまでの間一時的に格納するために使用します。 送信されたメッセージのコピーは、既定の [送信済みアイテム] フォルダーに保存されます。 通常、メッセージがこのフォルダーに維持されるのは短期間であるため、このフォルダーに RPT を作成する必要はありません。 |
| RSS フィード | この既定フォルダーには RSS フィードが含まれます。 |
| 回復可能なアイテム | これは、非 IPM サブツリーの隠しフォルダーです。 これには、Deletions、Versions、Purges、DiscoveryHolds、および Audits サブフォルダーが含まれます。 このフォルダーのアイテム保持タグは、ユーザーのプライマリ メールボックスの回復可能なアイテム フォルダーから、ユーザーのアーカイブ メールボックスの回復可能なアイテム フォルダーに移動します。 このフォルダーのタグに対して [アーカイブへ移動] 保存期間用のアクションだけを割り当てることができます。 詳細については、Exchange Onlineの回復可能なアイテム フォルダーに関するページを参照してください。 |
| 送信済みアイテム | この既定フォルダーは、ハブ トランスポート サーバーに送信されたメッセージを格納するために使用します。 |
| 同期の問題 | このフォルダーには同期ログが含まれます。 |
| タスク | この既定のフォルダーは、タスクを格納するために使用されます。 タスク フォルダーの RPT を作成するには、PowerShell Exchange Online使用する必要があります。 詳細については、「New-RetentionPolicyTag」を参照してください。 タスク フォルダー用の RPT を作成したら、それを Exchange 管理センターを使用して管理できます。 |
詳細情報
RPT は、既定のフォルダー用の保持タグです。 RPT の削除アクションには、 [削除して回復を許可する] または [完全に削除する] のいずれかしか選択できません。
メッセージをアーカイブに移動するための RPT は作成できません。 古いアイテムをアーカイブに移動するには、メールボックス全体に適用される既定のポリシー タグ (DPT) または個人用タグを作成できます。これは Outlook に表示され、アーカイブ ポリシーとしてOutlook on the webされます。 ユーザーは、それらをフォルダーまたは個別のメッセージに適用できます。
連絡先フォルダーには RPT を適用できません。
特定の既定のフォルダーのアイテム保持ポリシーには、RPT を 1 つだけ追加できます。 たとえば、アイテム保持ポリシーに受信トレイ タグがある場合、受信トレイの別の種類の RPT をそのアイテム保持ポリシーに追加することはできません。
RPT または他の種類の保持タグを作成し、それらをアイテム保持ポリシーに追加する方法については、「アイテム保持ポリシーの作成」を参照してください。
Exchange ServerとExchange Onlineでは、DPT は予定表とタスクの既定のフォルダーにも適用されます。 そのため、DPT 設定に基づいてアイテムが削除されたり、アーカイブに移動されたりすることがあります。 DPT 設定でこれらのフォルダー内のアイテムが削除されないようにするには、保持が無効になっている RPT を作成します。 DPT 設定によって既定のフォルダーからアイテムが移動されないようにするには、アーカイブへの移動アクションを設定した無効な個人タグを作成し、それをアイテム保持ポリシーに追加した後、そのポリシーを既定のフォルダーに適用するようにユーザーに依頼します。 詳細については、「既定のフォルダーでアイテムがアーカイブに移動されないようにする (Exchange 2010)」を参照してください。
"削除済みアイテム" の既定のフォルダーに RPT を適用できますが、タグ付けされたアイテムの動作は常に親 RPT を継承するとは限らず、保持タグやラベルがアイテムに最初に適用または継承された場合や、保持ラベルが自動的に適用された場合など、保持の 原則が適用されます。 詳細については、「 削除済みアイテム フォルダーに移動されたアイテムの保持タグと保持ラベルの動作」を参照してください。