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Dynamics 365 for Outlook ウィザードを使用して複数の Outlook の連絡先を追加および追跡する

  • [アーティクル]

Microsoft Dynamics 365 for Outlook で Office Outlook の連絡先を追跡できます。 取引先担当者を追跡するとき、その取引先担当者のレコードのコピーが Dynamics 365 for Outlook に保存され、 レコードと同期されます。 取引先担当者が追跡された後に、取引先担当者に関連付けられた、Customer Engagement の電子メール、タスク、および予定の活動が表示されます。 モバイル デバイス上で Outlook を同期した場合、そのデバイス上で取引先担当者レコードにもアクセスできます。

Dynamics 365 for Outlook での取引先担当者の追跡は手動のプロセスです。 Dynamics 365 for Outlook の 追跡 ボタンまたは 上位を設定 ボタンを選択することによって、最大 20 の取引先担当者を一度に追跡できます 。 20 を超える取引先担当者を一度に追加する場合、または Outlook のすべての連絡先を Customer Engagement に追加する場合は、連絡先の追加 ウィザードを使用できます。 また、このウィザードにより、複数のオプションの設定が容易になります。 たとえば、追跡した取引先担当者との今後のコミュニケーションと Dynamics 365 for Outlook とを同期させるかを指定できます。

重要

Dynamics 365 for Outlook で連絡先を追跡するには、Outlook メール アドレスが Customer Engagement メール アドレスと一致している必要があります。 複数の電子メール アドレスとの間では同期ができません。

ステップ 1: 準備をする

Outlook の連絡先を追加する前に次を実行します。

  • 最善の結果を得るには、Outlook の連絡先データができる限り完全で適切であることを確認します。 不足している情報を入力して、人の名前が正しく入力されていることを確認します。

  • 後ほど Outlook 連絡先リストの会社名を Dynamics 365 for Customer Engagement の取引先企業名に「マップ」するので、両方のアプリケーションで取引先企業が同じ綴りであることを確認します。

ステップ 2: ウィザードを実行する

  1. ファイル>Dynamics 365 アプリ>連絡先のインポート>連絡先の追加の順に選択します。

  2. 次へを選択します。

  3. Outlook 連絡先を保存するフォルダーを確認し、次へ を選択します。

    Note

    • 通常、取引先担当者 というフォルダーが選択されます。 取引先担当者 フォルダーのサブフォルダーを選択するか削除することもできます。
      • 別の人が電子メールを管理するのを許可している (「代理人」と呼ばれる) 場合は、その「代理人」の取引先担当者フォルダーから取引先担当者を追加することはできません。

  4. 連絡先をグループ化する方法を選択します。 グループは次のとおりです。

    • 会社名。 Dynamics 365 for Customer Engagement で一致するアカウント名で連絡先をグループ化します。 ウィザードは各取引先企業と関連付けられた取引先担当者の数を示します。 リンクを選択して、各取引先企業名の一覧を確認します。

    • 電子メール ドメイン。 電子メール ドメインによって取引先担当者をグループ化します。 電子メール ドメインは、アドレスの @ 記号の後ろの部分です。 たとえば、電子メール アドレスは someone@contoso.com、「contoso.com」がドメインです。 リンクを選択して、各ドメイン内の名前の一覧を確認します。

    • カテゴリ。 Outlook の連絡先の整理に使用するカテゴリで取引先担当者をグループ化します (当てはまる場合)。 リンクを選択して、各カテゴリの名前の一覧を確認します。

      すべてのグループを追加しない場合、追加しないグループの左側のチェック ボックスをオフにします。

    Note

    取引先担当者数 列には、Dynamics 365 for Customer Engagement に既にリンクされている取引先担当者の数を示す色が表示されます。

    • 緑。 すべての取引先担当者は、すでに Dynamics 365 for Customer Engagement に入っています。
      • 黄。 50% を超える取引先担当者は、すでに Dynamics 365 for Customer Engagement に入っています。
      • 赤。 少なくとも 1 人の取引先担当者は、すでに Dynamics 365 for Customer Engagement に入っています。

    チップ

    会社名が完全に一致しない場合、グループ化の種類がとても多くなる場合があります。 その場合は、ウィザードを取り消し、Outlook で会社名を修正し、再びウィザードを実行した方が簡単です。

  5. 会社名を取引先企業に使用する が選択されている (推奨) ことを確認します。 取引先企業名と Dynamics 365 for Customer Engagement の取引先担当者を後で関連付ける場合は、このチェック ボックスをオフにします。

  6. 追加された取引先担当者に対するすべての通信を追跡する を選択し、Dynamics 365 for Customer Engagement で Outlook 連絡先の取引先担当者と関連付けられたメッセージ、予定、およびタスクを追跡します。

  7. 取引先担当者を関連付ける取引先企業を手動で選択するには、詳細 を選択します。 取引先企業の設定 列で、取引先担当者の行を選択します。 ドロップダウン リストで、次のいずれかを選択します。

    • フィールドを空白のままにして (設定しない)、後で、取引先担当者を Dynamics 365 for Customer Engagement の取引先企業に関連付けます。

    • 会社名を使用 を選択し、会社名を使用して Dynamics 365 for Customer Engagement の取引先企業に取引先担当者を関連付けます。

    • 既存の取引先企業を選択 を選択し、取引先企業または取引先担当者を選択し、OK を選択します。

  8. 通信を含める 列で、Dynamics 365 for Customer Engagement で電子メール メッセージ、予定、またはタスクを追跡しないグループのチェック ボックスをオフにします。

  9. 取引先担当者の追加 を選択します。

  10. 概要ページを確認し、エラーがある場合、そのエラーを確認してください。 次に 閉じる を選択します。

関連項目

Dynamics 365 for Outlook での追跡レコードの概要
Microsoft Dynamics 365 アプリと Microsoft Outlook 間でのレコードの同期に関してよく寄せられる質問